Productos y servicios: el catálogo que comparten Contabilidad y el POS

(Categoría: Contabilidad)

Es la lista de todo lo que tu negocio vende: los productos que tienes en bodega, los servicios que prestas y los combos que armas con ellos. Cada uno guarda su nombre, su precio, su costo y —si es un producto— cuántas unidades te quedan.

Lo importante: es un solo catálogo, no dos. Puedes entrar por Contabilidad > Inventario > Ítems de venta o por POS > Inventario > Productos y servicios, y estás mirando exactamente lo mismo. Un producto que creas mientras facturas en la caja aparece en Contabilidad al instante, con su stock.

• Registras el producto una sola vez. No hay que cargar el catálogo dos veces ni mantener dos listas que después no coinciden. La que más duele es esa: dos precios distintos para el mismo producto según quién lo mire.
• Hasta lo que cobras "sin producto" queda en el catálogo. Cuando en la caja cobras un monto suelto con Venta simple, esa venta ya no queda suelta: se registra contra un ítem del catálogo, así que se puede rastrear como cualquier otra venta.
• El stock que ve tu cajero es el real. Cuando alguien vende en la caja, la cantidad baja en el mismo momento, y tu contador lo ve reflejado sin pedir nada.
• Cada quien ve lo que le sirve. En el POS la lista muestra Cantidad Total y arriba eliges la bodega, porque eso es lo que necesitas para vender. En Contabilidad muestra la Descripción y arriba eliges la lista de precios, que es lo que sale en la factura. Es el mismo catálogo, presentado según lo que estés haciendo.
• Puedes mandar un producto a una cuenta contable distinta sin tocar la configuración de toda la empresa. Útil cuando una línea de negocio se lleva contabilidad aparte.
• Dejas de improvisar el precio. El precio base, el impuesto y el precio final quedan guardados y entran solos en cada venta.

Hay tres tipos de ítem, y el tipo no se puede cambiar después de creado. Conviene elegirlo bien la primera vez:

• Producto — algo físico que compras y entregas.
• Servicio — algo que haces o prestas. No tiene unidades que contar.
• Combo — un paquete armado con otros productos o servicios que ya tienes en el catálogo.

🔑 Dentro de "Producto" hay un interruptor aparte: Inventariable. Encendido (que es como viene) significa "llévame la cuenta de cuántas unidades hay y cuánto me costaron". Apagado significa que lo vendes pero no controlas existencias — típico de algo que compras y entregas el mismo día.

Ese interruptor no se puede apagar después. Un producto que ya controla inventario tiene movimientos, costos y asientos detrás; volverlo atrás dejaría esos números sin sustento. Si te equivocaste, lo correcto es desactivar ese producto y crear el que sí querías.

El segundo interruptor, Venta en negativo, deja vender aunque no queden unidades. Viene apagado. Enciéndelo solo si tu operación lo necesita de verdad — con él, el stock puede quedar en números rojos.

Las cuentas contables. Abajo del formulario está Configuración contable. Ahí cada selector viene marcado con "Usar la configurada" y, entre paréntesis, el nombre de la cuenta que tu empresa ya tiene definida en la Parametrización contable.

Déjalo así y el producto usa la cuenta de tu empresa — que es lo correcto para casi todos. Elige otra solo cuando este producto en particular deba ir a una cuenta distinta.

Y sí cambia tus asientos. Cuando vendes ese producto, su ingreso se registra en la cuenta que elegiste, no en la general de tu empresa. Si una factura lleva dos productos con cuentas distintas, el asiento muestra una línea por cada cuenta — así ves separado lo que entró por cada línea de negocio.

Si más adelante cambias la cuenta general de tu empresa en la Parametrización contable, los productos con cuenta propia no se mueven: la elegiste tú a propósito.

Y acá está la diferencia entre los dos sistemas: desde el POS solo se elige una cuenta, la de ingresos, porque es la única decisión que le toca a quien vende. Desde Contabilidad se eligen las tres (ingresos, inventario y costo de venta). Es a propósito: un cajero no tiene por qué decidir en qué cuenta va el costo de la mercancía.

• Dónde está el catálogo desde Contabilidad y desde el POS, y por qué es el mismo.
• Para qué sirve el selector de arriba: bodega en el POS, lista de precios en Contabilidad.
• Cómo encontrar un producto que desactivaste.
• Cómo crear un producto, un servicio y un combo.
• Qué significa que un producto sea inventariable, y por qué esa decisión no se deshace.
• Cómo repartir un producto entre varias bodegas al crearlo.
• Cuándo cambiar la cuenta contable de un producto y cuándo no.

