Cómo usar el catálogo de cuentas

(Categoría: Contabilidad)

El catálogo de cuentas es la lista de "cajones" donde tu contabilidad guarda cada peso que entra y sale. Cada venta, cada compra, cada pago va a parar a una cuenta: las ventas a una, el IVA a otra, lo que te deben tus clientes a otra. También se le llama plan de cuentas o PUC.

Es lo primero que se configura del módulo contable, porque todo lo demás se apoya en él: las facturas, los pagos, las notas y los reportes necesitan saber a qué cuenta mandar cada valor.

• Te ahorra el trabajo de armarlo desde cero. Vecipp te entrega el catálogo ya hecho —casi 1.000 cuentas en el PUC colombiano, o cerca de 300 en el NIIF— revisado y listo para usar. Armar eso a mano en Excel es trabajo de días.
• Tu contador lo reconoce de una. Si trabaja con códigos PUC del Decreto 2650, va a encontrar los mismos códigos y los mismos nombres que ya usa.
• Deja de existir el "¿en qué cuenta va esto?". Una vez configurado, el sistema elige la cuenta solo cada vez que registras algo. Menos decisiones, menos errores, y los reportes te cuadran sin tener que revisarlos cuenta por cuenta.
• Si ya venías de otro sistema, no empiezas de nuevo: puedes subir tu catálogo actual en Excel y seguir trabajando con las mismas cuentas de siempre.

El catálogo es un árbol: las cuentas grandes se abren en cuentas más pequeñas. Por ejemplo, Activo → Disponible → Caja → Caja general. Entender 3 ideas te evita casi todos los problemas:

• Cuenta mayor vs. cuenta de movimiento. Una cuenta mayor solo agrupa: muestra la suma de las cuentas que tiene debajo, pero no recibe registros. Una cuenta de movimiento sí los recibe. Por eso, cuando eliges una cuenta en Parametrización contable, las mayores aparecen en gris: no es un error, es que ahí no se puede registrar nada.
• El "Uso de la cuenta" es lo que automatiza todo. Cada cuenta puede llevar una etiqueta (Bancos, Inventario, Cuentas por cobrar…). El sistema no busca cuentas por su nombre ni por su código: busca por esa etiqueta. Por eso el mismo Vecipp funciona igual con catálogo NIIF o PUC, aunque los nombres y códigos cambien.
• Una cuenta se elimina solo si nadie la está usando. No importa si viene del plan o la creaste tú: Vecipp la deja eliminar mientras no tenga subcuentas, no tenga movimientos registrados, y no esté asignada como cuenta por defecto (en Parametrización contable, Impuestos o Retenciones). Si alguna de las 3 se cumple, te dice exactamente cuál — y eso es lo que hay que resolver primero. Es la misma regla que usa el estándar del mercado, y tiene sentido: borrar una cuenta con historial dejaría registros contables sin a dónde apuntar.
• La última cuenta del árbol es "Transferencias bancarias". Va suelta al final, sin código y sin subcuentas, y es la que va a registrar el dinero que mueves de una cuenta tuya a otra (por ejemplo, de la caja al banco). Todavía no la usa ninguna función, así que hoy su saldo va a estar siempre en cero — pero ya está en tu catálogo para cuando exista.

A elegir entre el catálogo NIIF (el que viene por defecto) y el PUC, a entender qué cambia entre uno y otro, a agregar tus propias subcuentas, a activar/desactivar o editar cuentas, a importar tu propio catálogo (o cambiar entre NIIF y PUC más adelante, trasladando tus saldos) y a exportarlo a Excel.

1. Ve a Contabilidad → Contabilidad → Catálogo de cuentas. La primera vez vas a ver dos opciones lado a lado: Catálogo de cuentas NIIF (marcado, "Usado por defecto") y Catálogo de cuentas PUC. Cada tarjeta trae el catálogo completo en una tabla con la columna Nombre: al entrar ya vienen abiertas las clases del primer nivel (Activos, Pasivos, Patrimonio…), así ves de entrada cómo está organizado cada uno. Haz clic en el + de cualquier fila para seguir abriendo niveles, en el − para cerrarla, y desplázate dentro de la tabla — puedes recorrer los dos catálogos completos, hasta la última cuenta, antes de decidir. El PUC son casi 1.000 cuentas y se recorre igual de fluido: la tabla solo dibuja las filas que estás viendo.

   • NIIF organiza las cuentas por nombre, agrupadas como en los estados financieros (Activos corrientes / no corrientes, Gastos de venta / de administración…). Es el que recomendamos si no tienes un contador que te pida lo contrario.
   • PUC es el Plan Único de Cuentas colombiano, por códigos numéricos (1 - Activo, 11 - Disponible, 1105 - Caja…), con casi 1.000 cuentas. Elígelo si tu contador trabaja con códigos PUC.
   • Importante: esta primera elección (guardada así, sin subir ningún archivo) es definitiva — no hay un botón para deshacerla directamente. Vas a poder personalizar tu catálogo y agregar subcuentas igual; si más adelante necesitas la estructura contraria, sí se puede — con el asistente de importación (punto 3 y punto 8), un camino distinto a esta elección inicial.

