Ventas por ítem y por cliente

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Son las dos formas de mirar lo mismo —tus ventas— desde el ángulo que sirve para decidir:

• Ventas por ítem responde ¿qué se está vendiendo? Cada producto o servicio, con cuántas unidades salieron y cuánta plata dejaron, ya descontadas las devoluciones.
• Ventas por cliente responde ¿quién me está comprando? Cada cliente, con cuántas veces compró y cuánto gastó.

¿En qué te beneficia?

• Sabes qué reponer y qué dejar de comprar. Los productos que encabezan la lista son los que no pueden faltarte; los del final llevan meses ocupando plata en tu bodega.
• Ves lo que de verdad se quedó vendido. Si un cliente te devolvió un producto, esas unidades y esa plata ya no cuentan como venta.
• Sabes a quién cuidar. En casi todo negocio, un puñado de clientes hace la mayoría de las ventas. Los dos gráficos de Mejores Clientes te los muestran de una sola mirada, y la tabla te da la lista para una campaña de fidelización.
• Se lo muestras a quien lo necesite sin darle acceso a tu empresa. Con Compartir le mandas un link a tu contador, a tu socio o a tu proveedor: ve el reporte sin tener cuenta en Vecipp, y el link caduca solo.
• Lo llevas a Excel en un clic para cruzarlo con tus compras o armar tu pedido.

¿Cómo funciona?

Los dos se arman con los documentos de venta del período que elijas, ya vengan del POS o de Contabilidad. Se cuenta lo facturado, no lo cobrado: una venta a crédito aparece aquí desde el día que la emites. Si lo que quieres saber es qué te falta cobrar, ese es el reporte de Cuentas por cobrar.

⚠️ Las facturas anuladas y los borradores no cuentan.

• Suman tus facturas y tus notas débito.
• Restan tus notas crédito (devoluciones) por lo que valían antes de impuestos, y el impuesto devuelto sale de los impuestos: ese IVA ya no se lo cobraste al cliente, así que tampoco es tuyo.
• 🔑 Tú eliges en qué fecha resta una nota crédito, desde Personalizar. Cada reporte guarda su elección, y cada persona de tu equipo tiene la suya:
  • Fecha de la nota crédito (la que viene elegida): resta en el período en que registraste la devolución. Si en ese período no hubo venta, la fila puede salir en negativo — es la devolución de una venta de otro mes.
  • Fecha de la factura: resta en el período de la venta original, así que ves cuánto quedó vendido de ese mes.
• Los tres reportes de ventas cuadran: en el mismo período, Antes y Después de impuestos dan igual en Ventas generales, Ventas por ítem y Ventas por cliente.

En Ventas por ítem cada fila es un producto o servicio, con dos totales arriba: antes de impuestos (lo que es realmente tu venta) y después de impuestos (lo que el cliente pagó). El impuesto no es tuyo: lo recaudas para la DIAN. Una nota crédito quita las unidades y la plata del producto devuelto, con el mismo descuento que tuvo al venderse. Los cobros de monto libre del POS también aparecen, agrupados bajo Venta simple.

En Ventas por cliente cada fila es un cliente, con su identificación debajo del nombre, y la cuenta va así:

Subtotal − Descuentos − Devoluciones = Antes de impuestos
                     + Impuestos     = Después de impuestos

• Devoluciones es lo que valían antes de impuestos las notas crédito de ese cliente; su impuesto ya está restado en Impuestos.
• Número de ventas cuenta sus facturas. Una nota débito suma a sus valores, pero no es una venta más.
• Un cliente que en el período solo te devolvió algo también aparece, con 0 ventas y cifras en negativo.
• Arriba, dos gráficos de Mejores Clientes: uno por la plata que te dejó cada cliente (después de impuestos) y otro por cuántas veces te compró. Muestran a los 10 primeros; la tabla los trae todos.
• Tú eliges qué columnas ver, desde Personalizar › Campos de la tabla. La descarga sale con esas mismas columnas.

Compartir un link crea una dirección única para el reporte, con los mismos filtros que tenías en pantalla (en Ventas por cliente, también las mismas columnas). Quien la recibe no necesita cuenta. Tú decides:

El link deja de abrir después de su fecha de caducidad o en cuanto lo eliminas.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Dónde están los dos reportes y qué significa cada columna.
• Cómo elegir el período, buscar, ordenar y descargar.
• Cómo decidir en qué fecha restan tus notas crédito y qué columnas ver.
• Cómo compartir un reporte con un link y cómo quitarle el acceso a alguien.
• Cómo leer los gráficos de Mejores Clientes.

Paso a paso

1. Abre el reporte. Ve a Reportes, entra a la categoría Ventas y elige Ventas por ítem o Ventas por cliente.

2. Elige el período. Pulsa el botón de las fechas, elige un atajo (Este mes, Mes anterior, Este año…) o marca las fechas en el calendario, y pulsa Generar Reporte en Ventas por ítem o Actualizar en Ventas por cliente. Hasta que no lo pulses, el reporte sigue mostrando el período anterior. En Ventas por cliente, Actualizar con el mismo período vuelve a traer las cifras, por si registraste ventas mientras lo mirabas.

3. Lee y ordena la tabla. Ventas por ítem viene ordenada por Número de ítems y Ventas por cliente por Después de impuestos, de mayor a menor. Pulsa el nombre de una columna para ordenar por ella, primero de menor a mayor; púlsalo otra vez para invertir el orden. En Ventas por ítem, el nombre del producto abre su ficha en otra pestaña.

