Cómo crear una factura de venta

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

La factura de venta es el documento con el que le cobras a un cliente. Deja constancia de qué le vendiste, por cuánto, con qué impuestos y para cuándo te tiene que pagar.

¿En qué te beneficia?

• Cobras más rápido y con menos errores: los totales, los impuestos y los descuentos los calcula el sistema, no tú.
• Sabes siempre qué te deben. Cada factura queda ligada a su cliente y a sus pagos, así que la cartera se arma sola.
• Se ve profesional. El diseño de la factura es personalizable, así que lo que recibe tu cliente lleva tu marca.
• No pierdes lo que dejaste a medias: puedes guardar como borrador y terminarla después.

¿Cómo funciona?

Una factura tiene tres partes: el cliente, los ítems (qué vendes, a qué precio, con qué impuesto) y las condiciones de pago (de contado o a crédito, con su plazo).

Al guardarla, la factura queda con un número y por cobrar, sea de contado o a crédito: la diferencia es la fecha de vencimiento (de contado vence el mismo día). El pago es un documento aparte, el recibo de caja: lo creas en el mismo formulario con "Agregar pago", o después desde el listado o desde Pagos recibidos. Cuando lo cobrado cubre el total, la factura pasa sola a pagada.

El total va al peso. El valor de cada producto y su IVA se calculan en centavos, como lo pide la DIAN, y por eso algunos precios no suman un número redondo: un producto de $ 4.000 con IVA del 19 % da $ 3.361,34 + $ 638,65 = $ 3.999,99. Vecipp cobra $ 4.000 y muestra la diferencia en la fila «Ajuste al peso» (+$ 0,01 o −$ 0,01, nunca más de 49 centavos). La factura electrónica la informa en su campo de redondeo, y tu contabilidad la registra en la cuenta de ajustes por aproximaciones, sin tocar el IVA. En una venta en otra moneda no se redondea.

¿Qué pasa en tu contabilidad al guardar la factura?

Desde el 6 de septiembre de 2026, cada factura que guardas queda registrada sola en tu contabilidad — no tienes que hacer nada más, y la ves en Contabilidad → Libro diario.

Lo que anota:

• Lo que te deben (el total, impuestos incluidos) queda en Cuentas por cobrar.
• El impuesto que cobraste queda en la cuenta de IVA generado, que es lo que después le trasladas a la DIAN.
• La venta queda en tu cuenta de ingresos, sin impuestos.
• Si vendiste un producto de inventario, además saca su costo del inventario y lo lleva a Costo de la mercancía vendida. Ese costo es el costo promedio del producto, no su precio de venta.

Si le sumas una propina, va aparte de tu venta: activa Propinas en Personalizar opciones y pulsa + Agregar propina. En Otros Cargos eliges Monto (un valor fijo) o Tarifa (un porcentaje sobre los productos que elijas), y la fila Propinas se suma al total. En tu contabilidad no es un ingreso tuyo: se acredita en la cuenta de pasivo de Configuración › Propinas, porque es plata de tu equipo. En la hoja sale la fila Propinas y la línea «Propina: $ 16.595 (10 %)» (el porcentaje, si la calculaste por tarifa), y en la DIAN viaja como un cargo «Propina», fuera de la base del IVA.

Algo que sorprende y es correcto: aunque la venta sea de contado, la factura registra el total en Cuentas por cobrar. El dinero entra con el recibo de caja, que tiene su propio número (RC-…) y su propio registro, y lleva la plata a Caja o a tu banco. Se hace así porque son dos hechos distintos: vender y cobrar. En el Libro diario los ves como dos filas, la factura y su recibo.

Si tu negocio no usa Contabilidad, nada de esto ocurre y tus ventas funcionan igual que siempre.

Si usas Contabilidad y te falta configurar una cuenta, la factura no se guarda y el mensaje te dice exactamente qué cuenta configurar en Catálogo de cuentas → Parametrización contable. Es a propósito: es preferible eso a una venta que no aparece en tus libros.

¿Y si vendo en dólares u otra moneda?

