Cuentas por cobrar: a quién le fiaste y cuánto te debe

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la lista de los clientes que te deben: cada vez que fías una venta —o te pagan solo una parte—, lo que falta queda aquí, a nombre de ese cliente. Te dice cuánto te deben en total, cuánto ya está vencido y a quién cobrarle primero.

¿En qué te beneficia?

Dejas el cuaderno del fiado. Todo lo que te deben está en una sola pantalla, con la suma hecha.
Cobras a tiempo. Los clientes atrasados salen primero y en rojo, con los días de atraso.
Recuerdas sin pena. Con un toque le escribes al cliente por WhatsApp un mensaje amable con su saldo.
Cobras en dos clics. Cobrar abre el registro del pago con el cliente y sus facturas ya elegidas.

¿Cómo funciona?

Una venta queda por cobrar cuando, en el cobro, el pago no alcanza el total (lo dejas en 0 o registras un abono). Vence según el plazo de pago del cliente —o el que elijas en el cobro, en Vence—: sin plazo, vence el mismo día.

Esta pantalla junta, por cliente, todo lo que está por cobrar: sus facturas y, si llevas Contabilidad, sus notas débito. Un documento está vencido cuando su fecha de vencimiento ya pasó; Días de atraso cuenta desde el más viejo. Las cifras son las mismas del reporte Cuentas por cobrar de Contabilidad.

Al entrar ves la lista y el cliente al lado. A la izquierda, quién te debe, primero lo más urgente: cada cliente con su inicial (en rojo si tiene algo vencido), su estado (Vencida hace 7 días, Al día · vence en 38 días), lo que debe y cuántos documentos. La lista cabe en tu pantalla y abajo siempre está el paginador (Página 1 de 1 y ‹ ›). A la derecha queda siempre abierta la ficha del cliente que tocaste (al entrar, el más atrasado). En el celular, la ficha se abre en una ventana grande al tocarlo.

El recordatorio de WhatsApp lo escribes tú, una vez, y sirve para todos: lleva huecos como Nombre del cliente, Lo que debe o Sus facturas que Vecipp llena con los datos de cada uno. Lo editas desde la ficha de cualquier cliente y queda guardado para la próxima.

Cuando el cliente paga, lo registras con Cobrar (o desde Registro de pagos): el pago se descuenta de sus facturas y, si las salda, el cliente sale de la lista.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A ver quién te debe, a filtrar a los atrasados, a cobrarle a un cliente y a recordarle por WhatsApp.

Paso a paso para usar la función

En el menú de POS, entra a Ingresos › Cuentas por cobrar. ¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) junto a Copiar la lista: un recorrido corto te muestra las cifras, la búsqueda, el filtro, cómo ordenar la tabla y los botones WhatsApp y Cobrar. Solo muestra; no cambia nada.
Arriba, junto al título, ves Te deben (el total) y Vencido (lo que ya pasó su fecha), en rojo, y Al día (lo que todavía no vence). Toca Vencido o Al día para ver solo esos clientes.
Toca un cliente de la lista: su ficha se abre al lado. Arriba, WhatsApp (apagado si no tiene celular; al pasar el mouse dice por qué) y Cobrar. A la izquierda, Te debe, Vencido y Ya abonó, y sus documentos uno por uno con cuánto ha abonado y cuánto falta. A la derecha, el recordatorio:
- Celular: si el cliente no tiene, escríbelo ahí (10 dígitos, por ejemplo 3001234567) y toca Guardar: queda en su contacto.
- El recordatorio (el mismo para todos): cambia el texto como quieras; con los botones de Agregar pones el nombre, lo que debe, lo vencido, sus facturas o el nombre de tu negocio donde está el cursor. Toca Guardar mensaje para que quede así para todos tus clientes; Volver al de fábrica lo deja como venía.
- Así le llega: el mensaje ya armado con los datos de ese cliente, como se ve en WhatsApp (la burbuja verde). WhatsApp, arriba, abre la conversación con ese texto; tú decides si lo envías.
- Cobrar abre Nuevo pago con sus facturas ya cargadas.
¿Prefieres la tabla? Junto al birrete 🎓 toca Tabla. La tabla es como una hoja de cálculo —letras A, B, C… sobre las columnas y el número de cada fila—: cada cliente con su Identificación, cuántos Doc. debe, lo que Debe y lo Vencido (en rojo) y su Estado, con un puntito de color y debajo el detalle: Vencida en rojo («hace 12 días»), Vence hoy en ámbar («cóbrale hoy») o Al día en verde («vence en 22 días · 27 oct»). Los atrasados van primero; toca el título de Cliente, Debe, Vencido o Estado para ordenar por esa columna. Muestra justo los clientes que caben en tu pantalla, con las flechas del pie para pasar de página.
Para buscar a alguien, escribe su nombre o su identificación en el buscador; para ver solo a los atrasados, Filtrar › Estado › Con facturas vencidas. Con la paleta 🎨 (arriba, junto a Copiar la lista) le das a la tabla un color suave (de fábrica viene en ámbar, porque es lo que hay que atender), y con las cuatro flechas la abres en grande.
En la tabla, el ojito de cada fila abre la misma ficha en una ventana grande. Para cobrar, pulsa el botón verde de la mano con monedas (Cobrar) en su fila —al pasar el mouse dice qué hace—: se abre Nuevo pago con el cliente y sus facturas por cobrar ya cargadas. Revisa el valor que te entregó y guarda.
Para recordarle desde la tabla, pulsa el ícono de WhatsApp en su fila: se abre la conversación con tu recordatorio ya armado. Tú decides si lo envías.
Para pasarle la lista a quien cobra, pulsa el botón de copiar (junto a las cifras): copia quién debe cuánto, de los clientes que estás viendo (con la búsqueda o el filtro que tengas).

Errores comunes y cómo solucionarlos

El ícono de WhatsApp está apagado: el cliente no tiene celular en su contacto. Abre su ficha (tócalo en la lista o con el ojito de la tabla) y escríbelo en Celular, o agrégalo en Contactos.
En Consumidor final no aparece el campo Celular: es el cliente genérico de la caja —«cualquiera»—, así que no tiene celular. Para poder recordarle a alguien, la próxima vez fía la venta a su nombre: elígelo o créalo en la tirilla antes de cobrar.
«Escribe un celular de 10 dígitos»: el número no parece un celular de Colombia. Escríbelo sin espacios ni el +57, por ejemplo 3001234567.
Cambié el recordatorio y al volver estaba el de antes: no tocaste Guardar mensaje. Sin guardar, el cambio solo vale mientras tienes la pantalla abierta.
Fié una venta y el cliente no aparece: la venta quedó pagada completa, o está a nombre de Consumidor final con abono (esa vence el mismo día y sí aparece como «Consumidor final»). Para fiar a alguien, elige su nombre en la tirilla antes de cobrar.
Cobrar está apagado: tu usuario no tiene permiso para registrar pagos. Pídeselo al administrador de la cuenta.

Qué no hace todavía

No envía los recordatorios solo: el WhatsApp lo abres y lo envías tú (los recordatorios automáticos por correo están en Contabilidad).
No muestra el detalle de cada factura en esta pantalla: ábrelas desde Cobrar o desde el Historial de ventas.
Cobrar precarga las facturas; una nota débito se cobra desde Contabilidad.