Comprobantes contables: ajustes y traslados entre cuentas

(Categoría: Contabilidad)

Un comprobante contable es un registro que haces a mano para mover plata entre cuentas, cuando no hay una factura de por medio. Es la herramienta del contador para lo que el día a día no cubre: corregir un error, trasladar un saldo, registrar una depreciación, o dejar cargados los saldos con los que arranca la empresa.

• Dejas de necesitar Excel para los ajustes. Todo lo que antes se anotaba aparte —ajustes de fin de mes, reclasificaciones, provisiones— queda dentro del mismo sistema y suma a los reportes.
• No se te descuadra. El sistema no te deja guardar un asiento donde el débito y el crédito no coincidan, que es el error más común y el más caro de encontrar después.
• Arrancas con tus saldos reales. Si vienes de otro sistema o de un cuaderno, cargas los saldos iniciales una vez y desde ahí todo cuadra.
• Queda la huella de quién hizo qué. Cada comprobante tiene su tipo, su número y su fecha, así que auditar o explicarle algo al contador deja de ser una arqueología.

Un comprobante es una lista de movimientos donde cada línea dice: qué cuenta, y cuánto entra (débito) o cuánto sale (crédito).

• La partida doble manda. La suma de los débitos tiene que ser igual a la suma de los créditos. Si no cuadra, el botón de guardar no se activa — no es un capricho, es la regla que hace que la contabilidad sea confiable.
• Cada comprobante tiene un tipo y una numeración propia (Ajustes, Depreciaciones, Saldos iniciales…), así se agrupan y se encuentran después.
• Un comprobante no se edita: se anula. Anularlo genera el movimiento contrario y deja los dos registros a la vista. Es a propósito — borrar un asiento ya emitido dejaría un hueco imposible de explicar en una auditoría.
• Solo se registra en cuentas de movimiento. Las cuentas mayores agrupan, no reciben movimientos (ver la guía del catálogo de cuentas).

• Qué es un comprobante contable y cuándo te sirve.
• A crear uno, cuidando que los débitos y los créditos cuadren.
• A consultar su detalle, editarlo y clonarlo para no volver a escribirlo cada mes.
• A anular, reabrir o eliminar uno que registraste por error, y en qué se diferencian.

Un comprobante contable es un registro manual en tu contabilidad. Te sirve cuando necesitas mover un saldo de una cuenta a otra sin que haya de por medio una factura, un recibo ni ningún otro documento. Los casos más comunes:

• Ajustes y depreciaciones: la depreciación mensual de tus activos, provisiones de cartera.
• Saldos iniciales: cargar el balance con el que arrancas, si vienes de otro programa.
• Reclasificaciones: pasar una deuda de un tercero a otro, corregir en qué cuenta quedó registrado algo.

Cómo llegar. Entra a Contabilidad → Comprobantes contables y pulsa + Nuevo comprobante.

1. Completa la cabecera

• Fecha: el día al que corresponde el movimiento.
• Tipo de comprobante contable: para qué es el ajuste (Ajuste contable, Depreciaciones, Amortizaciones, Impuestos, Saldos iniciales…). Vecipp trae los más comunes, y si te falta alguno puedes crearlo ahí mismo con Nuevo tipo de comprobante contable: solo necesitas un código corto y un nombre.
• Numeración: el consecutivo con el que se guarda. Cada tipo tiene la suya, así que al elegir el tipo se selecciona sola la numeración que tengas marcada como preferida para él. Con Nueva numeración puedes crear otra (nombre, prefijo y desde qué número empieza).
• Código: no se escribe, se llena solo — es el número que va a tomar el comprobante al guardarlo.
• Observaciones (opcional): una nota para recordar de qué se trató.

2. Agrega las líneas

Cada línea es un movimiento sobre una cuenta:

• Cuenta contable: se busca por nombre o código, y puedes filtrar por clase (Activos, Pasivos…). Es tu mismo catálogo de cuentas. Una vez guardado, en el detalle del comprobante la cuenta es un enlace que abre el reporte Movimientos por cuenta contable filtrado a ella.
• Contacto (opcional): el cliente o proveedor al que corresponde el movimiento. Si todavía no lo tienes creado, elige Nuevo contacto al final de la lista: se crea sin salir de la pantalla, y puedes marcarlo como Cliente, Proveedor o los dos a la vez. Una vez guardado, en el detalle del comprobante el contacto es un enlace a su ficha, donde ves todo su historial.
• N° de documento: no se escribe. Se llena solo cuando el movimiento viene de un documento (una factura, una devolución); en un comprobante manual, que no nace de ningún documento, queda vacío.
• Descripción (opcional) y el valor en Débito o en Crédito — nunca en los dos: mientras una tenga valor, la otra queda bloqueada. Si te equivocaste de columna, borra lo que escribiste y la otra se desbloquea sola.

Usa Agregar línea para las que necesites. Un comprobante necesita mínimo 2 líneas.

3. Revisa que cuadre y guarda

Abajo ves el Total de cada columna y la Diferencia mientras escribes: úsala para revisar antes de guardar.

Guardar y Guardar y crear otro están activos desde el principio — basta con tener llenos los campos marcados con * de la cabecera. Si intentas guardar un comprobante que no cuadra, Vecipp no lo acepta, pero te dice cuánto falta y de qué lado, en vez de dejarte con un botón apagado sin explicación. (Guardar y crear otro guarda y te deja el formulario listo para el siguiente, conservando fecha, tipo y numeración.)

Al guardar, Vecipp te lleva directo al comprobante que acabas de crear, no a la lista.

