Cómo registrar una factura de compra

(Categoría: Contabilidad)

Una factura de compra es el registro de lo que le compras a un proveedor: la mercancía que entra a tu bodega, pero también el arriendo, los servicios públicos, la papelería o cualquier gasto del negocio. Es el espejo de la factura de venta: allá registras lo que te compran, acá lo que compras tú.

• Tu inventario se actualiza solo. Al guardar la compra entra el stock y se recalcula el costo de cada producto — sin planilla aparte.
• No pierdes el IVA que pagaste. Cada compra deja registrado el IVA descontable, que es plata que restas de lo que le debes a la DIAN. Sin registrarlo, lo pagas dos veces.
• Sabes cuánto debes y a quién. Cada factura queda con su saldo por pagar y su vencimiento.
• Las retenciones que le practicas al proveedor quedan guardadas como lo que son: una deuda tuya con la DIAN, no con él.
• Registras gastos, no solo mercancía. El arriendo o el internet entran por la misma puerta y van directo a la cuenta de gasto que corresponde.

Aquí ves todas las compras de tu negocio, incluidas las que registró el cajero desde POS > Compras. Al revés no pasa: lo que registres acá no le aparece al cajero, para que su pantalla de caja solo tenga lo suyo.

Y esta es la pantalla completa: además de mercancía puedes registrar gastos y servicios (eligiendo una cuenta contable en la columna Concepto) y practicar retenciones, dos cosas que desde el POS no se pueden.

Cada línea de la factura tiene un Concepto, y ahí está la clave: puedes elegir un producto de tu inventario o una cuenta contable.

• Si eliges un producto, la compra suma stock en la bodega y el costo se rellena solo con el costo del producto (no con su precio de venta).
• Si eliges una cuenta contable, no se mueve inventario: es un gasto o un servicio, y se registra contra esa cuenta.

Sobre esa línea se aplican el descuento y el impuesto, cada uno en su columna, y el total de la línea se calcula solo.

Cuando le practicas una retención a tu proveedor, aparecen dos cifras y conviene no confundirlas:

• Total es lo que vale la factura: la mercancía o el servicio, más el IVA.
• Total a pagar es lo que efectivamente le giras al proveedor: el total menos lo retenido.

Lo retenido no se lo quedas tú: se lo entregas a la DIAN a nombre del proveedor. Por eso baja lo que le debes a él y sube lo que le debes al Estado.

Y una diferencia importante con las ventas: en una compra la retención va en la factura, no en el pago. Tiene sentido — acá la practicas tú, así que la conoces desde el momento de registrar el documento; en una venta te la practica el cliente y solo la sabes cuando te paga.

Si tu negocio usa Contabilidad, cada compra queda anotada sola en tus libros y la ves en Contabilidad → Libro diario como Compras. Sobre una compra de $600.000 más IVA del 19%, con una retención en la fuente del 2,5%:

| Cuenta | Débito | Crédito | |---|---|---| | Impuesto a las ventas a favor (el IVA que pagaste) | 114.000 | | | Inventarios (o la cuenta del gasto) | 600.000 | | | Cuentas por pagar a proveedores | | 699.000 | | Retención en la fuente por pagar | | 15.000 |

Fíjate en que lo que le debes al proveedor son $699.000 y no $714.000: los $15.000 restantes son la retención, que ahora le debes a la DIAN.

Si tu negocio no usa Contabilidad, nada de esto ocurre: la compra registra el inventario y el saldo del proveedor igual que siempre.

A registrar la factura que te entrega un proveedor, sea de mercancía o de un gasto, con sus impuestos, sus descuentos y las retenciones que le practiques — y a leer los dos totales para saber cuánto girarle.

1. Ve a Contabilidad → Gastos → Facturas de compra y haz clic en "Nueva compra". (También llegas por POS → Compras: es la misma pantalla.)
2. Elige el proveedor. Si no está creado, usa "+ Nuevo proveedor" sin salir de la pantalla.
3. Elige la bodega que recibe la mercancía. Si la compra es solo de gastos, igual queda registrada la bodega, pero no se mueve stock.
4. Revisa las fechas: Fecha de emisión viene con la de hoy, y Fecha de vencimiento es opcional — ponla si el proveedor te dio plazo.
5. Escribe el N.º de la factura del proveedor (opcional) — es el número que trae su documento, distinto del consecutivo que Vecipp le asigna a la compra.
6. Llena las líneas. En "Concepto" busca y elige un producto o una cuenta contable. Luego completa:
   • Costo: se rellena solo con el costo del producto; puedes cambiarlo.
   • Desc % e Impuesto %: el porcentaje de descuento y el del impuesto de esa línea.
   • Cantidad y Observaciones (opcional). El Total de la línea se calcula solo. Usa "Agregar línea" para las que falten.
7. Si le practicas retención, haz clic en "Agregar retención": elige el tipo (Retención en la fuente, ReteICA o ReteIVA), la base —viene rellena con el subtotal sin IVA— y el %. El valor se calcula solo, y abajo aparecen "- Retenciones" y "Total a pagar".
8. Haz clic en "Guardar". Verás el detalle de la compra con sus conceptos, sus retenciones y el desglose de totales.
9. Cuando le pagues al proveedor, entra al detalle y usa "Registrar abono" — el saldo se descuenta del Total a pagar, no del total.

• "Selecciona un proveedor": la factura de compra siempre va a nombre de alguien; créalo desde el mismo selector si no existe.
• "Selecciona la bodega que recibe la compra": pasa cuando el negocio todavía no tiene bodegas creadas — créala en Inventario → Bodegas.
• "Selecciona un producto o una cuenta contable en cada fila": quedó una línea vacía. Elige su concepto o bórrala con el ícono de la papelera.
• "No puedes agregar el mismo producto dos veces": junta las cantidades en una sola línea. (Una misma cuenta contable sí se puede repetir.)
• "La cuenta contable de una de las líneas... es de resumen": elegiste una cuenta que agrupa a otras. Elige una cuenta de movimiento, que es donde de verdad se registran los valores.
• "Falta configurar la cuenta contable de...": la compra no puede contabilizarse porque falta un rol en Contabilidad → Parametrización contable. Configúralo y vuelve a guardar.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en POS o en Contabilidad — pide a un administrador que lo revise en Equipo.

• No se puede cargar la factura desde un archivo o una imagen. Por ahora la compra se registra a mano.
• Sin catálogo de retenciones con tarifas. Cada retención se escribe a mano (tipo, base y porcentaje); no hay una lista de conceptos con su tarifa configurada.
• El pago a proveedores todavía no se contabiliza. Puedes registrar el abono y el saldo baja, pero ese pago no llega solo al Libro diario.
• El descuento y el impuesto se escriben como porcentaje por línea, no se eligen de una lista de impuestos configurados.