Facturación electrónica con Vecipp: tutorial completo de habilitación ante la DIAN

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¿Qué es y para qué sirve?

La facturación electrónica convierte tus facturas en documentos con validez legal ante la DIAN. Cada factura va firmada digitalmente, la DIAN la valida y le asigna un código único, el CUFE.

Con la misma habilitación puedes sumar el documento POS electrónico, el tiquete de caja que no pide datos al cliente (Parte 10). Cada documento se habilita aparte ante la DIAN (su propio software, PIN y set de pruebas), pero con tu mismo RUT y tu misma firma.

¿Factura electrónica o documento POS? No son lo mismo:

Los dos se envían a la DIAN y cada uno tiene su propia numeración (por ejemplo FE y POS). Qué pasa según lo que actives:

• Solo factura electrónica: todo funciona. En el POS cada venta sale como factura electrónica (normalmente a Consumidor final) y en Contabilidad también.
• Factura electrónica + documento POS (como un supermercado): la caja arranca con la numeración de ventas de su terminal (por ejemplo POS) y en cada venta el cajero puede cambiarla en el campo «Numeración». La numeración que elijas decide el documento: una POS hace documento POS, una FE hace factura electrónica. Contabilidad sigue con factura electrónica.
• Solo documento POS: también puedes. Vendes en caja de contado sin pedir datos. Pero si un cliente te pide factura o te compra a crédito, tienes que hacerle factura electrónica, y Contabilidad solo emite factura electrónica: Habilitaciones te lo recuerda con un aviso.

👉 Los habilitas en el orden que quieras, uno o los dos: cada uno tiene su propio registro y set de pruebas en la DIAN. En Habilitaciones, el (?) de cada documento te recuerda para qué sirve cada uno.

Vecipp habla directamente con la DIAN, sin intermediarios. Para eso tu negocio se habilita una sola vez. Algunos pasos se hacen en páginas de la DIAN y otros en Vecipp (Configuración → Habilitaciones). Este tutorial te lleva de la mano por todos, en orden, con los nombres exactos de cada pantalla.

¿En qué te beneficia?

• Cumples con la ley desde el mismo sistema con el que vendes, sin exportar nada ni usar otro programa.
• Sin pagarle a un intermediario por cada factura. Vecipp firma y envía con tu propia firma.
• Tu firma queda protegida. El certificado y sus claves se guardan cifrados: nadie los puede ver ni descargar desde Vecipp, ni siquiera tú.
• Te avisa antes de un rechazo. Si subes una firma de otra persona, vencida o incompleta, Vecipp te lo dice en ese momento.

¿Cómo funciona?

Antes de empezar, conviene tener claras las 3 páginas de la DIAN y las 4 claves que vas a usar. Casi todas las confusiones vienen de mezclarlas.

Las 3 páginas de la DIAN:

Al portal de habilitación y al de producción no se entra con contraseña. Escribes tu documento y la DIAN te envía un enlace (token) al correo del RUT. Ese enlace se vence rápido: úsalo apenas llegue.

Las 4 claves que NO son la misma:

Firma electrónica de la DIAN y certificado de firma digital no son lo mismo.

• Firma electrónica de la DIAN: es gratis y solo sirve para firmar trámites dentro de MUISCA.
• Certificado de firma digital: es un archivo .p12 que compras a una entidad avalada por la ONAC, como Camerfirma, Certicámara, GSE o Andes SCD. Con él Vecipp firma tus facturas.

¿Por qué cada negocio compra su propio certificado? La DIAN exige que la factura la firme el mismo NIT o cédula que la emite. Con software propio, Vecipp no puede firmar por ti con otra firma. Pide el certificado en archivo (.p12 o .pfx), no en token USB: un token no funciona en un sistema en la nube.

¿Qué es la responsabilidad 52? Es «Facturador electrónico» en tu RUT. No la agregas tú: la DIAN la pone sola cuando registras tu salida a producción (Parte 5). Mientras no la tengas, MUISCA no te deja pedir numeración y responde «No existe el obligado».

¿Y si facturo en dólares u otra moneda?

Puedes emitir en otra moneda la factura, sus notas crédito y débito, el documento soporte y su nota de ajuste. La norma de la DIAN pide que todo documento electrónico llegue en pesos colombianos, así que Vecipp envía los valores en pesos, calculados con la tasa del documento, y le informa a la DIAN la moneda y la tasa de cambio que usaste. La tasa puede ser la TRM del día o la que acordaste con tu cliente o proveedor.

El PDF que le llega a tu cliente muestra los valores en pesos, el Total en la otra moneda y la tasa. En Vecipp sigues viendo el documento en dólares, con su total en pesos al pie.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• Revisar y corregir tu RUT, y crear tu firma electrónica de la DIAN.
• Registrarte como facturador electrónico y registrar Vecipp como software propio.
• Comprar tu certificado y subirlo a Vecipp con su PIN.
• Pasar el set de pruebas desde Vecipp.
• Salir a producción, pedir tu resolución de numeración y asociar tu prefijo a Vecipp.

Paso a paso para usar la función

En Vecipp, solo el dueño de la empresa puede hacer la habilitación; los demás usuarios ven el avance. Hazla desde un computador: varios pasos piden copiar códigos largos.

PARTE 0 · Antes de empezar: tu RUT y tu firma de la DIAN (en MUISCA)

0.1 · Entra a MUISCA

1. Ve a muisca.dian.gov.co → «A nombre propio» si eres persona natural. Si eres empresa, entra con el representante legal.
2. Escribe el tipo y número de documento y tu contraseña de MUISCA, y acepta el tratamiento de datos.
3. Si no tienes cuenta o está deshabilitada: «Si no tiene cuenta de usuario o está deshabilitada, habilítela aquí». Si olvidaste la contraseña: «¿Olvidó su contraseña?».

0.2 · Crea tu firma electrónica de la DIAN (si nunca la creaste)

1. Dentro de MUISCA busca «Generar firma electrónica».
2. Confirma tus datos. La DIAN te envía una clave dinámica a tu bandeja de comunicaciones o al correo.
3. Escríbela, acepta las condiciones y crea la contraseña de tu firma. Anótala: la vas a usar en la Parte 6.

0.3 · Revisa tu RUT

1. En MUISCA, en Favoritos, entra a «Obtener copia RUT» y descárgalo.
2. Revisa que estén bien y escritos exactamente igual los datos que la DIAN compara en cada factura:
   • razón social, o nombres y apellidos (casillas 31 a 35);
   • dirección (41);
   • departamento y municipio (39 y 40);
   • correo (42).
3. Revisa la casilla 53, «Responsabilidades, Calidades y Atributos». Debe estar tu responsabilidad frente al IVA:
   • 49 – No responsable de IVA si cumples todo esto:
     • ingresos de la actividad menores a 3.500 UVT al año;
     • un solo local u oficina;
     • ningún contrato individual de 3.500 UVT o más;
     • consignaciones del año menores a 3.500 UVT;
     • no ser usuario aduanero ni estar en el Régimen Simple.
   • 48 – Impuesto sobre las ventas (IVA) si no cumples alguna de esas condiciones.
   • ⚠️ No agregues la 52 (Facturador electrónico): ni siquiera aparece en la lista, porque la pone la DIAN en la Parte 5.