4. Ver un comprobante

En la lista, cada fila tiene su menú ⋮ al final, con Ver detalles, Editar, Convertir a abierto, Asociar a bancos, Anular y Eliminar. También puedes pulsar el código del tipo (por ejemplo AC) para abrir el comprobante directamente.

Cada opción se habilita cuando tiene sentido: Editar y Anular solo si el comprobante está abierto, Convertir a abierto solo si está anulado. Asociar a bancos está apagada porque la conciliación bancaria todavía se está construyendo.

Ver detalles abre la ficha del comprobante: la cabecera completa (fecha, tipo, numeración, código y observaciones), todos sus movimientos con sus totales, y abajo el panel Asiento contable, que con Mostrar detalles despliega la vista contable del mismo movimiento: Tercero, Código, Cuenta contable, Débito y Crédito, con los débitos primero y el TOTAL al final.

Desde esa ficha puedes además:

• Editar: abre el mismo formulario con el que lo registraste, ya lleno. Puedes cambiar la fecha, las observaciones y todos los movimientos (agregar líneas, quitarlas, cambiar cuentas e importes). El tipo y la numeración quedan bloqueados: el código ya está asignado y es la identidad del comprobante — si necesitas uno de otro tipo, anula este y crea uno nuevo. Un comprobante anulado ya no se puede editar.
• Clonar: abre un comprobante nuevo con todo copiado (tipo, numeración, observaciones y movimientos). La fecha queda en hoy y el código lo asigna la numeración al guardar, así que revísalos antes. Sirve para los ajustes que repites cada mes.
• Imprimir: lo que sale en el papel no es la pantalla, es un documento con los datos de tu empresa arriba, el código del asiento, la fecha de registro y la moneda; la tabla con cada tercero y su número de identificación, el código y el nombre de la cuenta, y los importes; y tus observaciones al final.

Anular, convertir a abierto y eliminar: no son lo mismo

• Anular es lo que vas a usar casi siempre. El comprobante no se borra: queda marcado como anulado y Vecipp crea automáticamente otro con los movimientos contrarios, que deja tus cuentas como estaban antes. Así queda el rastro de lo que pasó, que es lo correcto en contabilidad. Desde el comprobante anulado puedes abrir el que lo revirtió, en el panel Asiento contable.
• Convertir a abierto deshace la anulación: el comprobante vuelve a estar abierto y se borra ese movimiento de reversión, así que sus importes vuelven a afectar tus cuentas.
• Eliminar sí borra el comprobante, y no deja rastro de que existió. Si estaba anulado, se borra también su movimiento de reversión. El número que usó no se reutiliza, así que queda un hueco en la numeración. No se puede deshacer: úsalo solo para algo que registraste por error y que no debe figurar en el libro.

Hay una cosa que no puedes eliminar por su cuenta: el comprobante de reversión que crea una anulación (el que termina en -ANL). Si lo borraras, el original quedaría anulado sin nada que lo respalde. Para deshacer una anulación usa Convertir a abierto en el comprobante original.

"Revisa los totales del comprobante contable". La suma de los débitos y la de los créditos tienen que ser idénticas. El aviso te dice cuánto suma cada columna y de cuánto es la diferencia, para que sepas dónde buscar.

"Escribe un valor en débito o en crédito en la línea N". Quedó una línea con la cuenta elegida pero sin importe. Escríbele el valor, o quítala con el botón de la papelera.

"Falta elegir la cuenta contable de la línea N". Toda línea necesita saber sobre qué cuenta se mueve.

No puedo escribir en Débito y en Crédito a la vez. Es a propósito: cada línea mueve la cuenta en un solo sentido, así que al llenar una columna la otra se bloquea. Si necesitas las dos cosas sobre la misma cuenta, usa dos líneas.

Hay cuentas que se ven apagadas y no me deja elegirlas. Son las cuentas mayores: las que agrupan a otras. Por ejemplo "Inventarios" no se puede elegir, pero "Inventario de mercancías", que va debajo de ella, sí. Al pasar el mouse por encima te aparece el aviso "Cuenta mayor no elegible". Sirven para organizar tu plan de cuentas, no para recibir movimientos: elige siempre la del último nivel, la que no tiene nada colgando debajo.

El botón Guardar está apagado. Se apaga por una sola razón: falta alguno de los campos marcados con * de la cabecera — Fecha, Tipo de comprobante contable o Numeración. Todo lo demás (que el comprobante cuadre, que cada línea tenga su cuenta) se revisa al guardar, y si algo falta te lo dice con un mensaje concreto.

Me equivoqué en un comprobante ya guardado. Ábrelo y pulsa Editar. Si lo que está mal es el tipo o la numeración, esos no se pueden cambiar: anúlalo y crea uno nuevo (o Clónalo y corrige antes de guardar).

En el menú ⋮ hay opciones apagadas. Cada una se habilita cuando tiene sentido: Editar y Anular solo si el comprobante está abierto; Convertir a abierto solo si está anulado; Asociar a bancos está apagada para todos mientras la conciliación bancaria se termina de construir. Si Editar, Anular o Eliminar te salen apagadas estando el comprobante en el estado correcto, es que tu usuario no tiene ese permiso en Contabilidad.

• Las asas de arrastre de los movimientos se ven pero todavía no reordenan las líneas.
• El asistente de saldos iniciales aún no existe como paso guiado: el botón abre el formulario con el tipo correcto ya elegido, pero hay que cargar las líneas a mano.
• "Asociado a nómina" todavía no hace nada — el interruptor guarda el dato, pero Nómina aún no genera registros contables.
• Sin filtros ni acciones en lote en el listado.