Cómo crear una factura de venta

(Categoría: Contabilidad)

La factura de venta es el documento con el que le cobras a un cliente. Deja constancia de qué le vendiste, por cuánto, con qué impuestos y para cuándo te tiene que pagar.

• Cobras más rápido y con menos errores: los totales, los impuestos y los descuentos los calcula el sistema, no tú.
• Sabes siempre qué te deben. Cada factura queda ligada a su cliente y a sus pagos, así que la cartera se arma sola.
• Se ve profesional. El diseño de la factura es personalizable, así que lo que recibe tu cliente lleva tu marca.
• No pierdes lo que dejaste a medias: puedes guardar como borrador y terminarla después.

Una factura tiene tres partes: el cliente, los ítems (qué vendes, a qué precio, con qué impuesto) y las condiciones de pago (de contado o a crédito, con su plazo).

Al guardarla, la factura queda con un número y un estado: por cobrar si es a crédito, pagada si fue de contado. Ese estado es lo que después alimenta tu cartera y tus reportes; cuando registres un pago, la factura se va saldando sola.

Desde el 6 de septiembre de 2026, cada factura que guardas queda registrada sola en tu contabilidad — no tienes que hacer nada más, y la ves en Contabilidad → Libro diario.

Lo que anota:

• Lo que te deben (el total, impuestos incluidos) queda en Cuentas por cobrar.
• El impuesto que cobraste queda en la cuenta de IVA generado, que es lo que después le trasladas a la DIAN.
• La venta queda en tu cuenta de ingresos, sin impuestos.
• Si vendiste un producto de inventario, además saca su costo del inventario y lo lleva a Costo de la mercancía vendida. Ese costo es el costo promedio del producto, no su precio de venta.

Algo que sorprende y es correcto: aunque la venta sea de contado, la factura registra el total en Cuentas por cobrar. El dinero entra en un segundo registro, el del cobro, que se anota al mismo tiempo y lleva la plata a Caja o a tu banco. Se hace así porque son dos hechos distintos: vender y cobrar. En el Libro diario los ves como dos filas, la factura y su Cobro.

Si tu negocio no usa Contabilidad, nada de esto ocurre y tus ventas funcionan igual que siempre.

Si usas Contabilidad y te falta configurar una cuenta, la factura no se guarda y el mensaje te dice exactamente qué cuenta configurar en Catálogo de cuentas → Parametrización contable. Es a propósito: es preferible eso a una venta que no aparece en tus libros.

A crear una factura de venta completa desde Contabilidad (con contacto, forma de pago, ítems, notas y términos), guardarla como borrador para terminarla después, exportarla o enviarla por correo, personalizar cómo se ve el documento (logo, color, tipografía y qué información se imprime), y a ver de un vistazo cuánto te deben por cada factura y cobrarla ahí mismo, sin salir del listado.

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta y haz clic en "+ Nueva factura de venta".

2. Elige el contacto: busca un cliente existente o crea uno nuevo sin salir de la pantalla (botón "Nuevo cliente" dentro del buscador).

3. Elige la forma de pago: "Contado" (elige el método: efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito o transferencia) o "Crédito" (elige un plazo de pago — 8/15/30/60 días — o "Manual" para escribir tú mismo la fecha de vencimiento).

4. Elige el tipo de factura (Nacional o Exportación) y el tipo de operación (Estándar, AIU o Ingresos para terceros) si tu caso lo requiere — son campos informativos, no cambian ningún cálculo de la factura.

5. Agrega los ítems: busca cada producto o servicio, ajusta cantidad, descuento % e impuesto %. El precio se precarga del catálogo — si tu rol tiene permiso para editar precios, puedes ajustarlo a mano para esa factura puntual (queda guardado el precio de catálogo original, para que quede trazabilidad).

6. Completa Términos y condiciones / Notas (se ven en el documento) y Comentarios (uso interno, nunca se muestran al cliente ni se exportan).

7. Elige cómo guardar:

   • Guardar: registra la factura de una vez — consume la numeración y actualiza el inventario.
   • Guardar como borrador: guarda todo sin consumir numeración ni tocar el inventario — puedes seguir editándola después.
   • Guardar e imprimir: guarda y abre la vista de impresión — un documento con el diseño típico de una factura de venta colombiana (datos de tu empresa, datos del cliente, fechas de expedición/vencimiento, tabla de ítems y totales) listo para imprimir o guardar como PDF desde el propio cuadro de impresión del navegador.
   • Guardar y enviar por correo: guarda y le envía al contacto un correo con el enlace a la factura (necesita que el contacto tenga un correo registrado).

