Balance de prueba

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

El Balance de prueba es la foto de todas tus cuentas contables en un periodo: con cuánto empezó cada una, cuánto entró y salió, y con cuánto terminó. Es el reporte que un contador abre primero para revisar que la contabilidad está bien antes de preparar los estados financieros o una declaración.

¿En qué te beneficia?

• Encuentras errores antes de que lleguen a tu contador o a la DIAN. Un saldo en una cuenta que no debería tenerlo (una caja en negativo, un proveedor con saldo a favor) salta a la vista en una sola tabla.
• Dejas de armarlo en Excel. Sale de lo que ya registraste en facturas, pagos, compras y comprobantes, al día.
• Te da confianza en los números. El total de débitos siempre es igual al de créditos: si tus reportes dicen algo raro, aquí ves de qué cuenta viene.
• Vas del total al detalle en un clic: cada cuenta abre sus movimientos, así encuentras de dónde sale un saldo raro.
• Lo compartes fácil: descárgalo en Excel para trabajarlo o pide el PDF, que te llega al correo.

¿Cómo funciona?

Para cada cuenta, el reporte muestra tres cosas, cada una con su columna de Débito y de Crédito:

• Saldo inicial: todo lo que se movió antes de la fecha de inicio del periodo que elegiste.
• Movimientos: la suma de lo que entró por débito y lo que entró por crédito dentro del periodo. Aquí no se resta una cosa de la otra: ves los dos totales.
• Saldo final: el saldo inicial más los movimientos.

Algunas reglas que explican lo que ves:

• El saldo se muestra neto, en la columna que le corresponde. Si una cuenta tiene más débitos que créditos, su saldo aparece en Débito; si tiene más créditos, en Crédito. La otra columna queda en $0.
• Un saldo en rojo es un saldo al revés de lo normal para esa cuenta. Cada cuenta tiene una naturaleza: las de activo, costo y gasto crecen por el débito; las de pasivo, patrimonio e ingreso, por el crédito. Si una caja termina en Crédito (salió más de lo que entró), ese saldo se pinta en rojo, y también el de los grupos que la contienen. Es la señal de que algo no está bien. Solo se colorean los saldos, nunca los movimientos.
• Si eliges un centro de costos, el reporte cuenta solo lo registrado con ese centro, también en el saldo inicial.
• Las cuentas se agrupan como en tu catálogo. Cada grupo suma lo de sus cuentas (por ejemplo, Activos corrientes suma caja, bancos, clientes e inventario).
• La fila Total siempre cuadra: los débitos son iguales a los créditos en cada par de columnas. Es la partida doble funcionando.
• Lo anulado no cuenta. Un comprobante o una factura anulada sigue existiendo en el Libro diario, pero no suma en ningún saldo de este reporte.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A generar el Balance de prueba de un mes, un trimestre o un año.
• A leer sus columnas: saldo inicial, movimientos y saldo final.
• A filtrar por centro de costos.
• A usar Cierre anual, Cuentas con saldos en cero, el buscador y el botón para expandir todas las cuentas.
• A abrir los movimientos de una cuenta desde el reporte.
• A descargarlo en Excel o pedirlo en PDF.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Contables y elige Balance de prueba.

2. Elige el periodo. Al abrir, el reporte muestra el mes en curso completo. Para cambiarlo, pulsa el botón con las fechas y:

• elige uno de los atajos (Hoy, Ayer, Esta semana, Semana anterior, Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Trimestre anterior, Este año, Año anterior), o
• marca en el calendario el día de inicio y el de fin,

y pulsa Aplicar.

3. Si usas centros de costos, elige uno. Al lado del periodo aparece Centro de costos: Todos (solo si tu empresa tiene centros de costos creados). Púlsalo, busca el centro y elígelo: el reporte se recalcula al instante. Para volver a verlo todo, elige Todos.

