Configura los datos de tu empresa para liquidar nómina

(Categoría: Nómina)

Es la pantalla donde le dices a Vecipp quién es tu empresa y cómo le paga a su gente: cada cuánto, por qué medio y con qué ARL está asegurada.

No es papeleo: de estos datos salen todos los cálculos de la nómina. El día que liquides, el sistema los usa para saber cuántos días tiene el periodo, cuánto aporta tu empresa a riesgos laborales y qué va en cada documento.

• Dejas de calcular la nómina en Excel, que es donde se cuelan los errores que después toca corregir con retroactivos.
• Configuras una sola vez. Después cada quincena o cada mes sale sola, sin volver a preguntar nada.
• Evitas el rechazo de tus aportes. La planilla de seguridad social (PILA) se cae si falta el NIT o la ARL, y enterarte el día del pago cuesta intereses de mora.
• Todos ven lo mismo. Los datos de tu empresa se escriben una vez y valen para Nómina, Contabilidad y el POS: no hay dos NIT distintos según quién mire.

La pantalla está partida en cuatro bloques, y cada uno se edita por separado con su botón Editar. Solo puedes tener uno abierto a la vez: así no guardas a medias.

Hay una diferencia importante que conviene entender:

• Los datos de tu empresa —nombre, NIT, dirección, teléfono, correo, municipio y logo— no se editan aquí. Son de tu cuenta y valen para todas tus soluciones, así que se cambian en un solo lugar y aquí solo se ven, con el enlace Editar en tu empresa.
• Lo propio de la nómina —cada cuánto pagas, con qué método, desde cuándo calculas y tu ARL— sí se edita aquí, porque solo aplica a este módulo.

Dos reglas que no son un capricho nuestro:

• La frecuencia solo puede ser quincenal o mensual. No ofrecemos semanal porque la DIAN no la acepta para el reporte electrónico de nómina.
• El calendario viene en "días comerciales", es decir, meses de 30 días. Es la forma en que se liquida la nómina en Colombia; si usaras días reales, tus cifras no le cuadrarían a ningún contador.

Arriba de todo verás un aviso amarillo mientras te falte algo para poder generar la PILA. Te lo decimos ahí, el día que configuras, y no a fin de mes cuando ya no hay tiempo.

• Dónde está la configuración de tu empresa dentro de Nómina.
• Qué significa cada bloque y cuál se edita dónde.
• Cómo elegir la frecuencia de pago y desde qué fecha empiezas a calcular.
• Cómo registrar tu ARL para que la seguridad social salga bien.

1. Entra a Nómina y, en el menú de la izquierda, abre Configuración.
2. En la tarjeta Empresa, haz clic en Datos básicos de empresa.
3. Si el aviso amarillo de arriba te dice que falta algo, empieza por eso.
4. En Información general, pulsa Editar y elige si tu empresa es persona jurídica o persona natural. Si es natural, escribe los nombres y apellidos del titular. Pulsa Guardar.
5. Si el NIT, la dirección o el municipio están vacíos, usa Editar en tu empresa para completarlos. El DV se calcula solo con el NIT: no lo escribas.
6. En Datos de pago, pulsa Editar y define:
   • Método de pago: cómo le pagas a tu equipo.
   • Frecuencia: quincenal o mensual.
   • Fecha de inicio de cálculo: desde cuándo Vecipp debe empezar a liquidar.
7. En Seguridad social, pulsa Editar y elige tu ARL de la lista. Pulsa Guardar.
8. Cuando el aviso amarillo desaparezca, ya puedes seguir con tus Empleados.

• "No encuentro dónde cambiar el NIT." No se cambia en Nómina: pulsa Editar en tu empresa. Es a propósito, para que no haya dos NIT distintos.
• "Quiero pagar semanal." No está disponible, y no es una limitación de Vecipp: la DIAN solo acepta periodos quincenales y mensuales en la nómina electrónica.
• "El aviso amarillo no se va." Léelo entero: te dice exactamente qué falta. Casi siempre es el NIT o la ARL.
• "Guardé un bloque y perdí lo que había escrito en otro." Cada bloque se guarda por separado. Termina y guarda uno antes de abrir el siguiente.

• El logo se sube desde los datos de tu empresa, no desde esta pantalla.
• La nómina electrónica todavía no está habilitada. Verás el aviso "Nómina electrónica: Desactivado": por ahora puedes configurar y registrar, pero aún no se transmite nada a la DIAN.
• Todavía no puedes liquidar. Esta pantalla es el primer paso; los conceptos, las numeraciones y el cálculo llegan después.
• La lista de ARL es la oficial y no se puede editar. Si la tuya no aparece, escríbenos.