Cómo cargar los saldos iniciales de tu contabilidad

(Categoría: Contabilidad)

Los saldos iniciales son la foto de tu negocio el día que empiezas: cuánta plata tienes en el banco, cuánto te deben tus clientes, cuánto debes tú, cuánto vale tu inventario.

Sirve para que tu contabilidad no arranque en ceros. Si tu negocio ya venía funcionando —en otro programa, en Excel o en un cuaderno— esta pantalla es la que trae ese pasado para que los balances de aquí en adelante digan la verdad.

• Tus reportes sirven desde el primer día. Sin saldos iniciales, tu balance muestra un negocio que nació ayer sin nada, y ningún banco ni contador se lo cree.
• Dejas de llevar dos contabilidades. Es lo que te permite apagar el Excel viejo en vez de mantener los dos en paralelo "por si acaso".
• Tu contador deja de tener que cuadrarte el arranque a mano, que es de las cosas por las que más cobra.
• Sabes de verdad cuánto vale tu negocio, porque el patrimonio parte de lo que ya tenías, no de cero.
• Te obliga a cuadrar antes de guardar, así que un error de digitación no se te cuela a los libros.

Verás el árbol completo de tu catálogo de cuentas, dividido en dos bloques: la situación financiera (lo que tienes, lo que debes y tu patrimonio) y el estado de resultados (ingresos, costos y gastos).

Tres cosas que conviene entender antes de empezar:

• Solo escribes en las cuentas de último nivel. Las cuentas "mayores" (las que agrupan a otras) no tienen casilla: van sumando solas lo que escribes debajo. Verás el total subir en la columna Acumulado a medida que escribes.
• No eliges si es débito o crédito. Tú escribes el saldo de la cuenta y el sistema decide el lado según la naturaleza de esa cuenta. Ojo con esto: hay cuentas que restan aunque estén dentro del activo (una depreciación acumulada, por ejemplo). Si escribes ahí, verás bajar el total de activos — y está bien.
• La ecuación tiene que cuadrar. Abajo, siempre a la vista, están TOTAL ACTIVOS y TOTAL PASIVOS + PATRIMONIO. Mientras no coincidan aparece una Diferencia en rojo y el botón Guardar sigue apagado. Sí puedes Posponer y volver después.

Al guardar, el sistema genera un comprobante contable que puedes ver, imprimir y consultar en tus reportes. Ése es el asiento de apertura de tu contabilidad.

A cargar el saldo de arranque de cada cuenta, a entender por qué la ecuación debe cuadrar, a guardar tu avance para seguir después, y a ver o eliminar los saldos que ya cargaste.

1. Ve a Contabilidad → Catálogo de cuentas en el menú lateral.
2. Haz clic en "Saldos iniciales", arriba a la derecha.
3. Elige la fecha. Es el día desde el que empiezas a llevar tu contabilidad aquí; normalmente el 1 de enero o el día que arrancas.
4. Abre las cuentas con el botón +, o usa "Expandir" para abrir todo el bloque de una vez.
5. Escribe los saldos en las cuentas de último nivel. Vas a ver el Acumulado subir hacia arriba, hasta el total de cada sección.
6. Mira la barra de abajo. Cuando TOTAL ACTIVOS y TOTAL PASIVOS + PATRIMONIO sean iguales, la Diferencia desaparece y "Guardar" se enciende.
7. Haz clic en "Guardar". Verás el resumen de lo cargado y podrás abrir el comprobante contable que se generó.

Si no alcanzas a terminar: haz clic en "Posponer". Tu avance se guarda en este equipo y lo retomas entrando otra vez a la misma pantalla.

• "Guardar" está apagado: la ecuación no cuadra. Mira la Diferencia en rojo de la barra de abajo: ése es el valor que te falta o te sobra en pasivos y patrimonio. Lo más común es que falte registrar el capital o las ganancias acumuladas.
• Una cuenta no tiene casilla para escribir: es una cuenta mayor, y esas solo acumulan. Escribe en alguna de sus subcuentas. Si de verdad necesitas usarla directo, cámbiale el tipo desde el Catálogo de cuentas.
• Escribiste en una cuenta y el total de activos BAJÓ: es una cuenta correctora (una depreciación acumulada o un deterioro). Restan a propósito.
• "Esta empresa ya tiene saldos iniciales": solo se cargan una vez. Si necesitas cambiarlos, elimínalos y vuelve a crearlos.
• Ya habías registrado el saldo de un banco o de tu inventario desde sus propias pantallas: no lo vuelvas a escribir aquí o quedará doble. Si ya te pasó, corrígelo escribiendo el valor en negativo en Ajustes iniciales en bancos o Ajustes iniciales en inventario, dentro de Patrimonio.
• Quieres editar el comprobante desde Comprobantes contables y no te deja: es a propósito. Si lo tocaras por fuera, dejaría de coincidir con esta pantalla.

• No se pueden cargar desde un archivo de Excel. Por ahora se escriben a mano, cuenta por cuenta.
• No se pueden editar los saldos ya guardados. Hay que eliminarlos y volver a cargarlos; el botón Editar está a la vista pero deshabilitado.
• No se puede asignar un cliente o proveedor a cada saldo todavía. En las cuentas por cobrar y por pagar eso permitiría convertir el saldo en documentos con fecha de vencimiento; está pendiente.
• "Posponer" guarda tu avance solo en este equipo y en este navegador. Si cambias de computador, el borrador no viaja.
• No se valida que la fecha caiga en un período contable abierto, porque todavía no existen los períodos contables.
• No hay Balance de comprobación para revisar lo cargado; el reporte más cercano es Movimientos de una cuenta contable.