Configuración de documentos

(Categoría: Contabilidad)

Es donde escribes, una sola vez, las notas y los términos y condiciones que quieres que aparezcan en tus documentos. A partir de ahí, cada factura, cotización o remisión nueva ya viene con ese texto puesto.

• Dejas de copiar y pegar el mismo párrafo en cada documento, o de olvidarlo justo en el que importaba.
• Todos tus documentos dicen lo mismo. Nada de que una factura lleve tus condiciones y la siguiente no.
• 🔑 Proteges tu derecho a cobrar. La factura viene con la cláusula del Art. 774 del Código de Comercio, que es la que la convierte en título valor: sin ella, si un cliente no te paga, pierdes la vía rápida para cobrarle.
• Puedes cambiarlo cuando quieras sin tocar lo que ya emitiste.

Hay una pestaña por tipo de documento — Facturas, Cotizaciones y Remisiones — y cada una guarda su propio texto, porque no dicen lo mismo: una cotización habla de validez de la oferta y una factura, de condiciones de pago.

🔑 El texto se pone solo al crear un documento nuevo. Dentro del documento puedes cambiarlo cuanto quieras sin que afecte a esta configuración, y los documentos ya emitidos no cambian nunca: lo que firmaste, firmado queda.

En Facturas hay además una casilla, "Incluir estado de cuenta del cliente en las facturas", para adjuntar el resumen de lo que ese cliente debe.

• Dónde dejar tus notas y términos por defecto.
• Por qué la factura trae ya un texto legal escrito.
• Qué pasa con los documentos que ya emitiste.

1. Ve a Configuración y, en la tarjeta Facturación, entra a Configuración de documentos.
2. Elige la pestaña del documento que quieras: Facturas, Cotizaciones o Remisiones.
3. Escribe tus Notas (lo que quieres decirle al cliente) y tus Términos y condiciones (las reglas).
4. Pulsa Guardar. Cada pestaña se guarda por separado.
5. Crea un documento nuevo y comprueba que el texto ya viene puesto.

"Cambié el texto y mis facturas viejas siguen igual." Es lo correcto. Un documento emitido no cambia: sería como reescribir algo que el cliente ya recibió.

"Borré los términos de la factura y quiero recuperarlos." El texto del Art. 774 es el que trae Vecipp por defecto. Si lo borraste, tendrás que volver a escribirlo — cópialo de una factura antigua.

"Guardé en una pestaña y la otra sigue vacía." Cada pestaña es independiente. Si quieres el mismo texto en las tres, hay que ponerlo en las tres.

"Cambié de pestaña y perdí lo que estaba escribiendo." Vecipp te avisa antes de descartar cambios. Si aceptaste el aviso, se descartaron.

• La casilla de estado de cuenta se guarda pero aún no adjunta nada: falta el reporte de estado de cuenta por cliente.
• No hay pestaña para órdenes de compra ni facturas recurrentes, aunque esos documentos también tienen notas y términos.
• No se puede tener más de un juego de textos por tipo de documento (por ejemplo, unos términos para clientes a crédito y otros para contado).
• No admite variables como el nombre del cliente dentro del texto.