Cómo registrar una venta en efectivo

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la venta de mostrador: agregas los productos, cobras en efectivo y la venta queda registrada al instante, con su descuento de inventario y su ticket.

¿En qué te beneficia?

• Cobras rápido, que es lo que importa cuando hay fila.
• El inventario baja solo. No tienes que descontar nada a mano ni acordarte después.
• Tu caja cuadra al cierre, porque cada venta en efectivo queda sumada a tu turno.
• Sabes qué se vende de verdad, sin depender de la memoria ni de un cuaderno.

¿Cómo funciona?

Al confirmar el cobro pasan cuatro cosas al mismo tiempo: se registra la venta, se descuenta el stock de la bodega desde la que vendes, el efectivo entra a tu turno abierto y cada pago crea su recibo de caja (RC) en el Registro de pagos, con el cliente, el método, la cuenta, el turno y la venta en Facturas asociadas. El recibo es el comprobante del dinero que entró; no se cuenta dos veces: en el turno, en el saldo de la venta y en tus reportes el pago sigue siendo una venta.

Por eso, si usas turnos de caja, la venta necesita un turno abierto: es lo que permite cuadrar la caja al final del día. Si el turno está cerrado, al pulsar "Continuar" se abre "Abrir turno" encima del cobro; lo abres y vuelves a pulsar Continuar. Si no usas turnos, puedes apagarlos en Configuraciones › Tu negocio › Funciones generales y vender sin ese paso.

¿Qué pasa en tu contabilidad con cada venta?

Si tu negocio también usa Contabilidad, desde el 6 de septiembre de 2026 cada venta del punto de venta queda registrada sola en tus libros, sin que tengas que digitar nada. La ves en Contabilidad → Libro diario.

Por cada venta se anotan dos registros:

1. La venta: lo vendido va a tus ingresos, el impuesto a la cuenta de IVA, y si era un producto de inventario también sale su costo del inventario.
2. El cobro: la plata que recibiste entra al banco «Efectivo POS» de tu terminal si fue en efectivo y tienes el turno abierto (a Caja, si vendes sin turno), o a la cuenta del banco que corresponda si fue tarjeta o transferencia. Desde el 22 de septiembre de 2026 este registro lo lleva el recibo de caja de cada pago (en el Libro diario lo ves como RC-n); si el cliente pagó con varios medios, hay un recibo por cada uno. Las ventas anteriores conservan su cobro dentro de la venta (Cobro FV-n).

Son dos registros y no uno porque vender y cobrar son dos hechos distintos — así es como lo pide la contabilidad.

Si tu negocio no usa Contabilidad, nada cambia: vendes igual que siempre.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar una venta pagada en efectivo, desde que agregas los productos hasta que confirmas el cobro.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a "Facturar" en el menú de POS. ¿Es tu primera venta? Toca el birrete (Aprende a usar el POS) en la barra de Facturar y elige "Controla tu stock": un recorrido guiado te señala cada paso de esta guía en la pantalla.

2. Busca y agrega los productos: escribe en «Buscar productos» (por nombre, referencia o categoría), toca una ficha de categoría debajo del buscador para ver solo esa categoría (tócala otra vez para ver todo), o haz clic directo en las tarjetas. Cada tarjeta muestra la foto del producto (o una etiqueta gris si no tiene), «Inv. N» con las unidades que hay en tu bodega, el nombre y el precio. Cada clic suma una unidad a la venta, en el panel de la derecha, y la tarjeta se marca con el color de tu marca y una burbuja con cuántas llevas. ¿Tienes lector de código de barras? Toca el botón del código de barras junto al buscador: el campo pasa a decir «Código de barras», lee el código y el producto entra solo; la ✕ del mismo botón vuelve a la búsqueda normal. Si agregas muchos productos, la lista del panel se desplaza y los totales con el botón "Vender" se quedan siempre a la vista, abajo. ¿Quieres saber desde qué terminal y bodega estás vendiendo? Pasa el cursor por el ícono de tienda, arriba del panel: te lo dice, y con un clic la cambias.

3. Ajusta la venta si hace falta: cada línea muestra el nombre y, debajo, el precio de cada unidad; a la derecha, − 1 + para la cantidad, el total de la línea en negrita, % para el descuento de esa línea y la papelera para quitar el producto. Para descontar varios productos a la vez, toca el % de arriba del panel (Descuentos globales): el panel cambia a la lista de la venta, escribes el porcentaje, marcas los productos y pulsas «Aplicar descuento»; la ✕ vuelve a la venta.

