Cómo conciliar tu cuenta bancaria

(Categoría: Contabilidad)

Conciliar es comparar lo que dice el extracto del banco con lo que tienes registrado en el sistema, y marcar los movimientos que coinciden.

Es la forma de comprobar que no se te quedó nada por registrar, que no hay nada duplicado, y que el saldo que ves es el saldo real.

• Te enteras de lo que no habías registrado. La comisión del banco, el 4x1000, un cobro automático: aparecen en el extracto y casi nunca en tus cuentas.
• Detectas duplicados y errores antes de que se conviertan en un problema de fin de mes.
• Puedes confiar en tu saldo. Sin conciliar, el número que ves es lo que tú registraste, no lo que hay.
• Protege lo ya revisado: un pago conciliado ya no se puede anular ni borrar por accidente.

La pantalla es, en el fondo, una resta con un semáforo:

Saldo anterior + Entradas − Salidas = Saldo total
Saldo bancario − Saldo total        = Diferencia

• Saldo anterior viene solo: es el saldo con el que cerró tu conciliación anterior de esa cuenta. La primera vez es el saldo inicial que pusiste al crear el banco.
• Entradas y Salidas suman solo los movimientos que marques en la lista de abajo.
• Saldo bancario es lo único que escribes tú: el saldo que dice el extracto.
• Diferencia es la resta. Cuando queda en cero se pone verde y ya puedes conciliar.

No tiene que ser un cero perfecto: se admiten hasta $10 de diferencia, que suelen ser redondeos del banco.

Casi siempre es una de tres cosas:

1. Falta registrar un movimiento. Algo que el banco cobró o abonó y no está en el sistema.
2. Hay un duplicado. El mismo pago cargado dos veces.
3. El saldo inicial de la cuenta está mal, de cuando la creaste.

Para lo primero, si es un cargo del banco, no hace falta crear un documento: usa el bloque "Información adicional". Ahí pones los gastos bancarios (la comisión), los impuestos bancarios (el 4x1000) y las entradas bancarias (un rendimiento), y el saldo total se ajusta.

Solo se puede eliminar la última de cada cuenta. No es un capricho: el saldo con el que arranca cada conciliación es el saldo con el que cerró la anterior, así que forman una cadena. Si borraras una del medio, las siguientes quedarían partiendo de un número que ya no existe.

Si necesitas corregir una vieja, elimina primero las más recientes.

Y si el período contable ya está cerrado, tampoco se puede borrar: reábrelo desde Cierre contable de resultados.

A cruzar el extracto de tu banco o tu caja contra lo que tienes registrado, a cuadrar la diferencia cuando no da cero, y a entender por qué un movimiento conciliado queda protegido.

1. Ten a mano el extracto del período que vas a conciliar: necesitas su saldo final.
2. Ve a Contabilidad → Bancos → Conciliación bancaria y haz clic en "+ Nueva conciliación". (También puedes entrar desde Bancos y cajas, con el botón "Conciliar" de cada fila.)
3. Elige la cuenta. Aparecen todas tus cuentas de Bancos y cajas — también las cajas de efectivo, no solo los bancos.
4. Revisa el período. Viene desde donde terminó tu conciliación anterior hasta hoy; puedes cambiar las fechas.
5. Escribe el "Saldo bancario": el saldo final que dice tu extracto.
6. Marca los movimientos de la lista que también aparecen en el extracto. Verás cómo suben Entradas y Salidas y cómo se mueve la Diferencia.
7. Si el banco te cobró algo que no está registrado, complétalo en "Información adicional".
8. Cuando la Diferencia quede en verde, haz clic en "Conciliar".
9. ¿No terminaste? Haz clic en "Posponer": se guarda todo como quedó y lo retomas cuando quieras entrando otra vez a esa cuenta.

• "No se puede conciliar: la diferencia es de...": todavía no cuadra. Revisa las tres causas de arriba, o completa "Información adicional".
• "Alguno de los movimientos ya fue conciliado en otra conciliación": cada movimiento se concilia una sola vez. Aparecerá bloqueado en la lista.
• "Este pago está conciliado y no se puede anular": es la protección funcionando. Si de verdad necesitas anularlo, elimina primero su conciliación.
• "Solo se puede eliminar la última conciliación de la cuenta": por la cadena de saldos. Borra primero las más recientes.
• "No hay movimientos de esta cuenta en el período": amplía las fechas, o revisa que los pagos estén registrados contra esa cuenta.

• No se puede importar el extracto desde un archivo o una imagen: los movimientos se marcan a mano.
• No agrupa movimientos parecidos (como varios cobros de 4x1000) en un solo bloque.
• No puedes crear un movimiento nuevo desde la conciliación: si falta registrar un pago, hay que ir a crearlo y volver.
• Lo que pongas en "Información adicional" no genera un registro contable. Sirve para cuadrar la conciliación, pero la comisión del banco no queda en tus libros: para eso, regístrala como un pago.
• No hay pantalla de detalle de una cuenta bancaria donde ver todos sus movimientos con su marca de conciliado.
• No se puede descargar una conciliación terminada.