2. Haz clic en "Guardar" con el catálogo que elegiste y confirma en la ventana "Confirmar selección". Ojo: si confirmas PUC, el cambio es definitivo (ver el punto 1). Después de confirmar vas a ver el árbol completo de tus cuentas.

3. ¿Ya confirmaste tu catálogo y necesitas cambiar de estructura? Arriba a la derecha, en Más acciones vas a ver un botón que se adapta solo: "Cambiar a PUC" si estás en NIIF, "Cambiar a NIIF" si estás en PUC. Los dos abren el mismo asistente de importación (punto 8) — podés subir tu propio archivo o usar el estándar, y si tus cuentas actuales ya tenían saldo, el asistente te va a pedir a qué cuenta nueva trasladarlo antes de aplicar el cambio, para no perderlo por el camino. Si solo tenías subcuentas propias sin movimientos, esas sí se pierden (te avisamos cuántas antes de confirmar); si alguna cuenta ya tiene movimientos reales registrados, el sistema no te deja continuar hasta que los resuelvas.

4. Las cuentas del catálogo que elegiste son las del plan por defecto: puedes cambiarles el nombre, el uso, la descripción, el tipo de cuenta, la naturaleza y su ubicación en el estado de resultados. Lo único que no cambia en ellas es el código. Eliminarlas también se puede, si no las está usando nada (ver "¿Cómo funciona?").

5. Haz clic en el + / − junto a cualquier cuenta para abrir o cerrar sus subcuentas. Al entrar, solo vienen abiertas las 8 clases (Activo, Pasivo, Patrimonio…) — así ves el catálogo de un vistazo en vez de casi 1.000 filas. La tabla tiene 3 columnas: Nombre (código y nombre juntos, 1105 - Caja), Uso de la cuenta y Descripción. Una cuenta desactivada se ve atenuada y marcada (Inactiva).

   • Pasa el mouse sobre el nombre de cualquier cuenta y, un segundo después, aparece una ficha corta con lo esencial: su naturaleza (Deudora o Acreedora), si es Cuenta mayor o Cuenta de movimiento, y su uso contable. Si la cuenta es de las que Vecipp usa para registrar solo, la ficha lo dice: (Cuenta para registros automáticos).
   • Haz clic en el nombre de una cuenta y se abre un panel a la derecha, Cuenta contable, con toda su información: Nombre, Código, Tipo de cuenta, Naturaleza, Ubicación en el estado de resultados (solo en cuentas de ingresos, gastos o costos) y Descripción. La tabla se hace más angosta para dejarle sitio — no la tapa. Ciérralo con el botón de la esquina del panel o volviendo a hacer clic en el nombre. Desde el mismo panel tienes el menú ⋮ con las acciones de esa cuenta.
   • Casillas de selección: pasa el mouse por una fila y a la izquierda aparece una casilla. Al marcar una cuenta se marcan todas sus subcuentas — marcar Activos marca el Activo entero, aunque esté colapsado. Con algo marcado, los botones "Ordenar" y "Filtrar" se reemplazan por Exportar (descarga en Excel solo lo marcado), Eliminar y Cerrar (quita la selección).
   • Buscador: escribe un nombre o un código y la tabla deja solo las coincidencias, sin que tengas que abrir nada.
   • Ordenar: alterna entre el orden manual (el del catálogo) y ordenar por código; las cuentas siguen colgando de su cuenta padre, solo cambia el orden entre hermanas.
   • Filtrar: abre una fila de filtros por Nombre, Tipo (Activo, Pasivo, Ingreso…) y Descripción, que van filtrando mientras escribes.

6. Para agregar tu propia subcuenta: abre el menú ⋮ de la cuenta bajo la que la quieres colgar y elige "Agregar subcuenta". Está disponible en todas las cuentas, incluidas las 9 de arriba de todo — así puedes agregarle un grupo nuevo a una clase cuando te falte. Se abre el panel de la derecha diciendo "Se creará como una subcuenta de …", con el botón "Crear cuenta". En NIIF el código es opcional; en PUC es obligatorio.

   Si la cuelgas directamente de una de las 9 clases (Activos, Pasivos, Patrimonio…), la cuenta nueva es un grupo de esa clase: el formulario no te pide "Uso de la cuenta" (se lo puedes asignar después editándola), la Naturaleza queda fija en la de su clase, y el "Tipo de cuenta" arranca en Cuenta mayor. Colgándola de cualquier otra cuenta, en cambio, arranca en Cuenta de movimiento y sí puedes elegirle el uso desde el principio.

