Productos y servicios: el catálogo que comparten Contabilidad y el POS

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la lista de todo lo que tu negocio vende: los productos que tienes en bodega, los servicios que prestas y los combos que armas con ellos. Cada uno guarda su nombre, su precio, su costo y —si es un producto— cuántas unidades te quedan.

Lo importante: es un solo catálogo, no dos. Puedes entrar por Contabilidad > Inventario > Ítems de venta o por POS > Inventario > Productos y servicios, y estás mirando exactamente lo mismo. Un producto que creas mientras facturas en la caja aparece en Contabilidad al instante, con su stock.

¿En qué te beneficia?

Registras el producto una sola vez. No hay que cargar el catálogo dos veces ni mantener dos listas que después no coinciden. La que más duele es esa: dos precios distintos para el mismo producto según quién lo mire.
Hasta lo que cobras "sin producto" queda en el catálogo. Cuando en la caja cobras un monto suelto con Venta simple, esa venta ya no queda suelta: se registra contra un ítem del catálogo, así que se puede rastrear como cualquier otra venta.
El stock que ve tu cajero es el real. Cuando alguien vende en la caja, la cantidad baja en el mismo momento, y tu contador lo ve reflejado sin pedir nada.
Cada quien ve lo que le sirve. En el POS la lista muestra Cantidad Total y arriba eliges la bodega, porque eso es lo que necesitas para vender. En Contabilidad muestra la Descripción y arriba eliges la lista de precios, que es lo que sale en la factura. Es el mismo catálogo, presentado según lo que estés haciendo.
Puedes mandar un producto a una cuenta contable distinta sin tocar la configuración de toda la empresa. Útil cuando una línea de negocio se lleva contabilidad aparte.
Dejas de improvisar el precio. El precio base, el impuesto y el precio final quedan guardados y entran solos en cada venta.

¿Cómo funciona?

Hay tres tipos de ítem, y el tipo no se puede cambiar después de creado. Conviene elegirlo bien la primera vez:

Producto — algo físico que compras y entregas.
Servicio — algo que haces o prestas. No tiene unidades que contar.
Combo — un paquete armado con otros productos o servicios que ya tienes en el catálogo.

🔑 Dentro de "Producto" hay un interruptor aparte: Inventariable. Encendido (que es como viene) significa "llévame la cuenta de cuántas unidades hay y cuánto me costaron". Apagado significa que lo vendes pero no controlas existencias — típico de algo que compras y entregas el mismo día.

Ese interruptor no se puede apagar después. Un producto que ya controla inventario tiene movimientos, costos y asientos detrás; volverlo atrás dejaría esos números sin sustento. Si te equivocaste, lo correcto es desactivar ese producto y crear el que sí querías.

El segundo interruptor, Venta en negativo, deja vender aunque no queden unidades. Viene apagado. Enciéndelo solo si tu operación lo necesita de verdad — con él, el stock puede quedar en números rojos.

Las cuentas contables. Abajo del formulario está Configuración contable. Ahí cada selector viene marcado con "Usar la configurada" y, entre paréntesis, el nombre de la cuenta que tu empresa ya tiene definida en la Parametrización contable.

Déjalo así y el producto usa la cuenta de tu empresa — que es lo correcto para casi todos. Elige otra solo cuando este producto en particular deba ir a una cuenta distinta.

Y sí cambia tus asientos. Cuando vendes ese producto, su ingreso se registra en la cuenta que elegiste, no en la general de tu empresa. Si una factura lleva dos productos con cuentas distintas, el asiento muestra una línea por cada cuenta — así ves separado lo que entró por cada línea de negocio.

Si más adelante cambias la cuenta general de tu empresa en la Parametrización contable, los productos con cuenta propia no se mueven: la elegiste tú a propósito.

Y acá está la diferencia entre los dos sistemas: desde el POS solo se elige una cuenta, la de ingresos, porque es la única decisión que le toca a quien vende. Desde Contabilidad se eligen las tres (ingresos, inventario y costo de venta). Es a propósito: un cajero no tiene por qué decidir en qué cuenta va el costo de la mercancía.

