Cómo habilitar la facturación electrónica ante la DIAN

(Categoría: Cuenta)

Es el asistente que te acompaña para convertirte en facturador electrónico ante la DIAN. Al terminar, tus facturas dejan de ser un papel o un PDF y pasan a ser documentos con validez legal: la DIAN las valida, les asigna un código único (el CUFE) y tu cliente las recibe por correo.

En Colombia la factura electrónica no es opcional para la mayoría de los negocios. Este asistente existe para que el trámite —que tiene varios pasos y ocurre en parte en la página de la DIAN— no te toque adivinarlo.

• Cumples con la ley sin contratar a nadie. El trámite completo, guiado, desde tu propio panel.
• Te ahorras los rechazos. Los errores más comunes son un dígito de verificación mal escrito o una resolución mal transcrita. Acá el dígito lo calcula el sistema y la resolución la eliges de una lista: no la escribes.
• Evitas sanciones. Facturar por fuera de la resolución autorizada, o no facturar electrónicamente estando obligado, tiene multas.
• Menos trabajo repetido. Tu numeración queda cargada automáticamente en Vecipp, lista para usar. No tienes que volver a crearla a mano.
• Tu cliente recibe la factura solo. Sin imprimir, sin enviar nada por WhatsApp.

Facturar electrónicamente involucra a tres partes, y entender eso explica por qué el asistente tiene los pasos que tiene:

1. Tú, que emites la factura.
2. La DIAN, que la valida y le da validez legal.
3. Un proveedor tecnológico autorizado, que es quien firma digitalmente el documento y lo transmite a la DIAN por ti.

Vecipp trabaja con un proveedor autorizado, así que tú no tienes que contratar nada aparte. Pero hay algo que solo puedes hacer tú: decirle a la DIAN, en su propia página, que ese es tu proveedor. Eso es lo que hacen los pasos 2, 3 y 5 del asistente — ahí Vecipp te da las instrucciones exactas, pero el trámite lo haces en el portal de la DIAN.

El resto sí ocurre dentro de Vecipp: tus datos fiscales, los documentos de activación, elegir tu numeración y aceptar el acuerdo.

Sobre los tiempos: la activación de tu NIT ante el proveedor tarda hasta 3 días hábiles desde que envías los documentos. Y después de asociar tus prefijos en la DIAN, ella tarda cerca de una hora en sincronizarlos. No es que algo esté fallando: es el ritmo normal del trámite.

A recorrer los 7 pasos del asistente: registrar los datos fiscales de tu empresa, hacer el trámite de habilitación en la página de la DIAN, enviar los documentos de activación, elegir la numeración con la que vas a facturar y aceptar el acuerdo. También a entender qué está pasando en cada espera y qué hacer si algo no aparece.

1. Ve a "Configuración" → "Habilitaciones" y haz clic en "Habilitar mi facturación".
   Solo puede hacerlo el administrador principal de la cuenta: la habilitación firma un acuerdo a nombre de la empresa.
   También puedes entrar por donde estés trabajando: desde Contabilidad, con "Habilitar factura electrónica" en el menú; desde el POS, en "Documentos electrónicos" o en Configuración → Habilitaciones. Todos llevan al mismo asistente, porque la habilitación es de tu empresa y vale para todos tus sistemas.

2. Paso 1 — Datos de tu empresa. Completa el formulario. Ten a mano tu RUT, porque los datos tienen que coincidir letra por letra con lo que aparece ahí; si no coinciden, la DIAN rechaza las facturas.
   El DV (dígito de verificación) no se escribe: aparece solo cuando escribes el NIT.
   En "Cuenta del proveedor" deja marcado "La gestiona Vecipp", salvo que ya hayas contratado un proveedor por tu cuenta.

3. Paso 2 — Habilitación DIAN. Entra al portal de la DIAN y regístrate como facturador electrónico. El asistente te da los 3 pasos exactos y el enlace. Cuando termines, vuelve y haz clic en "Ya lo hice, continuar".