7. Para editar una cuenta, abre el menú ⋮ al final de su fila y elige "Editar". El menú trae, en orden: "Ver movimientos" (te lleva al reporte de movimientos de esa cuenta), "Agregar subcuenta", "Editar" y "Eliminar cuenta". La edición no abre una ventana encima: se abre en el mismo panel de la derecha, para que sigas viendo el árbol mientras editas. Puedes cambiar:

   • el nombre, la descripción y el uso de la cuenta — incluso en las cuentas del plan (lo único que no cambia en esas es el código);
   • el Tipo de cuenta: Cuenta de movimiento (recibe los registros y muestra su propio saldo) o Cuenta mayor (no se puede usar en transacciones, solo acumula el saldo de sus subcuentas). Si la pasas a mayor, Vecipp le quita el uso contable, porque una cuenta que no puede recibir asientos tampoco puede tener un registro automático apuntándole;
   • la Naturaleza (Deudora o Acreedora). Normalmente es la de su clase, pero hay excepciones legítimas: Depreciación acumulada es acreedora aunque viva dentro del Activo, y Devoluciones en ventas es deudora aunque viva dentro de Ingresos;
   • la Ubicación en el estado de resultados (solo en cuentas de ingresos, gastos o costos): en qué sección del Estado de resultados entra esa cuenta. Viene propuesta según la rama del catálogo donde vive, y la puedes corregir;
   • Ver saldo de cuenta por terceros: actívalo para incluir en tu balance de prueba por tercero el saldo detallado de esa cuenta para cada contacto. Viene activado en todas las cuentas; se guarda, pero todavía no hay ningún reporte que lo use (ver "Qué no hace todavía").

   Termina con "Guardar". Si te arrepientes, "Cancelar" cierra el panel sin tocar nada.

   Ojo con las 9 cuentas de arriba de todo (Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos, Costos de producción, Cuentas de orden y Transferencias bancarias): esas son las clases del catálogo, no cuentas donde se registra. Su formulario es más corto a propósito — no tienen "Tipo de cuenta" ni "Uso de la cuenta", y su Naturaleza no se puede cambiar (la de una clase es fija: el Activo es deudor, el Pasivo acreedor). Sí puedes cambiarles el nombre, la descripción y su ubicación en el estado de resultados.

   Y una aclaración que evita un susto: una Cuenta mayor sí puede tener "Uso de la cuenta". No son cosas opuestas — Caja, Bancos o Cuentas por cobrar clientes son cuentas mayores con uso: el uso marca dónde empieza a buscar el sistema, y desde ahí baja hasta la subcuenta de movimiento que recibe el registro.

8. Para qué sirve "Importar catálogo de cuentas": es el mismo asistente para 3 situaciones distintas — subir el catálogo que ya usa tu contador tal cual lo tiene armado, reestructurar el catálogo que ya venías usando sin perder los saldos que tenías (es lo que abren los botones "Cambiar a PUC"/"Cambiar a NIIF" del punto 3), o simplemente empezar de nuevo con el catálogo NIIF o PUC estándar de Vecipp, sin personalizar nada (ver el atajo más abajo). En los 3 casos, tu catálogo actual queda completamente reemplazado por el nuevo — por eso el asistente te lleva paso a paso por la revisión de los datos y, si hace falta, por trasladar los saldos antes de aplicar el cambio.

   Ábrelo desde Más acciones → Importar catálogo de cuentas. Se abre una ventana a pantalla completa con la guía a la izquierda y la carga a la derecha. Primero haz clic en "Descargar plantilla" y elige NIIF o PUC (también puedes usar los links "Catálogo de ejemplo NIIF / PUC" de la guía): el Excel trae tu catálogo completo para que lo edites, y una segunda hoja con las recomendaciones para completarlo. Las columnas son Nivel, Código, Nombre de la cuenta, Elemento, Naturaleza, Uso de la cuenta, Tipo de cuenta, Ver saldos por terceros y Descripción (en PUC hay una columna más al final, Comportamiento automático) — no borres ni cambies el orden de las columnas, y deja la fila 1 (los títulos) tal cual. Las marcadas "No obligatorio" las puedes dejar en blanco; "Tipo de cuenta" y "Ver saldos por terceros" se leen del archivo y se pueden editar en Revisión de catálogo. "Tipo de cuenta" sí importa: una cuenta mayor agrupa a sus subcuentas y no recibe movimientos — los registros van en las cuentas de movimiento. Por eso, en el paso "Transferencia de saldos", una cuenta mayor no se puede elegir como cuenta receptora: ahí lo que puedes hacer es crearle una subcuenta debajo con el "+". Si tu archivo no trae esa columna, Vecipp lo deduce: una cuenta con subcuentas es mayor, y una sin subcuentas es de movimiento. "Ver saldos por terceros" sí sigue siendo informativa por ahora. La jerarquía la indicas de una de dos formas: por la columna Nivel (Nivel 1 = clase, Nivel 2 = grupo, Nivel 3 = cuenta, y así — cada cuenta cuelga de la última cuenta anterior con un nivel menos) o por el Código (1105 cuelga de 11, y 11 de 1). Guarda el archivo, arrástralo a la zona punteada (o haz clic para elegirlo) y presiona "Continuar".

