Importa tus empleados desde Excel

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Si tienes 10, 30 o 100 empleados, darlos de alta uno por uno es una tarde entera.

Con la importación los cargas todos de una vez: descargas una plantilla de Excel, la llenas con tu equipo y la subes. O, si prefieres no salir de Vecipp, escribes directamente en una hoja de cálculo dentro de la aplicación.

¿En qué te beneficia?

• Pasas de una tarde a unos minutos. Un empleado son 37 datos; cien empleados son 3.700.
• No creas nada con errores. Antes de guardar te muestra una lista de todo lo que falta o está mal, con el nombre del campo y la fila. Si algo no cuadra, no se crea ni uno solo.
• La plantilla trae las listas puestas. Al hacer clic en la casilla de EPS, banco o municipio se abre el menú con las opciones válidas: no hay que adivinar cómo se escriben.
• Puedes exportar, cambiar y volver a importar. ¿Necesitas subirle el sueldo a 40 personas? Exporta, cámbialo en Excel, elige Crear y actualizar y vuelve a subirlo: se actualizan las 40 fichas.
• Te sirve si vienes de otro sistema: llenas la plantilla con lo que ya tenías y listo.

¿Cómo funciona?

Hay dos caminos, y los dos terminan igual.

La plantilla tiene 37 columnas y dos hojas: la que llenas y otra llamada Información de apoyo, donde puedes leer todas las opciones válidas de cada lista.

Las columnas con * son obligatorias. Tres dependen de lo que elijas:

• Banco, tipo de cuenta y número de cuenta solo se llenan si el método de pago mueve una cuenta bancaria.
• Nivel de riesgo solo se llena si pusiste Alto riesgo: NO.
• Fecha fin de labores solo si el contrato no es indefinido, y obligatoria en un contrato a término fijo: si la dejas vacía, esa fila sale en las correcciones con «Un contrato a término fijo necesita su fecha de fin de labores.»

Las fechas van en formato Año-Mes-Día, por ejemplo 2026-09-15.

Puedes importar hasta 100 empleados por archivo. Si tienes más, hazlo en varias tandas.

Si el empleado ya existe: crear o actualizar

Debajo de la zona de carga hay un interruptor: «Si el documento ya existe».

Viene en «Solo crear» a propósito. Actualizar sirve justo porque cambia muchas fichas de golpe: si fuera lo que pasa sin querer, subir un archivo viejo te borraría los sueldos buenos.

🔑 Al actualizar, una casilla vacía no borra nada: ese dato se queda como estaba en Vecipp. Así puedes subir un archivo con solo el documento y la columna que quieres cambiar —por ejemplo, el salario— y el resto de la ficha no se toca. Para cambiar un dato, escribe el valor nuevo en su casilla.

Lo ya liquidado no se toca. Si le subes el sueldo a alguien, cambian sus nóminas de aquí en adelante; las que ya calculaste se quedan como estaban.

Si tu archivo tiene errores, no lo pierdes

No te lo rechaza y te lo devuelve. Lo abre en el editor en línea con todos los errores señalados: las casillas con problema quedan en rojo y el panel de la derecha lista cada uno, con su campo y su fila. Los arreglas ahí mismo y, cuando el panel dice «Sin correcciones», pulsas Importar empleados.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A descargar la plantilla y entender sus columnas.
• A subir tu archivo y corregir lo que haga falta sin volver a Excel.
• A escribir empleados directamente en el editor en línea.
• A exportar los que ya tienes.

Paso a paso

Con un archivo

1. Entra a Empleados.
2. Pulsa Nuevo empleado ▾ y elige Importar desde Excel.
3. Elige Importar archivo.
4. Pulsa Descargar plantilla. Se baja un .xlsx.
5. Ábrelo y llena una fila por empleado. Haz clic en cada casilla para ver el menú de opciones.
6. Guárdalo y vuelve a Vecipp.
7. Si vas a actualizar empleados que ya tienes, cambia Si el documento ya existe a Crear y actualizar.
8. Arrastra el archivo a la zona punteada, o haz clic para buscarlo.
9. Revisa el panel Correcciones. Si hay algo, arréglalo en la misma pantalla.
10. Cuando diga Sin correcciones, pulsa Importar empleados.

Sin archivo

1. En el mismo modal, elige Editor en línea.
2. Escribe en la rejilla. En las casillas de lista, teclea unas letras y elige del menú, o pulsa Enter para tomar la primera opción.
3. El panel de la derecha se actualiza mientras escribes.
4. Pulsa Importar empleados.

Exportar los que ya tienes

1. En Empleados, pulsa Exportar empleados. Se baja un .xlsx con las mismas 37 columnas.

Subirle el sueldo a todo el equipo

1. Pulsa Exportar empleados.
2. En Excel, cambia la columna Salario de quien corresponda. No toques las cédulas.
3. Entra a Nuevo empleado ▾ > Importar desde Excel > Importar archivo.
4. Pon Si el documento ya existe en Crear y actualizar.
5. Sube el archivo y pulsa Importar empleados. El aviso te dirá cuántos se actualizaron.

Errores comunes

• «El campo es requerido». Falta una columna obligatoria en esa fila. El panel te dice cuál y en qué fila.
• «El valor X ingresado es inválido». Lo que escribiste no está en la lista de esa columna. Ábrela desde la casilla y elige, o cópialo de la hoja Información de apoyo.
• «Ese archivo no tiene las columnas de la plantilla». Estás subiendo otro archivo, o le cambiaste los títulos a las columnas. Descarga la plantilla otra vez.
• «X no es un municipio de Y». El municipio existe, pero no en ese departamento. Los dos tienen que coincidir: es lo que Vecipp necesita para tu planilla de seguridad social.
• «El salario debe ser mayor o igual a $ 1.750.905 (1 SMLMV)». El salario está por debajo del mínimo legal. Es la misma regla que al crear un empleado a mano: medio tiempo pide medio salario mínimo, un aprendiz en etapa lectiva el 75 %, y un estudiante no tiene mínimo (su salario puede ir en 0). Si marcaste Salario integral en SI, el mínimo es de 13 salarios mínimos.
• «Ese documento está dos veces en el archivo». Dos filas con la misma cédula. Deja una.
• «Vecipp todavía no liquida nómina catorcenal». Por ahora solo mensual y quincenal.
• «Ya tienes un empleado con ese documento». Esa persona ya está creada. Quita su fila del archivo, o pon Si el documento ya existe en Crear y actualizar si lo que quieres es cambiarle los datos.
• No importó ninguno aunque solo fallaba uno. Es a propósito: o entran todos o no entra ninguno, para que no te quedes a mitad sin saber por dónde seguir.

Qué no hace todavía

• Máximo 100 empleados por archivo.
• Al actualizar no se puede vaciar un dato dejando su casilla en blanco (en blanco significa «no lo toques»). Para quitarlo, hazlo desde la ficha del empleado.
• No revive a nadie. Si el empleado está eliminado, su cédula no se reconoce y el archivo no entra.
• No desactiva a quien no esté en el archivo. Un archivo con 3 filas no toca a los otros 40.
• No liquida nómina catorcenal, decenal ni semanal, aunque la plantilla ofrezca esas opciones.
• No se pueden pegar varias filas de golpe en el editor en línea: se escribe casilla por casilla.
• Agregar desde contrato todavía no funciona — es la tercera opción del menú.