Cómo conciliar tu cuenta bancaria

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Conciliar es comparar lo que dice el extracto del banco con lo que tienes registrado en el sistema, y marcar los movimientos que coinciden.

Es la forma de comprobar que no se te quedó nada por registrar, que no hay nada duplicado, y que el saldo que ves es el saldo real.

¿En qué te beneficia?

Te enteras de lo que no habías registrado. La comisión del banco, el 4x1000, un cobro automático: aparecen en el extracto y casi nunca en tus cuentas.
Detectas duplicados y errores antes de que se conviertan en un problema de fin de mes.
Puedes confiar en tu saldo. Sin conciliar, el número que ves es lo que tú registraste, no lo que hay.
Protege lo ya revisado: un pago conciliado ya no se puede anular ni borrar por accidente.

¿Cómo funciona?

La pantalla es, en el fondo, una resta con un semáforo:

Saldo anterior + Entradas − Salidas = Saldo total
Saldo bancario − Saldo total        = Diferencia

Saldo anterior viene solo: es el saldo con el que cerró tu conciliación anterior de esa cuenta. La primera vez es el saldo inicial que pusiste al crear el banco (por eso ese saldo inicial no aparece en la lista de movimientos: ya está contado aquí).
Entradas y Salidas suman solo los movimientos que marques en la lista de abajo.
Saldo bancario es lo único que escribes tú: el saldo que dice el extracto.
Diferencia es la resta. Cuando queda exactamente en cero se pone verde (✓) y ya puedes conciliar; si no, se ve en rojo (!).

Tiene que ser un cero exacto. Si el banco redondeó unos pesos, ese redondeo se registra en "Información adicional" como gasto o como entrada bancaria.

Tu trabajo se guarda solo. Cada movimiento que marcas y cada valor que escribes se guarda automáticamente: arriba a la derecha verás "Guardando cambios..." y luego "Última actualización: hoy a las …". Si cierras la pantalla y vuelves a esa cuenta, te preguntamos si quieres retomar donde quedaste o descartar lo que llevabas y empezar de cero.

Ese avance guardado solo no aparece en la lista de conciliaciones. Aparece cuando pulsas "Seguir después" (queda como Borrador, «a medias») o "Terminar revisión" (queda Conciliada, «coincidió»).

Qué hacer cuando la diferencia no cierra

Casi siempre es una de tres cosas:

Falta registrar un movimiento. Algo que el banco cobró o abonó y no está en el sistema.
Hay un duplicado. El mismo pago cargado dos veces.
El saldo inicial de la cuenta está mal, de cuando la creaste.

Para lo primero, si es un cargo del banco, no hace falta crear un documento: usa el bloque "Información adicional". Ahí pones los gastos bancarios (la comisión), los impuestos bancarios (el 4x1000) y las entradas bancarias (un rendimiento), y el saldo total se ajusta.

Por qué no puedes borrar cualquier conciliación

Solo se puede eliminar la última de cada cuenta. No es un capricho: el saldo con el que arranca cada conciliación es el saldo con el que cerró la anterior, así que forman una cadena. Si borraras una del medio, las siguientes quedarían partiendo de un número que ya no existe.

Si necesitas corregir una vieja, elimina primero las más recientes.

Y si el período contable ya está cerrado, tampoco se puede borrar: reábrelo desde Cierre contable de resultados.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A cruzar el extracto de tu banco o tu caja contra lo que tienes registrado, a cuadrar la diferencia cuando no da cero, a encontrar tus conciliaciones con los filtros, a consultar una conciliación terminada y adjuntarle el extracto, y a entender por qué un movimiento conciliado queda protegido.

