Configura los datos de tu empresa para liquidar nómina

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la pantalla donde le dices a Vecipp quién es tu empresa y cómo le paga a su gente: cada cuánto, por qué medio y con qué ARL está asegurada.

No es papeleo: de estos datos salen todos los cálculos de la nómina. El día que liquides, el sistema los usa para saber cuántos días tiene el periodo, cuánto aporta tu empresa a riesgos laborales y qué va en cada documento.

¿En qué te beneficia?

Dejas de calcular la nómina en Excel, que es donde se cuelan los errores que después toca corregir con retroactivos.
Configuras una sola vez. Después cada quincena o cada mes sale sola, sin volver a preguntar nada.
Evitas el rechazo de tus aportes. La planilla de seguridad social (PILA) se cae si falta el NIT o la ARL, y enterarte el día del pago cuesta intereses de mora.
Todos ven lo mismo. Los datos de tu empresa se escriben una vez y valen para Nómina, Contabilidad y el POS: no hay dos NIT distintos según quién mire.

¿Cómo funciona?

La pantalla está partida en cuatro bloques, y cada uno se edita por separado con su botón Editar. Solo puedes tener uno abierto a la vez: así no guardas a medias.

Hay algo que conviene entender:

Los datos de tu empresa —nombre o razón social, NIT, municipio, dirección, correo y teléfono— se editan aquí y valen en todas tus soluciones. No es una copia: es el mismo dato que ves en los datos de tu empresa, en Contabilidad y en el POS. Si cambias el NIT aquí, cambia en todas partes.
Lo propio de la nómina —cada cuánto pagas, con qué método, desde cuándo calculas y tu ARL— solo aplica a este módulo.
El logo es la excepción: se sube en los datos de tu empresa. Al pulsar el recuadro del logo te lleva allá.

Dos reglas que no son un capricho nuestro:

La frecuencia solo puede ser quincenal o mensual. No ofrecemos semanal porque la DIAN no la acepta para el reporte electrónico de nómina.
El calendario viene en "días comerciales", es decir, meses de 30 días. Es la forma en que se liquida la nómina en Colombia; si usaras días reales, tus cifras no le cuadrarían a ningún contador.

Arriba de todo verás un aviso amarillo mientras te falte algo para poder generar la PILA. Te lo decimos ahí, el día que configuras, y no a fin de mes cuando ya no hay tiempo.

Video: configura tu empresa en Nómina

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás?

Dónde está la configuración de tu empresa dentro de Nómina.
Qué significa cada bloque y cuál se edita dónde.
Cómo elegir la frecuencia de pago y desde qué fecha empiezas a calcular.
Cómo registrar tu ARL para que la seguridad social salga bien.

Paso a paso

Entra a Nómina y, en el menú de la izquierda, abre Configuración.
En la tarjeta Empresa, haz clic en Datos básicos de empresa.
Si el aviso amarillo de arriba te dice que falta algo, empieza por eso.
En Información general, pulsa Editar y elige arriba Persona natural o Persona jurídica:
- Persona jurídica: escribe el Nombre o razón social y el NIT.
- Persona natural: escribe el NIT y los nombres y apellidos del titular.
El DV se calcula solo con el NIT: no lo escribas. Pulsa Guardar.
En Datos de contacto y ubicación, pulsa Editar: busca tu Municipio escribiendo las primeras letras (por ejemplo, «Bucaram»), y completa Dirección, Correo electrónico y, si quieres, Teléfono. Pulsa Guardar.
En Datos de pago, pulsa Editar y define:
- Método de pago: cómo le pagas a tu equipo (efectivo, transferencia débito, cheque, consignación bancaria, bonos o los medios ACH).
- Frecuencia de pago: quincenal o mensual.
- Fecha de inicio de cálculo: desde cuándo Vecipp debe empezar a liquidar.
En Seguridad social, pulsa Editar y elige tu ARL de la lista. Pulsa Guardar.
Cuando el aviso amarillo desaparezca, ya puedes seguir con tus Empleados.

Errores comunes

"No me deja guardar." Revisa los campos con *: son obligatorios. El mensaje rojo te dice cuál falta.
"Cambié el NIT aquí y cambió en Contabilidad." Es lo esperado: es el mismo dato de tu empresa, no una copia.
"No encuentro mi municipio." Escríbelo sin tildes o solo las primeras letras; la lista busca igual.
"Quiero pagar semanal." No está disponible, y no es una limitación de Vecipp: la DIAN solo acepta periodos quincenales y mensuales en la nómina electrónica.
"El aviso amarillo no se va." Léelo entero: te dice exactamente qué falta. Casi siempre es el NIT o la ARL.
"Guardé un bloque y perdí lo que había escrito en otro." Cada bloque se guarda por separado. Termina y guarda uno antes de abrir el siguiente.

¿Qué no hace todavía?

El logo se sube desde los datos de tu empresa, no desde esta pantalla.
La nómina electrónica todavía no está habilitada. Verás el aviso "Nómina electrónica: Desactivado": por ahora puedes configurar y registrar, pero aún no se transmite nada a la DIAN.
Todavía no puedes liquidar. Esta pantalla es el primer paso; los conceptos, las numeraciones y el cálculo llegan después.
La lista de ARL es la oficial y no se puede editar. Si la tuya no aparece, escríbenos.