Remisiones: entrega hoy, factura después

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una remisión es el papel que acompaña la mercancía cuando sale de tu bodega y todavía no la vas a facturar.

Pasa todos los días: el cliente necesita el producto hoy, pero la factura se hace a fin de mes, o cuando él confirme lo que se quedó. La remisión es el documento que dice "esto salió, esta fecha, para este cliente", con su número propio, para que ni tú ni él tengan que confiar en la memoria.

Si lo que entregas es un servicio y no un producto, el mismo documento se llama orden de servicio: es la otra pestaña del formulario.

¿En qué te beneficia?

Sabes cuánto tienes y cuánto puedes vender, que no es lo mismo. La mercancía remisionada sigue contando en tu inventario, pero ya está comprometida. Vecipp te muestra las dos cifras por separado, así que dejas de prometer productos que ya salieron por la puerta.
Dejas de perder plata en entregas sin facturar. El caso clásico: se entregó, nadie hizo la factura, y tres meses después nadie se acuerda. Acá cada remisión tiene su estado, y las que están sin facturar se ven de un vistazo.
Facturas cuando puedas y cuanto puedas. ¿Entregaste 10 y el cliente solo va a pagar 4 este mes? Facturas 4. Las otras 6 siguen pendientes y las facturas después, sin crear otro documento ni hacer cuentas a mano.
El transportador lleva un respaldo. Si a alguien lo paran en la vía con mercancía, la remisión es el documento que explica de dónde salió y para dónde va.
Cero doble digitación. Al facturar, la factura sale con el cliente, los productos y los precios de la remisión. No la vuelves a escribir.

¿Cómo funciona?

Lo más importante, y es lo que la gente confunde: una remisión no descuenta tu inventario. Lo reserva.

Piénsalo así. Tienes 40 unidades. Remisionas 5:

Tu inventario sigue diciendo 40, porque la mercancía todavía no se vendió: contablemente sigue siendo tuya.
Pero aparece un aviso de 5 en remisiones, que son las que ya no puedes prometerle a nadie más.

Cuando facturas esas 5, ahí sí: el inventario baja a 35 y el "en remisiones" vuelve a 0. Quien mueve el inventario y la contabilidad es la factura, no la remisión. Por eso una remisión no aparece en tus libros contables ni en tus cuentas por cobrar: todavía no hay una venta, hay una entrega.

Ese número lo ves en la ficha de cada producto, en la columna En remisiones de su tabla de bodegas.

El estado de una remisión te dice en qué punto va:

Sin facturar — salió la mercancía, no has facturado nada. Se puede editar, clonar, anular y eliminar.
Facturada parcialmente — facturaste una parte. Ya no se puede editar (cambiarla desajustaría lo que ya facturaste), pero sí puedes seguir facturando lo que falta.
Facturada — se facturó todo. El documento queda cerrado.
Anulada — la entrega se cayó. La mercancía reservada vuelve a quedar disponible.

Y si anulas una factura, la remisión se reabre sola. Digamos que entregaste 5, facturaste 2 y después esa factura se anula: la mercancía vuelve a tu inventario, esas 2 unidades vuelven a contar como en remisiones, y la remisión pasa de nuevo a estar pendiente para que la factures cuando corresponda. No tienes que arreglar nada a mano. La factura anulada se queda listada al pie de la remisión, marcada como tal, para que se vea por qué volvió a abrirse.

Arriba a la derecha eliges la numeración, que le da el número al documento (por ejemplo REM-5) y sale de Configuración > Numeraciones. Es una numeración distinta de la de facturas: son dos consecutivos separados.

En Más ajustes están Bodega, Vendedor, Centro de costo y Lista de precios. La bodega importa más acá que en una cotización: es la bodega de donde sale la mercancía, o sea la que queda reservada, y la que hereda la factura.

¿Y si la remisión es en dólares?

En Más ajustes elige la Moneda; debajo aparece la tasa ("1 USD = 4.400 COP ✎"), que puedes cambiar. Los precios se escriben en dólares y al pie ves el Total y el Total COP. Al convertirla en factura, la factura sale en dólares y a la tasa de la remisión, con lo que quede pendiente.

Videotutorial

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás en esta guía

Cómo crear una remisión y qué diferencia hay con una orden de servicio.
Por qué tu inventario no baja al remisionar, y cuándo baja.
Cómo facturar una remisión completa o solo una parte.
Qué puedes y qué no puedes hacer con una remisión que ya tiene facturas.
Cómo imprimirla para que el cliente firme el recibido.

