Remisiones: entrega hoy, factura después

(Categoría: Contabilidad)

Una remisión es el papel que acompaña la mercancía cuando sale de tu bodega y todavía no la vas a facturar.

Pasa todos los días: el cliente necesita el producto hoy, pero la factura se hace a fin de mes, o cuando él confirme lo que se quedó. La remisión es el documento que dice "esto salió, esta fecha, para este cliente", con su número propio, para que ni tú ni él tengan que confiar en la memoria.

Si lo que entregas es un servicio y no un producto, el mismo documento se llama orden de servicio: es la otra pestaña del formulario.

• Sabes cuánto tienes y cuánto puedes vender, que no es lo mismo. La mercancía remisionada sigue contando en tu inventario, pero ya está comprometida. Vecipp te muestra las dos cifras por separado, así que dejas de prometer productos que ya salieron por la puerta.
• Dejas de perder plata en entregas sin facturar. El caso clásico: se entregó, nadie hizo la factura, y tres meses después nadie se acuerda. Acá cada remisión tiene su estado, y las que están sin facturar se ven de un vistazo.
• Facturas cuando puedas y cuanto puedas. ¿Entregaste 10 y el cliente solo va a pagar 4 este mes? Facturas 4. Las otras 6 siguen pendientes y las facturas después, sin crear otro documento ni hacer cuentas a mano.
• El transportador lleva un respaldo. Si a alguien lo paran en la vía con mercancía, la remisión es el documento que explica de dónde salió y para dónde va.
• Cero doble digitación. Al facturar, la factura sale con el cliente, los productos y los precios de la remisión. No la vuelves a escribir.

Lo más importante, y es lo que la gente confunde: una remisión no descuenta tu inventario. Lo reserva.

Piénsalo así. Tienes 40 unidades. Remisionas 5:

• Tu inventario sigue diciendo 40, porque la mercancía todavía no se vendió: contablemente sigue siendo tuya.
• Pero aparece un aviso de 5 en remisiones, que son las que ya no puedes prometerle a nadie más.

Cuando facturas esas 5, ahí sí: el inventario baja a 35 y el "en remisiones" vuelve a 0. Quien mueve el inventario y la contabilidad es la factura, no la remisión. Por eso una remisión no aparece en tus libros contables ni en tus cuentas por cobrar: todavía no hay una venta, hay una entrega.

Ese número lo ves en la ficha de cada producto, en la columna En remisiones de su tabla de bodegas.

El estado de una remisión te dice en qué punto va:

• Sin facturar — salió la mercancía, no has facturado nada. Se puede editar, clonar, anular y eliminar.
• Facturada parcialmente — facturaste una parte. Ya no se puede editar (cambiarla desajustaría lo que ya facturaste), pero sí puedes seguir facturando lo que falta.
• Facturada — se facturó todo. El documento queda cerrado.
• Anulada — la entrega se cayó. La mercancía reservada vuelve a quedar disponible.

Y si anulas una factura, la remisión se reabre sola. Digamos que entregaste 5, facturaste 2 y después esa factura se anula: la mercancía vuelve a tu inventario, esas 2 unidades vuelven a contar como en remisiones, y la remisión pasa de nuevo a estar pendiente para que la factures cuando corresponda. No tienes que arreglar nada a mano. La factura anulada se queda listada al pie de la remisión, marcada como tal, para que se vea por qué volvió a abrirse.

Arriba a la derecha eliges la numeración, que le da el número al documento (por ejemplo REM-5) y sale de Configuración > Numeraciones. Es una numeración distinta de la de facturas: son dos consecutivos separados.

En Más ajustes están Bodega, Vendedor, Centro de costo y Lista de precios. La bodega importa más acá que en una cotización: es la bodega de donde sale la mercancía, o sea la que queda reservada, y la que hereda la factura.

• Cómo crear una remisión y qué diferencia hay con una orden de servicio.
• Por qué tu inventario no baja al remisionar, y cuándo baja.
• Cómo facturar una remisión completa o solo una parte.
• Qué puedes y qué no puedes hacer con una remisión que ya tiene facturas.
• Cómo imprimirla para que el cliente firme el recibido.

