Usuarios: invita a tu equipo y dale su propio acceso

(Categoría: Cuenta)

¿Qué es y para qué sirve?

Es donde invitas a tu equipo para que cada persona entre con su propio usuario y su propio rol, en vez de compartir tu contraseña.

¿En qué te beneficia?

Dejas de prestar tu contraseña. Quien se va, se va: le quitas el acceso sin cambiar nada tuyo.
Sabes quién hizo qué. Cada factura, cada ajuste de inventario y cada anulación queda con el nombre de quien la hizo. Con la contraseña compartida, todo lo hizo "el dueño".
Cada quien ve lo suyo. Tu cajero abre el POS y vende; no entra a la contabilidad ni a tus pagos.
Se van sin dejarte fuera. Desactivar a alguien es un clic, y no toca nada más de tu cuenta.

¿Cómo funciona?

Invitas por correo. A esa persona le llega un mensaje, acepta la invitación y crea su propia contraseña — tú nunca la ves. Desde ese momento entra con su correo.

Al invitar le asignas un rol, que es lo que decide qué puede hacer (ver la guía de Roles). Después puedes cambiárselo, y también darle un rol distinto por solución: Administrador en POS y Asistente en Contabilidad, por ejemplo.

Tu plan decide cuántos usuarios caben. Arriba a la derecha ves el contador —por ejemplo 1/3— con cuántos llevas y cuántos permite tu plan. Las invitaciones enviadas y sin aceptar también ocupan sitio, para que nadie se lleve la sorpresa de no poder entrar cuando acepte. Una invitación vencida ya no ocupa sitio, porque su enlace ya no sirve.

Tu plan también decide qué roles puedes dar. Es el mismo criterio de la pantalla Roles: en los planes Emprendedor y Negocio (y durante la prueba gratis) están Administrador y Contador; desde Empresarial, también Asistente de Ventas, y en Plus los roles que crees tú. Al invitar o cambiar un rol solo verás los que tu plan incluye.

Si usas POS, además puedes limitar desde qué bodegas puede vender cada persona.

Cada persona se ve como un gafete: su foto de perfil (o la inicial de su nombre si no ha subido una), su nombre, su rol, su correo, una etiqueta por solución con el rol que tiene en ella, si está activa y la última vez que entró. Arriba, una barra con el nombre de tu empresa y cuántos cupos de tu plan van ocupados (las invitaciones enviadas también ocupan uno), el buscador, los grupos Todos · Activos · Inactivos · Invitados e Invitar usuario. Al final hay un gafete punteado para invitar a alguien más, que te dice cuántos cupos te quedan.

Al pasar el mouse sobre un gafete, baja una cortina suave que te muestra qué puede hacer esa persona: la descripción de su rol y el rol que tiene en cada solución, con Ver y editar para cambiarlo. En el celular o la tableta toca Permisos para bajar la cortina y Volver para subirla.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A invitar a alguien y asignarle su rol.
A ver y cambiar el rol de una persona, incluso por solución.
A corregir una invitación pendiente sin tener que cancelarla.
A quitarle el acceso a alguien sin borrar su historial.
A limitar desde qué bodegas puede vender.

Paso a paso para usar la función

Cómo llegar. En el menú lateral, Configuración → Usuarios y roles → Usuarios.

Invitar a alguien

Pulsa + Invitar usuario, arriba a la derecha (o en el gafete punteado del final). Se abre una ventana grande: a la izquierda ves el gafete de quien invitas, que se llena mientras escribes.
Escribe su Nombre y su Correo electrónico (los dos obligatorios). El Whatsapp es opcional: escribe solo el número, el +57 ya viene puesto. Queda guardado como dato de contacto.
En "Asigna un rol" viene elegido Administrador. Para cambiarlo, toca otra tarjeta: verás los roles que incluye tu plan —Administrador y Contador siempre, Asistente de Ventas desde el plan Empresarial y, en Plus, los que hayas creado tú—, cada uno con su descripción debajo para que no haya que adivinar.
Pulsa Enviar invitación.