0.4 · Si tu RUT está mal, actualízalo

1. En MUISCA, en Favoritos, entra a «Actualiza virtual RUT».
2. En «Por favor seleccione la hoja que desea actualizar», elige «Hoja 1 - Identificación, Ubicación, ....» y pulsa «Cargar documento». Puede abrirse en otra ventana; permite las ventanas emergentes.
3. Para la casilla 53, haz doble clic en un cuadro vacío o usa el botón «Ayuda» para elegir el código de la lista. No borres los códigos que ya tienes sin consultar a un contador.
4. Guarda y firma con la contraseña de tu firma electrónica de la DIAN y el código de seguridad.
5. Si no te deja editar:
   • revisa que tengas la firma electrónica creada (0.2);
   • revisa que no tengas otra actualización pendiente;
   • algunos cambios exigen cita con la DIAN.

💡 Si tienes dudas sobre qué responsabilidades te corresponden (por ejemplo 03 – Impuesto al patrimonio o 05 – Renta), consúltalo con un contador antes de firmar. Vecipp no puede decidirlo por ti.

PARTE 1 · Datos del RUT en Vecipp (paso 1)

1. En Vecipp entra a Configuración → Habilitaciones. A la izquierda ves tus documentos (Factura electrónica, Documento POS, Documento soporte y Nómina) con su estado; elige Factura electrónica y pulsa «Habilitar» (o «Continuar el paso N»). El asistente se abre en una ventana grande: a la izquierda sus pasos, a la derecha el paso en que vas. Puedes cerrarla y seguir después.
2. En el paso 1 «Datos del RUT» copia exactamente lo de tu RUT:
   • Tipo de persona: jurídica o natural. Tipo de documento: NIT para empresas y, casi siempre, cédula para personas naturales.
   • NIT o cédula sin dígito de verificación. Vecipp lo calcula solo.
   • Razón social: si eres persona natural, tus nombres como aparecen en la DIAN, por ejemplo CARRILLO DIAZ YEFERSON. No pongas el nombre comercial de tu negocio.
   • Responsabilidad frente al IVA: «No responsable de IVA» si tienes la 49, o «Responsable de IVA» si tienes la 48.
   • Responsabilidades fiscales: normalmente «No responsable (R-99-PN)».
   • Departamento, municipio y dirección, igual que en el RUT.
   • Correo de recepción de facturas: el mismo que escribes en la Parte 2.2 al registrarte como facturador. ⚠️ Puede ser distinto del correo del RUT. Tiene que ser idéntico: va dentro de cada factura, y en producción la DIAN rechaza la factura si no coincide (regla FAJ71).
3. Pulsa «Guardar y continuar».

PARTE 2 · Registrarte como facturador y registrar Vecipp (portal de habilitación)

2.1 · Entra al portal de habilitación

1. Ve a catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co.
2. Elige si entras como empresa, con el NIT y la cédula del representante legal, o como persona, con tu tipo y número de documento.
3. Te llega un token al correo del RUT. Abre el correo y pulsa «Ingrese aquí».

2.2 · Regístrate como facturador electrónico (si es la primera vez)

1. Menú «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos».
2. Escribe el correo de recepción de facturas, donde te llegarán las facturas que otros te emitan, y confirma el registro. Anótalo: en el paso 1 de Vecipp va este mismo correo.

2.3 · Registra Vecipp como software propio

1. Menú «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos» → «Factura electrónica».
2. Pulsa «Configurar modos de operación».
3. En «Seleccione el modo de operación» elige «Software propio».
4. En «Nombre del software» escribe Vecipp.
5. En el PIN inventa 5 números y anótalos: es el PIN del software.
6. Pulsa «Asociar».
7. Abajo, en «Listado de modos de operación asociados», aparece la fila de Vecipp con:
   • Id: el Identificador del software, un código largo con guiones;
   • Pin: los 5 números;
   • Estado: «En proceso» y, después de las pruebas, «Aceptado».

2.4 · Copia los datos para Vecipp

En la fila de Vecipp hay dos íconos:

• En la columna «Acciones», el ícono abre «Set de pruebas Factura Electrónica». Ahí están el TestSetId (el código del set de pruebas), el Identificador, la clave técnica y el PIN.
• En la columna «Rangos de prueba», el ícono abre «Rangos de numeración de prueba». Ahí están el prefijo SETP, el Nº de resolución, la llave técnica, el rango y las fechas.

⚠️ El TestSetId solo se muestra mientras tu set de pruebas no esté aprobado. Cópialo antes de hacer las pruebas.

PARTE 3 · Software y numeración de pruebas en Vecipp (pasos 2 y 4)

Paso 2 · Software en la DIAN

• Identificador del software: el Id de la tabla.
• PIN del software: tus 5 números.
• TestSetId: el código del set de pruebas. Cópialo apenas lo veas: cuando el set queda aprobado, la DIAN lo esconde.
• ¿Tu set ya salió Aceptado y el TestSetId ya no aparece? No lo busques: pulsa «No lo veo: mi set ya está aceptado», debajo del campo. Vecipp se salta las pruebas y te lleva directo a producción.
• Cada dato tiene un (?) al lado: púlsalo y te explica dónde encontrarlo.
• Pulsa «Guardar y continuar».

Paso 4 · Numeración de pruebas (lo llenas después del paso 3)

• Prefijo: SETP.
• Número de resolución: el de «Rangos de prueba», normalmente 18760000001.
• Desde y Hasta: por ejemplo 990000000 y 995000000.
• Próximo número a usar: igual a «Desde». Si ya habías mandado pruebas con otro programa, usa el número siguiente.
• Vigente desde y Vigente hasta: las fechas de «Rangos de prueba».
• Clave técnica: la «llave técnica» del rango, 40 letras y números.
• Pulsa «Guardar y continuar».

PARTE 4 · Tu firma electrónica en Vecipp (paso 3)

1. Compra tu certificado a una entidad avalada por la ONAC. Pídelo:
   • de firma para facturación electrónica;
   • a nombre de tu NIT o cédula;
   • en archivo .p12 o .pfx.
2. La entidad te envía el archivo y, por separado, el PIN o contraseña del certificado. Guarda los dos: sin el PIN el archivo no sirve.
3. En Vecipp, paso 3 «Firma electrónica»:
   • Arrastra el archivo al recuadro, o haz clic para buscarlo.
   • Escribe el PIN o contraseña del certificado. No es el PIN del software.
   • Pulsa «Subir y comprobar».
4. Vecipp te muestra una tarjeta. Revisa:
   • que salga tu nombre y tu identificación;
   • la entidad emisora;
   • la vigencia;
   • «Cadena de la entidad completa».
5. Si dice «Faltan los certificados de la entidad», descárgalos con el enlace que aparece y súbelos en «Certificados de la entidad» junto con tu .p12.