Videotutorial

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás en esta guía

Dónde está el catálogo desde Contabilidad y desde el POS, y por qué es el mismo.
Para qué sirve el selector de arriba: bodega en el POS, lista de precios en Contabilidad.
Cómo encontrar un producto que desactivaste.
Cómo crear un producto, un servicio y un combo.
Qué significa que un producto sea inventariable, y por qué esa decisión no se deshace.
Cómo repartir un producto entre varias bodegas al crearlo.
Cuándo cambiar la cuenta contable de un producto y cuándo no.

Paso a paso

La lista y la ficha (Contabilidad). Al entrar a Inventario > Ítems de venta ves arriba cuatro cifras: los Ítems activos (y cuántos llevan inventario), el Valor al costo de lo que tienes en bodega, los Agotados y los que están Bajo el costo —los que vendes por menos de lo que te cuestan—; las dos últimas salen en rojo cuando hay alguno. A la izquierda, tus ítems ordenados por lo que más vendes en los últimos 30 días, con su foto, su precio, cuántas unidades te quedan y cuántas vendiste; en rojo, agotado o bajo el costo. Busca por nombre o referencia, y con Filtrar eliges Productos, Servicios o Combos, y Activos, Inactivos o Todos. Abajo pasas de página con las flechas; la lista cabe en tu pantalla sin barras.

Toca un ítem y a la derecha se abre su ficha: empieza con una frase —por ejemplo «Lo vendes a $ 2.200 y te cuesta $ 2.500: pierdes $ 300 en cada unidad. Tienes 39 unidades, que valen $ 97.500 al costo»—, sigue con Precio, Te cuesta (el costo promedio), Ganas por unidad (o Pierdes por unidad, en rojo) y Unidades, sus unidades por bodega si está en varias, y Lo último que pasó: sus últimos movimientos de inventario (ventas, compras, ajustes) con lo que cambió y lo que quedó. Arriba de la ficha tienes Editar, Venderlo (abre una factura de venta con el ítem ya puesto), Comprarlo (una factura de compra con el ítem) y el botón para abrir la ficha completa con el kardex. Con el ícono de la cámara escaneas un código de barras: si el producto existe se abre su ficha, y si no, te ofrece crearlo.

Con Tabla cambias la lista y la ficha por la tabla de siempre (lista de precios, filtros, selección, Más acciones para importar, exportar y actualizar); las cifras y los botones de arriba se quedan igual. En el celular la lista ocupa toda la pantalla, el botón dice + Nuevo y al tocar un ítem se abre su ficha completa.

Para crear un producto: el formulario no es el mismo en Contabilidad y en el POS, igual que en la referencia. El paso a paso completo de cada uno está en la guía Cómo crear productos, servicios y combos. En corto:

Ve a Inventario > Ítems de venta y haz clic en Nuevo producto de venta (en el POS: Inventario > Productos y servicios > Nuevo producto).
Elige el tipo: Producto, Servicio o Combo.
Escribe el Nombre. En Contabilidad eliges además la Bodega ahí mismo, y en Inventario y precio pones la Cantidad inicial y el Costo por unidad. En el POS, el Costo inicial por unidad va arriba y la cantidad se escribe en la tabla de Detalles de inventario.
Pon el Precio base y el Impuesto. El Precio Total se calcula solo, o escribe el total y se calcula el base.
Guardar en Contabilidad, que te lleva a la ficha del producto, o Guardar y crear otro. En el POS, Crear producto.

Para un servicio: igual, pero eligiendo Servicio. Desaparecen la bodega, la cantidad y el costo, y la unidad de medida arranca en Servicio.

Para un combo: elige Combo, elige su Bodega (viene la principal) y, en Opciones avanzadas › Combo, toca cada tarjeta Seleccionar para elegir un producto y su cantidad. Solo se ofrecen los productos de esa bodega, y al vender el combo sus productos salen de ella.

Para cambiar la cuenta contable de un producto: abre el producto, baja a Configuración contable y elige la cuenta en el selector. Si quieres volver atrás, elige de nuevo la opción "Usar la configurada".

Para editar un producto: en su fila, pulsa el lápiz, o Editar desde su ficha. Si te equivocaste en la Cantidad inicial o en el Costo por unidad y el producto todavía no se ha vendido, comprado ni ajustado, corrígelos ahí: el comprobante del inventario inicial se actualiza solo. Si ya tuvo movimientos, esos dos campos salen bloqueados y te lo dice debajo: cambiar el punto de partida no corregiría el costo de lo que ya vendiste, así que la corrección se hace con un ajuste de inventario. El mínimo, el máximo y todo lo demás sí se siguen editando. En un combo ves lo que lleva, pero no se cambia: para otra mezcla, crea un combo nuevo.