4. Recorre las cuentas. Los grupos principales y su primer nivel aparecen abiertos. Pulsa la flecha de un grupo para ver o esconder sus cuentas, o el botón con la flecha que está junto al buscador (Expandir cuentas contables) para abrirlas todas; al pulsarlo otra vez (Contraer cuentas contables) vuelven a quedar como al principio.

Para encontrar una cuenta, escribe su nombre en Buscar cuenta contable: aparece con todas sus subcuentas y con los grupos que la contienen ya abiertos. Mientras buscas no se muestra la fila Total.

5. Mira los movimientos de una cuenta. Pulsa el nombre de cualquier cuenta: se abre en otra pestaña Movimientos por cuenta contable de esa cuenta, con el mismo periodo y el mismo centro de costos.

6. Ajusta lo que ves:

• Cuentas con saldos en cero: por defecto el reporte esconde las cuentas que no tienen saldo ni movimientos, para que la tabla sea fácil de leer. Actívalo si necesitas ver tu catálogo completo.
• Cierre anual: actívalo cuando consultes un año que ya cerraste. Con él, los ingresos y los gastos quedan en cero y el resultado del año aparece en el patrimonio, que es como queda la contabilidad después del cierre.

7. Descárgalo. Pulsa Descargar:

• Descargar Excel baja el reporte en el acto, con todas las cuentas desplegadas, el nivel de cada una y su código en una columna aparte, listo para filtrar o hacer tablas dinámicas.
• Descargar PDF prepara el archivo y te avisa con Generando archivo PDF: te llega a tu correo y queda en Reportes › Historial de exportables durante 15 días, desde donde puedes volver a bajarlo. Es una hoja vertical con el nombre de tu empresa y el periodo arriba, una fila por cuenta con su número, los saldos en pesos y el TOTAL al final; cada página dice cuál es y cuándo se generó.

Si registraste algo nuevo con el reporte abierto, pulsa Actualizar para verlo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No veo una cuenta que sé que existe". Seguramente no tiene saldo ni movimientos en el periodo, y el reporte la esconde. Activa Cuentas con saldos en cero.

"El saldo de una cuenta no coincide con el Estado de resultados". El Estado de resultados muestra solo lo que pasó dentro del periodo. El Balance de prueba, en el saldo final, suma también el saldo inicial, que incluye lo de periodos anteriores. Compara la columna Movimientos con el Estado de resultados del mismo periodo.

"Una caja o un banco aparece en Crédito, en rojo". Significa que registraste más salidas que entradas: normalmente es un pago registrado dos veces o un cobro que falta. Abre la cuenta en Movimientos por cuenta contable para ver cada registro.

"Anulé un documento y todavía aparece en el Libro diario". Es correcto: el Libro diario conserva lo anulado para que quede el rastro. Pero en el Balance de prueba ya no suma.

"Elegí un centro de costos y todo quedó en $0". Ese centro no tiene nada registrado en el periodo. Revisa que tus facturas, compras o comprobantes lleven ese centro de costos, o vuelve a Todos.

"Busqué por el código de la cuenta y no aparece". El buscador busca por el nombre de la cuenta. Escribe una parte del nombre (por ejemplo, caja o clientes).

"Pedí el PDF y no se descargó". Es normal: el PDF no se descarga en el momento. Te llega al correo y lo encuentras en Reportes › Historial de exportables.

"Activé Cierre anual y no cambió nada". Solo tiene efecto si el año que consultas está cerrado. Si no cerraste el año, prendido o apagado se ve igual.

Qué no hace todavía

• No se filtra por tercero. Para ver cuenta por cuenta lo de un contacto, usa el Auxiliar por tercero; para todos los contactos a la vez, descarga el Balance de prueba por tercero.
• Se filtra por un solo centro de costos a la vez, no por varios.
• No se busca por código de cuenta, solo por nombre.
• No se comparte con un enlace: descárgalo y compártelo tú.
• No compara contra otro periodo: para eso, genera los dos periodos y compáralos en Excel.