PARTE 5 · Set de pruebas y salida a producción

5.1 · Set de pruebas (Vecipp, paso 5)

1. Revisa que los pasos 1 a 4 tengan ✔.
2. El paso es una lista de tareas numerada: cada tarea dice cuántos documentos aceptados pide la DIAN y cuántos llevas («Llevas 0 de 1»), con su botón. En la factura hay una sola tarea: pulsa «Enviar factura de prueba» y espera entre 10 y 30 segundos. Al completarla se marca con ✔ la última tarea, «Listo: pasas a Producción».
3. Debe salir «Aceptada».
   • Si sale «La DIAN la está revisando», pulsa «Consultar» en un momento.
   • Si sale Rechazada, lee el motivo. Casi siempre es un dato del paso 1 distinto del RUT; corrígelo y vuelve a enviar.
4. En el portal de habilitación, en la página «Set de pruebas Factura Electrónica», debe aparecer: «Su empresa ha superado satisfactoriamente las pruebas de validación de su set de pruebas». En tu ficha de «Facturador electrónico», el «Estado de aprobación» debe decir «Habilitado».

5.2 · Registra tu salida a producción (portal de habilitación)

⚠️ Desde la fecha que pongas aquí, tus facturas de venta deben ser electrónicas. Hazlo solo cuando vayas a empezar de verdad.

1. Al entrar al portal aparece la ventana «Registrar fecha de inicio salida a producción». Deja la fecha de habilitación, pon en «Producción» el día en que empiezas a facturar y pulsa «Aceptar».
2. En tu ficha de «Facturador electrónico», que se abre desde «Registro y habilitación», pulsa «Sincronizar Contribuyente a producción». Debe salir: «Contribuyente se envió a activar a producción con éxito».
3. La DIAN agrega sola la responsabilidad 52 a tu RUT. Compruébalo en MUISCA con «Obtener copia RUT».
4. Entra al portal de producción catalogo-vpfe.dian.gov.co: tu ficha debe decir «Habilitado», y en «Modos de operación» debe aparecer Vecipp con el mismo Id y PIN.
   • Si «Correo electrónico para recepción de facturas» dice NULL, regístralo. Tiene que ser el mismo del paso 1 de Vecipp; si no, tus facturas se rechazan con FAJ71.

PARTE 6 · Pide tu resolución de numeración (MUISCA)

1. En MUISCA, menú izquierdo: «Numeración de Facturación» → «Solicitar Numeración de Facturación». Es la del ícono de hoja, no «Consultas».

2. Aparece «Información del Contribuyente» con tu NIT y tus datos como autorizado. Pulsa «Ingresar».

3. Se abre «Consultar Numeración de Facturación».

   • Si aparece «No existen datos coincidentes…», es normal: todavía no tienes resoluciones.
   • Si aparece «No existe el obligado para realizar la consulta», la DIAN aún no registra tu salida a producción (Parte 5). Cierra sesión y vuelve a intentar en unas horas o al día siguiente.

4. Pulsa «Autorizar Rangos», el botón con ✔.

   • ⚠️ No uses «Habilitar Rangos»: ese es para rangos que ya existen, y si entras ahí verás «No existen datos coincidentes».

5. En la solicitud:

   • Tipo facturación: FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. No elijas «POS electrónico»: esa es otra habilitación distinta.
   • Prefijo: hasta 4 letras o números, por ejemplo FE.
   • Desde: 1. Hasta: lo que vayas a facturar en 2 años, que es la vigencia de la resolución. Por ejemplo 5000. Un rango grande no cuesta nada.
   • Pulsa «Agregar»: el rango aparece en la tabla.

6. Pulsa «Borrador» y después «Definitivo».

7. En «Formalice la Solicitud Numeración de Facturación», pulsa «Firmar». No pulses «Anular».

   • Código de seguridad: pulsa «Solicite un código de seguridad o su reenvío aquí». Te llega al correo del RUT o por SMS; revisa también el spam.
   • Contraseña de la firma electrónica: la de la Parte 0.2. No es la contraseña de MUISCA ni el PIN del certificado.
   • Pulsa «Firmar».

8. En la tabla aparecen dos documentos:

   • el 1302, que es tu solicitud;
   • el 1876, que es la resolución de autorización. Sale con el sello «AUTORIZADO» y trae modalidad, prefijo, rango y vigencia de 24 meses.

   Descarga y guarda los dos.

PARTE 7 · Asocia tu prefijo a Vecipp (portal de producción)

⏳ Espera al menos 1 hora después de firmar la resolución. La DIAN tarda en pasarla al portal. Antes de eso la lista de prefijos sale vacía o dice «no tiene autorizados rangos de numeración».

1. Entra a catalogo-vpfe.dian.gov.co, el de producción (sin «-hab»). Si ya tenías la sesión abierta, ciérrala y vuelve a entrar.
2. Menú «Configuración» → «Gestionar Asociación de Prefijos».
3. Proveedor - Software: tu nombre o razón social - Vecipp.
4. Prefijo: el de tu resolución, por ejemplo FE.
5. Pulsa «Agregar». Debe aparecer en la tabla con su «Fecha Asociación».

🧭 ¿Qué software y qué prefijo elijo? El prefijo es el que tú pediste en MUISCA para ese documento: Vecipp sugiere FE, POS y DS, pero si pediste otro (por ejemplo «SOP»), elige ese. Cada documento necesita un prefijo distinto. El software depende del documento:

Documento	Proveedor - Software
Factura electrónica (FE)	TU NOMBRE - Vecipp
Documento soporte (DS)	TU NOMBRE - Vecipp (la DIAN usa el mismo software de la factura)
Documento POS (POS)	POS - Vecipp POS

La nómina electrónica no se asocia: no tiene resolución ni prefijo de la DIAN.

6. Si después de varias horas el prefijo no aparece, cierra sesión y vuelve a intentar al día siguiente. Si sigue igual, consulta con la DIAN por PQRSD con el número de tu formulario 1876.

PARTE 8 · Trae tu numeración a Vecipp (paso 6)

1. En Vecipp, paso 6 «Producción», pulsa «Traer mi numeración de la DIAN».
2. Vecipp consulta a la DIAN y trae tu prefijo, rango, resolución, vigencia y clave técnica. Tu empresa queda «Habilitada».
3. Si dice «La DIAN no devolvió numeraciones» o «Ningún prefijo está asociado a este software», el prefijo todavía no está asociado (Parte 7). Espera un rato y vuelve a intentar.

PARTE 9 · Activa la emisión y factura (Vecipp)

1. En Habilitaciones, paso 6, pulsa «Activar facturación electrónica» y confirma con «Sí, activar». Desde ese momento pasa esto:

   • Toda factura de venta de POS y de Contabilidad usa tu numeración de la DIAN (por ejemplo FE) y se envía sola a la DIAN al guardarla.
   • Tu numeración de la DIAN queda como preferida, y tus cajas del POS que vendían con la numeración normal pasan solas a la de la DIAN. Tu numeración normal (por ejemplo Principal) sigue disponible en el grupo «No electrónicas»; si la eliges, Vecipp te avisa «Esta venta no se envía a la DIAN». Úsala solo si de verdad lo necesitas: la DIAN exige que tus ventas sean electrónicas.

