Reporte anual

(Categoría: Reportes › Administrativos)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la radiografía de un año de tu negocio en una sola pantalla: cuánto vendiste, cuánto vendes en promedio por mes, por semana y por día, cuánto te costó operar, cuánto ganaste o perdiste, y quiénes y qué explican esos resultados: tus productos más vendidos, tus mejores clientes, tus mejores vendedores y tus mayores gastos. Todo comparado con el año anterior.

¿En qué te beneficia?

• Sabes si vas mejor o peor que el año pasado sin armar un Excel: cada cifra trae una flecha verde o roja con cuánto subió o bajó.
• Ves en qué meses vendes más, para planear inventario, personal y promociones.
• Descubres de quién depende tu negocio: qué productos y qué clientes pesan más en tus ventas, y qué gastos se llevan tu utilidad.
• Lo compartes con un enlace con tu socio o tu contador, sin que necesite cuenta en Vecipp.

¿Cómo funciona?

El reporte no inventa cifras: cada bloque sale del reporte que lo detalla, y su título te lleva a ese reporte con el año completo. Por eso lo que ves acá cuadra con lo que ves allá.

• Ventas son tus ventas netas antes de impuestos: facturas y notas débito, menos las notas crédito (devoluciones), como en Ventas generales. Las facturas anuladas y los borradores no cuentan.
• Los promedios dividen las ventas del año entre 12 meses, 52 semanas y 360 días, siempre, aunque el año todavía no termine.
• Total de costos y gastos, Utilidad neta y Margen neto salen de tu Estado de resultados del año, sin el asiento de cierre anual (si no, ingresos y gastos quedarían en cero al cerrar el año). El margen neto es la utilidad neta dividida entre tus ingresos de actividades ordinarias.
• Los rankings muestran los 5 primeros:
  • Items/Servicios más vendidos y Mejores vendedores, por su venta antes de impuestos, ya descontadas las notas crédito;
  • Mejores clientes, por su subtotal: lo que les facturaste antes de descuentos y devoluciones. Por eso la suma de tus mejores clientes puede pasar del 100 % de tus ventas netas;
  • Principales gastos, por los grupos de gasto de tu Estado de resultados.
• El porcentaje de cada fila de un ranking es su parte dentro de ese top 5, no dentro de todas tus ventas.
• La flecha de cada cifra compara con el año anterior. En el margen neto la diferencia va en puntos.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A consultar el reporte de cualquier año desde 2019 y a compararlo, o no, con el año anterior.
• A leer las cifras, el gráfico de ventas por mes y por día, y los cuatro rankings.
• A compartir el reporte con un enlace.

Paso a paso para usar la función

1. Abre el reporte. Entra a Reportes, abre la categoría Administrativos y elige Reporte anual. Abre con el año anterior al que estás viviendo, que es el último año completo.

2. Elige el año. Pulsa el botón Año y elige uno de la lista (de este año hasta 2019). El año queda en la dirección de la página, así que puedes guardarla en tus favoritos.

3. Compara, o no. El interruptor Comparar con año anterior viene encendido: agrega la barra del año anterior a cada gráfico y las flechas de variación a cada cifra. Apágalo para ver solo el año elegido. Actualizar vuelve a calcular todo.

4. Lee las cifras. Arriba ves los promedios mensual, semanal y diario. Pulsa Ver más para ver además el Total de ventas, el Total de costos y gastos, la Utilidad neta y el Margen neto. El signo ? junto a cada nombre explica cómo se calcula.

5. Recorre tus ventas. En Total de ventas pasa el puntero sobre un mes para ver sus ventas brutas, notas crédito, ventas antes y después de impuestos, y cuánto cambió contra el mes anterior y contra el mismo mes del año pasado. Con el botón Mensual puedes cambiar a Diario.

6. Revisa los rankings. En cada bloque, los dos botones de arriba a la derecha cambian entre gráfico y tabla. El título del bloque abre el reporte detallado del año en otra pestaña.

7. Compártelo. Pulsa Compartir, elige hasta cuándo sirve el enlace, los Permisos (Solo ver, o Todos para que quien lo abra pueda cambiar el año) y los correos a los que se lo quieres enviar. En Links creados ves los que ya enviaste, los copias o los eliminas.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"El reporte sale vacío." Estás viendo un año sin ventas. Cambia el Año: recuerda que abre en el año anterior al actual. Si es el año en curso y todavía no vendes, el botón Registrar venta te lleva a crear tu primera factura.

"Mis mejores clientes suman más del 100 % de mis ventas." Es correcto: ese bloque suma lo que les facturaste antes de descuentos y devoluciones, y las ventas del año son netas.

"La utilidad no coincide con mi Estado de resultados." Este reporte no incluye el asiento de cierre anual. En el Estado de resultados, desactiva el cierre anual en Personalizar y las cifras van a coincidir.

"Un vendedor no aparece." Solo cuentan las facturas que tienen un vendedor asignado.

Lo que todavía no hace

• No se descarga a Excel ni a PDF: se comparte con un enlace, que es también como lo ofrece el estándar del mercado.
• No filtra por bodega, sucursal ni centro de costo: es siempre el negocio completo.
• El año va de enero a diciembre; no hay años fiscales que empiecen en otro mes.