   ¿No quieres personalizar nada? Debajo de la zona de carga hay un enlace "Usar el catálogo NIIF/PUC estándar" — te lleva directo a la revisión con el catálogo de Vecipp tal cual, sin descargar ni subir ningún archivo. Es exactamente el mismo catálogo que verías al elegirlo en las dos tarjetas de la pantalla principal: el NIIF trae cerca de 300 cuentas (con Caja, Bancos y sus usos ya asignados) y el PUC cerca de 990.

   Ojo con la diferencia entre el catálogo y la plantilla: la plantilla de Excel que descargas en el punto anterior no es el catálogo completo. La de NIIF es un molde corto, pensado para que armes tu catálogo desde cero con tus propias cuentas; la de PUC sí trae el plan completo. Si lo que quieres es empezar con el catálogo de Vecipp ya armado, usa el enlace "Usar el catálogo estándar" o elígelo en las tarjetas — no subas la plantilla en blanco.

9. Revisión de catálogo: se abre una hoja con todas tus cuentas, editable directamente ahí — ya no hace falta corregir el Excel y volver a subirlo. Cada cuenta tiene sus propios controles: el Nivel, el Código, el Nombre, el Elemento (Activo, Pasivo, Patrimonio…), la Naturaleza (Débito/Crédito), el Uso de la cuenta (con buscador), el "Tipo de cuenta" (Cuenta mayor o Cuenta de movimiento — trae el valor de tu archivo si lo tenía; si no, arranca según si la cuenta tiene subcuentas debajo), "Ver saldos por terceros" (Sí/No) y la Descripción se pueden cambiar ahí mismo. Un botón "Agregar cuenta" suma una fila nueva. El botón "Resumen" abre un panel con todos los problemas agrupados por columna, separados en errores (bordeados en rojo, bloquean "Continuar") y advertencias (bordeadas en ámbar, puedes continuar con ellas como están — por ejemplo, una cuenta como "Depreciación acumulada" que legítimamente tiene naturaleza distinta a la de su clase); haz clic en cualquier problema del panel para saltar a esa fila. Mientras editas, la hoja se revalida sola (verás "Validando…" un momento) y "Continuar" se deshabilita si quedan errores, con un aviso de cuántos faltan por corregir.

   Para llenar varias filas de una vez (sirve cuando muchas cuentas seguidas comparten el mismo Elemento, Naturaleza o Uso): haz clic en la celda que ya tiene el valor bueno — queda marcada, con un cuadradito en su esquina inferior derecha. Arrastra ese cuadradito hacia abajo y suelta: el valor se copia a todas las filas que hayas cubierto. Si quieres marcar un bloque de varias filas y columnas a la vez, haz clic en la primera celda y después Shift + clic en la última: se marca todo el rectángulo entre las dos.

   Duplicar y eliminar filas: con una o varias filas marcadas, usa los botones del centro de la barra de arriba — duplicar (crea una copia de cada fila marcada justo debajo, útil para cuentas casi idénticas; recuerda cambiarle el código si tu catálogo usa códigos, porque la copia trae el mismo) y la papelera (saca esas filas del catálogo que estás importando; el número al lado te dice cuántas llevas sacadas). Nada de esto toca tu catálogo actual: estás editando el archivo que vas a importar.

   Si te equivocas, deshaz: los botones de flecha ↺ ↻ de la barra, o Ctrl + Z para deshacer y Ctrl + Y para rehacer. Funcionan con todo — el valor de una celda, un relleno arrastrado, una fila duplicada o eliminada. Al lado verás "Todo guardado": tu avance se guarda solo, no hay que apretar nada, y puedes cerrar y retomar después desde el banner de la pantalla principal.