2. Vende como siempre. En el POS, al terminar la venta, verás «Enviando a la DIAN» y, en segundos, «Emitida».

3. El estado de cada factura aparece junto a su estado en el listado de ventas del POS y de facturas de venta de Contabilidad:

   • Emitida: la factura es válida.
   • Enviando a la DIAN: la DIAN todavía no responde.
   • Sin respuesta DIAN, reintentando: Vecipp la vuelve a mandar sola.
   • Validando en la DIAN: la DIAN ya recibió el documento y lo está revisando (a veces tarda unos segundos o minutos). Vecipp le pregunta el resultado sola; no lo vuelve a mandar ni tienes que hacer nada.
   • Rechazada DIAN: hay un dato mal. Abre la factura, lee el motivo, corrígelo y pulsa «Reintentar envío».

4. En Configuración → Habilitaciones ahora ves el panel de tu facturación electrónica:

   • si está activa y desde cuándo;
   • cuántas facturas se aprobaron este mes y hoy, y por cuánto dinero;
   • cuántos números te quedan de tu resolución, con una barra de uso;
   • cuántos días faltan para que venzan tu resolución y tu firma electrónica, en rojo cuando quedan 30 días o menos;
   • tus últimas 10 facturas electrónicas con su estado.

   Las cifras salen a la derecha del documento cuando lo eliges en la lista. Las últimas facturas y tus numeraciones se abren con «Ver detalles» (o tocando las cifras), en una ventana grande. Los pasos de la habilitación siguen ahí, detrás del botón «Configuración» (abre la ventana grande), por si tienes que cambiar tu firma o traer una numeración nueva. Tu RUT y tu firma se ven siempre arriba, junto al título, con el botón «Renovar firma».

5. Al imprimir (ticket del POS o factura de Contabilidad) salen el título «Factura electrónica de venta», la autorización de numeración, el CUFE y el código QR. El QR aparece cuando la DIAN ya aprobó la factura. El enlace «Ver en la DIAN» abre el documento en el catálogo de la DIAN.

👤 Clientes con NIT o cédula: Vecipp no deja guardar una factura electrónica si al cliente le faltan datos. Te dice exactamente cuáles: tipo y número de documento, nombre y, si es NIT, tipo de persona, departamento, municipio y dirección. Complétalos en Contactos, o vende a Consumidor final.

¡Listo! Tu negocio ya factura electrónicamente con Vecipp.

PARTE 10 · Documento POS electrónico: vende en caja sin pedir datos

Qué es. Es el tiquete POS electrónico (Resolución 165 de 2023), el que dan los supermercados y las tiendas. Reemplaza al tiquete de papel, que ya no es válido. Como la factura, se envía a la DIAN, pero no le pide datos al cliente y es solo de contado. Si el cliente pide factura con sus datos, o vende a crédito, se usa factura electrónica.

Se habilita aparte. Para la DIAN el documento POS es un documento equivalente, no una factura: tiene su propio registro de software, su propio PIN y su propio set de pruebas, con documentos POS y notas de ajuste. Lo único que comparte con la factura es tu RUT y tu firma. Y su numeración también es aparte: por ejemplo FE del 1 al 5000 para facturas y POS del 1 al 10000 para la caja.

⚠️ Si usas el software de la factura para el POS, la DIAN rechaza cada venta con DEAB19b («NIT del Prestador de Servicios no está autorizado por la DIAN»). Vecipp ya no te deja guardarlo.

¿Cuál es la opción en el portal? En «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos» hay 5 botones:

En Vecipp, Configuración → Habilitaciones, elige «Documento POS electrónico» en la lista de la izquierda: a la derecha verás sus pasos y «Habilitar» / «Continuar el paso N», que abre el asistente en la ventana grande. Puedes habilitarlo antes, después o sin la factura electrónica. Tu RUT y tu firma son los mismos: si ya los cargaste en la factura, no los repites.

10.1 · Registra el software del POS (portal de habilitación)

1. Entra a catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co (el de «-hab»), igual que en la Parte 2.
2. Menú → «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos» → «Documentos equivalentes».
3. En «Seleccione el modo de operación» elige «Software Propio».
4. Escribe de nombre Vecipp POS e inventa un PIN de 5 números (guárdalo). El «ID del Software» ya viene lleno: cópialo. Es distinto al de tu factura.
5. Pulsa «Asociar». Aparece una fila abajo, en «Listado de modos de operación asociados».
6. En su ícono de «Acciones» copia el TestSetId y el rango de pruebas (prefijo, resolución, desde, hasta y fechas).

10.2 · Pégalo en Vecipp

1. Paso «Software en la DIAN»: el Identificador (el ID del Software), el PIN y el TestSetId. Guarda.
2. Paso «Numeración de pruebas»: el rango de pruebas tal cual el portal (hoy: prefijo EPOS, resolución 18760000001, desde 1 hasta 1000000). La clave técnica no hace falta en el POS. Guarda.

10.3 · Set de pruebas del POS

1. En Vecipp pulsa «Enviar documento POS de prueba» y espera a que salga Aceptada (por ejemplo EPOS1).
2. En la tarea 2 pulsa «Enviar nota de ajuste de prueba» (se habilita con el documento aceptado) y espera a que salga Aceptada (por ejemplo NAP1). La nota anula el documento de prueba.
3. Con el documento y la nota aceptados, Vecipp te pasa solo al paso Producción. El portal dice que el set pide hasta 15 envíos (10 documentos y 5 notas); con 1 y 1 aceptados basta.
4. Si el portal ya dice Aceptado y Vecipp no avanzó, pulsa el enlace «¿El portal de la DIAN ya dice «Aceptado»? Márcalo aquí» y confirma con «Sí, el portal dice Aceptado».

10.4 · Resolución, prefijo y activación

1. MUISCA, igual que la Parte 6, pero en tipo elige «POS ELECTRÓNICO» y un prefijo distinto al de tus facturas, por ejemplo POS, desde 1 hasta lo que vendas en caja en 2 años. Borrador → Definitivo → Firmar.
2. Espera al menos 1 hora y en catalogo-vpfe.dian.gov.co → «Configuración» → «Gestionar Asociación de Prefijos» → elige el software del POS (Vecipp POS, el de Documentos equivalentes) y tu prefijo POS → «Agregar». ⚠️ Si lo habías asociado al software de la factura, quítalo de ahí y asócialo a este.
3. En Vecipp, paso «Producción» → «Traer mi numeración de la DIAN».
   • Si la DIAN devuelve varias numeraciones, Vecipp te pregunta cuáles son del POS: la DIAN no lo dice. Marca solo la que pediste como «POS ELECTRÓNICO».
4. Pulsa «Activar documento POS» → «Sí, activar».