4. Paso 3 — Modo de operación. En la misma página de la DIAN, elige "Software de un proveedor tecnológico" y selecciona el proveedor que te indicamos.
   ⚠️ Si no estás seguro de cuál seleccionar, escríbenos antes de continuar: elegir el equivocado obliga a rehacer el trámite.

5. Paso 4 — Activación. Sube tres documentos: la Cámara de Comercio (con menos de 30 días de expedida), el RUT y la cédula del representante legal. Con eso activamos tu NIT ante el proveedor.
   Puedes seguir con los pasos siguientes mientras tanto: te escribimos por correo cuando quede activa, y el estado lo ves cuando quieras en Configuración → Habilitaciones.

6. Paso 5 — Asociar prefijos. Solicita tu resolución de numeración electrónica en la DIAN y asocia tus prefijos al proveedor. Espera al menos una hora entre solicitar la resolución y asociar los prefijos: la DIAN necesita ese tiempo para sincronizar.

7. Paso 6 — Numeraciones. Acá eliges, de una lista, la numeración con la que vas a facturar. No transcribes nada.
   Abajo verás también lo que la DIAN tiene asociado a tu software: sirve para comprobar que el paso 5 quedó bien hecho.
   La numeración que elijas queda guardada también en Contabilidad → Configuración → Numeraciones.

8. Paso 7 — Términos y condiciones. Escribe los datos del representante legal, acepta el acuerdo y haz clic en "Finalizar". El documento queda guardado en Configuración → Soportes legales.

¿Sabías que...? Puedes salir del asistente y volver cuando quieras: se guarda en el paso donde ibas. Y puedes volver atrás a releer las instrucciones de un paso ya hecho sin perder nada — algo que vas a agradecer, porque entre un paso y otro pueden pasar días.

• "El dígito de verificación de ese NIT es X". Escribiste el NIT con el DV pegado o con guion. El número va solo: sin puntos, sin guiones y sin el DV.
• "Una persona jurídica se identifica siempre con NIT". Marcaste "Persona jurídica" pero elegiste otro tipo de documento. Si es una empresa, siempre es NIT.
• En el paso 6 no aparece ninguna numeración. Todavía no terminó la activación de tu NIT (tarda hasta 3 días hábiles); cuando termine te llega un correo. Si ya pasaron los 3 días y no te ha llegado, escríbenos.
• En el paso 6 dice que la DIAN no reporta prefijos asociados. El paso 5 no quedó completo, o la DIAN no ha sincronizado. Espera una hora y usa el botón "Actualizar". Si sigue vacío, vuelve al paso 5.
• "Esa numeración está vencida o inactiva". Tu resolución venció. Tienes que solicitar una nueva en la DIAN — las resoluciones tienen fecha de vencimiento y hay que renovarlas antes de que se acaben, o la facturación se detiene.
• "El proveedor de facturación electrónica falló". El problema no está en tus datos, sino del lado del proveedor. Espera unos minutos y vuelve a intentar.
• "Solo el administrador principal…". Estás entrando con un usuario colaborador. Pídeselo a quien administra la cuenta.

• No emite facturas todavía. Este asistente deja tu habilitación y tu numeración configuradas; la emisión de facturas electrónicas desde Vecipp se está construyendo.
• No cubre el documento equivalente P.O.S. electrónico. Hoy la habilitación cubre facturas de venta, notas crédito, notas débito y documentos soporte. Los tiquetes de POS electrónicos no están disponibles.
• No hace el trámite de la DIAN por ti. Los pasos 2, 3 y 5 los tienes que hacer tú en el portal de la DIAN. Vecipp te da las instrucciones exactas, pero no puede entrar a tu cuenta de la DIAN.
• El aviso llega solo por correo, no dentro de Vecipp: te escribimos cuando tu habilitación queda activa o si necesitamos que corrijas algo. No hay todavía una notificación dentro del panel.
• No renueva tu resolución cuando vence. Ese trámite es tuyo ante la DIAN.