Cómo registrar una factura de compra

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una factura de compra es el registro de lo que le compras a un proveedor: la mercancía que entra a tu bodega, pero también el arriendo, los servicios públicos, la papelería o cualquier gasto del negocio. Es el espejo de la factura de venta: allá registras lo que te compran, acá lo que compras tú.

¿En qué te beneficia?

• Tu inventario se actualiza solo. Al guardar la compra entra el stock y se recalcula el costo de cada producto — sin planilla aparte.
• No pierdes el IVA que pagaste. Cada compra deja registrado el IVA descontable, que es plata que restas de lo que le debes a la DIAN. Sin registrarlo, lo pagas dos veces.
• Sabes cuánto debes y a quién. Cada factura queda con su saldo por pagar y su vencimiento.
• Las retenciones que le practicas al proveedor quedan guardadas como lo que son: una deuda tuya con la DIAN, no con él.
• Registras gastos, no solo mercancía. El arriendo o el internet entran por la misma puerta y van directo a la cuenta de gasto que corresponde.

¿Cómo funciona?

Aquí ves todas las compras de tu negocio, incluidas las que registró el cajero desde POS > Compras. Al revés no pasa: lo que registres acá no le aparece al cajero, para que su pantalla de caja solo tenga lo suyo.

Y esta es la pantalla completa: además de mercancía puedes registrar gastos y servicios (eligiendo una cuenta contable en la columna Concepto) y practicar retenciones, dos cosas que desde el POS no se pueden.

Cada línea de la factura tiene un Concepto, y ahí está la clave: puedes elegir un producto de tu inventario o una cuenta contable.

• Si eliges un producto, la compra suma stock en la bodega y el costo se rellena solo con el costo del producto (no con su precio de venta).
• Si eliges una cuenta contable, no se mueve inventario: es un gasto o un servicio, y se registra contra esa cuenta.

Sobre esa línea se aplican el descuento y el impuesto, cada uno en su columna, y el total de la línea se calcula solo.

Por qué hay dos totales: "Total" y "Total a pagar"

Cuando le practicas una retención a tu proveedor, aparecen dos cifras y conviene no confundirlas:

• Total es lo que vale la factura: la mercancía o el servicio, más el IVA.
• Total a pagar es lo que efectivamente le giras al proveedor: el total menos lo retenido.

Lo retenido no se lo quedas tú: se lo entregas a la DIAN a nombre del proveedor. Por eso baja lo que le debes a él y sube lo que le debes al Estado.

Y una diferencia importante con las ventas: en una compra la retención va en la factura, no en el pago. Tiene sentido — acá la practicas tú, así que la conoces desde el momento de registrar el documento; en una venta te la practica el cliente y solo la sabes cuando te paga.

¿Qué pasa en tu contabilidad?

Si tu negocio usa Contabilidad, cada compra queda anotada sola en tus libros y la ves en Contabilidad → Libro diario como Compras. Sobre una compra de $600.000 más IVA del 19%, con una retención en la fuente del 2,5%:

Fíjate en que lo que le debes al proveedor son $699.000 y no $714.000: los $15.000 restantes son la retención, que ahora le debes a la DIAN.

Si tu negocio no usa Contabilidad, nada de esto ocurre: la compra registra el inventario y el saldo del proveedor igual que siempre.

¿Y si le compras en dólares u otra moneda?

Si tu proveedor te factura en dólares, elige la moneda en el campo Moneda de la franja de arriba, junto a Bodega (las monedas se crean en Configuración → Monedas). Debajo aparece la tasa, por ejemplo "1 USD = 4000 COP ✎": con el lápiz la cambias por la de tu factura, y si marcas "Utilizar esta tasa de ahora en adelante" queda como la tasa de tus próximos documentos.