10. Transferencia de saldos: si tu catálogo actual ya tenía cuentas cumpliendo un papel que arrastra saldo (tus cajas y bancos, tu tarjeta de crédito, lo que te deben tus clientes, lo que le debes a tus proveedores, tu inventario, tus ventas y tu costo de mercancía), "Continuar" te lleva a esta pantalla antes de importar — una tabla, agrupada por clase (con un acordeón que colapsa sola la clase apenas terminas de mapear todas sus cuentas, para que veas de un vistazo qué falta), con Cuenta que existe en tu catálogo a la izquierda y Cuenta que recibirá el saldo a la derecha — un árbol navegable de tu catálogo nuevo (colapsado por clase, expándelo con la flechita) o, si escribes en el buscador, una lista de coincidencias. Tienes que elegir la cuenta receptora de cada fila para poder continuar — si la que necesitas todavía no existe en tu catálogo nuevo, pasa el mouse sobre la cuenta bajo la que quieres agregarla (en el árbol o en los resultados de la búsqueda) y haz clic en el "+" que aparece: se crea ahí mismo, como subcuenta de esa fila, sin salir del asistente — Nombre, Código (obligatorio en PUC), Tipo de cuenta, Uso de la cuenta (solo muestra los usos que tienen sentido para esa clase), Naturaleza, Ubicación en el estado de resultados y Descripción. El toggle "Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados" queda visible para cuando Vecipp maneje periodos contables cerrados — hoy no tiene efecto porque esa función todavía no existe. Si ninguna cuenta de tu catálogo actual cumple uno de esos papeles, este paso se salta solo. Verás una lista corta —unas 7 cuentas, no cientos—: tus cajas, tu banco, tu tarjeta de crédito, tu inventario, tus ventas y tu costo de mercancía. Son las que de verdad guardan un saldo que tu negocio arrastra. Las demás cuentas de esas mismas ramas (las decenas de subcuentas de deudores, por ejemplo) no aparecen: se reconstruyen solas a partir de tus movimientos y no hay nada que mapear en ellas. Al importar, tu catálogo actual se reemplaza por completo — no se puede deshacer, aunque siempre puedes volver a usar este mismo asistente más adelante para reestructurar de nuevo, en cualquiera de las 2 direcciones (punto 3).

11. Comportamientos automáticos: el último paso antes de importar. Una tabla agrupada por clase (Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Egresos, Costos — colapsadas, ábrelas con la flechita), y dentro de cada una, elige una cuenta para cada comportamiento (Ingresos por ventas, Inventario, Cuentas por cobrar de clientes, Ajustes por diferencia en cambio…) — es la misma configuración de Parametrización contable (punto 14 más abajo), solo que aquí la haces de una vez para el catálogo que estás importando, en vez de después de que ya quedó guardado. Cada campo trae una cuenta sugerida como placeholder; si la dejas así, no hace falta elegir nada — se aplica la recomendada. El botón "Completar automáticamente" los llena todos de una: primero busca en tu catálogo la cuenta que corresponde a cada comportamiento y, si alguna no existe (pasa sobre todo cuando importas la plantilla NIIF, que es un molde corto), te abre un panel a la derecha con las cuentas que hacen falta crear — las ves una por una con su código y su nombre, puedes destildar las que no quieras, y al confirmar se crean y se asignan solas, con una barra de progreso. Así ningún comportamiento queda sin cuenta. Si prefieres hacerlo a mano, cualquier cuenta que falte la creas con el "+" del árbol (igual que en Transferencia de saldos). Nada de esto bloquea "Continuar" — todos los campos son opcionales.

Completar automáticamente: arriba del paso, mientras queden comportamientos sin cuenta, aparece un aviso con el botón "Completar automáticamente". Al presionarlo se abre un panel a la derecha con la lista completa de comportamientos y un checkbox en cada uno — desmarca los que prefieras elegir tú a mano. Presiona "Iniciar" y Vecipp los va llenando uno por uno, con una barra de progreso, mostrando en cada fila qué cuenta le asignó. Es a propósito que vaya despacio: así puedes ir leyendo lo que decidió en vez de ver 61 campos llenarse de golpe. Al terminar, todos los campos quedan igual de editables — revisa y cambia lo que quieras antes de continuar. Si tu archivo traía la columna Comportamiento automático (la que incluye la plantilla PUC), esos son los valores que se usan: no hay nada adivinando, es tu propio archivo respondiendo este paso por adelantado.

Al presionar "Importar catálogo" se abre la ventana "Ten en cuenta antes de continuar": te recuerda cuántas cuentas se van a cargar, en qué catálogo queda tu empresa, que el cambio no se puede deshacer y —si las tienes— cuántas cuentas propias vas a perder. Ahí mismo está el interruptor de periodos cerrados del punto 10. Confirma con "Continuar". Mientras se importa: vas a ver la pantalla "Importando catálogo de cuentas…" con un anillo de progreso. El proceso corre en el servidor, no en tu navegador — por eso puedes hacer clic en "Esperar en segundo plano" y seguir trabajando en otra cosa: la importación no se cancela ni se reinicia, sigue su curso igual. Cuando termina aparece "¡Terminaste de importar tu catálogo!", con el nombre de tu empresa y un Resumen de importación a la derecha: cuántas cuentas contables quedaron cargadas y en qué catálogo (NIIF o PUC). Desde ahí, "Ver mi catálogo" te lleva al árbol ya actualizado.