Paso a paso

Para crear una remisión:

Ve a Contabilidad > Ingresos > Remisiones.
Haz clic en + Nueva remisión. El formulario es la misma hoja que se imprime: escribes sobre ella y ves la remisión tal como la recibirá tu cliente.
En la barra de arriba elige el Tipo de documento (Remisión si entregas productos, Orden de servicio si prestas un servicio; viene en Remisión), la Numeración, la Bodega de donde sale la mercancía y, si usas una, la Lista de precios. El vendedor, el centro de costo y la moneda están en Vendedor · Centro de costo · Moneda.
En la hoja, en Señor(es), elige el cliente. Es el único otro campo obligatorio. Debajo verás su documento, su dirección y su teléfono, como saldrán impresos.
Revisa las fechas. La de expedición es hoy; la de vencimiento es hasta cuándo esperas formalizar la factura, y puedes dejarla en blanco.
Agrega los productos o servicios: uno por línea, con su foto, cantidad, precio, descuento e impuesto. Al elegir un producto, la cantidad se pone en 1, el impuesto se trae solo de su ficha y debajo de la cantidad ves Libres:, cuántas unidades te quedan libres en la bodega: lo que hay menos lo que ya apartan tus otras remisiones abiertas. Si pides más de eso, la cifra se pone en rojo y debajo de la línea aparece un aviso («Solo hay N libres en Bodega principal», o «No queda nada libre…»); igual puedes guardar, por si la mercancía llega antes de entregar. En los servicios no aparece, porque no tienen existencias. Si una línea no es un producto de tu catálogo (un transporte, una instalación), usa + Agregar concepto libre y escribe su nombre y precio.
Si vas a aplicar el mismo descuento a varias líneas, marca sus casillas, escribe el porcentaje en la barra de abajo y haz clic en Aplicar.
Escribe las Notas y los Términos y condiciones si los necesitas: salen en la hoja, antes de las firmas.
Abajo elige cómo terminar:
- Guardar: la guarda y te lleva a ella. Verás «Remisión creada correctamente».
- Vista previa: la guarda y la abre lista para imprimir.
- Guardar y descargar PDF: la guarda y te descarga el PDF (el mismo de ⋮ > Descargar PDF y del correo), para mandarlo o imprimirlo después.

Para facturar una remisión (completa o parcial):

Abre la remisión desde el listado.
Haz clic en Convertir y elige Convertir a factura (o, si todavía no tiene facturas, Facturar remisión en la pestaña Facturas).
Se abre el formulario de Nueva factura de venta ya lleno: el cliente, los precios y lo que falta por facturar de cada producto. Un concepto libre llega como Venta simple, con su nombre en la Descripción y el mismo precio: la factura vale lo mismo que la remisión.
Revisa la numeración, la forma y el medio de pago. Si solo vas a facturar una parte, baja la cantidad de esa línea (o quítala).
Haz clic en Guardar.

La factura queda creada de verdad —con su numeración, su movimiento de inventario y su registro contable— y aparece en la pestaña Facturas de la remisión, que pasa a Facturada parcialmente o Facturada. Si quedó algo pendiente, Convertir sigue ahí y la próxima factura llega solo con lo que falta.

Para imprimirla y que te firmen el recibido:

Abre la remisión y haz clic en el ícono de Imprimir (o en ⋮ > Descargar PDF).
Sale el documento en hoja carta —el mismo al imprimir, al descargar el PDF y en el adjunto del correo—: tu logo y tus datos arriba, los del cliente, los productos entregados y, al pie, dos líneas de firma — Elaborado por y Aceptada, firma y/o sello y fecha.
Desde el diálogo del navegador puedes imprimirlo o guardarlo como PDF.

Esa firma es para lo que existe una remisión: es tu prueba de que la mercancía se entregó. En el papel aparece la cantidad que entregaste, no lo que llevas facturado — el que recibe firma por lo que le llegó.

Para anular una remisión: ábrela, entra al menú ⋮ y elige Anular. Solo se puede si nunca llegó a tener una factura.

Lo que ves al abrir una remisión: arriba, tres cajas que se leen como una cuenta: Entregado − Facturado = Falta facturar (en rojo si ya venció, con cuántos días hace). Debajo, producto por producto: cuánto entregaste, cuánto has facturado y cuánto falta, con una barrita que se llena a medida que facturas y, en los productos con inventario, cuántos quedan libres en la bodega. Más abajo, el tipo, la bodega, la lista de precios, el vendedor, la fecha de vencimiento, los totales y las notas. A la derecha, la remisión pequeña tal como se imprime: tócala y se abre en grande.

Las pestañas de abajo, a todo el ancho: Facturas (las que salieron de la remisión, o Facturar remisión si todavía no tiene), Cotizaciones (la cotización de la que salió, si la convertiste desde ahí), Adjuntos (para subir la orden de compra del cliente o la foto del recibido) y Comentarios. ⋮ > Clonar crea una remisión nueva igual, para repetir un pedido.