10.5 · Tus cajas quedan listas solas

• Al pulsar «Activar documento POS», Vecipp pone tu numeración POS como «Numeración de ventas» de todas tus cajas. No tienes que configurar nada.
• ¿Quieres que alguna caja siga vendiendo con factura? En la pantalla de venta pulsa «Editar caja» (junto a «Numeración»), o ve a POS → Configuración → Terminales, y en «Numeración de ventas» elige tu numeración de factura.

Revisa lo enviado: en el POS, «Documentos electrónicos» muestra cada factura electrónica y documento POS con su estado ante la DIAN, el motivo si se rechazó, Reintentar e Imprimir. En Contabilidad, el menú cambia de «Habilitar factura electrónica» a «Facturación electrónica» cuando ya está activa.

10.6 · Vende

• El título de la venta dice «Documento POS» y el campo «Numeración» muestra tu numeración POS. Vendes a Consumidor final o a cualquier cliente, sin completar sus datos. Solo de contado: si falta plata por cobrar, Vecipp no deja confirmar.
• ¿El cliente pide factura o compra a crédito? Abre «Numeración» y elige la de factura (por ejemplo FE): el título cambia a «Factura de venta».
• El desplegable siempre muestra las dos (factura electrónica y documento POS). Al elegir una distinta de la de tu caja, Vecipp pregunta «¿Usar esta numeración como predeterminada?»: con «Aceptar» queda guardada en la caja (las ventas nuevas arrancan con ella, también al recargar); con «Solo esta venta» la caja no cambia.
• El desplegable agrupa «Electrónicas» (van a la DIAN) y «No electrónicas» (no van). Si eliges una numeración POS no electrónica, Vecipp te recuerda que los documentos POS deben ser electrónicos por regulación DIAN.
• El ticket sale con el título «Documento equivalente electrónico P.O.S.», la autorización de numeración, el CUDE y el QR.

PARTE 11 · Tu firma electrónica vence o la revocan

La firma electrónica (el archivo .p12) dura normalmente 1 o 2 años, y la entidad que te la vendió puede revocarla antes (por ejemplo, si la reportaste perdida o cambiaste de representante). Sin una firma válida, la DIAN no acepta tus documentos.

Qué hace Vecipp:

• 15 días antes de que venza, verás una franja amarilla arriba del POS y de Contabilidad con la fecha y el botón «Renovar firma».
• Si ya venció, o la DIAN dice que fue revocada, la franja sale roja y Vecipp no deja guardar ventas con numeración electrónica (así no gastas números que la DIAN va a rechazar). En el POS, esas numeraciones dicen «(firma vencida)». Mientras la renuevas, vende con una numeración no electrónica (por ejemplo «Principal»).
• Una firma revocada no se nota por la fecha: Vecipp se entera cuando la DIAN rechaza un documento con la regla ZD04 (o ZD03), y desde ahí te avisa.

Cómo renovarla:

1. Compra o renueva la firma con tu entidad (Camerfirma, GSE, Certicámara…). Tiene que estar a nombre del mismo NIT o cédula.
2. En Vecipp ve a Configuración → Habilitaciones y pulsa «Renovar firma», junto a «Firma electrónica…» arriba. También llegas con el botón de la franja.
3. Sube el archivo .p12, escribe su PIN y pulsa «Guardar firma nueva».
4. Listo: la franja desaparece, y los documentos que se rechazaron por la firma se reenvían solos a la DIAN con el mismo número. Lo ves en POS → Documentos electrónicos.

¿Hay que cambiar algo en la DIAN al renovar la firma? No. Con Vecipp la firma (el archivo .p12) no se registra en la DIAN: solo sirve para firmar cada documento, y la DIAN comprueba la firma en cada envío. Por eso basta con subir el archivo nuevo en Vecipp:

• No tienes que volver a hacer el set de pruebas.
• No cambias el software, el PIN del software ni los prefijos en el portal de la DIAN.
• No pides una resolución nueva de numeración.

Sirve para la factura electrónica y el documento POS a la vez. Lo único que tienes que cuidar:

• Que la firma nueva sea a nombre del mismo NIT o cédula. Si tu empresa es persona jurídica, a nombre de la empresa, no del representante legal. Vecipp no deja subir una de otro NIT.
• Que la compres a una entidad avalada por la ONAC (Camerfirma, GSE, Certicámara, Andes SCD…) y en archivo, no en token USB.
• Renuévala unos días antes de que venza: la entidad suele tardar en verificar tus datos.

⚠️ No la confundas con la «firma electrónica» de la DIAN en MUISCA. Esa es otra: la crea la DIAN gratis, usa una contraseña y un código, y sirve para firmar trámites como la solicitud de numeración (Parte 0.2 y Parte 6). También vence (normalmente a los 3 años) y se renueva en MUISCA, no en Vecipp. Si al pedir una resolución la DIAN te dice que tu firma venció, es esa.

Cómo renovar la firma con tu entidad (los pasos cambian un poco entre entidades):

1. Entra a la página de tu entidad (la que te vendió la firma) y busca «Renovar certificado» o compra uno nuevo de firma para facturación electrónica.
2. Envía los documentos que te pidan (RUT, cédula del titular o representante, certificado de existencia si eres empresa).
3. Cuando lo aprueben, descarga el archivo .p12 o .pfx y guarda el PIN que te envían por correo o SMS.
4. Súbelo en Vecipp con «Renovar firma» (arriba).

PARTE 12 · Se vence tu resolución o se acaban los números

Cada numeración de la DIAN (por ejemplo FE 1–5000 o POS 1–10000) viene de una resolución que autoriza un rango de números por un tiempo, normalmente 24 meses. Cuando vence, o cuando se usa el último número, la DIAN rechaza todo lo que se emita con ella.

Qué hace Vecipp:

• 30 días antes de que venza la resolución, o cuando quedan pocos números (el 5 % del rango, mínimo 20), sale una franja amarilla arriba del POS y de Contabilidad: por ejemplo «A tu numeración FE le quedan 180 números (hasta el 5.000)».
• Si ya venció o se acabaron los números, la franja sale roja y Vecipp no deja guardar ventas con esa numeración, para que no gastes números que la DIAN va a rechazar. En el POS la numeración dice «(resolución vencida)» o «(sin números)». Mientras tanto vende con otra numeración (la otra electrónica, si la tienes, o una no electrónica).

Cómo renovarla:

1. En MUISCA, pide una resolución nueva igual que la primera vez (Parte 6): «Autorizar Rangos», el mismo tipo de documento (FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA o POS ELECTRÓNICO) y un rango que siga donde terminó el anterior (por ejemplo, si el último fue FE 5000, pide FE desde 5001).
2. Espera al menos 1 hora y, en el portal de producción, revisa que el prefijo siga asociado a tu software en «Gestionar Asociación de Prefijos» (Parte 7).
3. En Vecipp: Configuración → Habilitaciones, elige el documento en la lista → «Configuración» → paso Producción → «Traer mi numeración de la DIAN». Vecipp crea la numeración con la resolución nueva, la enciende y la pone en tus cajas en lugar de la anterior (que se apaga), y la franja desaparece. Si por error pediste un rango que vuelve a empezar en 1 con el mismo prefijo, Vecipp sigue desde el último número que usaste, para no repetir ninguno.