8. Con un borrador guardado, entra a su detalle para editarlo, eliminarlo, o hacer clic en "Convertir en factura" cuando esté listo — ahí sí se le asigna el número definitivo y se descuenta el inventario.

9. Para personalizar el diseño del documento, ve a Contabilidad → Configuración → Factura de venta (o al botón "Personalizar diseño" en el listado de Facturas de venta): sube el logo de tu empresa (se muestra a la derecha del documento, con tus datos a la izquierda) y ajusta su tamaño con el control deslizante Tamaño del logo en la factura, elige los colores haciendo clic en cada botón de la tarjeta Colores (se abre una paleta): Acento (franja superior, nombre de tu empresa, título, número y total), Fondo de la factura (el color de toda la hoja), Celdas de título (fondo de los encabezados) y Texto; luego la tipografía del documento, y activa o desactiva qué información se imprime (NIT, dirección/teléfono/correo de tu empresa, documento/dirección/teléfono del cliente, términos y condiciones, notas, aviso legal y las líneas de firma). A la derecha verás la vista previa en vivo de la hoja completa (mitad configuración, mitad vista previa), que se queda fija en pantalla mientras bajas por las opciones, con datos de ejemplo.

10. En el listado verás, para cada factura: su número, el cliente, la fecha de creación, la de vencimiento, el total, cuánto te falta por cobrar y su estado. Arriba tienes el buscador ("Buscar cliente", que también encuentra por número de factura), el botón "Filtrar" para ver solo un estado, y "Más acciones → Exportar" para bajar a Excel exactamente lo que estás viendo, con los filtros puestos.

11. Para registrar un abono sin salir del listado, busca la factura que todavía tiene saldo: al final de su fila aparece el ícono de cobro (solo está en las facturas que deben algo). Haz clic y se abre "Nuevo pago", que ya te muestra el contacto, el número de venta y el valor por cobrar. Escribe la fecha, el método de pago (y la cuenta bancaria si no es efectivo) y el valor —puede ser un abono parcial— y confirma con "Agregar pago". Se crea el recibo de caja con su número, baja el saldo de la factura y, cuando queda en cero, la factura pasa sola a "Pagada".

    • Si necesitas más detalle (retenciones, centro de costo, pagar varias facturas del mismo cliente de una vez), usa "Ir al formulario avanzado" en ese mismo cuadro: te lleva a Pagos recibidos con el cliente y esa factura ya cargados.

• "No tienes permiso para editar el precio de...": tu rol no tiene permiso de edición en Contabilidad — pide a un administrador que ajuste tu rol en Equipo, o pídele que cree la factura con el precio correcto.
• "No se puede vender a crédito a Consumidor final": elige o crea un contacto real — "Consumidor final" no puede quedar debiendo.
• "Este cliente no tiene cupo de crédito suficiente": el total de la factura supera lo que le queda disponible de cupo a ese cliente — reduce el monto, cobra algo de contado, o aumenta su límite de crédito desde su ficha de contacto.
• "Convierte el borrador en factura antes de enviarlo por correo": solo se puede enviar por correo una factura ya confirmada, no un borrador.
• El correo no llega: revisa que el contacto tenga un correo válido registrado.
• "El valor no puede superar el saldo por cobrar": en el cobro rápido estás intentando abonar más de lo que la factura debe. Escribe como máximo el valor que aparece en "Valor por cobrar" — si el cliente te dio de más, el excedente se registra aparte como saldo a favor.
• No veo el ícono de cobro en una factura: solo aparece en las facturas que todavía tienen saldo. Si ya está en "Pagada", no hay nada que cobrar.
• "Exportar XML/EDI" no sirve para facturación electrónica de la DIAN: por ahora es solo una descarga con los datos de la factura, pensada para integrarla más adelante con un proveedor de facturación electrónica certificado — no reemplaza tu proceso de facturación electrónica actual.

• El asiento no distingue entre productos con y sin impuesto en una misma cuenta: todo el IVA de la factura va junto a una sola cuenta de IVA generado, sin separar por tarifa.
• Las retenciones no se aplican en la factura. Se descuentan al registrar el pago, no al emitir el documento.
• Sin facturación electrónica ante la DIAN: el documento no se firma ni se valida con la DIAN todavía.
• Sin cotizaciones ni remisiones que se conviertan en factura.
• No puedes seleccionar varias facturas a la vez en el listado para aplicarles una acción en bloque (imprimir, enviar o anular varias de una).