Cómo habilitar y emitir la nómina electrónica ante la DIAN

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

La nómina electrónica es el documento soporte de pago de nómina electrónica: un documento por empleado por mes, con todo lo que se le pagó (devengados) y lo que se le descontó (deducciones), que se envía a la DIAN. Vecipp lo arma solo con lo que ya liquidaste en Nómina → Liquidación.

¿En qué te beneficia?

• Tus pagos de nómina te sirven como costo y deducción ante la DIAN: sin nómina electrónica no los puedes deducir.
• No digitas nada otra vez: las dos quincenas del mes se suman solas en un documento por empleado.
• Evitas sanciones por no transmitir a tiempo (art. 651 del Estatuto Tributario): Vecipp te recuerda el plazo en la Bandeja de entrada.
• Corriges sin borrar: un error se arregla con una nota de ajuste, y queda el rastro.

¿Cómo funciona?

Un documento por mes, aunque pagues por quincena. La DIAN pide la nómina del mes completo. Por eso en Emisión solo aparecen meses, y un mes se puede emitir cuando todos sus periodos están liquidados (con quincenas, las dos).

Tú decides cuándo se envía. A diferencia de la factura, la nómina no se envía sola: eliges el mes, pulsas «Emitir todos» (o emites un empleado) y Vecipp la firma con tu firma electrónica y la manda. Tienes hasta el día 10 del mes siguiente (Resolución 000013 de 2021).

Con o sin prestaciones. Al emitir, Vecipp pregunta si incluyes las prestaciones sociales del mes. Con «Incluir prestaciones», suma la provisión del mes de prima, cesantías e intereses (si no las pagaste ya en ese mes). Las vacaciones se reportan cuando se disfrutan.

La numeración es tuya. La nómina no pide resolución de la DIAN: creas en Configuración → Numeraciones una de tipo «Nómina electrónica» (ej. NE) y otra de «Nota de ajuste» (ej. NA).

Cómo se corrige. Una nómina aprobada no se edita: se corrige con una nota de ajuste.

Habilitación con software propio. Vecipp no es un proveedor tecnológico: la nómina se habilita con tu propio software en el portal de la DIAN, como la factura electrónica, y usa la misma firma y los mismos datos del RUT.

La pantalla «Nómina electrónica» cambia cuando terminas de habilitarte. Mientras estás en el trámite te muestra en qué paso vas; una vez activa deja de ser una lista de tareas y pasa a ser tu tablero: cuántas nóminas aprobó la DIAN este mes y por cuánto dinero, cuántas van hoy, en qué número va tu numeración, cuántos días le quedan a tu firma, tus últimas 10 nóminas con su estado y un gráfico de todo el año.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A habilitar la nómina electrónica, emitir un mes, corregir una nómina con nota de ajuste y usar la Bandeja de entrada.

Paso a paso para usar la función

1 · Habilítate (una sola vez)

1. En Nómina → Nómina electrónica pulsa «Habilitar mi nómina»: se abre el panel en Configuración → Habilitaciones, tarjeta «Nómina electrónica».

   En ese panel, «Numeración» muestra el siguiente número de tu prefijo de nómina (por ejemplo NE) y «Vencimientos» solo cuenta los días de tu firma digital: la nómina no tiene resolución de la DIAN que venza, sus numeraciones son tuyas.

2. En el portal de habilitación de la DIAN (catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co): Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Nómina electrónica → «Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste» → participante «Emisor» (no «Proveedor de servicios tecnológicos») → modo de operación «Software Propio», nombre Vecipp Nomina y un PIN de 5 números → Asociar. Copia el ID (es distinto al de tu factura), el PIN y el TestSetId de la fila.

3. Pégalos en Vecipp. Si todavía no tienes la firma y los datos del RUT (de la factura electrónica), Vecipp te los pide.

4. Set de pruebas es una lista de tareas: en la tarea 1 pulsa «Enviar nómina de prueba» hasta ver «Llevas 4 de 4», y en la tarea 2 (se habilita con la primera nómina aceptada) pulsa «Enviar nota de ajuste de prueba» hasta ver «Llevas 4 de 4» (cada nota reemplaza una nómina distinta). Es lo que pide la DIAN en «Detalles de Set de pruebas» → «Total de documentos aceptados requeridos». Vecipp muestra el conteo y te pasa a Producción al completarlo.