Los precios se escriben en dólares (el costo de tus productos entra dividido por la tasa) y al pie ves el Total USD y el Total COP. Tu contabilidad queda en pesos, a la tasa de la factura: lo que le debes al proveedor es el Total COP. Cuando le pagues a otra tasa, la diferencia se registra sola como ganancia o pérdida en cambio. El detalle de la factura muestra todo en dólares, con la tasa arriba y el asiento en pesos y en dólares.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar la factura que te entrega un proveedor, sea de mercancía o de un gasto, con sus impuestos, sus descuentos y las retenciones que le practiques — y a leer los dos totales para saber cuánto girarle.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a Contabilidad → Gastos → Facturas de compra y haz clic en "Nueva factura de compra". Se abre una hoja igual al documento que vas a registrar. (Desde POS → Compras hay un formulario más corto, solo con productos del inventario.)

2. Arriba, en el bloque gris, elige la bodega que recibe la mercancía. Si no la necesitas a la vista, ocúltala en "Personalizar opciones".

3. En la esquina derecha de la hoja, en "No.", escribe el número que trae la factura de tu proveedor. Es distinto del consecutivo interno que Vecipp le asigna a la compra (lo ves luego en el detalle).

4. Elige el proveedor. Al elegirlo se llenan solos su Identificación y su Teléfono. Si no está creado, usa "+ Nuevo proveedor" sin salir de la hoja. Si su factura es electrónica, puedes pegar su código en "CUFE" (opcional, 96 caracteres; viene en el PDF o el XML que te mandó): con él, el Conciliador fiscal la reconoce sola.

5. Revisa las fechas: Creación y Vencimiento vienen con la de hoy. Cambia el vencimiento si el proveedor te dio plazo. El vencimiento es obligatorio: sin él no se puede guardar, ni dejarlo en blanco al editar la factura.

6. Llena las líneas. En "Concepto" busca y elige un producto o una cuenta contable. Luego completa:

   • Precio: se rellena solo con el costo del producto (no con su precio de venta); puedes cambiarlo.
   • Desc % e Impuesto %: el porcentaje de descuento y el del impuesto de esa línea.
   • Cantidad y Observaciones (opcional). El Total de la línea se calcula solo. Usa "Agregar línea" para las que falten.

7. Si le practicas retención, haz clic en "+ Agregar retención": elige el tipo (Retención en la fuente, ReteICA o ReteIVA), la base —viene rellena con el subtotal sin IVA— y el %. El valor se calcula solo, y abajo aparecen "- Retenciones" y "Total a pagar".

8. Si esa compra viene de una orden de compra que ya le habías hecho al proveedor, haz clic en "+ Órdenes de compra": aparece un bloque Orden de compra donde eliges la orden, y sus líneas aparecen en ese bloque, debajo de la tabla de arriba, con los precios que pactaste, no con los del catálogo de hoy (puedes cambiarlas, y la flecha de la derecha pliega el bloque). La fila vacía de arriba no se guarda. Puedes traer varias. La ✕ de la derecha quita la orden y las líneas que trajo. Las líneas llegan con lo que falta por facturar de la orden: ajusta las cantidades a lo que recibiste. Al guardar, la orden queda Facturada si se completó, o Parcial si falta algo (lo puedes traer en otra factura después). Si pones más de lo pendiente, Vecipp te pregunta «¿Recibiste más de lo pedido?» antes de guardar.

   El botón está apagado hasta que elijas el proveedor —solo entonces se sabe qué órdenes mostrar— y solo lista las que todavía no has facturado.

9. Si a ese proveedor ya le habías entregado un anticipo, al elegirlo aparece un aviso: "Tienes un saldo a favor de … por anticipos entregados a este proveedor". Pulsa "Asociar anticipos" y escribe, en Monto aplicado, cuánto de ese anticipo quieres descontar de esta factura. Al guardar se aplica solo.

   Antes esto solo se podía hacer después, entrando al detalle. Por eso era fácil pagarle dos veces al mismo proveedor sin darte cuenta.

10. Al pie tienes dos cuadros: Términos y condiciones y Notas. Los dos salen en la impresión del documento.

11. En Comentarios puedes dejarle una nota a tu equipo antes de guardar —se publica sola al crear la factura, aunque no pulses el botón de enviar— y en Recordatorios agendar un aviso con +.

