Emitir facturas electrónicas ante la DIAN

(Categoría: Contabilidad)

Es el paso que convierte tu factura en un documento con validez legal: Vecipp la envía a la DIAN, la DIAN la revisa y, si la acepta, le asigna un CUFE —un código único que identifica esa factura y ninguna otra— y un número oficial.

A partir de ahí la factura existe ante la DIAN, no solo en tu computador. Cualquiera puede comprobarla entrando al portal de la DIAN con ese código.

Esto es distinto de habilitarte como facturador electrónico, que es el trámite que se hace una sola vez. Si todavía no lo hiciste, empieza por ahí: Cómo habilitar la facturación electrónica ante la DIAN.

• Cumples sin pensar en ello. Vendes en el punto de venta como siempre y la factura sale hacia la DIAN sola, sin un botón extra ni un paso más para el cajero.
• La caja nunca se queda esperando. Tu cliente recibe su tiquete al instante. Si la DIAN está caída —pasa— la venta ya está cobrada y la factura queda en cola, no se pierde.
• Sabes en qué va cada factura. Una columna en el listado te dice, de un vistazo, cuáles ya están aprobadas y cuáles quedaron pendientes.
• Evitas sanciones por facturas sin emitir. Lo que queda pendiente se ve; no se entera nadie tres meses después.
• No tienes que guardar nada aparte. El CUFE, el número ante la DIAN y el enlace al comprobante quedan en la factura.

Lo que decide si una factura se emite es su numeración. Si la numeración que usaste está marcada como electrónica, la factura va a la DIAN. Si no, es una factura de papel perfectamente válida que simplemente no se transmite. Por eso verás facturas marcadas como No electrónica: no es un error, es que esa numeración no es del flujo electrónico.

Cada factura tiene uno de estos cuatro estados:

| Estado | Qué significa | |---|---| | Aprobada | La DIAN la recibió, la revisó y la aceptó. Tiene CUFE y número oficial. | | En proceso | Va en camino o está en fila para ser validada. | | Por emitir | Está guardada, pero todavía no se envió. Puedes enviarla tú. | | No electrónica | Se creó con una numeración que no es del flujo electrónico. No se envía a ninguna parte. |

🔑 Lo más importante de entender: cobrar y emitir son dos cosas separadas, a propósito. Cuando vendes, primero se registra y se cobra la venta; el envío a la DIAN ocurre después, por su cuenta. Así, si la DIAN no responde en ese momento, tu venta no se pierde ni se deshace: el dinero ya entró, la mercancía ya salió y la factura simplemente queda en Por emitir esperando a que la reintentes. Una venta ya cobrada nunca se cae por un problema de la DIAN.

Sobre las notificaciones: la DIAN suele devolver avisos aunque acepte la factura (que tu RUT no coincide con algo, por ejemplo). Los verás listados en la factura, en gris. No impiden nada y la factura está aprobada igual, pero conviene revisarlos: casi siempre señalan algo de tu configuración que vale la pena corregir.

• A leer el estado de emisión de cualquier factura.
• A reintentar una factura que quedó pendiente o rechazada.
• A encontrar el CUFE y el comprobante en la página de la DIAN.
• Qué hacer cuando una factura no se emite.

Ver en qué va una factura

1. Entra a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta (o a POS → Historial de ventas, si fue una venta del punto de venta).
2. Mira la columna Estado DIAN. Ahí está el estado de cada factura sin tener que abrirla.

Ver el detalle, el CUFE y el comprobante

3. Abre la factura.
4. Busca la sección Estado de emisión DIAN. Si está aprobada verás el Número ante la DIAN y el CUFE completo.
5. Ver comprobante en la DIAN abre la página oficial de la DIAN con esa factura. Representación gráfica abre el documento tal como lo ve tu cliente.

Reintentar una factura pendiente

6. En esa misma sección, si la factura está Por emitir o Rechazada, verás el botón Emitir (o Reintentar, si ya se intentó antes).
7. Púlsalo. A diferencia de la venta, aquí sí se espera la respuesta: en unos segundos sabrás si quedó aprobada.
8. Si vuelve a fallar, el motivo aparece escrito en rojo debajo del estado.

• "Esta factura usa una numeración que no es electrónica." No es un fallo. Esa factura se creó con una numeración de papel. Si querías que fuera electrónica, la próxima créala eligiendo la numeración marcada como electrónica en Configuración → Numeraciones.
• "Un borrador todavía no tiene número." Un borrador no es una factura todavía. Termínalo y guárdalo; ahí se emite.
• "Una factura anulada no se emite." Correcto: una vez anulada no tiene sentido enviarla. Y si ya se había emitido antes de anularla, el documento sigue existiendo ante la DIAN — para deshacerlo hay que hacerle una nota crédito, no basta con anularla en Vecipp.
• La factura dice Rechazada y el mensaje habla de un dato del cliente. Casi siempre es el tipo o el número de documento, la ciudad o la responsabilidad tributaria. Corrígelo en el contacto y vuelve a pulsar Reintentar.
• Vendí y la factura quedó en Por emitir. Es el comportamiento esperado cuando la DIAN o el proveedor no responden en ese momento. Tu venta está bien cobrada. Reintenta más tarde.
• Aparecen notificaciones de la DIAN y la factura está aprobada. Está bien. Son avisos, no errores. Revísalos con calma.

• Solo se emite la factura de venta. Las notas crédito, las notas débito y los documentos soporte todavía no se envían a la DIAN. Eso significa que, por ahora, no puedes anular ante la DIAN una factura ya emitida desde Vecipp.
• El documento equivalente P.O.S. electrónico todavía no se emite. La pantalla Documentos electrónicos del punto de venta sigue vacía. Mientras tanto, tus ventas del POS se emiten como factura electrónica de venta cuando usan una numeración electrónica, que es un documento igual de válido.
• No se descarga el XML. Puedes ver el comprobante en la DIAN y la representación gráfica, pero todavía no bajar los archivos XML firmados.
• No hay reintento automático. Una factura que quedó Por emitir espera a que alguien pulse el botón; no se reintenta sola.
• No hay filtro por estado de emisión en el listado. La columna sí está; filtrar por ella, todavía no.