Para crear un producto:

1. Ve a Inventario > Ítems de venta (en el POS: Inventario > Productos y servicios).
2. Haz clic en Nuevo producto de venta (en el POS: Nuevo producto).
3. Arriba, elige el tipo: Producto, Servicio o Combo.
4. Escribe el Nombre. Si quieres, elige una Categoría.
5. En Costo inicial por unidad pon lo que te cuesta a ti cada unidad, y en Precio base lo que le cobras al cliente. Si el producto lleva impuesto, escribe el porcentaje en Impuesto (%): el Precio final se calcula solo.
6. Abre Detalles de inventario y escribe la Cantidad inicial que tienes en la bodega. Puedes agregar más bodegas con + Agregar bodega, o crear una nueva ahí mismo.
7. Si quieres, sube una imagen desde el panel de la derecha y escribe la Referencia (tu código interno).
8. Crear producto.

Para un servicio: igual, pero eligiendo Servicio en el paso 3. Desaparecen la bodega, la cantidad y el costo, porque un servicio no tiene existencias.

Para un combo: elige Combo, y en la sección Combo agrega los productos o servicios que lo componen con su cantidad.

Para cambiar la cuenta contable de un producto: abre el producto, baja a Configuración contable y elige la cuenta en el selector. Si quieres volver atrás, elige de nuevo la opción "Usar la configurada".

Para editar un producto: en su fila, abre el menú ⋯ y elige Editar.

Para ver cuántas unidades hay en una bodega concreta (POS): elige esa bodega en el selector de arriba. La columna Cantidad Total pasa a mostrar lo que hay ahí. Ojo: los productos que no están en esa bodega no desaparecen de la lista, se quedan en 0 — así ves de un vistazo qué te falta llevar.

Para ver los precios de otra lista (Contabilidad): elígela en el selector de arriba. Un producto sin precio propio en esa lista conserva el suyo, que es lo que pasaría al facturarlo.

Sobre "Venta simple": en la lista de Contabilidad vas a ver un ítem llamado Venta simple con la etiqueta Exclusivo POS y precio $0. No lo borres ni intentes editarlo — de hecho el sistema no te deja. Es contra ese ítem que se registran los cobros de monto libre que haces en la caja (el botón Venta simple del POS), y gracias a él esas ventas quedan enganchadas a un producto en vez de quedar sueltas. El precio real de cada cobro va en la factura, no en el ítem; por eso vale $0. Si tu cajero le puso un nombre al cobro, ese nombre queda en la Descripción de la línea de la factura.

Para encontrar un producto desactivado: la lista arranca mostrando solo los Activos. Cambia el filtro de estado a Inactivos o Todos los estados.

• "No puedo cambiar el tipo de ítem." Es correcto: el tipo se fija al crear. Desactiva ese producto y crea el que necesitas.
• El interruptor Inventariable aparece apagado y no me deja tocarlo. Estás editando un producto ya creado. Esa condición no se cambia después.
• Desactivé un producto y desapareció de la lista. Es correcto: la lista arranca en Activos. Cambia el filtro de estado para volver a verlo.
• Creé el producto pero no aparece en la caja. Comprueba que esté Activo y que tenga stock en la bodega desde la que estás vendiendo. Si necesitas venderlo sin unidades, enciende Venta en negativo.
• El selector de cuenta contable dice que no hay cuentas de ese tipo. Todavía no tienes el catálogo de cuentas sembrado. Ve a Contabilidad > Catálogo de cuentas y créalo antes.
• Cambié el precio y la factura vieja sigue con el precio anterior. Así debe ser: una factura emitida guarda el precio del día en que se emitió y no se reescribe sola.
• No me deja guardar un producto inventariable sin cantidad. Un producto que controla existencias necesita al menos una bodega con su cantidad inicial, aunque sea 0.

• No se puede volver inventariable un producto que no lo era, aunque no tenga movimientos. Hoy la decisión se toma al crear y no se deshace en ninguna de las dos direcciones.
• No hay variantes (talla, color, sabor). La pantalla de Atributos todavía está en construcción.
• No hay importación ni exportación masiva de productos desde un archivo. Hoy se cargan uno por uno.
• No hay columna de tipo ni de estado en la lista. El tipo y el estado se usan como filtros, arriba de la tabla.
• No hay reporte de valor de inventario. La pantalla existe en el menú pero está en construcción.
• Las promociones solo existen en el POS, no se administran desde Contabilidad.
• Todavía no hay un reporte de ventas por producto. El Informe diario del POS agrupa por categoría, y como Venta simple no tiene categoría, esos cobros siguen apareciendo dentro de Sin categoría.