Flujo de caja

(Categoría: Reportes › Financieros)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el reporte que responde «¿con cuánta plata cuento de verdad?». Muestra, mes a mes, el dinero que entró y salió de tus cajas y bancos, de dónde vino y en qué se fue, y el saldo en caja y bancos con el que cerraste cada mes.

¿En qué te beneficia?

• Sabes cuánto efectivo tienes, no cuánto vendiste: una venta a crédito no aparece hasta que te la pagan.
• Ves qué está moviendo tu caja: los cobros a clientes, los pagos a proveedores, cada gasto pagado, en su propia fila.
• Planeas tus pagos: si el saldo final viene bajando, lo ves a tiempo para cobrar antes o aplazar un gasto.
• Dejas de armarlo en Excel: sale solo de lo que ya registras, y lo descargas en Excel para tu contador.

¿Cómo funciona?

El reporte mira tus cuentas de efectivo —las que están bajo Efectivo y equivalentes de efectivo (o 11 – Disponible si usas el PUC): tus cajas, bancos y el efectivo de cada caja del POS— y todo lo que se movió en ellas:

• Saldo inicial en caja y bancos: lo que tenías al empezar el mes.
• Entradas: lo que entró, agrupado por de dónde vino. Un cobro a un cliente aparece en Cuentas por cobrar clientes nacionales; una venta de contado, en Ventas.
• Salidas: lo que salió, agrupado por en qué se fue: el pago a un proveedor, cada gasto en su cuenta, una devolución de dinero a un cliente…
• Saldo del periodo = Entradas − Salidas, y Saldo final en caja y bancos = Saldo inicial + Saldo del periodo. El saldo final de un mes es el inicial del siguiente.

Algunas reglas que explican lo que ves:

• Pasar plata de una caja a otra —por ejemplo, el cierre de un turno del POS o una transferencia entre bancos— aparece como Transferencias bancarias en Entradas y en Salidas por el mismo valor: el dinero no salió de tu empresa, solo cambió de lugar, así que no mueve tu saldo final.
• Lo que no fue dinero no cuenta. Si un cliente te pagó $9.600 y te retuvo $400, entraron $9.600.
• Lo anulado no cuenta.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A generar el flujo de un mes, un trimestre, un semestre o un año.
• A leer la gráfica de entradas y salidas y la del saldo.
• A recorrer la tabla, buscar una cuenta y descargar el reporte en Excel.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Financieros y elige Flujo de caja.

2. Elige el periodo. Al abrir, muestra este trimestre, un mes por columna. Para cambiarlo, pulsa el botón del periodo y:

• elige un atajo (Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Trimestre anterior, Este semestre, Semestre anterior, Este año, Año anterior), que se aplica de inmediato, o
• marca en la cuadrícula el mes de inicio y el de fin (las flechas cambian de año) y pulsa Aplicar.

3. Lee la gráfica. En Flujo ves, por mes, una barra verde con las Entradas y una roja con las Salidas. Pulsa Saldo para ver la línea del saldo final en caja y bancos de cada mes.

4. Recorre la tabla. De arriba abajo: saldo inicial, entradas (con sus cuentas), salidas (con sus cuentas), saldo del periodo y saldo final. Pulsa la flecha de Entradas o Salidas para esconder o mostrar sus cuentas, o el botón de la derecha para Contraer cuentas contables y volver a Expandir cuentas contables.

5. Busca una cuenta. Escribe parte de su nombre en Buscar cuenta contable: quedan solo las cuentas que coinciden. Los saldos no cambian.

6. Descárgalo. Pulsa Descargar y se baja el Excel con los mismos meses, las entradas y salidas por cuenta y los saldos.

Si registraste algo nuevo con el reporte abierto, pulsa Actualizar para verlo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Vendí mucho y el flujo casi no se movió". El flujo cuenta el dinero que entró, no lo facturado: las ventas a crédito aparecen el día que te pagan. Revisa lo que te deben en Cuentas por cobrar.

"Aparecen Transferencias bancarias en las dos partes". Es plata que pasó de una de tus cajas o bancos a otra. Entra y sale por el mismo valor, así que no cambia tu saldo.

"El saldo no coincide con mi banco". El reporte muestra lo registrado en tus cuentas de efectivo. Si falta registrar algún movimiento o hay diferencias de fecha, concilia tu banco en Bancos › Conciliar.

"Dice «Sin movimientos de efectivo en este periodo»". No hubo entradas ni salidas en esos meses. Elige otro periodo.

"Busco una cuenta y dice «Cuenta no encontrada»". El buscador busca por el nombre de la cuenta; revisa cómo está escrito.

Qué no hace todavía

• Se descarga solo en Excel: no hay PDF.
• No filtra por caja o banco: muestra todas tus cuentas de efectivo juntas. Para ver una sola, usa el detalle de esa cuenta en Bancos.
• No se envía por correo ni se comparte con un enlace: descárgalo y compártelo tú.