Compras

(Categoría: Reportes › Administrativos)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la lista de todo lo que le compraste a tus proveedores en el periodo que elijas: cada factura de compra y cada documento soporte, con el proveedor, la fecha y lo que vale antes de impuestos y después de impuestos. Arriba te dice cuánto suman en total.

¿En qué te beneficia?

• Sabes cuánto gastaste en compras, mes a mes, sin sumar facturas a mano ni armar un Excel.
• Ves a quién le compras más. Escribe el nombre de un proveedor y el total de arriba te dice cuánto le compraste.
• Encuentras una factura en segundos por su número o por el día en que la registraste, y la abres con un clic.
• Le pasas el detalle a tu contador en un archivo, con la identificación de cada proveedor.

¿Cómo funciona?

El reporte toma las facturas de compra y los documentos soporte (las compras a quien no factura) cuya fecha cae dentro del periodo, y muestra una fila por cada una.

• Antes de impuestos es el valor de la compra después de descuentos: una compra de $10.000 con 10 % de descuento cuenta $9.000.
• Después de impuestos le suma los impuestos (el IVA, por ejemplo). Las retenciones no se restan: una compra de $20.000 a la que le retuviste $2.000 sigue contando $20.000, porque ese es su valor; lo que le debes al proveedor lo ves en la factura y en Cuentas por pagar.
• El buscador y los filtros mueven los totales. Si buscas un proveedor, las tarjetas de arriba suman solo sus compras.
• La fecha que cuenta es la fecha de la factura, no el día en que la registraste en Vecipp.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A ver tus compras de un mes, un trimestre o un año.
• A buscar las compras de un proveedor y filtrar por número de factura o por día.
• A abrir una factura desde el reporte y a descargarlo en Excel.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Administrativos y elige Compras.

2. Elige el periodo. Al abrir, el reporte muestra el mes en curso completo. Para cambiarlo, pulsa el botón con el periodo y elige un atajo (Hoy, Este mes, Mes anterior, Este año…) o marca en el calendario el día de inicio y el de fin, y pulsa Aplicar. Mientras calcula verás «Se está generando tu reporte de compras».

3. Lee los totales. Antes de impuestos y Después de impuestos suman las compras que ves en la lista.

4. Busca y filtra.

• En la caja Proveedor escribe parte del nombre (no importan las mayúsculas ni las tildes).
• Pulsa Filtrar y elige Número de factura (escribe el número) o Fecha (elige un día en el calendario). Cada filtro queda como un botón arriba de la tabla: púlsalo para cambiarlo, o usa la papelera para quitarlo. + agrega el otro filtro y Quitar filtros los quita todos.

5. Abre una compra. Haz clic en el número de factura para ver la factura o el documento soporte.

6. Descárgalo. Descargar baja un Excel con todas las compras del periodo (sin los filtros de la tabla): número, proveedor, tipo y número de identificación, fecha, antes y después de impuestos. También queda guardado 15 días en Reportes › Historial de exportables. Actualizar vuelve a calcular el reporte.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Aparece «¡No hay registros que cumplan con los filtros especificados!»." No hay compras en ese periodo, o los filtros no dejan ninguna. Revisa el periodo y pulsa Quitar filtros. Si todavía no registras compras, el botón Nueva factura de compra te lleva a crear una.

"Registré una factura y no aparece." Mira su fecha: si la factura es del mes pasado, sale en el mes pasado aunque la hayas registrado hoy.

"El total no coincide con lo que le debo al proveedor." Es normal si hubo retenciones: el reporte muestra el valor de la compra, y la deuda es ese valor menos lo retenido y menos lo que ya pagaste.

Lo que todavía no hace

• No se ordena por columna: la lista va por fecha, de la más vieja a la más nueva.
• No se comparte con un enlace; para mandárselo a alguien, descárgalo.
• El Excel trae todo el periodo: los filtros de la tabla no viajan al archivo.
• No incluye las notas débito ni las notas de ajuste de compras: solo facturas de compra y documentos soporte.