4. Elige el cliente (opcional). ¿Dudas qué hace un campo? Pasa el cursor por el (?) junto a «Lista de precio», «Numeración» y «Cliente»: te lo explica ahí mismo. Si no eliges cliente, la venta queda a nombre de "Consumidor final". Junto al campo "Cliente" tienes 3 botones: el ✏️ para editar los datos del cliente ya elegido, la ✕ para volver a "Consumidor final", y el botón con el ícono de persona para crear un cliente nuevo sin salir de la pantalla de venta.

5. Haz clic en "Vender": el botón dice «Vender» a la izquierda y el total a la derecha (ej. «$45.000»). Encima ves el Subtotal y cada impuesto, cuando los hay. Se abre la ventana "Pagar factura", donde eliges cómo te pagan.

6. Elige el método: Efectivo, Tarjeta de crédito o Transferencia arriba; debajo de "Otros métodos" están Tarjeta débito y Combinado (para cuando te pagan con dos formas a la vez — mira la guía "Cómo cobrar una venta con varios métodos de pago"). Si te equivocaste, usa "Cambiar método" arriba a la derecha para volver.

7. Escribe el valor:

   • En Efectivo el campo arranca vacío a propósito: escribe cuánto te dio el cliente, y arriba verás el Cambio que tienes que devolver. Las "Opciones rápidas" son atajos para los billetes más comunes.
   • En Tarjeta o Transferencia el valor ya viene con el total exacto, y puedes elegir a qué Banco entra el dinero. La cuenta que aparece por defecto se configura en POS → Configuraciones → Métodos de pago.

8. Completa lo opcional: el Vendedor (arranca con el que tenga asignado el cliente) y las Observaciones de esa venta.

9. Si cobras menos que el total, arriba verás "Por cobrar" en rojo: la venta queda por cobrar, con un recibo de caja por lo que sí te pagaron, y el saldo se abona después desde Registro de Pagos. También con Consumidor final: por ejemplo, si la venta es de $10.000 y te pagan $5.000, puedes continuar y la venta queda Por cobrar con vencimiento ese mismo día. Lo que no se puede es continuar sin ningún pago a nombre de Consumidor final: para fiar la venta entera, elige un cliente real.

10. Haz clic en "Continuar" (antes el botón decía «Facturar»). Si usas turnos y tu turno está cerrado, primero se abre "Abrir turno": ábrelo y pulsa Continuar otra vez, con lo que ya escribiste. Mientras se guarda, una ventana grande te muestra el avance (registrar la venta, descontar el inventario, preparar el comprobante). Al terminar, esa misma ventana dice "¡Venta lista!" —con confeti 🎉, que puedes apagar en el ícono de Configuración de venta › "Celebrar cada venta"— y te muestra toda la venta, igual que Ver detalle del Historial de ventas: la vista previa de la tirilla tal como sale impresa (tócala para verla completa), el cliente y los productos, los totales y los pagos, y si es electrónica su estado ante la DIAN. Arriba, en grande, el Cambio para el cliente y el campo de WhatsApp: escribe el teléfono del cliente y pulsa "Enviar" para abrir WhatsApp con el resumen listo (el correo y el enlace de la factura todavía no están disponibles desde el POS). Con "Imprimir" se abre la ventana de impresión ahí mismo —si la venta es electrónica, espera unos segundos a la DIAN para que el ticket salga con su código y QR—, y con "Nueva venta" (o Enter, Esc o la ✕) vuelves a la caja con el carrito vacío.

11. Personaliza el ticket (opcional): ve a Configuraciones › Documentos y DIAN › Plantilla de impresión. A la izquierda editas y a la derecha, en Así sale, ves la vista previa de la tirilla con los datos reales de tu negocio, fija mientras bajas (con − y + la acercas o alejas; el botón de las flechas la amplía). Tiene tres pestañas:

