Comprobantes contables: ajustes y traslados entre cuentas

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un comprobante contable es un registro que haces a mano para mover plata entre cuentas, cuando no hay una factura de por medio. Es la herramienta del contador para lo que el día a día no cubre: corregir un error, trasladar un saldo, registrar una depreciación, o dejar cargados los saldos con los que arranca la empresa.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de necesitar Excel para los ajustes. Todo lo que antes se anotaba aparte —ajustes de fin de mes, reclasificaciones, provisiones— queda dentro del mismo sistema y suma a los reportes.
• No se te descuadra. El sistema no te deja guardar un asiento donde el débito y el crédito no coincidan, que es el error más común y el más caro de encontrar después.
• Arrancas con tus saldos reales. Si vienes de otro sistema o de un cuaderno, cargas los saldos iniciales una vez y desde ahí todo cuadra.
• Migras en minutos, no en días. Si traes tus asientos de otro programa o de una hoja de cálculo, los cargas todos de una vez con Importar comprobantes, en vez de escribirlos uno por uno.
• Queda la huella de quién hizo qué. Cada comprobante tiene su tipo, su número y su fecha, así que auditar o explicarle algo al contador deja de ser una arqueología.

¿Cómo funciona?

Un comprobante es una lista de movimientos donde cada línea dice: qué cuenta, y cuánto entra (débito) o cuánto sale (crédito).

• La partida doble manda. La suma de los débitos tiene que ser igual a la suma de los créditos. Si no cuadra, el botón de guardar no se activa — no es un capricho, es la regla que hace que la contabilidad sea confiable.
• Cada comprobante tiene un tipo y una numeración propia (Ajustes, Depreciaciones, Saldos iniciales…), así se agrupan y se encuentran después.
• Solo ves los comprobantes que registras tú y los de cierres o anticipos. El inventario inicial de un producto y el saldo inicial de un banco también dejan su movimiento contable, pero no aparecen en esta lista: los encuentras en el Libro diario.
• Un error no se borra: se anula. El comprobante anulado sigue a la vista con todos sus movimientos, pero deja de contar en tus saldos y en tus reportes. Es a propósito — borrar un asiento ya emitido dejaría un hueco imposible de explicar en una auditoría.
• Solo se registra en cuentas de movimiento. Las cuentas mayores agrupan, no reciben movimientos (ver la guía del catálogo de cuentas).
• Importar es todo o nada. Cuando cargas varios comprobantes desde Excel, Vecipp los revisa todos antes de guardar y los guarda juntos: si uno no se puede registrar, no queda ninguno a medias, y la numeración no se salta.
• Un comprobante también puede mover lo que te debe un cliente. Si en una línea usas una cuenta de cuentas por cobrar a clientes y eliges un cliente, debajo aparece la sección Referencia. Ahí dices a qué deuda pertenece ese movimiento: ajustar el saldo de un documento que ya existe (por ejemplo, bajarle $1.500 a una factura) o registrar un documento nuevo por cobrar (una deuda del cliente que no nace de una factura). Sin referencia, el comprobante mueve la cuenta pero no le cambia el saldo a ningún documento del cliente.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Qué es un comprobante contable y cuándo te sirve.
• A crear uno, cuidando que los débitos y los créditos cuadren.
• A consultar su detalle, editarlo y clonarlo para no volver a escribirlo cada mes.
• A anular, reabrir o eliminar uno que registraste por error, y en qué se diferencian.
• A usar la Referencia para ajustar lo que te debe un cliente o registrarle una deuda nueva.
• A filtrar la lista y exportar tus comprobantes a Excel.
• A importar muchos comprobantes a la vez desde la plantilla de Excel.

Un comprobante contable es un registro manual en tu contabilidad. Te sirve cuando necesitas mover un saldo de una cuenta a otra sin que haya de por medio una factura, un recibo ni ningún otro documento. Los casos más comunes:

• Ajustes y depreciaciones: la depreciación mensual de tus activos, provisiones de cartera.
• Saldos iniciales: cargar el balance con el que arrancas, si vienes de otro programa.
• Reclasificaciones: pasar una deuda de un tercero a otro, corregir en qué cuenta quedó registrado algo.

Paso a paso para usar la función

Cómo llegar. Entra a Contabilidad → Comprobantes contables y pulsa + Nuevo comprobante.

