Cómo registrar un pago a un proveedor

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un pago —o comprobante de egreso— es el registro de la plata que te sale. Sirve para pagarle a un proveedor una factura de compra, y también para dejar constancia de cualquier salida de dinero que no corresponda a una factura.

Es el espejo del pago recibido: allá registras lo que te entra, acá lo que se va.

¿En qué te beneficia?

Sabes al día cuánto le debes a cada proveedor. Al registrar el pago, el saldo de la factura baja solo.
Queda constancia de cada salida, con su número, su fecha y de qué cuenta salió el dinero.
No pagas de más. El sistema te muestra exactamente cuánto le debes a cada factura y no te deja pasarte.
Tu contabilidad se mueve sola: baja lo que debías y baja el saldo de la caja o el banco, sin que tengas que cuadrar nada a mano.

¿Cómo funciona?

Un mismo comprobante puede hacer dos cosas a la vez:

Pagar facturas de compra. Al elegir el contacto aparecen sus facturas con saldo, y le asignas a cada una cuánto le estás pagando.
Registrar valores que no corresponden a ninguna factura: un gasto suelto, un servicio, un pago que no pasó por una factura de compra. Eso va contra la cuenta contable que elijas.

Puedes usar uno, el otro, o los dos en el mismo pago.

El contacto no es obligatorio. Si el egreso no es a un proveedor en particular, lo dejas vacío y registras el valor contra su cuenta.

Por qué le pagas menos de lo que dice la factura

Si a esa factura de compra le practicaste una retención, verás que la columna Por pagar es menor que el Total. No es un error.

Sobre una factura de $714.000 con una retención de $15.000, al proveedor le giras $699.000. Los $15.000 restantes no te los quedas tú: se los entregas a la DIAN a nombre de él. Por eso la factura queda completamente saldada pagando los $699.000 — su saldo pendiente llega a cero.

Y ojo: la retención se define en la factura de compra, no acá. En esta pantalla la ves para que entiendas la cifra, pero si necesitas cambiarla, se cambia en la factura.

¿Qué pasa en tu contabilidad?

Si tu negocio usa Contabilidad, cada pago queda anotado solo en tus libros y lo ves en Contabilidad → Libro diario:

Cuenta	Débito	Crédito
Cuentas por pagar a proveedores	699.000
Caja (o el banco del que salió)		699.000

Baja lo que le debías al proveedor y baja tu efectivo. Simple, y sin línea de retención: esa ya había quedado registrada cuando emitiste la factura de compra.

Si tu negocio no usa Contabilidad, el pago funciona igual y el saldo de la factura baja, solo que no se anota en los libros.

¿Y si la compra está en dólares?

Una compra en dólares se paga en dólares. En el pago aparece el campo Moneda y propone la tasa de hoy (la vigente), que puedes cambiar con el lápiz. Solo se listan las compras de esa moneda, con sus valores en ella, y al pie ves el Total en dólares y el Total COP.

La deuda con el proveedor baja a la tasa que tenía la compra y tu banco sale a la tasa del pago. Si el dólar subió desde que compraste, pagaste más pesos: esa diferencia es una pérdida en cambio; si bajó, una ganancia. Vecipp la registra sola. Desde el detalle de la compra, Agregar pago te lleva directo al formulario con la compra elegida. También puedes pagar en dólares gastos a cuentas contables, con sus retenciones.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar el comprobante de egreso con el que le pagas a un proveedor o dejas constancia de una salida de dinero, y a leer por qué a veces le giras menos de lo que dice la factura.