PARTE 13 · ¿Y si la DIAN no responde?

A veces la DIAN está caída o tarda mucho. No pasa nada con tus ventas:

• La venta se guarda al instante y puedes seguir vendiendo e imprimiendo el ticket. El envío a la DIAN lo hace Vecipp en segundo plano, aparte de la caja.
• Si la DIAN no contesta, el documento queda en «Sin respuesta DIAN, reintentando» y Vecipp lo vuelve a intentar sola: al minuto, a los 2, a los 5, a los 15, a los 30 y después cada hora. No tienes que pulsar nada, aunque cierres la página o apagues el computador.
• Dónde lo ves:
  • al terminar la venta, si la DIAN tarda, Vecipp te lo dice;
  • en POS → Documentos electrónicos y en el detalle de la venta ves «La DIAN no está respondiendo» y cuándo es el próximo intento;
  • si varios documentos esperan, sale una franja amarilla arriba del POS y de Contabilidad: «La DIAN no está respondiendo desde las…».
• Cuando la DIAN vuelve, cada documento queda Aprobado (o Rechazado, si tenía un error de datos) sin que hagas nada.
• Si en 48 horas la DIAN nunca respondió, Vecipp deja de insistir y lo marca Rechazada: revísalo y pulsa Reintentar.

¿Puedo cancelar el envío o repetir la venta? No hace falta, y no conviene: el documento ya tiene su número (por ejemplo FE-8). Si lo cancelaras quedaría un hueco en tu numeración, y si repitieras la venta se duplicarían la venta, el inventario y la contabilidad. Si esa venta ya no va, se anula cuando la DIAN la apruebe (con nota crédito o nota de ajuste).

PARTE 14 · Los correos que te enviamos

Vecipp le escribe al dueño de la empresa (al correo de su cuenta) en cada paso importante de la facturación electrónica. Así no tienes que estar pendiente de la pantalla:

Cada aviso llega una sola vez. Los de vencimiento se revisan todos los días a las 8:00 a. m.

PARTE 15 · Devoluciones: nota crédito y nota de ajuste

Una venta que la DIAN ya aprobó no se borra ni se anula en la DIAN desde Vecipp: se corrige con una nota. Vecipp la emite sola cuando registras la devolución, en POS → Devoluciones o en Contabilidad → Devoluciones en ventas:

Lo que tienes que saber:

• No hay nada que habilitar aparte. La nota usa el mismo software, PIN y firma del documento que corrige. Las numeraciones NCE y NAP las crea Vecipp la primera vez: las notas no llevan resolución de la DIAN.
• Anulación o devolución parcial. Si esa devolución se lleva la venta entera, la nota es de anulación; si no, de devolución parcial. Tus observaciones van en la nota como explicación.
• La venta tiene que estar aprobada. Si todavía se está enviando o fue rechazada, la devolución espera: corrige y reintenta la venta primero.
• Mismo ciclo que una venta: «Enviando», «Emitida» o «Rechazada DIAN», con «Qué hacer» y Reintentar envío en el detalle de la devolución, y listada en Documentos electrónicos del POS.
• La devolución no espera a la DIAN. El dinero, el inventario y el asiento quedan al guardar; la nota se envía en segundo plano, como las ventas.

PARTE 16 · Tu cliente recibe su factura por correo

Cuando la DIAN aprueba una factura electrónica, un documento POS, una nota crédito, una nota de ajuste o una nota débito, Vecipp le envía a tu cliente un correo, solo, sin que hagas nada.

Qué recibe tu cliente:

• Un correo a nombre de tu negocio, con el número, la fecha y el total.
• Un archivo .zip con dos cosas:
  • el XML con la aprobación de la DIAN (el documento con valor legal, el que carga en su software contable);
  • el PDF para leer e imprimir, con el QR y el CUFE o CUDE.
• Si tu cliente responde el correo, la respuesta te llega a ti (al correo de la facturación electrónica), no a Vecipp.

Un detalle del asunto: se ve así: 1005159203;TU RAZÓN SOCIAL;FE7;01;Tu negocio. No es un error: es el formato que exige la DIAN, para que los sistemas contables de las empresas que te compran reconozcan el documento solos. El último dato es tu nombre comercial (el de Datos de tu negocio o Configurar empresa); si no lo tienes, va el nombre de tu empresa. Ese mismo nombre sale arriba en el PDF, con tu razón social y tu NIT debajo.

¿A qué correo va? Al que tiene el cliente en Contactos. Si el cliente no tiene correo, o la venta es a consumidor final, no se envía nada: le entregas el impreso, que también es válido.

Dónde ves si salió: en la tarjeta de la DIAN del detalle de la venta, la factura o la devolución, verás una línea como «Enviada al comprador (ana@correo.com) el 18 sep 2026, 10:02», «El cliente no tiene correo» o «No se pudo enviar». En POS → Documentos electrónicos, un sobre junto al estado te dice lo mismo.

Reenviar o mandarlo a otro correo: en esa tarjeta, pulsa «Enviar al comprador», escribe el correo y pulsa Enviar. También funciona el botón «Enviar por correo» del detalle de la factura en Contabilidad.

Si el correo no sale (el servidor de correo falla), Vecipp lo intenta de nuevo a los 10, 30 y 60 minutos. Si sigue fallando, verás el motivo en la tarjeta y puedes reenviarlo tú.

Las ventas de antes de esta función no se envían solas. Si quieres mandarle una a su cliente, usa «Enviar al comprador».

PARTE 17 · Cobrar de más: la nota débito electrónica

Si después de facturar tienes que cobrarle algo más al cliente sobre esa factura (intereses de mora, gastos de cobranza, un aumento de precio), se hace con una nota débito. Si la factura es electrónica, Vecipp emite sola la nota débito electrónica (tipo 92) ante la DIAN cuando la guardas en Contabilidad → Ingresos → Notas de débito.

Lo que tienes que saber:

• No hay nada que habilitar aparte. Usa el mismo software, PIN y firma de tus facturas. La numeración NDE la crea Vecipp la primera vez: las notas no llevan resolución.
• El tipo de nota define el concepto ante la DIAN: Intereses, Gastos por cobrar, Cambio del valor u Otros. Tu Razón va en la nota como explicación.
• No puede llevar propina.
• Mismo ciclo que una factura: «Enviando», «Emitida» o «Rechazada DIAN», con Reintentar envío en el detalle de la nota; aparece en POS → Documentos electrónicos (filtro «Nota débito») y tu cliente la recibe por correo (Parte 16).

¿Y si la nota débito estaba mal? En su detalle pulsa «Anular con nota crédito», escribe la razón y confirma. Vecipp la anula y emite una nota crédito electrónica (numeración NCE) que la corrige ante la DIAN. Solo se puede si:

• la nota débito fue a crédito y el cliente todavía no la ha pagado (una de contado ya se cobró);
• la DIAN ya la aprobó.

