Cuentas por cobrar y por pagar

(Categoría: Contabilidad)

Son los dos reportes de tu cartera, uno de cada lado:

• Cuentas por cobrar lista las facturas que emitiste y todavía no te han pagado.
• Cuentas por pagar lista las facturas de tus proveedores que todavía no has pagado.

Los dos hacen algo más que sumar: te separan la plata por cuánto lleva vencida.

• Cobras a tiempo, y cobras primero lo más viejo. Una deuda de 20 días casi siempre se cobra; una de 120 muchas veces ya no. Ver cuál es cuál cambia a quién llamas hoy.
• Sabes si puedes seguir vendiendo a crédito. "Me deben 5 millones" no dice nada. "3 de esos 5 llevan más de 90 días" te dice que tienes un problema de cobro, no un buen mes.
• No te sorprende un pago. El de por pagar te muestra qué se te vence esta semana antes de que el proveedor te llame.
• Dejas de llevar la cartera en un cuaderno o en Excel. Se arma sola con las facturas que ya registras.

Cada reporte toma los documentos que todavía tienen saldo —lo facturado menos lo que ya se abonó— y los reparte en cinco tramos según la fecha de vencimiento:

| Tramo | Qué contiene | |---|---| | Vencidas 30 días o menos | Mora reciente | | Vencidas 31 días a 60 días | Se está enfriando | | Vencidas 61 días a 90 días | Cobro difícil | | Vencidas 91+ | Riesgo real de no cobrar | | No vencidas | Todavía está dentro del plazo |

🔑 "No vencidas" no quiere decir "cero días". Quiere decir que el plazo aún no llega, o que el documento no tiene fecha de vencimiento porque fue de contado. No es mora, y por eso no se mezcla con el primer tramo.

Al pulsar un tramo, cambian a la vez el total de arriba y la lista de abajo: siempre estás viendo la misma pregunta. Pulsa el tramo activo otra vez para quitar el filtro. La suma de los cinco tramos es exactamente el total, así que ningún documento se pierde ni se cuenta dos veces.

⚠️ Una factura anulada no aparece. No se va a cobrar, y sumarla te haría creer que tienes una cartera que no existe.

• Dónde están los dos reportes.
• Qué significa cada tramo de antigüedad y cómo se usa para decidir a quién cobrar.
• Por qué el filtro de fecha no es igual en los dos.

1. Ve a Reportes y entra a la categoría Administrativos.
2. Elige Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar.
3. Ajusta la fecha. Ojo, no son iguales: por cobrar te pide una sola fecha de corte (Hasta), y por pagar te pide un período (Desde y Hasta).
4. Mira el total en rojo: es lo que te deben, o lo que debes, con ese filtro puesto.
5. Pulsa un tramo para quedarte solo con esa antigüedad. El total se recalcula.
6. En la lista, las fechas de vencimiento en rojo son las que ya pasaron. Pasa el cursor por encima y te dice hace cuántos días.
7. Haz clic en el número del documento para abrir la factura y registrar el cobro o el pago.

"Una factura que ya cobré sigue apareciendo." Aparece porque le queda saldo. Si cobraste solo una parte, se queda con la diferencia; si cobraste todo, revisa que el pago haya quedado registrado sobre esa factura y no suelto.

"Los dos reportes no tienen las mismas columnas." Es a propósito. Por cobrar empieza por el Número y habla de Cliente, Cobrado y Por cobrar; por pagar empieza por el Tipo de documento y habla de Proveedor, Pagado y Por pagar.

"Una compra sin fecha de vencimiento me sale en No vencidas." Correcto: sin plazo pactado no hay mora que contar. Si esa compra sí tenía plazo, edítala y ponle el vencimiento.

"El total no me cuadra con lo que esperaba." Revisa el filtro de fecha antes que nada: en Cuentas por pagar el rango deja fuera las compras registradas antes del Desde.

• No se pueden descargar. El botón Descargar está a la vista pero todavía no exporta.
• No hay estado de cuenta por cliente. Este reporte lista documentos; agrupar toda la historia de un cliente en una sola hoja es otro reporte, que aún no está construido.
• No manda recordatorios de cobro. Te dice a quién llamar; llamar te toca a ti.
• No separa por vendedor ni por centro de costo.