Configurar empresa: los datos de tu empresa en Contabilidad

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la pantalla donde dejas los datos de tu empresa tal como los necesita Contabilidad: tu identificación, las obligaciones que aparecen en tu RUT, cómo te contactan tus clientes y algunas preferencias de facturación. Son los datos que salen en el encabezado de tus facturas y en los documentos que envías.

¿En qué te beneficia?

Tus facturas dicen lo que la DIAN espera. Si eres gran contribuyente o autorretenedor, tus clientes lo ven en la factura y aplican bien sus retenciones, sin llamarte a preguntar.
Un solo lugar, sin duplicar. Es la misma información de tu empresa que ves en el panel y en el punto de venta: lo que cambies aquí se ve en todos lados.
Menos rechazos en la facturación electrónica. Tus obligaciones tributarias son las mismas que viajan en tu factura electrónica: tenerlas bien evita devoluciones de la DIAN.

¿Cómo funciona?

Son 4 bloques y cada uno se guarda por su lado. Cada tarjeta tiene su botón "Editar": al pulsarlo sus campos se abren, y "Guardar cambios" guarda solo ese bloque. Si abres otro bloque sin guardar, lo que no guardaste se descarta.
Es la misma empresa que en el panel y en el punto de venta. Contabilidad te muestra además opciones que allá no están —las obligaciones tributarias, el documento de facturación, la precisión y el separador decimal—, pero el nombre, el NIT o la dirección son un solo dato.
Las obligaciones tributarias son las del renglón 53 de tu RUT. Las que enciendas aparecen en tus facturas bajo tu NIT, por ejemplo: "Somos Gran contribuyente - Autorretenedor de Renta". Son también las responsabilidades que se envían en tu factura electrónica, así que cambiarlas aquí es cambiarlas allá.
La cuenta de cobro tiene condiciones. Solo puedes elegir Cuenta de cobro como documento de facturación si tu responsabilidad tributaria es No responsable de IVA y no usas facturación electrónica. Si no cumples las dos, la opción aparece apagada.
El dígito de verificación (DV) se calcula solo a partir de tu NIT.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A editar la identificación y el logo de tu empresa, a marcar tus obligaciones tributarias para que salgan en tus facturas, a actualizar tus datos de contacto y a elegir tu documento de facturación, tu moneda y la forma de mostrar los decimales.

Paso a paso para usar la función

Ve a Configuración y, en la tarjeta Empresa, haz clic en "Empresa". Verás "Configurar empresa".
Datos de identificación: pulsa "Editar".
- Elige "Persona jurídica" o "Persona natural". Con persona jurídica el tipo de identificación queda en NIT; con persona natural te pedimos primer nombre, segundo nombre, apellidos y el tipo de persona según nacionalidad.
- Escribe tu número de identificación; el DV se completa solo.
- Elige tu responsabilidad tributaria (la encuentras en tu RUT, en Responsabilidades, Calidades y Atributos) y, si quieres, tu nombre comercial.
- Pulsa "Guardar cambios".
Logo: en el recuadro punteado de la izquierda, pulsa el lápiz y elige la imagen (máximo 2 MB). Se guarda en el momento.
Obligaciones tributarias: pulsa "Editar", enciende las que tengas en el renglón 53 de tu RUT (Gran contribuyente, Autorretenedor, Agente de retención IVA, Régimen simple de tributación o No aplica - Otros) y pulsa "Guardar cambios".
Datos de contacto y ubicación: pulsa "Editar", completa municipio, dirección, teléfono (con su indicativo), correo y sitio web, y guarda.
Datos adicionales: pulsa "Editar" y elige tu documento de facturación, tu sector, tu número de empleados, tu moneda, la precisión decimal (de 0 a 4) y el separador decimal (coma o punto). Guarda.
El recuadro Facturación electrónica / Documento equivalente POS electrónico te muestra si ya los tienes activos; con "Ir a Habilitaciones" vas a activarlos.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"La cuenta de cobro solo está disponible si eres No responsable de IVA": cambia primero tu responsabilidad tributaria en Datos de identificación y guarda; después vuelve a Datos adicionales.
"La cuenta de cobro no está disponible con facturación electrónica": si ya emites facturas electrónicas, tu documento es la factura de venta.
"Este campo es obligatorio" en el municipio o la dirección: si emites factura electrónica, esos dos datos son obligatorios, porque son los de tu RUT.
"Una persona jurídica se identifica con NIT": con Persona jurídica el tipo de identificación debe ser NIT.
No veo el botón "Editar" encendido: tu usuario no tiene permiso para editar la configuración de la empresa. Pídeselo al dueño de la cuenta.

Qué no hace todavía

El botón "Consultar" junto al número de identificación todavía no trae tus datos del RUT desde la DIAN: los escribes tú.
Elegir "Cuenta de cobro" todavía no cambia el nombre de tus documentos: se guarda tu elección, y tus facturas siguen saliendo como factura de venta.
La moneda, la precisión y el separador decimal se guardan pero todavía no cambian cómo se escriben los valores en tus documentos.
Las obligaciones tributarias salen en la factura que ves en pantalla e imprimes; la representación en PDF de la factura electrónica todavía no las muestra.