Cómo hacer un documento soporte

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

El documento soporte es el documento que tú emites cuando le compras algo a una persona que no está obligada a facturar: el campesino que te vende la cosecha, el independiente que te presta un servicio, la persona natural que te arrienda un local. Sin factura del vendedor, este documento es lo que respalda esa compra.

¿En qué te beneficia?

• La compra cuenta como costo o deducción en tu renta y, si aplica, como IVA descontable.
• Tu inventario y tu contabilidad quedan al día sin registrar nada aparte: se asienta igual que una factura de compra.
• Lo que le debes al vendedor queda en cuentas por pagar y lo pagas desde Gastos → Pagos, como cualquier compra.
• Cumples con la DIAN: si habilitaste el documento soporte electrónico, se envía solo.

¿Cómo funciona?

Un documento soporte es una compra con su propia numeración (prefijo DS). Las líneas son las mismas de una factura de compra —productos de tu inventario o cuentas de gasto— y el asiento es el mismo: entra el inventario o el gasto, el IVA descontable si hay, y queda la cuenta por pagar al proveedor.

Si tu numeración es la de la DIAN (la que traes al habilitar el documento soporte en Configuración → Habilitaciones), al guardar Vecipp lo envía a la DIAN: lo firma, calcula su código único (CUDS) y te muestra si quedó Aprobado. Si no has habilitado, queda como documento interno.

Si después hay que corregirlo —una devolución, una rebaja, anularlo—, se hace con una nota de ajuste.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar una compra a un no obligado a facturar, a saber si se fue a la DIAN, y a corregirla.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a Contabilidad → Gastos → Documento soporte y pulsa «Nuevo documento soporte».
2. Elige el Proveedor, la Bodega y las fechas. Si es electrónico, el proveedor necesita tipo y número de documento, departamento y ciudad.
3. Elige la Numeración. Debajo ves el número que va a llevar y si se envía a la DIAN.
4. Completa Forma de pago (Contado o Crédito) y, si es de contado, el Medio de pago. Si tienes el papel que te firmó el vendedor, escribe el Número del comprobante físico.
5. En Forma de generación deja Por operación, o elige Acumulado semanal si juntas en un solo documento las compras de la semana al mismo proveedor.
6. Agrega las líneas: producto o cuenta contable, costo, descuento, impuesto y cantidad.
7. Pulsa Guardar. En el detalle ves el documento y, si es electrónico, la tarjeta de la DIAN con su estado.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• «Para un documento soporte electrónico, a "X" le falta: …»: completa esos datos del proveedor en Contactos (la DIAN exige su dirección con municipio).
• «Tu firma electrónica está vencida…» o «La resolución… está vencida / se acabaron los números»: renueva la firma o trae una numeración nueva en Habilitaciones. No se gastó el número.
• El documento quedó «Rechazado DIAN»: lee el motivo en la tarjeta, corrige y pulsa «Reintentar envío».
• «Este documento soporte ya se envió a la DIAN: anúlalo con una nota de ajuste»: un documento que la DIAN tiene no se borra.

Qué no hace todavía

• Solo vendedores residentes en Colombia. La compra a un vendedor del exterior (operación con no residente) todavía no se envía a la DIAN.
• No se le envía por correo al vendedor.
• Las retenciones no viajan en el XML de la DIAN: se asientan en Vecipp, pero el documento electrónico va sin ellas.
• No se edita ni se clona después de guardado.