12. Ten en cuenta las recomendaciones de la segunda hoja del Excel (varían un poco entre NIIF y PUC): el nivel 1 debe tener entre 5 y 8 elementos (las clases: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos…), la jerarquía se indica por Nivel (y en PUC también por Código), y mantén el catálogo por debajo de 5.000 cuentas.

13. Para exportar tu catálogo a Excel: Más acciones → Exportar a Excel. Descargas un reporte "Cuentas contables" con el nombre de tu empresa, la fecha, y las columnas Número de cuenta, Nombre, Tipo y Descripción (más Naturaleza y Uso). Si estás en PUC, ese mismo archivo se puede volver a importar tal cual — sirve como respaldo antes de hacer cambios grandes.

14. Parametrización contable (Más acciones → Parametrización contable): aquí le dices a Vecipp qué cuenta exacta usar en cada registro automático. La pantalla está organizada en 5 bloques por lo que hace cada cuenta, no por clase contable, y cada uno explica para qué sirve:

    • Ventas — Ingresos, Devoluciones en ventas y Devolución del IVA en ventas.
    • Inventario — Inventario y Ajustes de Inventario.
    • Clientes y proveedores — Cuenta por cobrar clientes, Devoluciones de clientes, Cuentas de proveedores, Devoluciones de proveedores y Devolución del IVA en compras.
    • Patrimonio — Ganancias acumuladas, Utilidad del ejercicio, Pérdida del ejercicio y los 2 de ajustes por saldos iniciales (bancos e inventarios).
    • Ajustes y aproximaciones — ganancias y pérdidas por diferencia en cambio, y los ajustes por aproximación decimal en ingresos y en gastos.

    Cada campo ya viene con una cuenta Recomendada (marcada con una etiqueta) tomada de tu catálogo; si prefieres otra, elígela con el buscador y haz clic en Confirmar. Cada desplegable te muestra solo las cuentas que tienen sentido para ese campo, no todo tu catálogo: en "Ingresos" verás tus cuentas de ventas, en "Inventario" las de inventario, y así. Dentro de cada lista, las cuentas mayores (las que solo agrupan el saldo de sus subcuentas) aparecen en gris y no se pueden elegir — están ahí para que veas de dónde cuelga cada cuenta. Elige siempre una cuenta de movimiento, que es la que recibe los registros. Si aún no has elegido catálogo, la pantalla te pide hacerlo primero ("Elegir catálogo"). Cuando dudes, deja la recomendada.

    Al confirmar te va a aparecer un cuadro: "Actualización de registros anteriores". Es para decidir qué pasa con lo que ya registraste antes de este cambio. Si dejas la fecha de hoy (lo que viene por defecto), la configuración nueva se usa solo de aquí en adelante. Si eliges una fecha anterior y das "Actualizar registros", Vecipp revisa los movimientos contables desde esa fecha y los pasa a las cuentas nuevas. Tranquilo: solo cambia a qué cuenta va cada movimiento — los valores, las fechas y tus documentos no se tocan, y los movimientos que registraste a mano en un comprobante contable se quedan como los dejaste.

    ¿Y los demás registros automáticos (cuentas por pagar, impuestos y retenciones, costos, gastos financieros…)? Esos se configuran en el paso 11 del asistente de importación, no en esta pantalla. Ten en cuenta que ese asistente reemplaza tu catálogo completo, así que si ya lo tienes armado y solo quieres cambiar uno de esos, escríbenos antes por el chat de soporte.

15. Cuentas eliminadas (Más acciones → Cuentas eliminadas): cuando eliminas una cuenta que creaste tú, no desaparece del todo — pasa a esta lista, con la fecha y quién la eliminó. Desde aquí tienes tres opciones: Restaurar (vuelve al árbol tal como estaba), Transferir saldos (eliges otra cuenta, todo lo que tenía la eliminada pasa a esa cuenta y la eliminada se borra en firme — así tu contabilidad queda cuadrada) o Eliminar definitivamente (se borra en firme y su código queda libre; úsalo solo si la cuenta no tiene movimientos). Mientras esté en eliminadas, su código sigue reservado.

16. ¿Qué es el "Uso de la cuenta"? Es la columna que le dice a Vecipp para qué sirve cada cuenta: Inventario, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Impuesto por pagar, Bancos tipo bancos, Bancos tipo efectivo, Ingresos por ventas, Costo de la mercancía vendida, etc. Son exactamente los mismos textos que trae la columna "Uso de la cuenta" de la plantilla de Excel, para que lo que escribes en el archivo sea lo mismo que ves después en pantalla. Cuando registres una venta o una compra, Vecipp va a usar estas etiquetas para saber en qué cuentas anotar el movimiento automáticamente — sin que tengas que hacer asientos a mano. Las cuentas más comunes ya vienen con su uso asignado (por ejemplo 14 - Inventarios → Inventario); si abres una cuenta nueva para tu banco, asígnale el uso "Bancos tipo bancos" para que Vecipp la reconozca.

