Informe contador
(Categoría: Reportes › Para trabajar)
¿Qué es y para qué sirve?
Es la forma de entregarle a tu contador toda la información del mes en un solo paso. Eliges el periodo y Vecipp arma un archivo ZIP con ocho archivos que él abre en Excel: tus facturas de venta, notas crédito, facturas de compra, documentos soporte, pagos y cobros, ajustes de inventario, tus ítems y tus contactos. El ZIP te llega al correo y queda guardado en el Historial de exportables durante 15 días.
¿En qué te beneficia?
- Dejas de mandar pantallazos y archivos sueltos: un solo ZIP con todo lo que tu contador necesita para cerrar el mes.
- Le ahorras horas a tu contador (y a ti su cobro): la información llega organizada, una fila por producto y por pago.
- No lo pierdes: si borraste el correo, lo vuelves a bajar desde el Historial de exportables.
- Cumples a tiempo: con la información completa, tu contador presenta impuestos y declaraciones sin esperar datos.
¿Cómo funciona?
El ZIP trae estos archivos:
| Archivo | Qué trae | ¿Del periodo? |
|---|---|---|
| Reporte de transacciones | Tus ingresos y egresos de Pagos: cuenta, fecha, número, tercero, monto, a qué documentos se aplicó, método de pago y si está anulado | Sí |
| Facturas | Tus facturas de venta, una fila por producto (el mismo archivo de Exportar facturas) | Sí |
| Notas credito | Tus notas crédito, una fila por producto, con su factura asociada y lo que queda por aplicar | Sí |
| Facturas de compra | Tus compras, una fila por producto, con sus retenciones | Sí |
| Documentos de soporte | Tus documentos soporte, una fila por producto | Sí |
| Ajustes de inventario | Tus ajustes, un renglón por producto ajustado | Sí |
| Items | Todos tus productos y servicios, con sus precios en cada lista y sus cuentas contables | No: todos |
| Contactos (Excel) | Todos tus clientes y proveedores con sus datos | No: todos |
Algunas cosas que conviene saber:
- Los archivos .csv abren directo en Excel, en columnas y con las tildes bien. Contactos ya viene en Excel.
- Las anuladas también salen, marcadas, para que la numeración de tu contador no tenga huecos. Los borradores no.
- Los pagos que mueven dinero entre tus cajas al cerrar un turno del POS no aparecen en Reporte de transacciones: no son ingresos ni gastos.
- Si un contacto es a la vez cliente y proveedor, sale una sola vez con el tipo «Cliente, Proveedor».
El Historial de exportables (botón arriba a la derecha en Reportes) guarda lo que exportaste en los últimos 15 días: el Informe contador, Exportar facturas y los formatos de información exógena. Cada archivo muestra su fecha y hora y el correo de quien lo exportó; con Descargar lo bajas de nuevo y con Recargar ves lo más reciente.
Videotutorial de Aprendizaje
Video explicativo — próximamente
¿Qué aprenderás en esta guía?
- A generar el Informe contador de un periodo.
- A encontrarlo en tu correo o en el Historial de exportables.
- A abrir el ZIP y saber qué trae cada archivo.
Paso a paso para usar la función
1. Entra a Reportes, abre la categoría Para trabajar y pulsa Informe contador.
2. En la ventana Informe contador, el Periodo arranca en este mes. Para cambiarlo, pulsa el campo y elige un atajo (Mes anterior, Este trimestre, Año anterior…) o marca el primer y el último día en el calendario y pulsa Aplicar.
3. Pulsa Exportar. La ventana cambia a Generando archivo CSV: el informe queda en el Historial de exportables y te llega al correo con el ZIP adjunto.
4. Pulsa Historial de exportables (se abre en otra pestaña) y, en la fila Informe contador, pulsa Descargar. También puedes entrar después desde Reportes › Historial de exportables.
5. Descomprime el ZIP (doble clic en Windows o Mac) y envíaselo a tu contador, o comparte los archivos que necesite.
Errores comunes y cómo solucionarlos
"No me llegó el correo". Revisa la carpeta de spam o promociones. El informe igual está en Reportes › Historial de exportables: descárgalo desde ahí.
"Descargar dice que el archivo ya no está disponible". El historial guarda los archivos 15 días. Vuelve a generar el informe.
"Un archivo sale con solo los títulos". No hubo movimientos de ese tipo en el periodo (por ejemplo, ningún ajuste de inventario). Es normal.
"Mis ítems y contactos no cambian con el periodo". Así funciona: esos dos archivos traen siempre todo tu catálogo y tus contactos, porque tu contador los necesita completos.
Qué no hace todavía
- No trae notas débito, cotizaciones ni el libro contable: esos se exportan desde sus propias pantallas y reportes.
- La moneda siempre es COP: Vecipp todavía no maneja otras monedas.
- Sucursal, centro de costo de la factura de venta y órdenes de compra asociadas salen vacías: todavía no se guardan en esos documentos.
- El historial muestra solo lo de los últimos 15 días y no se puede borrar un archivo a mano.