12. Guarda con uno de los tres botones: "Guardar" (te lleva al detalle), "Guardar y crear nueva" (te deja una hoja en blanco para la siguiente) o "Guardar y agregar pago" (guarda y te abre el pago enseguida). Verás el aviso "La factura fue creada exitosamente".

13. Cuando le pagues al proveedor, entra al detalle y usa "+ Agregar pago" — el saldo se descuenta del Total a pagar, no del total.

14. Si ya le habías adelantado plata (un anticipo), usa "Más acciones → Aplicar anticipos": eliges cuánto de cada anticipo usas y la factura queda pagada por ese valor. Lo aplicado se ve en Pagado y en la pestaña "Anticipos".

El detalle de la factura de compra se titula "Factura de compra: N" (N es el número de tu proveedor) y tiene arriba Editar · Imprimir · Descargar · + Agregar pago · Más acciones (Clonar, Aplicar anticipos, Aplicar nota débito y Adjuntar archivo). Debajo verás Valor total · Retenido · Notas débito · Pagado · Por pagar, y la hoja del documento con una cinta en la esquina: POR PAGAR mientras le debas algo y PAGADA cuando quede saldada. Si le practicaste una retención, la hoja la muestra como "RETENCIÓN APLICADA" bajo los productos. Más abajo, la Bodega y el Consecutivo interno, tus archivos adjuntos, las pestañas Pagos (Pagos asociados), Contabilidad (el asiento que generó; es la que abre primero), Anticipos y Notas débito cuando la factura los tiene, y los comentarios de tu equipo (no salen en la impresión). Descargar abre la ventana de impresión: elige "Guardar como PDF". Guía completa de anticipos: Cómo registrar y aplicar los anticipos a tus proveedores.

Para repetir una compra, usa "Clonar" (en Más acciones del detalle o en el menú ⋮ del listado): se abre una factura nueva con el mismo proveedor, bodega, líneas, retenciones y notas. Solo cambias lo que haga falta y guardas.

Para encontrar una factura de compra en el listado:

1. Haz clic en Filtrar y elige Número, Proveedor, Fecha de creación o Fecha de vencimiento. Cada filtro queda como una etiqueta encima de la tabla: haz clic en ella para cambiar su valor, o en la papelera para quitarlo.
2. Haz clic en el título de una columna (Número, Proveedor, Creación o Vencimiento) para ordenar por ella; otro clic invierte el orden.
3. Si la fecha de Vencimiento sale en rojo, esa factura ya se venció y todavía le debes algo al proveedor.
4. La columna Por pagar es lo que le debes de verdad: el total menos lo que ya pagaste, las retenciones (esas se le pagan a la DIAN) y las notas débito que le aplicaste.
5. En Más acciones > Exportar descargas un Excel con las mismas facturas que estás viendo, con los filtros puestos.

Desde cada fila puedes pagar con el ícono de la mano con monedas (solo aparece si queda algo por pagar) o abrir el menú ⋮: Ver detalle, Clonar, Editar (mientras no esté pagada del todo), Imprimir y Eliminar (solo si todavía no tiene pagos). Si marcas varias facturas del mismo proveedor, arriba aparece Agregar pago para pagarlas en un solo comprobante: el pago abre con ese proveedor y con lo que debes de cada factura ya escrito (puedes bajar el valor si solo abonas).

Para agregar o cambiar retenciones de una factura ya guardada, entra al detalle y usa Más acciones → "Agregar retenciones" (si ya tiene alguna, el botón dice "Editar retenciones"):

1. Pulsa "+ Agregar retención".
2. Elige la retención de la lista —Compras (2,5 %), Honorarios y comisiones (10 %), ReteICA, ReteIVA y 9 más—. Al elegirla, la Base se llena sola con el subtotal sin IVA y el Valor con base × porcentaje.
3. Cambia la base o el valor si tu caso es distinto, o quita la fila con la ×.
4. El plegable "Totales de la factura" te muestra en vivo cómo queda el Retenido y el Por pagar.
5. Pulsa Guardar.

Esto no crea otro documento: corrige la misma factura y su contabilidad. Lo que cambia es que la deuda con el proveedor baja (la retención se la pagas a la DIAN, no a él).

