Cuentas por cobrar y por pagar

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Son los dos reportes de tu cartera, uno de cada lado:

• Cuentas por cobrar lista las facturas que emitiste y todavía no te han pagado, y también las notas de débito a crédito que siguen pendientes.
• Cuentas por pagar lista las facturas de tus proveedores y los documentos soporte que todavía no has pagado.

Los dos hacen algo más que sumar: te separan la plata por cuánto lleva vencida.

¿En qué te beneficia?

• Cobras a tiempo, y cobras primero lo más viejo. Una deuda de 20 días casi siempre se cobra; una de 120 muchas veces ya no. Ver cuál es cuál cambia a quién llamas hoy.
• Sabes si puedes seguir vendiendo a crédito. "Me deben 5 millones" no dice nada. "3 de esos 5 llevan más de 90 días" te dice que tienes un problema de cobro, no un buen mes.
• Encuentras a un cliente o a un proveedor en segundos. En los dos reportes puedes filtrar por número, por cliente o proveedor y por fecha, y ver solo lo que te debe él o lo que le debes a él.
• Te llevas la lista a Excel o se la mandas a alguien. Descarga el reporte en Excel —con el teléfono y la dirección de cada cliente o proveedor, listo para llamar—, o comparte un enlace con tu contador.
• Imprimes de una vez las facturas que vas a cobrar. En Cuentas por cobrar, marca las que quieras y sácalas todas juntas, una por hoja, para llevarlas a la visita de cobro o mandarlas en PDF.
• No te sorprende un pago. El de por pagar te muestra qué se te vence esta semana antes de que el proveedor te llame.
• Dejas de llevar la cartera en un cuaderno o en Excel. Se arma sola con las facturas que ya registras.

¿Cómo funciona?

Cada reporte toma los documentos que todavía tienen saldo —lo facturado menos lo que ya se abonó— y los reparte en cinco tramos según la fecha de vencimiento:

🔑 Vencida quiere decir que la fecha de vencimiento ya pasó. En Cuentas por cobrar se mide contra la fecha que eliges en Hasta; en Cuentas por pagar, contra el día de hoy, aunque el período que mires termine después: una factura que vence el 25 no está vencida el 22.

🔑 Lo que vence hoy ya cuenta como vencido. Entra en Vencidas 30 días o menos (con 0 días), y en el Inicio suma en Vencidas, no en Vigentes. Lo que sí espera al día siguiente es el rojo de la fecha en la lista: el día del vencimiento la fecha todavía se ve normal.

🔑 "No vencidas" no quiere decir "cero días". Quiere decir que el plazo aún no llega, o que el documento no tiene fecha de vencimiento porque fue de contado. No es mora, y por eso no se mezcla con el primer tramo. El documento soporte es la excepción: como no tiene plazo, vence el mismo día de su fecha, así que desde ese día aparece en Vencidas 30 días o menos.

Al pulsar un tramo, cambian a la vez el total de arriba y la lista de abajo: siempre estás viendo la misma pregunta. Pulsa el tramo activo otra vez para quitar el filtro. La suma de los cinco tramos es exactamente el total, así que ningún documento se pierde ni se cuenta dos veces.

⚠️ Una factura anulada no aparece, y un borrador tampoco. La anulada no se va a cobrar y el borrador todavía no existe para tu cliente: sumarlos te haría creer que tienes una cartera que no existe.

🔑 En Cuentas por cobrar, lo que baja el saldo de una factura es todo lo que la cubre: lo que el cliente entregó al comprar, los pagos recibidos que registraste después, las notas crédito que cruzaste contra ella y las retenciones que te hicieron. Una nota débito a crédito, en cambio, le suma deuda, y sale como una fila propia. La deuda que le registraste con un comprobante contable (con la Referencia Registrar nuevo documento) también sale como una fila más, de tipo Comprobante contable; y si con otro comprobante le ajustaste el saldo a una factura, ese ajuste también la cubre. Todo cuenta hasta la fecha que elijas en Hasta: un pago recibido después de esa fecha no rebaja la factura, porque ese día todavía no había llegado.

