Variantes: color, talla y otras cualidades

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Una variante es una cualidad que puede tomar varios valores: Color (Rojo, Azul, Verde), Talla (S, M, L), Sabor. La defines una vez y después la usas en tus productos: un producto con variantes —una camiseta— se vende en cada una de sus versiones —Camiseta / S / Rojo, Camiseta / M / Azul—, y cada versión lleva su propio inventario.

¿En qué te beneficia?

Dejas de crear a mano un producto por cada versión: marcas las tallas y los colores, y Vecipp crea todas las combinaciones de una vez.
Sabes cuántas te quedan de cada una. Cada versión tiene su stock por bodega, así que no te enteras al vender que la talla M se acabó hace una semana.
Cambias el precio una sola vez. Lo que edites en el producto (precio, impuesto, categoría, cuentas, precios de lista) pasa a todas sus versiones, también cuando lo actualizas en bloque desde Excel.
Tu catálogo crece con tu negocio: si llega una talla nueva, se la agregas al producto y nace su versión, sin crear el producto otra vez.
Tu contabilidad cuadra por versión: el inventario inicial de cada una entra a los libros con su propio comprobante, y al venderla sale su costo.

¿Cómo funciona?

Hay dos pasos, en dos lugares:

El catálogo de variantes (Inventario > Atributos > Variantes): creas la cualidad y sus opciones, por ejemplo Talla con S, M, L. Esto por sí solo no crea productos.
El producto con variantes (el formulario de un producto nuevo): marcas Producto con variantes, eliges las variantes y las opciones que maneja ese producto (esta camiseta solo en S y M, rojo y azul) y Vecipp arma una versión por cada combinación: S - Rojo, S - Azul, M - Rojo, M - Azul. Si una combinación no existe (no hay M en azul), la quitas con su papelera y no se crea.

Al guardar quedan dos cosas:

El producto (Camiseta), de tipo Variante: no tiene inventario propio ni se vende directamente. En su ficha ves la tabla Ítems variantes con cada versión, su foto, su bodega y sus cantidades.
Cada versión (Camiseta / S / Rojo): un producto normal que se vende, se compra, entra en promociones y tiene kárdex. Se edita desde el producto: por eso en su fila del listado Editar y Desactivar aparecen apagados.

Después de crearlo puedes cambiar sus combinaciones desde Editar: si agregas un valor (la talla L), nacen sus versiones con el inventario que les pongas; si quitas un valor o una combinación, sus versiones se eliminan. Una versión que ya se vendió, compró o movió no se elimina: se desactiva y conserva sus facturas y su kárdex; el resto del cambio se guarda igual. Si más adelante vuelves a elegir ese valor, la misma versión se activa de nuevo.

Una variante que ya tiene productos no se puede eliminar, ni cambiarle el nombre o quitarle opciones: sus versiones dependen de ellas. Sí puedes agregarle opciones nuevas o desactivarla.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

Cómo crear una variante con sus opciones.
Cómo crear un producto con variantes y darle inventario a cada versión.
Cómo agregar o quitar tallas y colores a un producto ya creado.
Cómo ponerle una foto a cada versión.
Cómo facturar o comprar una versión desde la ficha del producto.
Qué pasa al editar el producto y qué no se puede cambiar después.

Paso a paso

Crear la variante

Ve a Inventario > Atributos y entra a Variantes.
Haz clic en + Nueva variante.
Escribe el Nombre de la cualidad: Color, Talla, Sabor.
Llena los Atributos, una opción por fila. Vienen 3 filas; usa Agregar atributo para más (se activa cuando la última fila tiene texto) o la papelera para quitar una.
Haz clic en Guardar. Verás la variante con su Nombre, Estado y Opciones, y una pestaña por cada opción con los productos que la usan.

