Genera el archivo para pagar la nómina desde tu banco

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando ya liquidaste la nómina, falta lo último: girar la plata. Y eso normalmente significa entrar al portal del banco y escribir una transferencia por cada empleado — su cuenta, su banco, su valor.

El archivo de pago bancario es un archivo que descargas de Vecipp y subes al portal de tu banco. El banco lo lee y hace todas las transferencias de una vez.

¿En qué te beneficia?

Dejas de teclear cuentas bancarias. Con diez empleados son diez números de cuenta digitados cada mes, y basta un dígito cambiado para que a alguien no le llegue el sueldo.
El día de pago deja de ser media mañana de trabajo. Subes un archivo y listo.
Los valores salen de la nómina que ya revisaste. No se vuelven a escribir, así que no se pueden equivocar.
Quedas con un respaldo. El archivo es el registro exacto de qué se giró, a quién y cuándo.

¿Cómo funciona?

El archivo se arma con tres cosas: los datos de tu cuenta (desde dónde sale la plata), los datos de cada empleado (a dónde llega) y los valores de la nómina que ya liquidaste.

Solo entran los empleados que cobran por banco. Si alguien tiene el método de pago en Efectivo, o no tiene número de cuenta registrado, no va en el archivo — a ese le pagas aparte. En la pantalla los verás igual, en gris y con el motivo, para que sepas qué corregir.

Cada banco tiene su propio formato, y no son intercambiables: el archivo de Bancolombia no le sirve a Davivienda. Por eso lo primero que eliges es el banco.

Hoy está disponible Bancolombia SAP (225). Los demás formatos aparecen en la lista pero todavía no se pueden generar; estamos comprobando su estructura con el banco antes de habilitarlos, porque un archivo con un dato fuera de lugar el banco lo rechaza completo.

Los datos que escribes son solo para ese archivo, no se guardan como configuración: la fecha de pago, tu número de cuenta, la descripción que verá el banco y la secuencia (una letra de la A a la Z que el banco usa para distinguir envíos del mismo día).

Generar el archivo no registra el pago. Son dos cosas distintas: este archivo mueve la plata en el banco, y el registro contable del pago se hace en la pantalla Pagos. Puedes generar el archivo las veces que necesites sin que nada cambie en tu nómina.

Videotutorial

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás

A preparar a tus empleados para que puedan recibir el pago por transferencia.
A generar el archivo de tu banco desde un periodo ya liquidado.
A entender por qué alguien no aparece en el archivo, y cómo arreglarlo.
A elegir solo a algunas personas cuando no vas a pagarle a todo el equipo el mismo día.

Paso a paso

Antes: revisa las cuentas de tu equipo

Entra a Empleados y abre la ficha de cada persona.
En Datos salariales, pulsa Editar.
Pon el Método de pago en Consignación bancaria (o el que uses con tu banco) y completa Número de cuenta bancaria, Banco y Tipo de cuenta.
Guarda.

Generar el archivo

Entra a Liquidación y abre el periodo que vas a pagar.
Pulsa el botón ⋮ arriba a la derecha y elige Crear archivo de pago bancario.
Arriba verás cuántos empleados entran y cuánto suma el pago.
Elige el banco desde el cual harás el pago.
Completa la fecha de pago, tu número de cuenta débito, el tipo de cuenta, una descripción y la secuencia.
En la tabla, desmarca a quien no vayas a pagar en este envío.
Pulsa Generar archivo. Se descarga un .txt.
Entra al portal de tu banco y súbelo donde carga pagos masivos o nómina.

Errores comunes

«Dice que ningún empleado cobra por banco». Ninguno tiene un método de pago bancario con cuenta. Revisa Datos salariales en la ficha de cada persona.
«Falta alguien en la lista». Míralo en la tabla: aparecerá en gris con el motivo — Cobra por Efectivo, No tiene banco registrado o No tiene número de cuenta.
«Me dice que no reconoce el banco de un empleado». Le quedó un banco de antes de que el campo fuera una lista. Abre su ficha, entra a Datos salariales y elige el banco del desplegable.
«El botón Generar archivo está apagado». Falta un campo, o desmarcaste a todo el mundo. El mensaje en rojo te dice cuál.
«La secuencia no me la acepta». Es una sola letra, de la A a la Z. No un número.
«Mi banco no está disponible». Por ahora solo Bancolombia SAP. Los demás están en camino.
«Me dice que mi empresa no tiene NIT». El banco lo exige en el archivo. Complétalo en Configuración → Datos básicos de empresa.
«El banco me rechazó el archivo». Escríbenos y cuéntanos qué mensaje te dio: cada banco tiene sus reglas y necesitamos el detalle para corregirlo.

Qué no hace todavía

Solo está disponible el formato Bancolombia SAP. Bancolombia PAB, Davivienda, Banco de Bogotá y Banco Agrario aparecen en la lista pero todavía no generan archivo.
La lista de bancos puede quedarse corta. Si el banco de alguien de tu equipo no aparece en el desplegable, escríbenos y lo agregamos.
La cuenta de tu empresa se escribe cada vez. No queda guardada como configuración.
Generar el archivo no registra el pago ni marca la nómina como pagada: eso se hace en Pagos.
No se envía al banco solo. Se descarga y lo subes tú al portal.
No hay registro de qué archivos generaste.