🔑 Pero la columna Cobrado es solo la plata que de verdad entró. Una nota crédito baja lo que te deben, pero no es dinero que recibiste; una retención tampoco. Por eso Cobrado más Por cobrar no siempre suman el Total: una factura de $2.000 a la que le cobraste $600 y le cruzaste una nota crédito de $1.071 sale con Cobrado $600 y Por cobrar $329. Los $1.071 de la nota no están en ninguna de las dos columnas, y así tiene que ser. Es la misma regla de Cuentas por pagar, al revés.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Dónde están los dos reportes.
• Qué significa cada tramo de antigüedad y cómo se usa para decidir a quién cobrar.
• Cómo buscar lo que te debe un cliente, o lo que le debes a un proveedor, con el filtro.
• Cómo ordenar Cuentas por pagar por número, proveedor o fecha.
• Cómo descargar el reporte, cómo imprimir o guardar en PDF los documentos que marques, y cómo compartirlo.
• Por qué el filtro de fecha no es igual en los dos.

Paso a paso

1. Ve a Reportes y entra a la categoría Administrativos.
2. Elige Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar.
3. Ajusta la fecha. Ojo, no son iguales: por cobrar te pide una sola fecha de corte (Hasta), que arranca en el último día del mes, y por pagar te pide un Periodo (desde y hasta), que arranca en el mes en curso completo. En el período puedes elegir las dos fechas en el calendario o usar un atajo de la izquierda: Desde el Inicio, Hoy, Ayer, Esta Semana, Este Mes, Este Año y sus anteriores. En los dos reportes la fecha no se aplica al elegirla: pulsa Generar Reporte.
4. Mira el total en rojo: es lo que te deben, o lo que debes, con ese filtro puesto.
5. Pulsa un tramo para quedarte solo con esa antigüedad. El total se recalcula. Púlsalo otra vez para quitarlo.
6. En la lista, las fechas de vencimiento en rojo son las que ya pasaron.
7. Para buscar algo concreto, pulsa Filtrar, sobre la tabla. Aparecen cuatro campos: Número, Cliente (o Proveedor, en por pagar), Creación y Vencimiento. Llena los que necesites y pulsa Filtrar otra vez. El total se ajusta a lo que queda. Para volver a verlo todo, pulsa Cerrar: oculta los campos y quita el filtro.
8. Para imprimir unos documentos (en Cuentas por cobrar), marca sus casillas. Cuando marcas dos o más, aparece arriba de la tabla una franja con Seleccionado y cuántos marcaste. Si marcas la casilla de arriba, se marcan todos los de la página; la ✕ de la franja quita la selección.
   • Pulsa Imprimir: se abre una pestaña nueva con cada documento en su propia hoja —la factura, la nota débito o el comprobante, tal como sale cuando lo imprimes desde su detalle— y aparece la ventana de impresión.
   • Pulsa Descargar para tenerlos en PDF: se abre la misma pestaña, y en la ventana que aparece eliges Guardar como PDF. El archivo se propone con el nombre Documentos_por_cobrar.
9. Para llevarte todo el reporte a Excel, pulsa el ícono de descarga arriba a la derecha: trae lo mismo que estás viendo, con la fecha, el tramo y el filtro puestos (y en por pagar, también en el orden que elegiste). Es una lista con una fila por documento. En por cobrar trae estas columnas: comprobante, número, tipo de identificación, cliente, identificación, teléfono, celular, dirección, ciudad, vendedor, creación, vencimiento, total, cobrado y por cobrar. En por pagar: tipo de documento, número, proveedor, tipo de identificación, identificación, teléfono, dirección, creación, vencimiento, total, pagado y por pagar. Las fechas son fechas de verdad y los montos, números: puedes ordenar y sumar sin arreglar nada.
10. Para mandárselo a alguien (tu contador, un socio), pulsa el ícono de compartir, al lado del de descarga. Está en los dos reportes. Eliges hasta cuándo dura el enlace y si quien lo abre puede solo mirar, descargar o también cambiar la fecha.
11. Para ordenar el reporte, haz clic en el título de la columna Número, Cliente (o Proveedor, en por pagar), Creación o Vencimiento: la primera vez ordena de menor a mayor y la siguiente, al revés. El Excel sale en el mismo orden, y si compartes el reporte, el link lo conserva. Si no eliges ninguno, Cuentas por cobrar va de lo más reciente a lo más antiguo según la fecha de creación, y Cuentas por pagar pone primero lo que vence antes. Pasa el mouse por el nombre de un proveedor para ver su dirección y su teléfono.
12. Si tienes muchos documentos, abajo a la derecha eliges cuántos ver por página en Resultados por página (10, 20, 40, 60 u 80); a la izquierda pasas de página con las flechas, y el botón de actualizar (las dos flechas en círculo) vuelve a traer los datos sin salir del reporte.
13. Haz clic en el número del documento para abrirlo —la factura, la nota débito, el documento soporte o el comprobante— y registrar el cobro o el pago.