Para ajustar las unidades de un producto desde la lista: en su menú ⋮, Ajustar stock. Elige Entrada o Salida, la bodega, la cantidad (y, en una entrada, el costo si es distinto del promedio) y un motivo. Se registra como un ajuste de inventario con su número, la fecha de hoy y su asiento contable, igual que si lo hicieras desde Inventario › Ajustes de inventario, y lo encuentras ahí. Una salida solo deja la bodega en negativo si el producto tiene encendida Venta en negativo.

Si escribes el Precio Total: Vecipp calcula el precio base y, al vender, cobra ese total al peso. Con algunos impuestos la base y el IVA en centavos no suman exacto —$ 4.000 con IVA del 19 % da $ 3.999,99 en las partes—: la venta cobra $ 4.000 igual y muestra la diferencia como «Ajuste al peso».

Para ver la ficha de un producto (Contabilidad): toca su nombre, o el botón de abrir la ficha completa en la ficha de al lado. La ficha es como la etiqueta del producto en la góndola: a la izquierda su foto (tócala para cambiarla), el precio que paga tu cliente en grande, el código de barras (se puede escanear de la pantalla) y lo que ganas por unidad, con una cinta que dice si está En bodega, Agotado o En negativo; debajo, sus datos (tipo, referencia, categoría, unidad, si lleva inventario, si se vende sin unidades) y los archivos. A la derecha, una frase con lo que pasa —cuánto ganas, cuántas unidades tienes y lo que valen, cuánto vendiste en 30 días y para cuántos días te alcanza; en ámbar si en alguna lista de precios casi no ganas—, «Así se arma el precio» (Te cuesta + Le ganas = Precio + Impuesto = Lo paga tu cliente) con el precio en cada lista y lo que ganas en ella, las unidades por bodega (Ver detalle abre la tabla con la cantidad inicial, el mínimo, el máximo y lo que está en remisiones), sus cuentas contables y, en pestañas, los Movimientos (lo último que entró y salió; Ver todo el historial abre el kardex) y cada clase de documento donde aparece, con cuántos hay. Arriba están Activo / Inactivo, Venderlo, Comprarlo, Editar y ⋯ (historial, cambiar la foto, eliminar). En un producto con variantes, Venderlo y Comprarlo te preguntan qué variante. Al final, el comprobante contable de su inventario inicial. El POS no tiene ficha.

Para ver cuántas unidades hay en una bodega concreta (POS): elige esa bodega en el selector de arriba. La columna Cantidad Total pasa a mostrar lo que hay ahí. Ojo: los productos que no están en esa bodega no desaparecen de la lista, se quedan en 0 — así ves de un vistazo qué te falta llevar.

Para ver los precios de otra lista (Contabilidad): elígela en el selector de arriba. Un producto sin precio propio en esa lista conserva el suyo, que es lo que pasaría al facturarlo.

Sobre "Venta simple": en la lista de Contabilidad vas a ver un ítem llamado Venta simple con la etiqueta Exclusivo POS y precio $0. No lo borres ni intentes editarlo — de hecho el sistema no te deja. Es contra ese ítem que se registran los cobros de monto libre que haces en la caja (el botón Venta simple del POS), y gracias a él esas ventas quedan enganchadas a un producto en vez de quedar sueltas. El precio real de cada cobro va en la factura, no en el ítem; por eso vale $0. Si tu cajero le puso un nombre al cobro, ese nombre queda en la Descripción de la línea de la factura.

Cada producto se ve con su foto, a la izquierda del nombre; si no tiene, sale una caja gris, así sabes cuáles te falta completar.