Paso a paso para usar la función

Ve a Contabilidad → Gastos → Pagos y haz clic en "Nuevo pago".
Elige el contacto (opcional). Si es un proveedor al que le debes facturas, elígelo: al hacerlo aparece abajo la sección "Facturas pendientes". Si no está creado, usa "+ Nuevo proveedor" sin salir de la pantalla.
Elige la cuenta bancaria y la fecha. La cuenta bancaria (o caja) de la que sale el dinero es obligatoria; cuando eliges un proveedor, Vecipp te pone la última que usaste para pagarle (y la forma de pago de ese pago) y te avisa con «Hemos cargado la última cuenta bancaria utilizada para pagar a este proveedor». La forma de pago es opcional: Efectivo, Consignación bancaria, Transferencia, Cheque, Tarjeta crédito o Tarjeta débito.
Elige un centro de costo (opcional), si quieres cargar el gasto a un área.
Escribe una nota de egreso (opcional).
En "Facturas pendientes", escribe cuánto le pagas a cada factura en la columna "Monto a pagar". Guíate por "Por pagar": es lo que realmente le debes, ya descontada la retención. Marca "Mostrar solo las facturas a pagar" si la lista es larga y quieres ver solo las que estás pagando.
Si el pago incluye algo que no es una factura, complétalo en el bloque de abajo: elige la cuenta contable en "Concepto", el valor, el impuesto si aplica, la cantidad y unas observaciones. Usa "Agregar cuenta contable" para más líneas.
Revisa el Total y haz clic en "Guardar". Verás el comprobante con las facturas asociadas y su desglose.
¿Te equivocaste? Desde el detalle tienes tres salidas:
- Editar: abre el mismo formulario con todo lleno y el mismo número; al guardar, el pago y su registro contable quedan como los dejes. Al editar, las facturas que este pago ya saldó vuelven a aparecer con lo que debían antes de él.
- Clonar: abre un pago nuevo con los mismos datos de este —proveedor, cuenta bancaria, conceptos— y con el siguiente número. Sirve para los egresos que repites cada mes. El original no se toca.
- Anular (se pide un motivo): el comprobante queda anulado y el saldo de las facturas vuelve a como estaba.
- Eliminar: se pide confirmación («¿Deseas eliminar el pago No. …?» → Sí, eliminar) y el pago desaparece del listado y de los saldos. Un pago que ya está conciliado con el banco sí se edita, pero con la cuenta bancaria y el monto bloqueados (es lo que el banco ya confirmó): puedes cambiar la fecha, la forma de pago, el centro de costo y la nota, y sigue conciliado. Lo que no se puede es anularlo ni eliminarlo: para eso quita primero su conciliación. Queda registrado quién eliminó cada pago: lo ves en Configuración → Historial de operaciones («Se eliminó el pago CE-…»).
Envíalo por correo con "Enviar por correo": el destinatario sale del correo del contacto, puedes agregar más, pedir una copia para ti y cambiar el asunto y el texto con el lápiz. El asunto y el mensaje salen de tu plantilla «Correo de pago realizado»; con el lápiz aparece "Gestionar mis plantillas" para cambiarla (ver Plantillas de correo y WhatsApp). Se envía con el comprobante en PDF.
Adjunta los soportes (la factura del proveedor, la transferencia…) en "Archivos adjuntos" → "Subir archivo": puedes elegir varios a la vez, de hasta 10 MB cada uno. Haz clic en el nombre para descargarlo y en la ✕ para quitarlo.

¿Vas a mover dinero entre tus propias cuentas? Eso no es un pago: usa Bancos y cajas → Transferir. Ahí eliges la cuenta de origen, la de destino, el monto y la fecha, y Vecipp deja el comprobante contable del traslado. El aviso azul del formulario de pago te lleva directo.

Si le retienes a un gasto que no venía facturado: en el bloque Cuentas contables, abre «Retenciones sobre valores de cuentas contables» y agrega la retención (tipo, base y %). Solo afecta a lo de ese bloque, no a las facturas de compra —esas ya traen su retención de la factura—. Abajo verás «- Retenciones» y el «Total a pagar», que es lo que de verdad sale de tu cuenta. En el detalle del pago esas retenciones aparecen en su propia tabla, con «- Retenciones» y «Total pagado» en los totales, y al Editar el pago vuelven cargadas para que no se pierdan.

Para corregir la retención de una factura sin salir del pago: en la columna Retenciones de Facturas pendientes, pulsa el lápiz. Se abre el editor con lo que ya tiene esa factura; al guardar, el Por pagar de la fila se actualiza solo.

¿Quieres ver el movimiento contable? En el detalle del pago, el bloque Contabilidad muestra el asiento completo —código, cuenta, débito y crédito— con los totales al pie. Si le aplicaste retenciones, ahí ves que lo retenido quedó en su cuenta y que del banco salió solo el neto.

Para encontrar un pago en el listado:

Escribe el nombre del proveedor o contacto en la caja Contacto.
Haz clic en Filtrar para buscar por Número, Contacto, Detalles (la factura o el concepto que pagaste), Creación, Cuenta (de dónde salió la plata), Conciliada (Conciliada o No conciliada) o Monto.
Haz clic en el título de cualquier columna, menos Detalles, para ordenar por ella.
La columna Conciliado te dice si ese pago ya se cruzó con el extracto del banco, y Estado si está Abierto (vigente) o Anulado.