Paso a paso para usar la función

Ten a mano el extracto del período que vas a revisar: necesitas su fecha final y su saldo final.
Ve a Contabilidad → Bancos → Conciliaciones bancarias. Arriba se explica en una frase qué es conciliar, y debajo hay una tarjeta por cuenta que dice cómo va: «Nunca la has revisado. Tiene 28 movimientos desde el 16 de septiembre», «Al día hasta el 30 de septiembre…», «La dejaste a medias…» o «No tiene movimientos». Las que piden revisión salen primero.
En la cuenta que vas a revisar, toca "Revisar con mi extracto" (o "Seguir revisando" si la dejaste a medias). También puedes entrar desde Bancos y cajas, con el botón "Conciliar" de cada cuenta.
Paso 1 · ¿Hasta qué fecha llega tu extracto? Elige "Fin del mes pasado" o "Hasta hoy": cada opción dice cuántos movimientos trae. Si tu extracto termina otro día, elígelo en el calendario. La revisión empieza sola el día siguiente a tu última conciliación de esa cuenta o, si es la primera, en la fecha del saldo inicial de la cuenta; el calendario no deja escoger días antes de eso ni después de hoy.
Paso 2 · ¿Cuánto dice tu banco? Escribe el saldo final del extracto (a veces dice «Nuevo saldo» o «Saldo a la fecha»). Solo números enteros; los puntos de miles aparecen solos. Si tienes el archivo del banco, "Importar movimientos" marca solo lo que encuentra igual.
Paso 3 · Marca lo que ves en tu extracto. Cada movimiento dice arriba lo que pasó (Cierre de turno, Facturas: FV-8) y abajo la fecha, el documento y su número. Marca los que aparecen en el extracto; "Los veo todos" los marca de una vez y "Quitar marcas" los quita. El ojo 👁 abre el documento en otra pestaña.
¿El banco te cobró o te pagó algo que no está en Vecipp? Abre ese bloque y escribe las comisiones o cuota de manejo, los impuestos del banco (4 × 1.000) o los intereses que te pagó.
Mira la franja de abajo. Si dice "¡Todo coincide!", toca "Terminar revisión" y verás «¡Caja general está al día hasta el 30 de septiembre!» (con el nombre de tu cuenta) con lo que entró, lo que salió y lo que el banco cobró aparte, más el botón "Revisar lo que sigue". Si dice "Falta cuadrar $ …", te explica hacia dónde: si tu extracto dice más, falta marcar una entrada; si Vecipp dice más, falta marcar una salida.
¿No terminaste? Se guarda solo. Si quieres dejarla en la lista como borrador, toca "Seguir después" (se activa cuando ya escribiste el saldo). En la tarjeta de la cuenta verás "Seguir revisando". Puedes volver a un paso anterior con "Atrás" o tocando el paso en la columna de la izquierda.

En la lista, cada pago dice lo que pagó —Facturas: FV-8, Facturas de compra: CO-2— o, si no pagó documentos, la cuenta a la que fue (Útiles, papelería y fotocopia, Avances y anticipos a proveedores). Lo mismo ves en el detalle de la cuenta, en Bancos.

Para encontrar una revisión anterior: bajo las tarjetas, "Revisiones anteriores" muestra las últimas con Ver, Descargar reporte y Eliminar (solo la última de cada cuenta), y un borrador con "Seguir revisando". Si prefieres la tabla de siempre, toca "Tabla" arriba a la derecha: ahí están "+ Nueva conciliación" y Filtrar por Fecha, Banco o Estado, y el menú ⋮ de cada una con Ver detalle, Descargar reporte y Eliminar.

Para consultar una conciliación terminada: ábrela. Arriba dice que la cuenta está al día y hasta cuándo; debajo, su Saldo final, los gastos, intereses e impuestos bancarios que registraste, los movimientos que quedaron conciliados y, abajo, Archivos adjuntos, donde puedes guardar el extracto del banco (hasta 10 MB) para tenerlo a mano.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No se puede conciliar: la diferencia es de...": todavía no cuadra. Revisa las tres causas de arriba, o completa "Información adicional". Tiene que quedar en cero exacto: hasta un peso de diferencia lo impide.
"Seguir después" está apagado: escribe primero el saldo de tu extracto en el paso 2. Sin él no hay nada que guardar.
"El período no puede empezar antes del ...": esa es la fecha desde la que falta conciliar la cuenta; lo anterior ya está conciliado (o es anterior a su saldo inicial).
"Alguno de los movimientos ya fue conciliado en otra conciliación": cada movimiento se concilia una sola vez. Aparecerá bloqueado en la lista.
"Este pago está conciliado y no se puede anular": es la protección funcionando. Si de verdad necesitas anularlo, elimina primero su conciliación.
"Solo se puede eliminar la última conciliación de la cuenta": por la cadena de saldos. Borra primero las más recientes.
"No hay movimientos de esta cuenta en el período": amplía las fechas, o revisa que los pagos estén registrados contra esa cuenta.

Qué no hace todavía

No se puede importar el extracto en PDF o en imagen: solo en Excel (.xlsx) o .csv, desde "Importar movimientos".
No agrupa movimientos parecidos (como varios cobros de 4x1000) en un solo bloque.
No puedes crear un movimiento nuevo desde la conciliación: si falta registrar un pago, hay que ir a crearlo y volver.
Lo que pongas en "Información adicional" no genera un registro contable. Sirve para cuadrar la conciliación, pero la comisión del banco no queda en tus libros: para eso, regístrala como un pago.
"Descargar reporte" imprime la conciliación (o la guarda como PDF desde la ventana de impresión); todavía no baja un archivo propio.
El filtro de Estado muestra "En proceso" y "Eliminando", pero en Vecipp nunca traen conciliaciones: son estados que no se usan.