Para cerrar una factura que ya no vas a pagar —porque el proveedor te la condonó, hubo un acuerdo, o la registraste por error— usa Más acciones → "Cerrar sin pago":

1. Elige la Fecha del ajuste.
2. Elige la Numeración del comprobante (el tipo ya viene fijo: Ajustes por cierre sin pago en compras).
3. Elige la Cuenta contable que recibe el saldo — normalmente una de otros ingresos o de ajustes. Consúltalo con tu contador.
4. Revisa las Observaciones (vienen escritas) y pulsa Guardar.

La factura queda marcada PAGADA con Por pagar en $0, sin mover un peso de tus bancos: solo se descarga la deuda en tu contabilidad. Después de cerrarla ya no acepta pagos ni se puede editar. Para revertirlo, ve a Contabilidad → Comprobantes contables, busca el comprobante que dice "Se ajusta a causa del cierre de la factura de proveedor número…" y anúlalo: la factura vuelve a quedar pendiente sola.

Para corregir una factura entera (líneas, cantidades, precios o impuestos), usa el botón "Editar" del detalle: se abre la misma hoja con todo cargado, cambias lo que necesites y pulsas Guardar. Conserva su número y corrige su contabilidad en el mismo asiento.

Editar se apaga cuando la factura tiene anticipos aplicados, notas débito o un cierre sin pago encima: esos documentos apuntan a su saldo, y cambiarlo los dejaría descuadrados. Quítalos primero y vuelve a intentar.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "Selecciona un proveedor": la factura de compra siempre va a nombre de alguien; créalo desde el mismo selector si no existe.
• "El CUFE son 96 caracteres: números y letras de la a a la f.": copiaste el código incompleto o con espacios. Cópialo entero del PDF o del XML de tu proveedor, o deja el campo vacío.
• "Selecciona la bodega que recibe la compra": pasa cuando el negocio todavía no tiene bodegas creadas — créala en Inventario → Bodegas.
• "Selecciona un producto o una cuenta contable en cada fila": quedó una línea vacía. Elige su concepto o bórrala con el ícono de la papelera.
• "No puedes agregar el mismo producto dos veces": junta las cantidades en una sola línea. (Una misma cuenta contable sí se puede repetir.)
• "La cuenta contable de una de las líneas... es de resumen": elegiste una cuenta que agrupa a otras. Elige una cuenta de movimiento, que es donde de verdad se registran los valores.
• "Falta configurar la cuenta contable de...": la compra no puede contabilizarse porque falta un rol en Contabilidad → Parametrización contable. Configúralo y vuelve a guardar.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en POS o en Contabilidad — pide a un administrador que lo revise en Equipo.

Qué no hace todavía

• La compra en otra moneda se registra desde Contabilidad: el POS registra sus compras en pesos. Una compra que ya tiene pagos o retenciones no cambia de moneda al editarla (sí de tasa).
• No se puede cargar la factura desde un archivo o una imagen. Por ahora la compra se registra a mano.
• El descuento y el impuesto se escriben como porcentaje por línea, no se eligen de una lista de impuestos configurados.
• No se pueden importar facturas de compra desde Excel.
• La lista de retenciones no se puede editar. Trae 13 conceptos con su tarifa, y puedes cambiar la base y el valor de cada fila, pero todavía no puedes guardar un concepto nuevo en una lista propia.
• Al editar una factura, su retención no se recalcula sola. Si cambias la cantidad o el precio, la retención se queda con la base que tenía; ajústala desde Editar retenciones si hace falta.
• ⚠️ Editar una factura de productos mueve el costo promedio de esos productos. Si ya vendiste algo de esa compra, esas ventas conservan el costo que tenían. Si te importa el margen exacto, revísalo con tu contador antes de editar.
• El "Por pagar" de la pantalla de retenciones no descuenta un cierre sin pago. El dato bueno es el del detalle de la factura.
• "+ Agregar pago" abre un pago rápido con valor, fecha y método; para un pago con más detalle (varias facturas, cuenta bancaria, observaciones), usa Gastos → Pagos.
• No hay campo de "Términos y condiciones" en la hoja, solo Notas.