Para crear una remisión:

1. Ve a Contabilidad > Ingresos > Remisiones.
2. Haz clic en + Nueva remisión.
3. En Ajustes, elige el Tipo de documento: Remisión si entregas productos, Orden de servicio si prestas un servicio. Viene en Remisión por defecto.
4. Elige el Cliente. Es el único otro campo obligatorio.
5. Revisa las fechas. La de creación es hoy; la de vencimiento es hasta cuándo esperas formalizar la factura, y puedes dejarla en blanco.
6. Agrega los productos o servicios: uno por línea, con su cantidad, precio, descuento e impuesto. Al elegir un producto, la cantidad se pone en 1 y el impuesto se trae solo de su ficha.
7. Si vas a aplicar el mismo descuento a varias líneas, marca sus casillas, escribe el porcentaje en la barra de abajo y haz clic en Aplicar descuento.
8. Abre Más ajustes y confirma la Bodega de donde sale la mercancía.
9. Haz clic en Guardar.

Para facturar una remisión (completa o parcial):

1. Abre la remisión desde el listado.
2. Haz clic en Convertir.
3. Verás una línea por cada producto con cuánto entregaste, cuánto ya facturaste y cuánto vas a facturar ahora. Ese último campo viene con lo que falta; bájalo si solo vas a facturar una parte.
4. Elige la forma de pago y la bodega.
5. Haz clic en Convertir a factura.

La factura queda creada de verdad —con su numeración, su movimiento de inventario y su registro contable— y aparece listada al pie de la remisión.

Para imprimirla y que te firmen el recibido:

1. Abre la remisión y haz clic en Imprimir (o en ⋮ > Descargar PDF).
2. Sale el documento en hoja carta: tus datos arriba, los del cliente, los productos entregados y, al pie, dos líneas de firma — Elaborado por y Aceptada, firma y/o sello y fecha.
3. Desde el diálogo del navegador puedes imprimirlo o guardarlo como PDF.

Esa firma es para lo que existe una remisión: es tu prueba de que la mercancía se entregó. En el papel aparece la cantidad que entregaste, no lo que llevas facturado — el que recibe firma por lo que le llegó.

Para anular una remisión: ábrela, entra al menú ⋮ y elige Anular. Solo se puede si nunca llegó a tener una factura.

• "Remisioné y mi inventario no bajó" — es lo correcto, no es un error. La remisión reserva; el inventario baja cuando facturas. Mira la columna En remisiones en la ficha del producto para ver lo reservado.
• "No me deja editar la remisión" — ya tiene al menos una factura. Editarla desajustaría lo ya facturado. Esto no cambia aunque anules la factura: mientras exista una factura asociada, la remisión no se edita. Si te equivocaste, corrige con una nota crédito o crea una remisión nueva.
• "No me deja anular ni eliminar" — mismo motivo: tiene facturas asociadas. Y sigue sin poderse aunque esas facturas estén anuladas: lo que cuenta es que existieron. Anular y eliminar solo se pueden mientras la remisión no haya llegado nunca a una factura.
• "No puedo facturar la cantidad que quiero" — no puedes facturar más de lo que queda pendiente. La columna Pendiente del detalle te dice el tope de cada línea.
• "Entregué de otra bodega" — la bodega se elige en Más ajustes antes de guardar, y al convertir puedes cambiarla. Revisa que sea la correcta: es la que queda reservada.
• "No aparece en el libro diario" — no tiene que aparecer. Una remisión no genera registros contables; los genera su factura.

• No se pueden juntar varias remisiones en una sola factura. Hoy se factura una a la vez: si le entregaste tres veces al mismo cliente, salen tres facturas. Puedes facturar cada una completa o por partes, eso sí.
• No se puede convertir a tiquete, solo a factura de venta.
• La lista de precios se guarda pero no recalcula los precios de las líneas: sirve para heredarla a la factura.
• No hay moneda extranjera: todas las remisiones van en pesos.