Cómo se ve la pantalla. Arriba, tres cifras con lo que estás viendo: cuántos comprobantes hay (y cuántos anulados), lo que suman los débitos de los abiertos y el tipo que más usas; si filtras, las cifras cambian con el filtro. Debajo, en Lista y comprobante (como abre de fábrica), los comprobantes a la izquierda y, a la derecha, el elegido tal como se imprime: su número, la tabla de cuentas con débito y crédito, si cuadra y una cinta que dice ABIERTO o ANULADO. Encima de la hoja están Editar, Clonar, Imprimir y el menú ⋮ (Convertir a abierto, Anular, Eliminar). Con Tabla vuelves a la tabla de siempre, con sus casillas y su ⋮ en cada fila.

Cómo se ve el formulario. Escribes sobre el comprobante tal como se va a imprimir: arriba, en una barra, el tipo, la numeración y la fecha, y al lado Se guardará como con el número que va a tomar (por ejemplo AC-21). Debajo está la hoja: el membrete de tu empresa, la casilla con ese número, las observaciones y las líneas, escritas directo en el papel, sin cajas. Abajo, una franja te dice si cuadra (en verde) o cuánto falta y de qué lado (en rojo) mientras escribes, y al final van los espacios de las firmas. Al editar es la misma hoja: el tipo y la numeración llevan un candado porque no se pueden cambiar.

1. Completa la cabecera

• Fecha: el día al que corresponde el movimiento.
• Tipo de comprobante contable: para qué es el ajuste (Ajuste contable, Depreciaciones, Amortizaciones, Impuestos, Saldos iniciales…). Vecipp trae los más comunes, y si te falta alguno puedes crearlo ahí mismo con Nuevo tipo de comprobante contable: solo necesitas un código corto y un nombre.
• Numeración: el consecutivo con el que se guarda. Cada tipo tiene la suya, así que al elegir el tipo se selecciona sola la numeración que tengas marcada como preferida para él. Con Nueva numeración puedes crear otra (nombre, prefijo y desde qué número empieza).
• Se guardará como: no se escribe, se llena solo — es el número que va a tomar el comprobante al guardarlo (también aparece en la casilla de la hoja).
• Observaciones (opcional): una nota para recordar de qué se trató.

2. Agrega las líneas

Cada línea es un movimiento sobre una cuenta:

• Cuenta contable: se busca por nombre o código, y puedes filtrar por clase (Activos, Pasivos…). Es tu mismo catálogo de cuentas. Una vez guardado, en el detalle del comprobante la cuenta es un enlace que abre el reporte Movimientos por cuenta contable filtrado a ella.
• Contacto (opcional): el cliente o proveedor al que corresponde el movimiento. Si todavía no lo tienes creado, elige Nuevo contacto al final de la lista: se crea sin salir de la pantalla, y puedes marcarlo como Cliente, Proveedor o los dos a la vez. Una vez guardado, en el detalle del comprobante el contacto es un enlace a su ficha, donde ves todo su historial.
• N° de documento: no se escribe. Se llena solo cuando el movimiento viene de un documento (una factura, una devolución); en un comprobante manual, que no nace de ningún documento, queda vacío.
• Descripción (opcional) y el valor en Débito o en Crédito — nunca en los dos: mientras una tenga valor, la otra queda bloqueada. Si te equivocaste de columna, borra lo que escribiste y la otra se desbloquea sola.

Usa Agregar línea para las que necesites. Un comprobante necesita mínimo 2 líneas.

3. Revisa que cuadre y guarda

Abajo ves el Total de cada columna y, debajo, la franja: «Cuadra: débitos y créditos suman $ …» en verde, o «Falta $ … en créditos (o en débitos) para que cuadre» en rojo. Úsala para revisar antes de guardar.

Guardar y Guardar y crear otro están activos desde el principio — basta con tener llenos los campos marcados con * de la cabecera. Si intentas guardar un comprobante que no cuadra, Vecipp no lo acepta, pero te dice cuánto falta y de qué lado, en vez de dejarte con un botón apagado sin explicación. (Guardar y crear otro guarda y te deja el formulario listo para el siguiente, conservando fecha, tipo y numeración.)

Al guardar, Vecipp te lleva directo al comprobante que acabas de crear, no a la lista.

4. Ver un comprobante

En la lista, cada fila tiene su menú ⋮ al final, con Ver detalles, Editar, Convertir a abierto, Asociar a bancos, Anular y Eliminar. También puedes pulsar cualquier parte de la fila para abrir el comprobante.

Cada opción se habilita cuando tiene sentido: Editar y Anular solo si el comprobante está abierto, Convertir a abierto solo si está anulado. Asociar a bancos siempre se ve apagada: en Vecipp un comprobante que mueve una cuenta de bancos ya aparece solo en el detalle de ese banco, así que no hay nada que asociar. Si pasas el mouse sobre una opción apagada, te dice por qué.