4. Busca. En Ventas por ítem pulsa Filtrar y escribe en Ítem o en Referencia: te sugiere los que coinciden, y Cerrar vuelve a mostrar todo. En Ventas por cliente escribe el nombre o la identificación en Buscar cliente.

5. Personaliza. Pulsa el ícono Personalizar (el de los controles deslizantes) y marca Fecha de la factura o Fecha de la nota crédito. En Ventas por cliente, marca además en Campos de la tabla las columnas que quieres ver. Pulsa Guardar: el reporte se actualiza al instante y la próxima vez que entres seguirá así.

6. Descárgalo. Pasa el puntero por Descargar (o púlsalo) y elige Descargar Excel o Descargar CSV. Los dos traen las mismas cifras de la pantalla y, arriba de la tabla, el nombre del reporte con tu empresa y el período que tenías filtrado, así sabes de qué fechas es el archivo aunque le cambies el nombre; en Ventas por cliente la identificación va en su propia columna y solo salen las columnas que tengas visibles. El CSV sirve para subirlo a otro programa; el Excel, para trabajarlo tú.

7. Compártelo. Pulsa el ícono Compartir:

• Elige la fecha del link (viene la de mañana; según el reporte el campo se llama Fecha de caducidad del link o Fecha de expiración del link, es lo mismo) y los Permisos.
• Escribe uno o varios correos separados por coma (máximo 10) y pulsa Compartir. A cada uno le llega un correo firmado por tu empresa, con el nombre del reporte, el período y el botón Ver reporte. Ese correo no acepta respuestas: le indica a quien lo recibe que te contacte al teléfono y al correo que tengas registrados en los datos de tu empresa, así que conviene tenerlos al día.
• En la pestaña Links creados ves los links que hiciste: cópialos para mandarlos por WhatsApp u otro medio, cámbiales el permiso o elimínalos con la papelera.

8. En Ventas por cliente, mira los dos gráficos: el de ingresos generados ordena por plata y el de número de ventas por cantidad de compras. No siempre son los mismos clientes, y ahí está la información. Pasa el puntero por una barra para ver la cifra exacta.

9. ¿Tienes dudas? En Ventas por cliente, el botón Ayuda abre esta guía en otra pestaña.

Errores comunes

"Cambié las fechas y el reporte no cambió." El período se aplica al pulsar Generar Reporte (Ventas por ítem) o Actualizar (Ventas por cliente).

"Me sale un producto o un cliente en negativo." Es una devolución registrada en este período de una venta de otro período. Si prefieres que reste en el mes de la venta, cambia Personalizar a Fecha de la factura.

"La columna Devoluciones no coincide con lo que le devolví al cliente." Muestra la devolución antes de impuestos; el impuesto devuelto está restado en Impuestos. Lo que le devolviste en total es la suma de los dos.

"Filtré y los totales de arriba no cambiaron." Filtrar y Buscar cliente solo buscan en la tabla; los totales y los gráficos siguen siendo los de todo el período.

"Oculté una columna y no sale en el Excel." Es correcto: la descarga trae las columnas que tienes visibles. Vuelve a marcarla en Personalizar › Campos de la tabla.

"Me dice «Es requerido al menos 1 correo»." Para compartir hay que escribir al menos un correo. Si quieres mandarlo por otro medio, compártelo con tu propio correo y cópialo desde Links creados.

"Quien recibió el link dice que ya no está disponible." Pasó su fecha de caducidad o lo eliminaste. Crea uno nuevo desde Compartir.

"Quiero filtrar u ordenar el Excel y las primeras filas estorban." Las filas 1 y 2 dicen el reporte y el período, y la 3 va vacía. Selecciona desde la fila de los encabezados (la 4) antes de usar el filtro de Excel, o borra esas filas si no las necesitas.

"Abrí el CSV y la primera línea dice sep=;" Es una instrucción para Excel: le indica que las columnas van separadas por punto y coma, y Excel no la muestra. Otros programas sí la muestran como una línea más; puedes borrarla.

"El CSV de Ventas por cliente se ve con caracteres raros en otro programa." Ese archivo va codificado en UTF-16. Excel lo abre sin problema; si otro programa te pregunta la codificación, elige UTF-16.

"No me deja compartir." Compartir necesita que tu plan de Contabilidad esté activo y que tu rol tenga el permiso Exportar reportes. Pídeselo a quien administra tu empresa.

"El total no coincide con lo que tengo en el banco." No tienen por qué coincidir: aquí está lo facturado, y en el banco lo cobrado. La diferencia es tu cartera, y la ves en Cuentas por cobrar.

"Un cliente aparece como Consumidor final." Son las ventas hechas sin identificar al cliente, típicas del mostrador. Si quieres verlas separadas, hay que registrar el cliente al facturar.

"Vendí un producto y no aparece." Revisa el período, y que la factura no esté anulada ni en borrador.

"Los gráficos solo me muestran unos pocos clientes." Muestran a los 10 primeros para que se puedan leer. La tabla de abajo los trae todos.

Qué no hace todavía

• No muestra la utilidad. Sabes cuánto vendiste de cada producto, pero no cuánto ganaste con él: para eso está el reporte Rentabilidad por ítem, en la misma categoría Ventas.
• Las ventas de monto libre no se separan entre sí. Todas caen en Venta simple, porque cada cobro no guarda su propio concepto.
• No se filtra por bodega, vendedor ni categoría. Ventas por vendedor existe aparte; Ventas por bodega todavía no.
• El nombre del cliente no abre su ficha, y los gráficos no cambian al buscar un cliente.
• En Links creados no ves cuántas veces se abrió un link.