Cómo registrar un pago a un proveedor

(Categoría: Contabilidad)

Un pago —o comprobante de egreso— es el registro de la plata que te sale. Sirve para pagarle a un proveedor una factura de compra, y también para dejar constancia de cualquier salida de dinero que no corresponda a una factura.

Es el espejo del pago recibido: allá registras lo que te entra, acá lo que se va.

• Sabes al día cuánto le debes a cada proveedor. Al registrar el pago, el saldo de la factura baja solo.
• Queda constancia de cada salida, con su número, su fecha y de qué cuenta salió el dinero.
• No pagas de más. El sistema te muestra exactamente cuánto le debes a cada factura y no te deja pasarte.
• Tu contabilidad se mueve sola: baja lo que debías y baja el saldo de la caja o el banco, sin que tengas que cuadrar nada a mano.

Un mismo comprobante puede hacer dos cosas a la vez:

• Pagar facturas de compra. Al elegir el contacto aparecen sus facturas con saldo, y le asignas a cada una cuánto le estás pagando.
• Registrar valores que no corresponden a ninguna factura: un gasto suelto, un servicio, un pago que no pasó por una factura de compra. Eso va contra la cuenta contable que elijas.

Puedes usar uno, el otro, o los dos en el mismo pago.

El contacto no es obligatorio. Si el egreso no es a un proveedor en particular, lo dejas vacío y registras el valor contra su cuenta.

Si a esa factura de compra le practicaste una retención, verás que la columna Por pagar es menor que el Total. No es un error.

Sobre una factura de $714.000 con una retención de $15.000, al proveedor le giras $699.000. Los $15.000 restantes no te los quedas tú: se los entregas a la DIAN a nombre de él. Por eso la factura queda completamente saldada pagando los $699.000 — su saldo pendiente llega a cero.

Y ojo: la retención se define en la factura de compra, no acá. En esta pantalla la ves para que entiendas la cifra, pero si necesitas cambiarla, se cambia en la factura.

Si tu negocio usa Contabilidad, cada pago queda anotado solo en tus libros y lo ves en Contabilidad → Libro diario:

| Cuenta | Débito | Crédito | |---|---|---| | Cuentas por pagar a proveedores | 699.000 | | | Caja (o el banco del que salió) | | 699.000 |

Baja lo que le debías al proveedor y baja tu efectivo. Simple, y sin línea de retención: esa ya había quedado registrada cuando emitiste la factura de compra.

Si tu negocio no usa Contabilidad, el pago funciona igual y el saldo de la factura baja, solo que no se anota en los libros.

A registrar el comprobante de egreso con el que le pagas a un proveedor o dejas constancia de una salida de dinero, y a leer por qué a veces le giras menos de lo que dice la factura.

1. Ve a Contabilidad → Gastos → Pagos y haz clic en "+ Crear pago".
2. Elige el contacto (opcional). Si es un proveedor al que le debes facturas, elígelo: al hacerlo aparece abajo la sección "Facturas pendientes". Si no está creado, usa "+ Nuevo proveedor" sin salir de la pantalla.
3. Revisa la forma de pago y la fecha. Si no es efectivo, elige también la cuenta bancaria de la que sale el dinero.
4. Elige un centro de costo (opcional), si quieres cargar el gasto a un área.
5. Escribe una nota de egreso (opcional).
6. En "Facturas pendientes", escribe cuánto le pagas a cada factura en la columna "Monto a pagar". Guíate por "Por pagar": es lo que realmente le debes, ya descontada la retención. Marca "Mostrar solo las facturas a pagar" si la lista es larga y quieres ver solo las que estás pagando.
7. Si el pago incluye algo que no es una factura, complétalo en el bloque de abajo: elige la cuenta contable en "Concepto", el valor, el impuesto si aplica, la cantidad y unas observaciones. Usa "Agregar cuenta contable" para más líneas.
8. Revisa el Total y haz clic en "Guardar". Verás el comprobante con las facturas asociadas y su desglose.
9. ¿Te equivocaste? Desde el detalle puedes Anular el comprobante (se pide un motivo): el saldo de las facturas vuelve a como estaba.

• "Asigna un monto a una factura de compra o agrega una cuenta contable": el comprobante está vacío — tiene que tener al menos una de las dos cosas.
• "Selecciona la cuenta bancaria": si la forma de pago no es efectivo, hay que indicar de qué cuenta sale el dinero.
• "El monto de CO-3 no puede superar lo que falta pagar": revisa la columna "Por pagar" de esa fila; no puedes pagarle más de lo que le debes.
• "Falta configurar la cuenta contable de...": el pago no puede contabilizarse porque falta un rol en Contabilidad → Parametrización contable. Configúralo y vuelve a guardar.
• No veo las facturas del proveedor: solo aparecen las que todavía tienen saldo. Si ya las pagaste todas, la lista sale vacía.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que lo revise en Equipo.

• No se pueden aplicar retenciones sobre los valores que no vienen de una factura. Si el egreso es un gasto suelto con retención, por ahora hay que registrarla aparte.
• La retención de una factura no se edita desde el pago: se ve, pero para cambiarla hay que ir a la factura de compra.
• No hay transferencias entre tus propias cuentas bancarias: esta pantalla es para pagos a terceros.
• Faltan acciones del comprobante: editar, eliminar, enviar por correo, adjuntar archivos y clonar. Por ahora se puede imprimir y anular.
• Solo pesos colombianos: no hay manejo de otras monedas.