Ver detalles abre la ficha del comprobante: la cabecera completa (fecha, tipo, numeración, código y observaciones), todos sus movimientos con sus totales, y abajo el panel Asiento contable, que con Mostrar detalles despliega la vista contable del mismo movimiento: Tercero, Código, Cuenta contable, Débito y Crédito, con los débitos primero y el TOTAL al final.

Desde esa ficha puedes además:

• Editar: abre el mismo formulario con el que lo registraste, ya lleno. Puedes cambiar la fecha, las observaciones y todos los movimientos (agregar líneas, quitarlas, cambiar cuentas e importes). El tipo y la numeración quedan bloqueados: el código ya está asignado y es la identidad del comprobante — si necesitas uno de otro tipo, anula este y crea uno nuevo. Un comprobante anulado ya no se puede editar.
• Clonar: abre un comprobante nuevo con todo copiado (tipo, numeración, observaciones y movimientos). La fecha queda en hoy y el código lo asigna la numeración al guardar, así que revísalos antes. Sirve para los ajustes que repites cada mes.
• Imprimir: lo que sale en el papel no es la pantalla, es un documento con los datos de tu empresa arriba, el código del asiento, la fecha de registro y la moneda; la tabla con cada tercero y su número de identificación, el código y el nombre de la cuenta, y los importes; y tus observaciones al final.

Anular, convertir a abierto y eliminar: no son lo mismo

• Anular es lo que vas a usar casi siempre. El comprobante no se borra: queda marcado como anulado, con todos sus movimientos a la vista, y deja de contar en los saldos de tus cuentas y en tus reportes (Estado de resultados, Estado de situación financiera, Movimientos por cuenta contable y el cierre del año). Así queda el rastro de lo que pasó sin que afecte tus números, que es lo correcto en contabilidad.
• Convertir a abierto deshace la anulación: el comprobante vuelve a estar abierto y sus importes vuelven a contar en tus cuentas y en tus reportes.
• Eliminar sí borra el comprobante, y no deja rastro de que existió. El número que usó no se reutiliza, así que queda un hueco en la numeración. No se puede deshacer: úsalo solo para algo que registraste por error y que no debe figurar en el libro.

5. Buscar, ordenar y exportar

• Filtrar: arriba de la tabla. Puedes filtrar por Tipo, Numeración (escribe parte del código, por ejemplo AC-1), Fecha (un día), Estado (Abierto o Anulado) y Observaciones. Cada filtro queda como una ficha que puedes cambiar o quitar; Remover filtros los quita todos.
• Ordenar: pulsa el título Fecha para cambiar entre los más recientes y los más antiguos.
• Exportar: en Más acciones → Exportar a Excel descargas los comprobantes que estás viendo (con los filtros que tengas puestos), una fila por cada movimiento. Si marcas algunos con las casillas, la barra que aparece arriba tiene Exportar para bajar solo esos. El archivo trae una fila por movimiento, del más viejo al más nuevo: la fecha, el tipo, la numeración y las observaciones van en la primera fila de cada comprobante, y el número en todas. Lo puedes corregir y volver a importar tal cual.

6. Importar comprobantes desde Excel

1. Entra a Más acciones → Importar comprobantes.
2. Pulsa Descargar plantilla. Es un Excel hecho para tu empresa: sus listas desplegables ya traen tus tipos de comprobante, tus numeraciones, tus cuentas de movimiento, tus contactos y tus centros de costo. La hoja Recomendaciones explica cómo llenarla.
3. Llena la hoja Plantilla. Cada fila es un movimiento. Las filas con el mismo Número forman un comprobante: todas las del primero llevan 1, las del segundo 2, y así. En cada una van la Fecha (DD/MM/AAAA), el Tipo, la Numeración, la Cuenta contable y el valor en Débito o en Crédito (nunca en los dos). El contacto, la descripción, el centro de costo y las observaciones son opcionales.
4. Vuelve a Vecipp, arrastra el archivo a la zona punteada (o pulsa O selecciónalo desde tu computador) y pulsa Continuar. Acepta hasta 2.000 filas y 450 KB.
5. Revisa. Cada comprobante sale Sin errores, Por corregir o Corregido. Si algo del archivo no coincide con tu empresa —una cuenta escrita distinto, un contacto que no encontramos, un tipo que no existe— aparece en Datos que no encontramos: elige a qué corresponde y listo, se aplica a todas las filas que lo usan.
6. Cuando no quede nada por corregir, pulsa Guardar y luego Aceptar. Verás cada comprobante creado, con su código, como Importado correctamente.