Si a ese correo ya le habías enviado una invitación, el formulario te lo avisa debajo del correo —con qué rol iba y cuándo vence— y el botón dice Reemplazar invitación: al enviarla, la anterior deja de servir y la persona entrará con el rol que elijas ahora. Reemplazarla no ocupa un usuario más de tu plan.

A esa persona le llega un correo con tu nombre, el logo y el nombre de tu empresa y el rol que le diste, y un botón Unirme al equipo. Al pulsarlo crea su contraseña y queda conectada a tu empresa.

Mientras no la acepte, aparecerá como un gafete gris punteado («Invitado como…»), con el estado Enviada. La invitación caduca a los 7 días: si se vence no desaparece, queda con el estado Vencida (en rojo). Su enlace ya no sirve y deja de ocupar un usuario de tu plan; usa Reenviar en su gafete para mandarle uno nuevo con 7 días más, o cancélala con la ✕.

Reenviar o cancelar una invitación En el gafete de la invitación tienes:

El ojo, la Vista previa: ves el correo, el rol que le diste y el rol que tendrá en cada solución. Al pie tienes:
- Ver historial: abre el Historial de operaciones con lo que ha pasado con esa invitación (cuándo se envió, se reenvió, se editó o se canceló).
- Editar: cambia el nombre, el Whatsapp o el rol y pulsa Guardar. No hace falta reenviarla: el enlace que ya le llegó sigue sirviendo, y al aceptarlo entrará con el rol nuevo. El correo no se puede cambiar (la invitación ya salió hacia ese buzón): para otro correo, cancélala e invita de nuevo.
Reenviar: confirma con Reenviar invitación y le llega un correo nuevo. El enlace anterior deja de servir y la invitación vuelve a tener 7 días.
La ✕, Cancelar invitación: confirma con Cancelar invitación (o pulsa Mantener para dejarla). Esa persona ya no podrá unirse y tendrías que invitarla de nuevo. El cupo que ocupaba en tu plan queda libre.

Ver y cambiar el acceso de alguien

Pulsa el ojo de su gafete (o Ver y editar por detrás).
Se abre una ventana casi a pantalla completa: a la izquierda, quién es (foto, rol y si está activo); a la derecha su correo, su WhatsApp, el Rol, una tarjeta por solución con su rol por solución y sus bodegas. Ver historial abre el Historial de operaciones con lo que ha hecho esa persona, y Listo cierra la ventana.
Cambia el Rol en el desplegable — se guarda al elegir, sin botón.
Para afinar por solución, cambia la que quieras. Déjala en "Mismo rol" para que use el general.

Filtrar la lista

Escribe en Buscar persona o correo para encontrar a alguien, y elige Todos, Activos, Inactivos o Invitados para ver solo ese grupo (cada uno dice cuántos hay).

Quitarle el acceso a alguien

En su ficha, pulsa Desactivar acceso y confírmalo en el aviso. Deja de entrar de inmediato, pero su historial se conserva: las facturas que hizo siguen con su nombre. Para devolvérselo, Activar acceso. Al volver ocupa otra vez un usuario de tu plan, así que solo se puede si te queda uno libre.

Limitar sus bodegas (solo con POS)