    • Qué lleva: tu ticket está hecho de partes —logo, datos del negocio, cliente, datos del documento, productos, totales, factura electrónica, términos, frase, imagen y pie—. Arrástralas por los puntitos de la izquierda para cambiar el orden, usa el ojo para mostrar u ocultar cada una y la flecha para ajustarla: alineación, tamaño de letra (S, M, L o XL), todo en negrita, MAYÚSCULAS, espacio arriba y abajo en milímetros, y la línea que la separa de la de arriba (continua, punteada, doble o ninguna). El Tipo de tirilla (Clásico, Simple o Moderno) es el punto de partida; Restablecer vuelve al diseño de fábrica. Si tienes la facturación electrónica activa, los datos del negocio, los del documento y el bloque de la factura electrónica llevan un candado: la DIAN exige que salgan siempre.
    • Agregar bloque (debajo de la lista): suma partes nuevas, que puedes repetir, mover y quitar con la papelera:
      • Texto: lo que quieras, en varias líneas, con datos de la venta que se llenan solos al imprimir —haz clic en {negocio}, {cliente}, {numero}, {fecha}, {total}, {vendedor}… para agregarlos—. Por ejemplo: «¡Gracias por tu compra, {cliente}!».
      • Separador: una línea (continua, punteada o doble) o un espacio en blanco.
      • Código de barras: el número de la venta en barras, para encontrarla con un lector en el Historial de ventas.
      • QR propio: un QR con un enlace de tu negocio (tu WhatsApp, tu Instagram, una encuesta) y un texto encima. Es aparte y opcional: no reemplaza al QR de la DIAN, que es el oficial de tus ventas electrónicas y sale siempre en el bloque «Factura electrónica». Ponle un texto claro (por ejemplo, «Escríbenos por WhatsApp») para que tus clientes no los confundan.
    • La vista previa: arriba eliges si la ves con una venta de ejemplo o con una de tus últimas ventas; «Ver como tiquetera» te la muestra en blanco y negro puro, como sale en el papel térmico, e «Imprimir prueba» la imprime con el diseño que tienes en pantalla, aunque todavía no lo hayas guardado. Con el selector de la izquierda cambias el documento: Venta, Cierre de turno, Recibo de caja o Devolución. La misma plantilla sirve para todos los documentos que salen en tirilla: cada uno pone lo suyo en los bloques de siempre y respeta el orden, el estilo, la letra y la densidad que elegiste. El cierre de turno es interno y no lleva la frase, la imagen, los textos ni el QR propio.
    • Detalles y Al final: lo de siempre, que se describe abajo. En Detalles además eliges el tipo de letra (normal, monoespaciada o condensada) y la densidad de impresión: Firme es la recomendada para tiqueteras; si tu impresora imprime claro, usa Extra firme.
    • Varias plantillas, una por caja (la barra de arriba del editor): si tus cajas tienen tiqueteras distintas —por ejemplo, la Caja 1 de 80 mm y la Caja 2 de 57 mm—, cada una puede imprimir con su propia plantilla.
      • Duplicar crea una plantilla nueva con el diseño que ves en pantalla (con los cambios sin guardar incluidos) y te pide un nombre.
      • Terminales te muestra tus cajas y con qué plantilla imprime cada una. Las que no tienen una propia usan la Principal, que es la de siempre.
      • En el menú ⋮ puedes Renombrar, Exportar (baja un archivo .json con el diseño, el logo y la imagen del pie, para guardarlo de respaldo o llevarlo a otra empresa), Importar (convierte ese archivo en una plantilla nueva) y Eliminar (las cajas que la usaban vuelven a la Principal). La Principal no se renombra ni se borra.
      • Cada caja imprime con la plantilla de la caja en la que estás trabajando: si reimprimes en la Caja 2 una venta de la Caja 1, sale con el diseño de la Caja 2, que es el de su tiquetera.

    En Detalles y Al final puedes elegir:

    • Tipo de tirilla: Clásico (primero los datos de tu negocio y luego el logo), Moderno (el logo arriba y una línea separando cada parte) o Simple (como Moderno, con menos líneas). En Moderno y Simple el nombre del cliente sale con «Cliente:».
    • Alineación: tus datos a la izquierda, al centro o a la derecha.
    • En Qué se ve, un interruptor por fila: Descripción de los productos, Precio unitario, Logo, Producto en una columna (nombre, cantidad y precio en una sola columna, con «Item» y «Total» arriba), Unidad de medida y Total de líneas y productos. Prendido = sale en la tirilla.
    • Papel y márgenes: el tamaño de la tirilla (57 mm u 80 mm, el ancho del papel de tu impresora) y los márgenes izquierdo y derecho en milímetros.
    • Al final de la tirilla: una frase para el final (hasta 199 caracteres; el contador se pone rojo al llegar a 200) y una imagen o QR (por ejemplo, el QR de tu Instagram o de tu cuenta para pagos), con Examinar.