Desde el menú ⋮ de cada fila puedes Ver detalle, Imprimir el comprobante de egreso o Anular el pago. Para varios a la vez, márcalos con las casillas: Imprimir saca un comprobante por hoja y Descargar PDF baja un solo archivo, Transacciones.pdf, con un comprobante por página.

Para adelantarle plata a un proveedor (anticipo) y aplicarla después a su factura, mira la guía Anticipos a proveedores.

Comprobantes de egreso que registra el POS solo. Si usas turnos de caja, en esta lista verás, sin contacto y con «Transferencias bancarias» en Detalles, los egresos que mueven el dinero de cada turno: al abrir con base, el que la saca del banco base (observación «Apertura de turno»); al cerrar, el que saca el dinero esperado del banco «Efectivo POS» de la terminal (observación «Cierre de turno»). Cada uno tiene su pareja, un recibo de caja, en Pagos recibidos. No se editan, anulan ni eliminan: cambiarlos descuadraría los dos bancos.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Asigna un monto a una factura de compra o agrega una cuenta contable": el comprobante está vacío — tiene que tener al menos una de las dos cosas.
"Selecciona la cuenta bancaria": todo pago sale de una cuenta bancaria o de una caja; elige de cuál.
"El monto de CO-3 no puede superar lo que falta pagar" o "El monto aplicado a CO-3 no puede ser mayor a lo que falta pagar": revisa la columna "Por pagar" de esa fila; no puedes pagarle más de lo que le debes. Lo que falta pagar ya descuenta las retenciones de la factura, lo que pagaste antes, las notas débito o de ajuste y el Cerrar sin pago.
"… ya no tiene saldo por pagar": esa factura o documento soporte ya está saldado (puede que lo haya pagado otra persona mientras llenabas el formulario). Recarga la página.
"… es de otro proveedor: elige ese proveedor en Contacto para pagarle": un pago solo salda facturas del proveedor que eliges en Contacto. Si cambias de proveedor, los montos que habías escrito se borran.
"Una misma factura de compra aparece dos veces en el pago": deja una sola fila con el monto total.
"No se pudieron cargar las facturas de este proveedor": falló la conexión al buscarlas. Pulsa Reintentar.
"Falta configurar la cuenta contable de...": el pago no puede contabilizarse porque falta un rol en Contabilidad → Parametrización contable. Configúralo y vuelve a guardar.
"Este pago está conciliado y no se puede eliminar" o "…su cuenta bancaria/su monto no se puede cambiar": el banco ya lo confirmó en una conciliación. Puedes editar lo demás; para anularlo, eliminarlo o cambiar la cuenta o el monto, elimina primero esa conciliación en Bancos.
El pago no muestra "Editar" sino "Editar anticipos": es un anticipo que ya se aplicó a facturas de compra; cambia o quita sus aplicaciones desde ahí.
No veo las facturas del proveedor: solo aparecen las que todavía tienen saldo. Si ya las pagaste todas, la lista sale vacía.
No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que lo revise en Equipo.
"Es la transferencia automática de un turno de caja y no se puede anular (o eliminar): mueve el dinero entre dos bancos.": ese egreso lo creó el POS al abrir o cerrar un turno. Déjalo como está.
Anular, Eliminar o Editar aparecen en gris: pasa el mouse por encima y verás por qué (por ejemplo, el pago está conciliado, devuelve el dinero de una nota crédito o es un anticipo ya aplicado).
"Tu plan de Contabilidad no está activo: … no enviarlo por correo": sin plan activo puedes ver, imprimir y descargar tus pagos, pero no enviarlos por correo.

Qué no hace todavía

No registras aquí transferencias entre tus propias cuentas bancarias: esta pantalla es para pagos a terceros. Para mover plata entre tus cuentas usa Transferir en Bancos; las únicas transferencias que ves aquí son las automáticas de los turnos del POS.
Un pago conciliado no cambia de cuenta ni de monto: para eso, quita primero su conciliación bancaria.
Un anticipo con aplicaciones no se anula (sí se elimina, y con él sus aplicaciones).
Un anticipo en otra moneda no se aplica a una compra: se registra, pero no aparece para aplicarlo.
El asiento de un pago en otra moneda se ve solo en pesos en el detalle del pago.