En su ventana, en Bodegas donde vende, toca las bodegas desde las que puede vender: se marcan en el color de tu marca y se guardan al tocarlas. Si no marcas ninguna, vende desde todas.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Llegaste al límite de usuarios de tu plan". Cuenta también las invitaciones sin aceptar. Cancela alguna (⋮ → Cancelar invitación), desactiva a quien ya no esté, o sube de plan.
"Activar acceso" sale apagado. Todos los usuarios de tu plan están ocupados (el contador 👑 de arriba, por ejemplo 3/3). Libera uno —cancela una invitación pendiente o desactiva a otra persona— o sube de plan.
No le llega la invitación. Que revise spam. Si no, usa ⋮ → Reenviar invitación: el correo nuevo invalida el anterior.
Al aceptar, sale "La empresa ya ocupó todos los usuarios de su plan". Desde que te invitaron, la empresa llenó su plan o pasó a uno con menos usuarios. Tu enlace sigue sirviendo: cuando quien te invitó libere un lugar o mejore su plan, vuelve a abrirlo. Si sale que el rol ya no está disponible en el plan, pide que te inviten de nuevo con otro rol.
Al reenviar, sale "Tu plan ya no incluye el rol … de esta invitación". Tu plan cambió y ese rol ya no está. Abre la invitación, pulsa Editar, elige otro rol y reenvíala (si está Vencida, cancélala e invita de nuevo).
La invitación dice "Vencida". Pasaron los 7 días sin que la aceptara. Usa ⋮ → Reenviar invitación. Como al reenviarla vuelve a ocupar un usuario, si tu plan ya está lleno el botón sale apagado y te dice qué liberar.
"Ese correo ya tiene una cuenta en Vecipp". Esa persona ya existe; al aceptar se le vincula tu empresa y podrá cambiar entre las dos desde el selector de arriba. Al abrir la invitación verá el botón Iniciar sesión: tiene que entrar con el mismo correo al que la invitaste, y al volver pulsa Aceptar invitación. Si tenía abierta la sesión de otro correo, verá Cerrar sesión y entrar con….
"Esta invitación ya no es válida". Ya se aceptó o pasaron los 7 días. Búscala en Invitaciones pendientes (saldrá como Vencida) y reenvíala.
"Invitar usuario" está apagado, o al abrir a alguien no puedo cambiar su rol. Tu rol no tiene ese permiso. Cada acción tiene el suyo en Roles › Usuarios: Crear nuevos usuarios para invitar (y reenviar o cancelar invitaciones), Editar usuarios para cambiar roles y reactivar, y Eliminar usuarios para desactivar el acceso. El rol Contador, por ejemplo, solo puede ver el equipo. Pídele a un administrador que te lo dé.
No puedo editar mi propio acceso ni el del dueño de la cuenta. Es a propósito: quitarte permisos a ti mismo por error te dejaría sin poder devolvértelos.
"Tu plan actual no incluye esta función. ¡Actualiza ahora!" al invitar o cambiar un rol. Ese rol no está en tu plan (por ejemplo, Asistente de Ventas en Emprendedor o en la prueba gratis). Elige otro o sube de plan.
Alguien de tu equipo tiene un rol que ya no aparece en el desplegable. Se lo diste cuando tu plan lo incluía: lo conserva, pero no puedes volver a elegirlo hasta que tu plan lo incluya de nuevo.
Le cambié el rol y no le hace efecto. Sí le hace, en su siguiente clic — no necesita volver a entrar. Si sigue viendo algo, revisa si tiene un rol por solución distinto al general.
La columna Soluciones muestra las 3 a todos. Son las soluciones que tiene contratadas tu empresa, no las de esa persona en concreto. Lo que decide qué ve cada quien es su rol.

Qué no hace todavía

El Whatsapp se guarda pero no se usa para nada: no enviamos mensajes por ahí todavía.
Al invitar, el Whatsapp solo acepta números de Colombia (+57). Si la persona tiene un número de otro país, puede corregirlo después en su perfil.
La columna "Soluciones" no es por persona, sino de la empresa.
El correo de una invitación pendiente no se puede editar: cancélala e invita el correo correcto.
Editar una invitación no le avisa a la persona: el cambio se aplica cuando acepte. Si quieres que le llegue un correo, usa Reenviar invitación.
No hay un botón para eliminar a alguien del equipo, solo para desactivarlo — a propósito, para no perder el rastro de lo que hizo.