17. Para eliminar una cuenta, usa "Eliminar cuenta" del menú ⋮. Funciona con cualquier cuenta —del plan o tuya— siempre que no tenga subcuentas, no tenga movimientos registrados y no esté asignada como cuenta por defecto; si alguna de las 3 se cumple, Vecipp te dice cuál. La cuenta pasa a "Cuentas eliminadas" (punto 15), donde puedes restaurarla o borrarla en firme.

    Para eliminar varias de una vez: márcalas con las casillas (punto 5) y usa Eliminar de la barra de arriba. Como marcar una clase marca todas sus subcuentas, es normal que la selección mezcle cuentas que se pueden borrar con otras que no — no se cancela todo por eso: se eliminan las que se puede y al terminar te decimos cuántas quedaron y por qué.

• "Una vez en PUC no es posible volver al catálogo NIIF.": este mensaje solo aparece en la primera elección del catálogo (el selector inicial, antes de confirmar nada) — ahí sí es un cambio de una sola vía. Una vez que ya confirmaste tu catálogo, usa Más acciones → Cambiar a NIIF (punto 3) para volver — ese camino sí funciona en las 2 direcciones.

• "Tienes N cuenta(s) propia(s) que se perderían con este cambio.": al cambiar de catálogo o importar uno, las subcuentas que creaste tú (sin movimientos) desaparecen. Exporta a Excel primero si quieres conservar la lista, y confirma solo si estás seguro.

• "No se puede reemplazar el catálogo: hay ... línea(s) ... que usan cuentas del catálogo actual.": a diferencia de las subcuentas propias, esto sí es un bloqueo duro, no una advertencia — significa que alguna de tus cuentas ya tiene movimientos reales registrados (recibos de pago, notas crédito). Resuélvelos primero (anúlalos o elimínalos) antes de cambiar o importar el catálogo.

• "Fila X: no tiene cuenta padre — falta la clase…" (al importar): cada código necesita que exista su "padre" en el mismo archivo. 2205 necesita 22 o 2; agrega esa fila (o indica el Nivel de la cuenta) y vuelve a cargar.

• "Fila X: falta el código o el nivel" (al importar): una cuenta sin Número de cuenta necesita la columna Nivel para saber dónde va. Escribe su nivel (2, 3, 4…) o su código.

• "Fila X: nivel 3 sin una cuenta de nivel 2 antes" (al importar): las cuentas por nivel cuelgan de la fila anterior con un nivel menos — no puedes saltar de nivel 1 a nivel 3. Revisa el orden de las filas o el número de la columna Nivel.

• "El archivo tiene N cuenta(s) de nivel 1 — mínimo 5 (las clases)" o "— máximo 8" (al importar): el nivel 1 del catálogo son las clases (Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos…); debe tener entre 5 y 8. Ajusta cuántas filas marcaste con Nivel 1 (o con código de una sola cifra).

• "Fila X: código … repetido" (al importar): los códigos no se pueden repetir en el archivo — revisa que no tengas dos filas con el mismo número.

• "Fila X: tipo … no válido" (al importar): la columna Tipo solo acepta Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto, Costo, Costos de producción u Orden.

• "Solo puedes tener una cuenta raíz por elemento" (en Revisión de catálogo): hay 2 cuentas de Nivel 1 con el mismo Elemento (por ejemplo, dos filas "Activo"). Cada clase (Activos, Pasivos, Patrimonio…) solo puede aparecer una vez en el nivel 1.

• "El elemento de la cuenta contable no coincide con el elemento al que pertenece" (en Revisión de catálogo): una cuenta cambió de Elemento pero su cuenta padre no — por ejemplo, una subcuenta marcada "Pasivo" colgando de una cuenta "Activo". Cambia el Elemento de la cuenta o de su padre para que coincidan.

• "La naturaleza de las cuentas de nivel 1 de … debe ser deudora/acreedora" (en Revisión de catálogo): las clases tienen una naturaleza fija según su tipo (Activos y Gastos son deudoras; Pasivos, Patrimonio e Ingresos son acreedoras). Corrige la Naturaleza de esa cuenta de nivel 1.

• "La naturaleza de tus cuentas del … debe ser en su mayoría …, puedes revisarlas o continuar con ellas como están" (advertencia, no bloquea): esta cuenta tiene la naturaleza contraria a la de su clase — normal en contra-cuentas reales (ej. Depreciación acumulada dentro de Activo). Si es intencional, puedes continuar sin cambiar nada.

• "Ya existe una cuenta con ese código" al crear una cuenta, pero no la ves en el árbol: probablemente está en Cuentas eliminadas — su código sigue reservado. Restáurala, o elimínala definitivamente para liberar el código.

