Plantillas de impresión

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Las plantillas de impresión deciden cómo se ve la hoja que imprimes o guardas en PDF de tus facturas de venta, cotizaciones, transacciones (recibos de caja y comprobantes de egreso) y órdenes de compra: los colores, el tipo y el tamaño de la letra, y qué datos aparecen. Puedes tener varias plantillas por documento y marcar una como preferida: esa es la que se usa al imprimir.

¿En qué te beneficia?

• Tus documentos llevan tu marca. Los colores y el logo de tu empresa en cada factura y cotización que entregas.
• Muestras solo lo que importa. Si tu negocio no maneja referencias o categorías, las quitas de la hoja; si necesitas el correo del cliente o el vendedor, los agregas.
• Tienes un diseño para cada ocasión. Guarda uno sobrio y otro más completo, y cambia cuál se usa en un clic, sin volver a configurar nada.
• Ves el resultado antes de guardar. La vista previa se actualiza con cada cambio.

¿Cómo funciona?

• Cada documento arranca con sus plantillas de fábrica. La factura trae dos estilos: la estándar, limpia, con una cabecera de color suave, y la general, en rejilla con bordes en todas las celdas. Cotización, Transacción y Orden de compra traen su estándar.
• Siempre hay una preferida por documento, y es la que sale al imprimir, al usar Imprimir varias y en la Vista previa de la factura. Para cambiarla, marcas otra como favorita: la anterior deja de serlo sola. Por eso la preferida no se puede desmarcar ni eliminar.
• La plantilla cambia la hoja que se imprime, no la pantalla. El detalle de cada documento en Vecipp se ve igual; lo que cambia es el papel y el PDF.
• Los datos obligatorios no se pueden quitar. En la tabla de productos, columnas como ID, Nombre, Cantidad, Precio o Subtotal salen marcadas y apagadas: una factura sin ellas no tendría sentido.
• Las facturas electrónicas conservan lo que exige la DIAN (la leyenda de la numeración, el CUFE y el código QR) con cualquier plantilla.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A crear una plantilla nueva y elegir su estilo.
• A cambiar los colores, la letra y su tamaño, o a sugerir colores a partir de tu logo.
• A elegir qué información se imprime y a reordenar las columnas de la tabla.
• A marcar una plantilla como favorita, duplicarla y eliminarla.

Paso a paso para usar la función

1. Abre las plantillas. Ve a Configuración y, en la tarjeta Plantillas de impresión, pulsa Plantillas. La primera vez, un recorrido corto te muestra dónde está cada cosa: pulsa siguiente hasta finalizar.

2. Elige el documento. Arriba están Factura, Cotización, Transacción y Orden de compra. Debajo verás sus plantillas; la preferida tiene el borde de color y una estrella.

3. Crea una plantilla nueva o edita una. Pulsa Crear nueva plantilla, o haz clic sobre una plantilla (o en sus tres puntos ⋮ → Editar). Se abre Personalización de plantilla: a la izquierda las opciones, a la derecha la vista previa.

4. Pestaña General.

• Nombre de plantilla (obligatorio, hasta 60 caracteres).
• Tipo de documento y, en una factura nueva, Estilos (estándar o general). En una plantilla que ya existe, el documento no se cambia.
• Plantilla preferida: actívalo para que esta sea la que se imprime.
• Tipo de letra: Arial, Averia Serif o Roboto, y su tamaño (Pequeño, Mediano o Grande).
• Colores: haz clic en cada círculo para cambiar el texto principal, el texto secundario y el fondo de cabeceras y franjas. Con Sugerir, Vecipp toma los colores de tu logo.

5. Pestaña Contenido. Abre cada sección —Encabezado, Información del documento, Productos y/o servicios, Notas y Pie de página— y marca o desmarca lo que quieres que salga. Al abrir una sección, la vista previa la resalta para que veas qué parte cambias. En Productos y/o servicios:

• arrastra una columna desde su ícono de puntos para cambiar su orden (la ID es fija);
• en Valor del impuesto elige Mostrar valor, Mostrar porcentaje o Mostrar ambos;
• en Valor del subtotal, Mostrar sin impuesto o Mostrar con impuesto.

6. Guarda. Pulsa Guardar. Verás «¡Listo! Se creó la plantilla…» (o «Se actualizó…»).

7. Administra tus plantillas desde los tres puntos ⋮ de cada una:

• Favorito: la vuelve la preferida del documento.
• Duplicar: crea una copia («Copia de …») para probar cambios sin tocar la original.
• Eliminar: pide confirmación («¿Deseas eliminar la plantilla…?» → Sí, eliminar).

Errores comunes y cómo solucionarlos

"El botón Guardar no hace nada". Falta el Nombre de plantilla: escríbelo y vuelve a guardar.

"No puedo desmarcar Favorito ni eliminar una plantilla". Es la preferida del documento, y siempre tiene que haber una. Marca otra como favorita primero; después ya puedes eliminar la anterior.

"Cambié la plantilla y el detalle de la factura se ve igual". Es correcto: la plantilla cambia lo que se imprime y el PDF. Pulsa Imprimir o abre la Vista previa para verla.

"Sugerir está apagado". Sugerir toma los colores de tu logo: súbelo primero en los datos de tu empresa.

"No veo una columna aunque la marqué". Revisa que el documento tenga ese dato (por ejemplo, la Referencia solo sale en los productos que la tienen).

"Las opciones de Contenido aparecen apagadas". Necesitas el permiso para editar la configuración; pídeselo a quien administra tu cuenta.

Qué no hace todavía

• Las firmas todavía no se pueden subir. La tarjeta Firma en los documentos está apagada por ahora; mientras tanto, los Campo de firma imprimen una línea para firmar a mano.
• Los PDF que se envían por correo todavía salen con el diseño de siempre, no con tu plantilla.
• La columna Imagen de la cotización todavía sale vacía: tus productos aún no tienen foto en la hoja.
• Documentos asociados y Retenciones sugeridas todavía no se imprimen, aunque estén marcadas.