Balance de prueba

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

El Balance de prueba es la foto de todas tus cuentas contables en un periodo: con cuánto empezó cada una, cuánto entró y salió, y con cuánto terminó. Es el reporte que un contador abre primero para revisar que la contabilidad está bien antes de preparar los estados financieros o una declaración.

¿En qué te beneficia?

• Encuentras errores antes de que lleguen a tu contador o a la DIAN. Un saldo en una cuenta que no debería tenerlo (una caja en negativo, un proveedor con saldo a favor) salta a la vista en una sola tabla.
• Dejas de armarlo en Excel. Sale de lo que ya registraste en facturas, pagos, compras y comprobantes, al día.
• Te da confianza en los números. El total de débitos siempre es igual al de créditos: si tus reportes dicen algo raro, aquí ves de qué cuenta viene.
• Lo compartes en un clic: descárgalo en Excel para trabajarlo o en PDF para enviarlo.

¿Cómo funciona?

Para cada cuenta, el reporte muestra tres cosas, cada una con su columna de Débito y de Crédito:

• Saldo inicial: todo lo que se movió antes de la fecha de inicio del periodo que elegiste.
• Movimientos: la suma de lo que entró por débito y lo que entró por crédito dentro del periodo. Aquí no se resta una cosa de la otra: ves los dos totales.
• Saldo final: el saldo inicial más los movimientos.

Algunas reglas que explican lo que ves:

• El saldo se muestra neto, en la columna que le corresponde. Si una cuenta tiene más débitos que créditos, su saldo aparece en Débito; si tiene más créditos, en Crédito. La otra columna queda en $0. Por eso una caja en negativo aparece en Crédito: es la señal de que algo no está bien.
• Las cuentas se agrupan como en tu catálogo. Cada grupo suma lo de sus cuentas (por ejemplo, Activos corrientes suma caja, bancos, clientes e inventario).
• La fila Total siempre cuadra: los débitos son iguales a los créditos en cada par de columnas. Es la partida doble funcionando.
• Lo anulado no cuenta. Un comprobante o una factura anulada sigue existiendo en el Libro diario, pero no suma en ningún saldo de este reporte.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A generar el Balance de prueba de un mes, un trimestre o un año.
• A leer sus columnas: saldo inicial, movimientos y saldo final.
• A usar Cierre anual, Cuentas con saldos en cero y el buscador.
• A descargarlo en Excel o en PDF.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Contables y elige Balance de prueba.

2. Elige el periodo. Al abrir, el reporte muestra el mes en curso completo. Para cambiarlo, pulsa el botón con las fechas y:

• elige uno de los atajos (Hoy, Ayer, Esta semana, Semana anterior, Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Trimestre anterior, Este año, Año anterior), que se aplica de inmediato, o
• marca en el calendario el día de inicio y el de fin, y pulsa Aplicar.

3. Recorre las cuentas. Los grupos principales aparecen abiertos. Pulsa la flecha de un grupo para ver o esconder sus cuentas. Para encontrar una cuenta, escribe su nombre o su código en Buscar cuenta contable.

4. Ajusta lo que ves:

• Cuentas con saldos en cero: por defecto el reporte esconde las cuentas que no tienen saldo ni movimientos, para que la tabla sea fácil de leer. Actívalo si necesitas ver tu catálogo completo.
• Cierre anual: actívalo cuando consultes un año que ya cerraste. Con él, los ingresos y los gastos quedan en cero y el resultado del año aparece en el patrimonio, que es como queda la contabilidad después del cierre.

5. Descárgalo. Pulsa Descargar:

• Descargar Excel baja el reporte con todas las cuentas desplegadas, el nivel de cada una y su código en una columna aparte, listo para filtrar o hacer tablas dinámicas.
• Descargar PDF abre la ventana de impresión con todo el reporte desplegado; elige Guardar como PDF.

Si registraste algo nuevo con el reporte abierto, pulsa Actualizar para verlo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No veo una cuenta que sé que existe". Seguramente no tiene saldo ni movimientos en el periodo, y el reporte la esconde. Activa Cuentas con saldos en cero.

"El saldo de una cuenta no coincide con el Estado de resultados". El Estado de resultados muestra solo lo que pasó dentro del periodo. El Balance de prueba, en el saldo final, suma también el saldo inicial, que incluye lo de periodos anteriores. Compara la columna Movimientos con el Estado de resultados del mismo periodo.

"Una caja o un banco aparece en Crédito". Significa que registraste más salidas que entradas: normalmente es un pago registrado dos veces o un cobro que falta. Abre la cuenta en Movimientos por cuenta contable para ver cada registro.

"Anulé un documento y todavía aparece en el Libro diario". Es correcto: el Libro diario conserva lo anulado para que quede el rastro. Pero en el Balance de prueba ya no suma.

"Activé Cierre anual y no cambió nada". Solo tiene efecto si el año que consultas está cerrado. Si no cerraste el año, prendido o apagado se ve igual.

Qué no hace todavía

• No se filtra por centro de costo ni por tercero. El balance por tercero (cuánto le debes o te debe cada contacto, cuenta por cuenta) todavía no está disponible.
• El PDF sale de la ventana de impresión del navegador, no de un archivo que se descargue directamente.
• No se envía por correo ni se comparte con un enlace: descárgalo y compártelo tú.
• No compara contra otro periodo: para eso, genera los dos periodos y compáralos en Excel.