    Pulsa Guardar, abajo (se prende solo cuando cambias algo): verás «¡Ya está! 🎨» y volverás a Configuraciones. Desde ahí, cada ticket que imprimas sale con ese diseño y del ancho que elegiste.

Documento POS o factura (desde el 2026-09-18). El campo «Numeración» decide el documento: con una numeración POS el título dice «Documento POS» (tiquete de caja, sin datos del cliente y solo de contado); con una de factura, «Factura de venta». El desplegable agrupa «Electrónicas» (van a la DIAN, con su CUDE o CUFE y QR en el ticket) y «No electrónicas» (no van: Vecipp te lo avisa). La caja arranca con la numeración de su terminal. El desplegable siempre muestra las dos electrónicas. Si eliges otra numeración, Vecipp pregunta si la guardas como predeterminada de la caja («Aceptar») o la usas solo en esta venta. Para cambiar esa numeración predeterminada sin salir de la venta, pulsa «Editar caja» junto a «Numeración». Cómo habilitar el documento POS: Configuración → Habilitaciones → Documento POS electrónico. Si la DIAN tarda en responder al terminar la venta, la venta ya quedó guardada: Vecipp la envía sola en segundo plano y puedes seguir vendiendo. Si arriba ves una franja roja de firma vencida, las numeraciones electrónicas no se pueden usar hasta que la renueves («Renovar firma»).

Errores comunes y cómo solucionarlos

• «Ese archivo no es una plantilla de tirilla de Vecipp» al importar: el archivo tiene que ser el .json que bajaste con Exportar. Si lo abriste y lo editaste a mano, vuelve a exportarlo.
• «Ya tienes una plantilla con ese nombre»: cada plantilla necesita un nombre distinto. Tampoco puedes llamarla «Principal».
• Una caja sigue imprimiendo con el diseño de antes: revisa en Terminales qué plantilla tiene, y que la venta la imprimas desde esa caja (la que eliges en la pantalla de venta).

• El texto del ticket se corta en los bordes al imprimirlo en la tiquetera: una tiquetera de 80 mm solo imprime en unos 72 mm del centro (una de 58 mm, unos 48). Vecipp ya deja 4 mm libres a cada lado al imprimir; si tu tiquetera corta más, sube los márgenes izquierdo y derecho en Configuraciones › Documentos y DIAN › Plantilla de impresión (5 o 6 mm). En el diálogo de impresión, elige tu tiquetera y deja los márgenes en Ninguno.

• El ticket o el QR salen muy claros: las tiqueteras térmicas no usan tinta, imprimen con calor. Si todo sale pálido, sube la densidad (o «oscuridad») en la configuración de la impresora en el computador, y revisa que el rollo sea de papel térmico y no esté viejo: el papel térmico se aclara con el tiempo y con el sol.

• La tiquetera suelta mucho papel en blanco después del ticket: Vecipp imprime sobre el papel que tenga configurado tu impresora, así que el corte lo decide su driver. En la configuración de la impresora (en el computador), elige el papel de rollo del ancho de tu tirilla y, si la opción existe, activa el corte o el ahorro de papel al final del documento.

• "El carrito está vacío.": agrega al menos un producto antes de hacer clic en "Vender".

• El botón "Continuar" está apagado: todavía no elegiste un método de pago en la ventana "Pagar factura", o la venta es a nombre de Consumidor final y no escribiste ningún pago.

• "Stock insuficiente: hay X disponibles y se intentan sacar Y.": no hay suficiente inventario de ese producto en la bodega desde la que estás vendiendo.

• No encuentras un producto en la búsqueda: revisa que esté activo, que tenga stock en la bodega actual y que no tengas elegida una ficha de categoría — si necesitas crear uno nuevo rápido, usa el botón "Nuevo producto" junto al buscador.

• El lector de código de barras no encuentra el producto: por ahora busca la referencia del producto. Si el código de barras no es igual a su referencia, escríbelo como referencia en el producto o búscalo por nombre.

• ¿Necesitas vender algo que no está en tu catálogo? Toca "Venta simple", la primera tarjeta del catálogo, en vez de buscar un producto — te deja escribir un nombre y un monto libre, sin afectar tu inventario.

• La venta se registró pero no aparece en el cierre de caja: la hiciste con los turnos de caja apagados (en Configuraciones › Tu negocio › Funciones generales), o es de otra caja. Con los turnos encendidos, el cobro te pide abrir turno antes de guardar — mira la guía "Cómo abrir tu turno de caja".