5. En el portal pulsa «Sincronizar a Producción». Crea tus numeraciones en Nómina → Configuración → Numeraciones y en Vecipp pulsa «Ya creé mis numeraciones» y luego «Activar nómina electrónica».

2 · Emite cada mes

1. Liquida el mes completo en Nómina → Liquidación.
2. Ve a Nómina → Emisión, pulsa «Nueva emisión» y elige el mes (o ábrelo en la lista).
3. Pulsa «Emitir todos», elige «Emitir sin prestaciones» o «Incluir prestaciones» y pulsa «Confirmar emisión».
4. Pulsa «Actualizar»: cada empleado pasa de Enviando a Aprobada. Desde el menú ⋯ puedes Descargar XML.

3 · Corrige una nómina aprobada

1. Corrige la liquidación del empleado en Liquidación. Arriba verás el aviso «La nómina electrónica de este mes ya está aprobada por la DIAN»: el cambio no llega solo a la DIAN.
2. En Emisión, abre el mes y en el ⋯ del empleado pulsa «Emitir nota de ajuste» (o «Eliminar nómina»).

4 · Mira cómo vas En Nómina → Nómina electrónica tienes el resumen de tu emisión, sin salir de Nómina:

1. Aprobadas este mes y cuánto pagaste en nómina con esos documentos, Hoy (con lo que se está enviando y lo rechazado), Numeración (el siguiente número de tu prefijo, por ejemplo NE) y Vencimientos, que para la nómina cuenta solo los días de tu firma: no hay resolución de la DIAN que venza.
2. Si tienes alguna rechazada, arriba aparece el aviso para que la corrijas.
3. Últimas nóminas electrónicas: las 10 más recientes con su estado ante la DIAN.
4. Nóminas enviadas a la DIAN: un gráfico con los 12 meses del año, aprobadas y rechazadas. Los meses en cero también se muestran, para que veas de un vistazo cuál te falta emitir. Con el selector de arriba cambias de año.

Los botones «Ir a Emisión» y «Bandeja de entrada» te llevan al trabajo del día, y «Ver configuración» abre el panel del hub si necesitas cambiar tu firma o tus datos.

5 · Revisa tus avisos En Nómina → Bandeja de entrada ves, en Principal, las nóminas por corregir, el plazo del mes que falta emitir y lo que falta para habilitarte; en Novedades, lo que la DIAN aprobó. Puedes archivar cada aviso.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• «Al empleado le falta: …»: completa esos datos en la ficha del empleado (tipo de contrato, fecha de contratación, método de pago, banco y cuenta si es transferencia) y vuelve a emitir.
• «… no está en su tabla» en el método de pago: «Acuerdo mutuo» no existe en la tabla de nómina de la DIAN; elige otro método.
• «Falta liquidar del 16 al 30 de …»: liquida la segunda quincena; la DIAN recibe el mes entero.
• «La nómina electrónica no está activa»: termina la habilitación y pulsa «Activar nómina electrónica».
• Un empleado queda «Por corregir»: lee el motivo bajo el estado (la regla de la DIAN, p. ej. NIE…), corrige y pulsa «Reintentar envío». Vecipp la vuelve a armar con los datos corregidos y el mismo número.
• «La liquidación no cambió desde que se emitió»: para una nota de ajuste, primero corrige la liquidación.
• «Sincronizar a Producción» sale bloqueado en el portal: tu set todavía dice «En pruebas». Revisa en «Detalles de Set de pruebas» cuántas nóminas y notas aceptadas te faltan (son 4 y 4) y mándalas desde Vecipp.
• Regla 90 (documento procesado anteriormente): ese número ya se usó con otro programa; cambia el «Siguiente número» de la numeración.

Qué no hace todavía

• No genera sola la nota de eliminación al terminar un contrato ya emitido: elimínala desde Emisión.
• No hay un lugar de trabajo por empleado: se usa la dirección de tu empresa.
• No hay PDF de la nómina electrónica: descarga el XML.
• No importa nóminas desde Excel ni emite sin liquidar en Vecipp.
• Solo quincenal o mensual, como la liquidación.