PARTE 18 · Documento soporte electrónico: tus compras a quien no factura

Cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar (un campesino, un independiente, una persona natural), el documento que soporta esa compra lo emites tú: el documento soporte (tipo 05). Se corrige con una nota de ajuste (tipo 95). Los dos se hacen en Contabilidad → Gastos.

Se asocia aparte, pero es más corto que el documento POS: si tu factura electrónica ya está habilitada con Vecipp, la DIAN reusa el mismo software y no pide documentos de prueba.

18.1 · En el portal de habilitación de la DIAN

1. Entra a catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co (el de «-hab») → «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos» → «Documento para no obligados a facturar» (la tarjeta de la hoja con el ✔).
2. En «Seleccione el modo de operación» elige «Software Propio» y pulsa Asociar.
3. Abajo, en «Listado de modos de operación asociados», aparece la fila Documento Soporte con estado Habilitado. Su ID es el mismo de tu factura electrónica: es normal. Anota el ID y el PIN del SW.
4. Pulsa el ojo («Detalles de Set de pruebas»). Debe decir «el set de pruebas se encuentra Aceptado», con 0 documentos requeridos. No tienes que enviar ningún documento de prueba.

18.2 · En Vecipp (Configuración → Habilitaciones, tarjeta «Documento soporte electrónico»)

1. Pega el Identificador del software (el mismo de la factura) y el PIN del software de esa fila.
2. En vez del TestSetId, pulsa «No lo veo: mi set ya está aceptado» y guarda. Vecipp te pasa directo a producción.
3. Si en tu portal el set no dice Aceptado y pide documentos, pega el TestSetId y la numeración de pruebas, pulsa «Enviar documento soporte de prueba» hasta que el portal diga Aceptado (las notas de ajuste no son obligatorias; puedes probar una con «Enviar una de prueba»).

18.3 · La resolución y la producción

1. En MUISCA: «Numeración de Facturación» → «Solicitar Numeración de Facturación» → «Ingresar» → «Autorizar Rangos». Tipo: el de documento soporte; prefijo DS (distinto al de tus facturas y del POS); desde 1 hasta lo que compres a no obligados en 2 años → «Agregar» → «Borrador» → «Definitivo» → «Firmar».
2. Espera al menos 1 hora y en catalogo-vpfe.dian.gov.co (sin «-hab») → «Configuración» → «Gestionar Asociación de Prefijos» → en «Proveedor - Software» elige «TU NOMBRE - Vecipp» (el mismo de tu factura, no «POS - Vecipp POS») y en «Prefijo» el que pediste en MUISCA (DS si seguiste la sugerencia) → «Agregar». Ver la tabla de la Parte 7.
3. En Habilitaciones pulsa «Traer mi numeración de la DIAN» (si llegan varias, marca solo la DS) y luego «Activar documento soporte».

Desde ahí, cada documento soporte hecho con esa numeración se firma y se envía solo, y sus notas de ajuste también. Ver las guías Documento soporte y Notas de ajuste.

PARTE 19 · Nómina electrónica: el soporte de pago de cada empleado

Es el documento soporte de pago de nómina electrónica (Resolución 000013 de 2021): uno por empleado por mes, que emites desde Nómina → Emisión después de liquidar el mes, dentro de los 10 primeros días del mes siguiente. Usa tu misma firma y los datos del RUT, pero se habilita aparte y no pide resolución de numeración.

19.1 · En el portal de habilitación de la DIAN

1. catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co → «Registro y habilitación» → «Documentos electrónicos» → «Nómina electrónica» → «Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste».
2. Participante «Emisor» (no «Proveedor de servicios tecnológicos») → modo de operación «Software Propio», nombre Vecipp Nomina y un PIN de 5 números → Asociar. En la fila de Vecipp copia el ID (la nómina tiene el suyo, distinto al de la factura), el PIN y, en «Detalles de Set de pruebas», el TestSetId.

19.2 · En Vecipp (Configuración → Habilitaciones, tarjeta «Nómina electrónica», o Nómina → Asistente de habilitación)

1. Pega el Identificador, el PIN y el TestSetId.
2. Pulsa «Enviar nómina de prueba» hasta tener 4 aceptadas y luego «Enviar nota de ajuste de prueba» hasta tener 4 aceptadas: es lo que pide la DIAN («Total de documentos aceptados requeridos»). Hasta entonces el portal dice «En pruebas» y «Sincronizar a Producción» sale bloqueado.

19.3 · Producción

1. En el portal, en la fila de Vecipp, pulsa «Sincronizar a Producción».
2. En Nómina → Configuración → Numeraciones crea una de tipo «Nómina electrónica» (ej. NE) y otra de «Nota de ajuste» (ej. NA).
3. En Habilitaciones pulsa «Ya creé mis numeraciones» y luego «Activar nómina electrónica».

Desde ahí emites cada mes en Nómina → Emisión. Ver la guía Nómina electrónica.

Errores comunes y cómo solucionarlos

En MUISCA

• «No existe el obligado para realizar la consulta». Todavía no tienes la responsabilidad 52. Registra la salida a producción y sincroniza (Parte 5), y espera unas horas o un día.
• No encuentro la 52 en la casilla 53 del RUT. Es normal: no se elige, la pone la DIAN al salir a producción.
• No me deja editar el RUT. Haz doble clic en el cuadro o usa «Ayuda». Revisa que tengas la firma electrónica de la DIAN creada y que no haya otra actualización pendiente.
• No sé la contraseña de la firma electrónica. Genérala o restablécela en MUISCA (Parte 0.2). Tu solicitud de numeración queda guardada mientras tanto.
• Error «500 Internal Server Error». Es una falla de la DIAN. Cierra todo, espera unos minutos y entra de nuevo desde muisca.dian.gov.co, mejor en ventana de incógnito.

En los portales de habilitación y producción

• No veo el TestSetId. Solo se muestra mientras el set no está aprobado, en el ícono de «Acciones» de la fila de Vecipp. Si tu set ya dice Aceptado, no lo necesitas: en Vecipp pulsa «No lo veo: mi set ya está aceptado». No hace falta inspeccionar la página.
• El prefijo no aparece en «Gestionar Asociación de Prefijos». Espera al menos 1 hora desde que firmaste la resolución, y cierra y vuelve a abrir la sesión.
• Entré a asociar el prefijo en el portal con «-hab». Ese es el de habilitación. El prefijo se asocia en catalogo-vpfe.dian.gov.co, sin «-hab».

Con la firma

• «Tu firma electrónica está vencida: esta venta no se puede enviar a la DIAN». Renueva la firma (Parte 11) o elige una numeración no electrónica para esta venta.
• «Regla: ZD04, Rechazo: …revocado» o «ZD03». La entidad revocó tu firma. Pide una nueva y súbela con «Renovar firma»: los documentos rechazados se reenvían solos.
• «Regla: ZD02» (vigencia). Tu firma venció. Igual: «Renovar firma».
• «Regla: ZE03». La firma no es del mismo NIT que factura. Cómprala a nombre de tu NIT (o de la empresa, si eres persona jurídica).
• «Este certificado es de … y no corresponde al NIT». Al renovar subiste la firma de otra persona o empresa.