• Con Consumidor final no me deja continuar: no escribiste ningún pago. Escribe lo que te pagaron (aunque sea una parte), o elige el cliente al que le vas a fiar la venta entera.

• «Un documento POS es solo de contado. Cobra el total o cambia a Factura para vender a crédito.»: sale cuando ya escribiste un pago que no alcanza y la numeración es de Documento POS. Cobra el total, o cambia la «Numeración» a una de factura.

• «La numeración de recibos de caja no existe o está inactiva: actívala en Configuración › Numeraciones para registrar el pago de la venta.»: cada pago de la venta necesita su recibo de caja. Activa una numeración de recibos de caja y vuelve a cobrar; la venta no se guardó.

• Aparece "Hay un pago sin cuenta bancaria asignada": es solo un aviso, puedes continuar. Si quieres que quede registrado a qué cuenta entró el dinero, elígela ahí mismo o déjala configurada por defecto en POS → Configuraciones → Métodos de pago.

• «Para una factura electrónica, a «X» le falta…»: con la facturación electrónica activa, el cliente necesita sus datos completos. Complétalos en Contactos o vende a Consumidor final.

• El ticket salió con «Pendiente de validación DIAN»: la DIAN tardó en responder. Abre la venta en Historial de ventas: cuando diga «Emitida», imprímela de nuevo con su QR.

• Quiero cancelar todo y empezar de nuevo: usa "Cancelar", en el recuadro de debajo del botón "Vender", a la derecha del número de productos. Si la venta tiene productos, primero te pregunta "Cancelar venta" para que no la borres por un clic de más; con "Aceptar" vacía el carrito y vuelve el cliente a "Consumidor final", sin cerrar la pestaña de venta.

Lo que la DIAN exige siempre se imprime: en un documento electrónico (documento POS, factura electrónica, nota crédito), los bloques Cliente, Productos y Totales salen en la tirilla aunque los ocultes en tu plantilla; el editor te lo avisa al ocultarlos. En tus tirillas no electrónicas se respeta lo que elijas.

El QR sale desde el primer momento: si imprimes antes de que la DIAN responda, la tirilla ya lleva el QR y el código (CUDE/CUFE) con la leyenda Pendiente de validación DIAN.

Cada documento sale con la plantilla de su caja: una venta, su devolución, el cierre de turno y la cuenta de una mesa se imprimen con el diseño y los datos (nombre comercial, dirección, teléfono) de la caja donde se hicieron, aunque la reimprimas desde otra.

La vista previa es lo que se imprime: usa los datos de la caja que usa la plantilla, los mismos márgenes mínimos de la impresora y, con «Ver como documento electrónico», te muestra el bloque de la DIAN, términos, notas y propina de ejemplo. La alineación la eliges en los bloques de texto, imagen, frase, pie, códigos y DIAN; los productos y los totales tienen un formato fijo. Los márgenes deben dejar al menos 30 mm útiles del ancho del papel, y puedes agregar hasta 12 bloques propios.

Mesa y mesero: la plantilla tiene un bloque Mesa y mesero que solo aparece en lo que imprime el Modo Restaurante.

Qué no hace todavía

• Facturación electrónica: si la activaste en Habilitaciones, cada venta con una numeración electrónica se envía sola a la DIAN —como factura o como documento POS, según la «Numeración»—. Al terminar ves «Enviando a la DIAN» y luego «Emitida», y el ticket sale con su CUFE o CUDE y QR (guía «Facturación electrónica con Vecipp»).
• Un pago mal cobrado no se corrige desde "Facturar": se corrige en el Registro de pagos, donde el recibo de caja de la venta se edita, se anula o se elimina como cualquier pago, también si el turno ya se cerró. Si lo bajas o lo anulas, la venta queda Por cobrar por la diferencia; si el turno ya se cerró, su cierre no cambia y el banco Efectivo POS queda en negativo por ese valor. Anular la venta entera, desde el Historial de ventas, anula también sus recibos.
• Las plantillas son de tirilla: los documentos en hoja carta de Contabilidad tienen sus propias Plantillas de impresión.
• Con facturación electrónica, la unidad de medida sale siempre en el ticket, aunque no la actives: la DIAN la exige (por eso aparece el * junto a esa opción).
• El vuelto no queda guardado: el "Cambio" se calcula para que sepas cuánto devolver, pero lo que queda registrado es lo que de verdad se cobró, nunca el billete que entregó el cliente.