Ajustar el saldo de un cliente con la Referencia.

1. En una línea elige una cuenta de cuentas por cobrar a clientes (por ejemplo Cuentas por cobrar clientes nacionales) y, en Contacto, el cliente. Debajo de la línea aparece Referencia.
2. En Tipo de movimiento elige qué quieres hacer:
   • Ajustar saldo existente: abre N° de documento y elige el documento. Puedes buscar por número o por cliente y cambiar de pestaña entre Facturas de ventas, Comprobantes contables y Notas débito. Al elegirlo, el Crédito de la línea se llena con todo lo que falta por cobrar y verás su Vencimiento y el Valor por ajustar. Si quieres ajustar menos, cambia el crédito; si escribes más de lo que se debe, se queda en el saldo.
   • Registrar nuevo documento: escribe el N° de documento, su Vencimiento y el Valor del documento (es el débito de la línea). La fecha es la del comprobante.
3. Completa la contrapartida en otra línea y pulsa Guardar.

El ajuste cuenta como cobrado: la factura ajustada muestra ese valor en Cobrado y baja lo que te debe, en su ficha, en el Estado de cuenta por cliente y en Cuentas por cobrar. El documento nuevo es una deuda más del cliente: aparece con el código del comprobante (por ejemplo AC-1) en esos mismos reportes y en la ficha del cliente, y se cobra desde Pagos recibidos, en la tabla Comprobantes contables por cobrar. En el detalle del comprobante, el bloque Documentos asociados te muestra cada documento que tocó: su total, lo pagado o aplicado, lo que este comprobante le ajustó y lo que falta por cobrar.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Revisa los totales del comprobante contable". La suma de los débitos y la de los créditos tienen que ser idénticas. El aviso te dice cuánto suma cada columna y de cuánto es la diferencia, para que sepas dónde buscar.

"Escribe un valor en débito o en crédito en la línea N". Quedó una línea con la cuenta elegida pero sin importe. Escríbele el valor, o quítala con el botón de la papelera.

"Falta elegir la cuenta contable de la línea N". Toda línea necesita saber sobre qué cuenta se mueve.

No puedo escribir en Débito y en Crédito a la vez. Es a propósito: cada línea mueve la cuenta en un solo sentido, así que al llenar una columna la otra se bloquea. Si necesitas las dos cosas sobre la misma cuenta, usa dos líneas.

Hay cuentas que se ven apagadas y no me deja elegirlas. Son las cuentas mayores: las que agrupan a otras. Por ejemplo "Inventarios" no se puede elegir, pero "Inventario de mercancías", que va debajo de ella, sí. Al pasar el mouse por encima te aparece el aviso "Cuenta mayor no elegible". Sirven para organizar tu plan de cuentas, no para recibir movimientos: elige una cuenta de movimiento. Ojo: algunas cuentas de movimiento tienen otra debajo y aun así se pueden elegir — por ejemplo Cuentas por cobrar clientes nacionales, que lleva debajo Deterioro acumulado de cuentas por cobrar. Lo que decide si se puede elegir es su tipo, no si tiene subcuentas.

El botón Guardar está apagado. Se apaga por una sola razón: falta alguno de los campos marcados con * de la cabecera — Fecha, Tipo de comprobante contable o Numeración. Todo lo demás (que el comprobante cuadre, que cada línea tenga su cuenta) se revisa al guardar, y si algo falta te lo dice con un mensaje concreto.

"El período … está cerrado". El comprobante es de un mes que cerraste en Cierre contable, o lo estás moviendo a uno. Mientras esté cerrado no se puede editar, anular, convertir a abierto ni eliminar: así lo que cerraste no cambia por debajo. Si de verdad hay que corregirlo, reabre el mes, haz el cambio y vuelve a cerrarlo.

"Una línea de este comprobante está en una conciliación bancaria terminada". Esa línea del banco ya la cuadraste con tu extracto. Puedes cambiar la observación o las otras líneas, pero no la cuenta ni el valor de esa línea, ni anular o eliminar el comprobante. Si hace falta, elimina primero esa conciliación en Bancos › Conciliaciones y vuelve a hacerla después.

"Esta numeración ya emitió hasta el N". Al editar una numeración no puedes poner un número inicial menor del que ya va: saldrían dos comprobantes con el mismo número. Si quieres empezar de nuevo, cámbiale el prefijo.