Los rechazos de la DIAN, en palabras claras En POS → Documentos electrónicos y en el detalle de cada venta, Vecipp traduce los rechazos que más se repiten y te dice «Qué hacer» (el texto técnico de la DIAN queda en «Detalle de la DIAN»):

• DEAB19b → tu software no está autorizado para ese documento (el POS va en «Documentos equivalentes», Parte 10).
• FAJ71 → el correo de tu empresa no es el de recepción de la DIAN.
• ZE03 / ZD02–ZD04 → tu firma no es del NIT, venció o fue revocada (Parte 11).
• DEAB10b / DEAB12b → el prefijo o el rango no coinciden con la resolución: vuelve a traer la numeración.
• FAK / DEAK → algún dato del cliente no es válido: corrígelo en Contactos.

Cuando corrijas la causa, en Documentos electrónicos pulsa «Reintentar todos» para reenviar de una vez todos los rechazados.

En Vecipp

• «Para una factura electrónica, a «X» le falta: …». Completa esos datos en Contactos, o vende a Consumidor final.
• «Esta venta es un documento POS electrónico y no admite nota débito». Cobra la diferencia con una venta nueva en factura electrónica.
• «Esta factura electrónica todavía no está aprobada por la DIAN: espera a que se apruebe para aplicarle una nota débito». Espera unos minutos; si la factura sale rechazada, corrígela y reintenta primero.
• «La nota débito ya se cobró (total o parcialmente): para anularla, elimina o anula antes el pago». Una nota débito que el cliente ya pagó no se anula; si hay que devolver plata, registra una devolución.
• Una factura quedó «Rechazada DIAN». Abre el detalle, lee el motivo, corrige lo que dice y pulsa «Reintentar envío».
• «Regla: FAJ71, Rechazo: No corresponde al correo electrónico para la recepción de documentos». El correo del paso 1 de Vecipp no es el que tienes registrado como correo de recepción en el portal de producción (catalogo-vpfe.dian.gov.co). Míralo allá, escríbelo igual en el paso 1 (pulsa «Ver configuración» en Habilitaciones) y reintenta la factura. La factura rechazada no gasta el número: se vuelve a enviar con el mismo.
• Una factura dice «El total del documento electrónico no coincide con el de la factura». Suele pasar cuando un negocio no responsable de IVA vende productos con IVA configurado. Quita el IVA de esos productos, y la factura se anula con una nota crédito.
• «El PIN del certificado no es correcto». Estás escribiendo el PIN del software u otra clave. Busca el correo o SMS de la entidad.
• «Este certificado es de … y no corresponde al NIT». La firma está a nombre de otra persona o empresa. Compra una a tu nombre.
• «Este certificado venció». Renuévalo y súbelo con «Reemplazar certificado».
• «Faltan los certificados de la entidad». Descárgalos con el enlace y súbelos junto con tu .p12.
• «El Identificador del software no tiene el formato de la DIAN». Cópialo completo: son 36 caracteres con guiones.
• «El número … ya se mandó a la DIAN». Un número de prueba no se repite. Usa el que te sugiere el mensaje.
• La factura de prueba sale Rechazada. Lee el motivo. Casi siempre es la razón social, la dirección o el municipio distintos del RUT.
• Sale «Tu set de pruebas ya estaba aceptado por la DIAN». No es un error: ya estabas habilitado.
• «La DIAN no devolvió numeraciones». Falta la resolución (Parte 6) o asociar el prefijo (Parte 7).
• La venta POS sale «Rechazada DIAN» con «Regla: DEAB19b, NIT del Prestador de Servicios no está autorizado». El documento POS se está enviando con un software que no está habilitado para Documentos equivalentes. Haz la Parte 10.1 a 10.3 con su propio software, y mientras tanto vende con la numeración de factura (FE).
• «Ese es el software de la factura electrónica». Para el POS la DIAN te da otro Identificador: está en «Documentos equivalentes» → «Software Propio» (Parte 10.1).
• Busqué el POS en «Documento para no obligados a facturar». Esa opción es para compras (documento soporte). El POS está en «Documentos equivalentes».
• «La DIAN solo devolvió numeraciones que ya son de otro documento». Al traer la numeración del POS solo llegó la de tus facturas: falta pedir en MUISCA la resolución «POS ELECTRÓNICO» o asociar su prefijo (Parte 10.4).
• «Un documento POS es solo de contado». Cobra el total, o cambia la Numeración a una de factura para vender a crédito.
• En la venta no aparece mi numeración POS. La numeración POS solo se ofrece si la numeración de ventas de la terminal es de POS: edítala en POS → Configuración → Terminales (Parte 10.5). Si no aparece en la terminal, falta activar el documento POS en Habilitaciones.
• Compré la firma en token USB. No sirve para un sistema en la nube. Pídela en archivo.
• Pulsé «Ninguna es de este documento» al traer la numeración. No se guarda nada: pide en MUISCA la resolución del documento, asocia su prefijo a Vecipp (Parte 7) y vuelve a pulsar «Traer mi numeración de la DIAN».
• Quiero quitar mi firma. «Quitar» pide confirmación y te dice qué documentos estás emitiendo: sin firma, lo que se emita queda rechazado («No se pudo firmar») hasta que subas otra. Si tu firma solo cambió, usa «Reemplazar certificado» o «Renovar firma».

Qué no hace todavía

• Documento POS: no hay nota de ajuste débito. Para cobrar de más sobre una venta POS, vende la diferencia con una factura electrónica.
• El correo al comprador no se puede personalizar por negocio: el texto es el mismo para todas las empresas. Tampoco se adjuntan archivos adicionales.
• No hace por ti los trámites en las páginas de la DIAN. Llevan tu contraseña y tu firma, así que los haces tú con esta guía.
• No incluye el certificado de firma electrónica. Lo compras a una entidad avalada por la ONAC.
• Documento soporte solo con vendedores residentes en Colombia (el del exterior todavía no), y sin enviarlo por correo al vendedor.
• La nómina electrónica no se envía sola: se emite por mes desde Nómina → Emisión (Parte 19).
• No se puede apagar la emisión de un documento una vez activada. Si por un tiempo no quieres enviar algo a la DIAN, elige en la venta una numeración no electrónica (Vecipp te avisa que esa venta no va a la DIAN).
• Cambiar de NIT no se hace desde aquí. Con documentos habilitados, «Datos de tu RUT» no deja guardar un NIT distinto al de tu firma (la DIAN rechazaría todo con ZE03). Si tu empresa cambió de NIT, escríbenos a Soporte: hay que habilitar el NIT nuevo con su propia firma.
• Un documento habilitado no cambia de software. El campo queda de solo lectura, porque su set de pruebas y su numeración son de ese software. Si la DIAN te dio uno nuevo, escríbenos a Soporte.
• Si la DIAN está caída más de 48 horas, los documentos de esos días quedan rechazados en vez de pasar a contingencia; cuando vuelva, reintenta con «Reintentar todos».