Crear un producto con variantes

Ve a Inventario > Ítems de venta y haz clic en Nuevo producto de venta.
Deja el tipo en Producto y marca ☐ Producto con variantes. La bodega sale de Información general: el inventario va en cada versión.
Llena nombre, unidad, Costo por unidad y precio, como en cualquier producto.
En Opciones avanzadas > Variantes, elige un atributo en Seleccionar atributo (o créalo ahí mismo con + Nueva variante), marca sus valores en Seleccionar valores y confirma con ✓. Para cruzarlo con otro, usa + Asignar atributo.
Abajo aparece una fila por combinación con Sin bodegas. Haz clic en el lápiz de cada una y, en Detalle de inventario, elige la Bodega y escribe la Cantidad inicial (mínima y máxima son opcionales). Con el interruptor Activo o el bombillo puedes crear una versión desactivada. Si quieres una foto para esa versión, haz clic en el cuadro de la cámara de su fila y elige la imagen: se sube al guardar.
Haz clic en Guardar. Vas a la ficha del producto con sus Ítems variantes.

Facturar o comprar el producto

En la ficha del producto, Facturar este ítem y Comprar este ítem te preguntan ¿Qué variante?: eliges Camiseta / M y la factura (o la compra) se abre con esa versión.

Agregar o quitar combinaciones de un producto ya creado

Abre el producto y haz clic en Editar.
En Variantes, haz clic en el lápiz del atributo, marca o desmarca sus valores y confirma con ✓. Para quitar una sola combinación, usa la papelera de su fila (si te equivocas, Restaurar combinaciones quitadas la devuelve).
Las combinaciones nuevas aparecen con Sin bodegas: dales bodega y cantidad con su lápiz, como al crearlo.
Haz clic en Guardar. Las versiones nuevas entran al inventario con su comprobante de inventario inicial; las que quitaste se eliminan y su comprobante se anula. Si alguna ya tenía movimientos, un aviso te dice que quedó desactivada en vez de eliminarse.

Actualizar en bloque desde Excel (Gestión de ítems > Actualizar ítems): la plantilla trae el producto y cada versión en su fila. Lo que cambies en la fila del producto pasa a sus versiones. En la fila de una versión puedes cambiar su referencia, sus cantidades por bodega y su código de barras; si cambias ahí el precio u otro dato común, esa fila sale en Ítems con errores diciéndote que se cambia en la fila del producto.

En el listado de variantes puedes buscar con Filtrar por nombre, usar Filtrar (Opción, Estado), ordenar, marcar varias para Activarlas o Desactivarlas, y usar Detalles, Editar, Desactivar y Eliminar en cada fila.

Errores comunes

"Debes verificar los campos marcados en rojo para continuar" y las combinaciones salen en rojo. Cada combinación necesita su bodega y su cantidad inicial, aunque la dejes desactivada. Abre su lápiz y llénalas (puedes poner 0).

"Requerido" debajo de un atributo al guardar la variante. Hay una fila vacía: escríbele una opción o quítala con la papelera.

"Ya existe una variante con el nombre ingresado." Ya tienes una variante con ese nombre: úsala, o ponle otro nombre a la nueva.

"La configuración general no puede ser editada en variantes que tengan items asociados…" La variante ya tiene productos: no puedes cambiarle el nombre ni tocar sus opciones, solo agregar opciones nuevas al final.

El ícono de Eliminar está apagado. La variante tiene productos. Desactívala si ya no la vas a usar.

"«Camiseta» tiene variantes: elige cuál vender o comprar" Llegó a un documento el producto en sí, que no tiene inventario. Cambia la línea por una versión, por ejemplo Camiseta / S / Rojo.

"Deja al menos una combinación en Variantes." Quitaste todas las combinaciones con la papelera. Usa Restaurar combinaciones quitadas o quita el atributo.

"«Camiseta / S» es una variante de «Camiseta»: el precio se cambia en la fila del producto…" (actualización desde Excel). Cambiaste un dato común en la fila de una versión. Devuélvelo a como estaba y haz el cambio en la fila del producto: llegará a todas sus versiones.

Qué no hace todavía

Crear productos con variantes desde Importar ítems: se crean desde el formulario. La actualización en bloque sí los incluye.
Quitar una bodega de una versión ya creada desde su lápiz: puedes agregar bodegas o cambiar cantidades; para dejar una bodega en cero usa un ajuste de inventario.