Errores comunes

"Cobrado y Por cobrar no suman el Total." Es correcto cuando la factura tiene una nota crédito o una retención: bajan lo que te deben pero no son plata que entró, así que no van en Cobrado. Ábrela para ver qué la cubrió.

"Cambié la fecha y no pasó nada." En los dos reportes la fecha se aplica con Generar Reporte, no al elegirla.

"Una factura que ya cobré sigue apareciendo." Aparece porque le queda saldo. Si cobraste solo una parte, se queda con la diferencia; si cobraste todo, revisa dos cosas: que el pago haya quedado registrado sobre esa factura y no suelto, y que su fecha no sea posterior a la fecha Hasta del reporte.

"Marqué un documento y no aparece Imprimir." La franja con Imprimir y Descargar aparece desde dos documentos marcados. Para uno solo, ábrelo con clic en su número e imprímelo desde su detalle.

"Pulsé Imprimir y no pasó nada." Se abre en una pestaña nueva: si tu navegador bloquea las ventanas emergentes, permítelas para Vecipp.

"En el Excel el vendedor dice No disponible." Es que ese documento no tiene vendedor asignado. Los comprobantes contables nunca tienen.

"Filtré por un cliente y ahora el total es menor." Es a propósito: el total siempre es de lo que estás viendo. Pulsa Cerrar para volver a la cartera completa.

"No encuentro a un cliente en la lista del filtro." Solo salen los clientes que te deben algo en ese corte y ese tramo (o, en por pagar, los proveedores a los que les debes algo en ese período). Si no hay deuda, no tiene por qué estar.

"Los dos reportes no tienen las mismas columnas." Es a propósito. Por cobrar empieza por el Número y habla de Cliente, Cobrado y Por cobrar; por pagar empieza por el Tipo de documento y habla de Proveedor, Pagado y Por pagar.

"El orden de la lista." En Cuentas por cobrar va de lo más reciente a lo más viejo por fecha de creación. En Cuentas por pagar va de lo más viejo a lo más reciente, y puedes cambiarlo con el título de cada columna. Para ver primero lo más vencido, usa los tramos.

"No marqué nada y no veo casillas en Cuentas por pagar." Es así: en por pagar no se marcan documentos para imprimirlos en bloque. Abre cada uno desde su número para imprimirlo.

"Un documento soporte que guardé de contado me sale vencido." Es lo esperado: el documento soporte no tiene plazo, así que vence el mismo día de su fecha, y guardarlo no registra el pago (para eso está Guardar y agregar pago). Regístrale el pago y sale del reporte. Lo mismo pasa con una factura de compra antigua que se guardó sin vencimiento: hoy el vencimiento es obligatorio, y las que quedaron sin él se cuentan como vencidas desde su fecha.

"El total no me cuadra con lo que esperaba." Revisa el filtro de fecha antes que nada: en Cuentas por pagar el rango deja fuera las compras registradas antes del Desde.

Cómo se calcula lo pagado en Cuentas por pagar: Pagado suma los pagos (comprobantes de egreso) y los anticipos que aplicaste a la factura. Las notas débito y la retención no cuentan como pagado, pero sí bajan el Por pagar: una factura de $2.380 con un anticipo de $300 y una nota débito de $1.190 sale con Pagado $300 y Por pagar $890.

Qué no hace todavía

• Descargar no baja el PDF directo. Abre la ventana de impresión para que elijas Guardar como PDF; todavía no se genera el archivo por sí solo.
• Desde un enlace compartido no se imprimen los documentos. Quien abre el enlace ve el reporte, pero no puede marcar ni abrir las facturas, porque eso necesita una cuenta de Vecipp.
• Cuentas por pagar todavía no muestra las deudas que registraste con un comprobante contable. Por ahora lista facturas de proveedor y documentos soporte; para ver una deuda que anotaste a mano en un comprobante, usa Movimientos por cuenta contable sobre la cuenta de proveedores.
• En Cuentas por pagar no se imprimen varios documentos a la vez. Cada uno se imprime desde su detalle.
• Cuentas por cobrar todavía no se ordena por columna. En por pagar ya puedes hacerlo.
• No muestra la historia de un cliente en una sola hoja. Para eso está el reporte Estado de cuenta por cliente, en Reportes › Ventas.
• No manda recordatorios por sí solo. Los avisos por correo a tus clientes se encienden aparte, en Configuración › Notificaciones de cobro.
• No separa por vendedor ni por centro de costo.