• "La cuenta padre también está eliminada — restáurala primero": restaura primero la cuenta de la que cuelga, y después esta.

• "… tiene subcuentas — elige una cuenta sin subcuentas debajo" (en Parametrización): los registros automáticos solo se anotan en cuentas finales (sin subcuentas). Elige la subcuenta más específica.

• "Formato no soportado" / "El archivo no puede superar los 2MB" (al importar): usa Excel (.xlsx) o CSV, y si tu catálogo es muy grande, divídelo o quita columnas que no uses.

• "Tiene subcuentas — elimínalas primero.": la cuenta que intentas borrar tiene otras colgando. Elimina primero las de abajo (o muévelas), y después esta.

• "Ya tiene movimientos registrados — eliminarla dejaría esos registros sin su cuenta.": alguna factura, pago o comprobante ya usó esa cuenta. No se puede borrar sin romper el historial contable; si quieres dejar de usarla, cámbiale el nombre o deja de asignarla, pero no la elimines.

• "Está asignada como cuenta por defecto (Parametrización contable, Impuestos o Retenciones) — cámbiala allí primero.": hay un registro automático apuntándole. Ve a la pantalla que la usa, elige otra cuenta, y vuelve a intentarlo.

• La cuenta nueva quedó como "Cuenta mayor" y no me deja usarla en un registro: pasa cuando la colgaste directamente de una de las 9 clases — ahí nace como grupo. Ábrela con "Editar" y cámbiale el Tipo de cuenta a Cuenta de movimiento; ahí mismo podrás asignarle su "Uso de la cuenta".

• Cambié una cuenta a "Cuenta mayor" y perdió su uso contable: es a propósito. Una cuenta mayor no recibe registros, así que no puede tener un uso apuntándole. Si la necesitabas con uso, vuelve a ponerla en Cuenta de movimiento y asígnaselo de nuevo.

• "Transferencias bancarias" está en cero y no la puedo eliminar: es una cuenta del sistema, la última del árbol, y todavía no la usa ninguna función (ver "Qué no hace todavía"). Déjala como está.

• "Ya existe una cuenta con ese código": cada código de cuenta es único en tu empresa — usa otro número.

• No puedo elegir dónde agregar mi cuenta nueva: no hay un selector de "cuenta padre" — dónde va la cuenta lo decide desde qué fila abriste "Agregar subcuenta". Busca en el árbol la cuenta más específica que ya exista y agrega la tuya desde su menú ⋮.

Para que no busques botones que aún no existen:

• No muestra el saldo de cada cuenta. El catálogo es la estructura; los saldos aparecen cuando registras movimientos desde Comprobantes contables y los reportes contables.
• "Transferencias bancarias" todavía no la usa nada. La cuenta ya existe en tu catálogo, pero las transferencias entre tus propias cuentas (de la caja al banco, de un banco a otro) no están construidas, así que su saldo va a ser cero hasta entonces.
• La "Ubicación en el estado de resultados" todavía no arma ningún reporte. El dato se guarda y lo puedes corregir cuenta por cuenta, pero el reporte de Estado de resultados que lo va a usar está pendiente.
• "Ver saldo de cuenta por terceros" tampoco hace nada todavía. Viene activado en todas tus cuentas y se guarda si lo cambias, pero el reporte que lo usaría (el balance de prueba por tercero) aún no existe.
• Ya no se pueden "desactivar" cuentas. Antes había esa opción en el menú; se quitó al alinear el catálogo con el estándar del mercado, que no la tiene. Para sacar una cuenta de circulación, elimínala: pasa a "Cuentas eliminadas" y desde ahí la puedes restaurar cuando quieras.
• El paso "Transferencia de saldos" del asistente te deja mapear a qué cuenta nueva va cada cuenta actual, pero todavía no traslada los movimientos ya registrados — hoy sirve como paso de revisión antes de aplicar el cambio.
• No hay periodos contables cerrados, así que no existe la opción de bloquear un mes para que no se pueda modificar.
• Solo Colombia. El PUC que trae es el colombiano (Decreto 2650); no hay planes de cuentas de otros países.
• La "Actualización de registros anteriores" no tiene límite de uso todavía y se aplica de inmediato, no en segundo plano. Con pocos movimientos no se nota; si tu contabilidad crece mucho, esa pantalla va a cambiar.
• No existen los periodos contables cerrados, así que la actualización de registros puede alcanzar cualquier fecha — no hay forma de "blindar" un mes ya cerrado.
• La plantilla NIIF que se descarga es un molde corto, no el catálogo completo. Si quieres empezar con el catálogo NIIF de Vecipp ya armado, usa el enlace "Usar el catálogo estándar" o elígelo en las tarjetas — no subas la plantilla en blanco.