Lo que ves al entrar (Lista y remisión): arriba, tres cifras —lo que tienes sin facturar (en rojo si alguna ya venció), lo entregado en el mes y qué porcentaje de eso ya facturaste— y una frase con cómo va el mes. Debajo, lo que hay que resolver, cada caso con su botón:

Una remisión vencida sin facturar: dice cuánto le falta por facturar y te deja Convertir a factura, Ver o Anular.
Un producto que apartas por encima de lo que hay: por ejemplo «Apartas 100 Agua Brisa y hay 65 en Bodega principal. Te faltan 35». Te lleva a Ver el producto o a Registrar una compra.

Más abajo, a la izquierda, la lista (de la más nueva a la más vieja, con la foto del primer producto y la etiqueta Vencida en rojo) y, a la derecha, la remisión elegida tal como se imprime, con una cinta de su estado y encima Total · Facturado · Por facturar · Vence, Convertir a factura y los íconos para editar, imprimir, descargar el PDF, clonar, anular y abrirla completa. Al entrar se abre la primera que no esté anulada. La tabla de siempre está en el botón Tabla.

Para encontrar una remisión en el listado:

Escribe el nombre del cliente o el número en el buscador (Buscar cliente o número en Lista y remisión, Buscar cliente en Tabla).
Para filtrar por algo más, haz clic en Filtrar y elige Número, Fecha de creación, Fecha de vencimiento o Estado. Cada filtro queda como una etiqueta encima de la tabla: haz clic en ella para cambiar su valor, o en la papelera para quitarlo. En Estado puedes marcar varios a la vez (por ejemplo, Sin facturar y Facturada parcialmente para ver todo lo que te falta cobrar).
Haz clic en el título de una columna (Número, Cliente, Creación, Vencimiento o Estado) para ordenar por ella; otro clic invierte el orden.
Exportar descarga un Excel con las mismas remisiones que estás viendo, con los filtros puestos.

Para exportar solo algunas, márcalas con las casillas y haz clic en Exportar en la barra verde que aparece arriba: el Excel sale solo con las marcadas.

Desde cada fila puedes imprimirla con el ícono de impresora o abrir el menú ⋮: si todavía no tiene facturas trae Editar, Anular y Eliminar; si ya tiene, solo Eliminar. Eliminar una remisión facturada no toca sus facturas: siguen igual, solo dejan de aparecer enlazadas a ella.

Errores comunes y cómo salir de ellos

"Remisioné y mi inventario no bajó" — es lo correcto, no es un error. La remisión reserva; el inventario baja cuando facturas. Mira la columna En remisiones en la ficha del producto para ver lo reservado.
"No me deja editar la remisión" — ya tiene al menos una factura. Editarla desajustaría lo ya facturado. Esto no cambia aunque anules la factura: mientras exista una factura asociada, la remisión no se edita. Si te equivocaste, corrige con una nota crédito o crea una remisión nueva.
"No me deja anular ni eliminar" — mismo motivo: tiene facturas asociadas. Y sigue sin poderse aunque esas facturas estén anuladas: lo que cuenta es que existieron. Anular y eliminar solo se pueden mientras la remisión no haya llegado nunca a una factura.
"Facturé más de lo que remisioné" — la factura se guarda con lo que pusiste, pero a la remisión solo se le cuenta hasta lo que tenía pendiente. Lo demás es una venta aparte.
"No veo Convertir" — la remisión ya está Facturada (todo facturado) o Anulada. En una facturada solo quedan ⋮, Compartir e Imprimir.
"El Disp: salió en rojo" — pediste más de lo que te queda libre en esa bodega, contando lo que ya reservaron tus otras remisiones. No te impide guardar: es un aviso para que no prometas mercancía que no tienes. Revisa la bodega en Más ajustes o la columna En remisiones del producto.
"Entregué de otra bodega" — la bodega se elige en Más ajustes antes de guardar. Revisa que sea la correcta: es la que queda reservada.
"No aparece en el libro diario" — no tiene que aparecer. Una remisión no genera registros contables; los genera su factura.

Enviarla por correo: en el detalle, el ícono de Compartir abre el aviso de envío con el correo del cliente, el asunto y el mensaje de tu plantilla «Correo de remisión» y la remisión en PDF adjunta.

Qué no hace todavía

No se pueden juntar varias remisiones en una sola factura. Hoy se factura una a la vez: si le entregaste tres veces al mismo cliente, salen tres facturas. Puedes facturar cada una completa o por partes, eso sí.
No se puede convertir a tiquete, solo a factura de venta (el tiquete se hace desde el POS).
La lista de precios se guarda pero no recalcula los precios de las líneas: sirve para heredarla a la factura.