"Elige un solo contacto (cliente o proveedor)". Cada línea lleva un único tercero.

Me equivoqué en un comprobante ya guardado. Ábrelo y pulsa Editar. Si lo que está mal es el tipo o la numeración, esos no se pueden cambiar: anúlalo y crea uno nuevo (o Clónalo y corrige antes de guardar).

En el menú ⋮ hay opciones apagadas. Cada una se habilita cuando tiene sentido: Editar y Anular solo si el comprobante está abierto; Convertir a abierto solo si está anulado; Asociar a bancos está apagada para todos porque los comprobantes con cuentas de bancos ya aparecen solos en Bancos. Si Editar, Anular o Eliminar te salen apagadas estando el comprobante en el estado correcto, es que tu usuario no tiene ese permiso en Contabilidad.

El botón Editar del comprobante sale apagado. Pasa con los comprobantes que creó otro documento —un activo fijo, una nómina, un cierre, el stock inicial de un producto—: se corrigen desde ese documento, para que los dos digan lo mismo. Pasa el cursor por encima del botón y te dice de cuál salió.

"El ajuste es mayor que lo que queda por cobrar". Un ajuste no puede bajarle a un documento más de lo que debe. Revisa el Valor por ajustar del documento: es su saldo de hoy.

"La referencia solo va en una cuenta de cartera de clientes". La Referencia solo tiene sentido en una cuenta de cuentas por cobrar a clientes, con un cliente elegido.

No puedo anular ni eliminar un comprobante, y me dice "Deben eliminarse los movimientos asociados". Ese comprobante registró un documento nuevo por cobrar que ya tiene pagos o ajustes encima. Primero anula esos pagos o ajustes; después podrás anularlo. Por la misma razón, al editarlo, la línea de ese documento y la fecha no se pueden cambiar (la descripción sí).

Al importar: "La cuenta «…» no existe o no es de movimiento". Esa cuenta está escrita distinto en el archivo, o es una cuenta mayor. Elígela en Datos que no encontramos; la próxima vez usa la lista desplegable de la plantilla.

Al importar: "Hay varios contactos que coinciden". Pasa cuando un cliente y un proveedor tienen el mismo número de identificación. Elige cuál de los dos es: en la lista cada uno dice si es Cliente o Proveedor.

Al importar: "Débitos y créditos no suman igual". Las filas de ese Número no cuadran. Corrige los valores en el Excel, pulsa Volver y carga el archivo otra vez. Lo mismo con una fecha que no es válida (por ejemplo 31/02).

Al importar: "Solo está permitido un valor de débito o crédito por línea". Una fila tiene valor en las dos columnas. Déjalo en una sola.

Al importar no se guardó ninguno. Es a propósito: si uno de los comprobantes no se puede registrar (por ejemplo, cae en un período cerrado), no se guarda ninguno, para que no te quede el archivo a medias. El mensaje te dice cuál fue; corrígelo y vuelve a guardar.

No me deja convertir a abierto un comprobante de ajuste. Mientras estuvo anulado, al documento que ajustaba se le cobró o ajustó lo que quedaba, y ya no debe lo suficiente para volver a rebajarlo.

Qué no hace todavía

• El documento nuevo por cobrar se cobra solo desde Contabilidad. Aparece en Pagos recibidos (tabla Comprobantes contables por cobrar), en el Estado de cuenta por cliente, en Cuentas por cobrar y en la ficha del cliente, pero el registro de pagos del POS todavía no lo muestra.

• La Referencia no ajusta notas crédito (la pestaña Devoluciones en ventas de otros programas), ni cuentas por pagar a proveedores.

• Las asas de arrastre de los movimientos se ven pero todavía no reordenan las líneas.

• El asistente de saldos iniciales aún no existe como paso guiado: el botón abre el formulario con el tipo correcto ya elegido, pero hay que cargar las líneas a mano.

• "Asociado a nómina" todavía no hace nada — el interruptor guarda el dato, pero Nómina aún no genera registros contables.

• La importación no crea lo que falta. Si en el archivo hay un contacto, una cuenta, una numeración o un centro de costo que tu empresa no tiene, hay que crearlo antes (o elegir uno que ya exista en la revisión).

• En la revisión no se editan fechas ni valores: si un comprobante no cuadra, se corrige en el Excel y se carga de nuevo.

• La columna Empleado de la plantilla no se importa (se avisa al cargar); el resto de la fila sí.

• Los archivos .xls (Excel 97-2003) no se leen: guárdalo como .xlsx.

• Si importas dos veces el mismo archivo, los comprobantes se crean dos veces.