Vendedores: quién vendió cada factura

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un vendedor es la persona a la que se le atribuye una venta. Registras a tu equipo una sola vez y, al hacer una factura, eliges quién la hizo.

Después, el reporte Ventas por vendedor te dice cuánto vendió cada uno en el periodo que quieras, con el detalle de cada factura, nota débito y devolución.

¿En qué te beneficia?

Sabes quién vende y quién no, con números y no con impresiones. Es la base para premiar, pagar comisiones o decidir a quién apoyar.
Pagas sobre lo que de verdad quedó vendido. Si un cliente devolvió algo, esa devolución ya se le descuenta a quien hizo la venta.
Sabes qué le falta cobrar a cada uno. El detalle muestra qué facturas siguen por cobrar y cuántos días llevan vencidas.
Se acabó la cuenta a mano. El Excel donde alguien anota "esta fue de Juan" se cae solo: acá va con la factura, en el momento. Y si igual lo necesitas en Excel, lo descargas con un clic.
Se lo muestras a quien lo necesite sin darle acceso a tu empresa, con un link que caduca solo.
Y el historial no se pierde. Cuando alguien deja el equipo lo desactivas: deja de aparecer en los formularios, pero sus ventas pasadas siguen en el reporte.

¿Cómo funciona?

Un vendedor tiene tres datos: Nombre (lo único obligatorio), Identificación y Observaciones.

Una vez creado, aparece en el campo Vendedor de la factura de venta, la nota débito, la cotización, la remisión y la factura recurrente. Es opcional. Si no eliges ninguno, la factura toma el del cliente; la nota débito, el de su factura; y cada factura recurrente, el de la plantilla o, si la plantilla no tiene, el del cliente. Al cambiar de cliente en la factura, el vendedor también cambia al del nuevo cliente (salvo que lo hayas elegido tú). En el POS, la venta arranca con el vendedor del cliente, después con el vendedor por defecto de quien cobra y, si no, con el de la caja. El nombre del vendedor sale en el detalle y la hoja de la factura y de la remisión.

Sobre borrar y desactivar, que es lo que más se pregunta:

Eliminar solo se puede si el vendedor no tiene nada asociado: ni facturas, notas débito, cotizaciones, remisiones, facturas recurrentes, contactos, pedidos del restaurante ni una caja. Es a propósito: borrarlo dejaría facturas sin saber quién las hizo.
Desactivar lo saca de los selectores sin perder su historial. Si estaba asignado a cajas o clientes, te avisamos a cuántos: esas ventas salen sin vendedor, y ninguna venta ni conversión se bloquea por eso.
No puede haber dos vendedores con el mismo nombre (aunque cambien mayúsculas o espacios).
Desactivar es lo normal cuando alguien se va. Deja de aparecer en los formularios y conserva todo su historial.

El reporte Ventas por vendedor se arma con los documentos de venta del periodo que elijas, ya vengan del POS o de Contabilidad. Cuenta lo facturado, no lo cobrado:

Cada vendedor es una fila con su número de ventas y sus totales. Al abrirla ves sus documentos debajo.
Suman sus facturas y sus notas débito. Restan las devoluciones (notas crédito) de las facturas que hizo, por lo que valían antes de impuestos; el impuesto devuelto sale de los impuestos.
N° de ventas cuenta facturas. Una nota débito o una devolución cambia los valores, no el número de ventas.
🔑 Las ventas sin vendedor salen en su propio grupo, «Sin vendedor», al final, y lo puedes elegir en el filtro de vendedores. Así el total del reporte cuadra con Ventas generales y Ventas por cliente, antes y después de impuestos. El reporte también se abre desde el POS: Ingresos → Ventas por vendedor.
Las facturas anuladas y los borradores no cuentan.
Tú eliges en qué fecha resta una devolución, desde Personalizar. Cada persona de tu equipo guarda su elección:
- Fecha de la nota crédito (la que viene elegida): resta en el periodo en que registraste la devolución.
- Fecha de la factura: resta en el periodo de la venta original, así ves cuánto quedó vendido ese mes.
Cobrado es lo que ya te pagaron de cada factura. Días vencidos dice cuánto lleva vencida una factura que sigue por cobrar.
Arriba, dos gráficos con los 5 vendedores que más vendieron: uno por la plata (después de impuestos) y otro por el número de ventas.

Videotutorial

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás en esta guía

Cómo registrar a tu equipo de ventas.
Cómo asociar una venta a quien la hizo.
Cómo leer el reporte de ventas por vendedor, filtrarlo, personalizarlo, compartirlo y bajarlo a Excel o CSV.
Qué hacer cuando alguien deja el equipo.

Paso a paso

Para crear un vendedor:

Ve a Configuración > Vendedores (desde el POS: Configuraciones > Mis vendedores, que abre la misma pantalla).
Haz clic en + Nuevo vendedor.
Escribe el Nombre. La Identificación y las Observaciones son opcionales.
Guardar.

Para asociarlo a una venta: al crear la factura de venta, elige la persona en el campo Vendedor. En el POS lo eliges al cobrar.

Para ver el reporte:

Ve a Reportes > Ventas > Ventas por vendedor.
En el primer filtro elige el periodo: un atajo como Este mes, o dos fechas en el calendario y Aplicar.
Si quieres, filtra en Todos los vendedores o en Bodega: marca las casillas y Aplicar.
Haz clic en la flecha de un vendedor para ver sus documentos.
Actualizar vuelve a traer los datos, por si hubo ventas nuevas.

Para escoger qué columnas ver o la fecha de las devoluciones: haz clic en Personalizar (el botón de las barras), elige en Notas crédito y en Campos de las tablas, y Guardar.

Para llevártelo: Descargar > Descargar Excel o Descargar CSV. El archivo trae una fila por documento con su vendedor, las columnas que tengas visibles y el periodo al que pertenece.

Para compartirlo: haz clic en Compartir, elige hasta qué fecha sirve el link, los Permisos y los correos, y Compartir.

Cuando alguien deja el equipo: en su fila de Configuración > Vendedores, la bombilla lo desactiva (y la bombilla tachada lo vuelve a activar). Para desactivar a varios de una vez, márcalos con las casillas y usa Desactivar en la franja de arriba.

Errores comunes

"No encontramos ventas que coincidan con tu búsqueda". Ninguna venta del periodo tiene vendedor, o los filtros de vendedor o de bodega la dejan fuera. Amplía las fechas o quita filtros.
El total no coincide con mis ventas. Este reporte solo cuenta las ventas con vendedor y resta las devoluciones. Las facturas hechas sin elegir a nadie —por ejemplo, las de antes de registrar al equipo— no aparecen.
Un vendedor sale con 0 ventas y cifras en negativo. Es una devolución registrada en ese periodo sobre una venta de otro mes. Si prefieres que reste en el mes de la venta, elige Fecha de la factura en Personalizar.
"No puedes eliminar a este vendedor porque ya está asociado a…" Desactívalo en su lugar: conservas sus ventas en el reporte.
No me aparece un vendedor en la factura. Revisa que no esté desactivado: los inactivos no se ofrecen en los formularios. En el reporte sí puedes filtrar por ellos.

Qué no hace todavía

No calcula comisiones: te da los totales de cada vendedor para que las calcules.
En Contabilidad, la factura no toma sola el vendedor del cliente: hay que elegirlo. En el POS sí lo toma.