Para encontrar un producto en la lista: escribe en Buscar por nombre o referencia, o usa Filtrar para buscar por Tipo (producto, servicio o combo), Referencia, Descripción, Precio, Bodega, Categoría, Inventariable, En promoción (los que tienen hoy una promoción activa, la suya o una de toda la tienda; en Contabilidad se llama En promoción en el POS) o Estado. El filtro Bodega trae los productos que tienen unidades en ella (también los que quedaron en negativo, para que los corrijas). Cada filtro queda como una etiqueta encima de la tabla. Haz clic en Nombre o Referencia para ordenar. En cada fila tienes los íconos de Editar y Desactivar (el bombillo), y en el menú ⋮ de los productos con inventario, Ajustar stock, Transferir stock y Ver kárdex. Si marcas varios con las casillas, puedes Activarlos o Desactivarlos de una vez. Más acciones → Exportar baja la lista a Excel con los filtros puestos.

Para eliminar un producto: toca la papelera de su fila (o, en su ficha, Más acciones → Eliminar) y confirma. También puedes marcar varios con las casillas y tocar Eliminar en la franja. Solo se puede eliminar un producto que nunca se ha movido: sin ventas, compras, notas crédito o débito, ajustes, transferencias, cotizaciones ni remisiones, y que no esté dentro de un combo o de una promoción. Si ya tiene historia, la papelera sale apagada y te dice por qué: en ese caso desactívalo, que lo quita de las ventas pero conserva sus facturas y reportes. La cantidad inicial no impide eliminarlo: si lo creaste con existencias por error, al eliminarlo su comprobante de inventario inicial queda anulado en el Libro diario (no se borra). Eliminar no se puede deshacer.

Para encontrar un producto desactivado: la lista arranca con la etiqueta Estado: Activo puesta. Cámbiala a Inactivo, o quítala con la papelera para ver todos.

Errores comunes

"No puedo cambiar el tipo de ítem." Es correcto: el tipo se fija al crear. Desactiva ese producto y crea el que necesitas.
El interruptor Inventariable aparece apagado y no me deja tocarlo. Estás editando un producto ya creado. Esa condición no se cambia después.
Desactivé un producto y desapareció de la lista. Es correcto: la lista arranca con Estado: Activo. Cambia esa etiqueta a Inactivo o quítala para volver a verlo.
Creé el producto pero no aparece en la caja. Comprueba que esté Activo y que tenga stock en la bodega desde la que estás vendiendo. Si necesitas venderlo sin unidades, enciende Venta en negativo.
El selector de cuenta contable dice que no hay cuentas de ese tipo. Todavía no tienes el catálogo de cuentas sembrado. Ve a Contabilidad > Catálogo de cuentas y créalo antes.
Cambié el precio y la factura vieja sigue con el precio anterior. Así debe ser: una factura emitida guarda el precio del día en que se emitió y no se reescribe sola.
«… quedaría en −N en esta bodega y no está configurado para quedar en negativo». Intentaste sacar con Ajustar stock más unidades de las que hay. Revisa la cantidad, o enciende Venta en negativo en el producto si de verdad debe quedar en rojo.
No me deja cambiar la Cantidad inicial ni el Costo por unidad. El producto ya tuvo ventas, compras o ajustes. Corrígelo con un ajuste de inventario.
En Contabilidad el producto dice «Promoción en el POS» pero la factura cobra el precio normal. Es correcto: las promociones las aplica la caja del POS; la factura de venta de Contabilidad no las usa. Pasa el mouse por la etiqueta para ver el precio de la promoción.
No me deja guardar un producto inventariable sin cantidad. Un producto que controla existencias necesita al menos una bodega con su cantidad inicial, aunque sea 0.

Qué no hace todavía

No se puede volver inventariable un producto que no lo era, aunque no tenga movimientos. Hoy la decisión se toma al crear y no se deshace en ninguna de las dos direcciones.
Producto con variantes aparece en el formulario, pero todavía no crea un producto por cada opción (talla, color, sabor).
Eliminar solo funciona con productos sin movimientos. Uno que ya se vendió, se compró o se ajustó no se puede eliminar: se desactiva.
No hay columna de tipo ni de estado en la lista. El tipo y el estado se usan como filtros, arriba de la tabla.
Las promociones solo existen en el POS, no se administran desde Contabilidad, y su factura de venta no las aplica.
Los precios se guardan en centavos: si el total de una venta no queda en pesos enteros, se lleva al peso con un «Ajuste al peso» de unos centavos (en ventas en otra moneda no).
Todavía no hay un reporte de ventas por producto. El Informe diario del POS agrupa por categoría, y como Venta simple no tiene categoría, esos cobros siguen apareciendo dentro de Sin categoría.