Si le vendes a alguien en otra moneda, primero créala en Configuración › Monedas (guía «Monedas»). Después, en la factura, elige la moneda en Moneda (arriba, junto a Tipo de documento):

• Debajo aparece la tasa del día, por ejemplo 1 USD = 4.300, COP. Con el lápiz la cambias solo para esta factura; si marcas «Usar este valor de ahora en adelante», además queda como la tasa de la moneda para las facturas nuevas.
• Todo se escribe en la moneda elegida: el precio de tus productos (que están en pesos) se convierte solo, con todos sus decimales para que al volver a pesos dé exacto.
• Al pie ves el Total USD y, debajo, el TOTAL COP: lo que vale la factura en pesos a su tasa.
• Tu contabilidad y tus reportes siguen en pesos, a la tasa de cada factura. En la pestaña Contabilidad del detalle ves cada valor en las dos monedas.

¿Y la factura electrónica en dólares?

También puedes facturar en dólares con factura electrónica. Por norma, la DIAN recibe toda factura electrónica en pesos colombianos: Vecipp le envía los valores en pesos (a la tasa de tu factura) y le informa además la moneda y la tasa de cambio que usaste, que puede ser la TRM del día o la que acordaste con tu cliente. El PDF que recibe tu cliente muestra los valores en pesos, el Total en dólares y la tasa. Las notas crédito y débito de esa factura van igual.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

A crear una factura de venta completa desde Contabilidad (con contacto, forma de pago, ítems, notas y términos), guardarla como borrador para terminarla después, exportarla o enviarla por correo, elegir la plantilla de impresión con que sale, y a ver de un vistazo cuánto te deben por cada factura y cobrarla ahí mismo, sin salir del listado.

Paso a paso para usar la función

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta y haz clic en "+ Nueva factura de venta".
2. Arriba, en la franja gris, está el Tipo de documento (Factura de venta), el Vendedor y los campos Tipo de factura (Nacional o Exportación) y Tipo de operación (Estándar, AIU o Ingresos para terceros). Ingresos para terceros solo aparece si activaste esa función en Configuración › Empresa; con él, la tabla gana la columna Mandante para indicar a nombre de quién vendes cada línea (mira el artículo Ingresos para terceros: factura a nombre de un mandante). Si quieres elegir también la Bodega o una Lista de precios para esta factura, actívalas en "Personalizar opciones" (arriba a la derecha): tu elección se recuerda para las próximas facturas.
3. La factura se ve como la hoja que va a recibir tu cliente: tu logo, tu empresa y, a la derecha, la numeración con el número que va a llevar (haz clic en el nombre de la numeración para cambiarla, o en el engranaje para cambiar el siguiente número o el pie de factura).
4. Elige el cliente en "Nombre o razón social": se llenan solos su documento y su correo. Si no existe, usa "+ Nuevo contacto" y créalo sin salir de la factura; si ya está elegido, "Editar contacto" te deja corregir sus datos.
5. Revisa la fecha: viene con la de hoy y puedes cambiarla para registrar una venta de otro día. El asiento, el vencimiento y el cobro quedan con esa fecha. Si la numeración es electrónica, la fecha queda fija en hoy: la DIAN exige que una factura electrónica lleve la fecha del día en que se firma. Para registrar una venta de otro día, usa una numeración que no sea electrónica. Elige la forma de pago: Contado (y el medio de pago, que es obligatorio) o Crédito. El medio de pago es la lista oficial de la DIAN —Efectivo, Transferencia débito, Consignación bancaria, Tarjeta crédito, Cheque y las demás— y es lo que viaja en la factura electrónica. A qué cuenta entra la plata lo decides al registrar el pago (paso 8). A crédito eliges el plazo de pago (De contado, 8, 15, 30 o 60 días) y la fecha de vencimiento se calcula sola desde la fecha de la factura, aunque puedes cambiarla.
6. Agrega los ítems en la tabla (vienen 3 líneas listas; con "+ Agregar línea" sumas más, y las que dejes vacías no se guardan). Al elegir un ítem se llenan su precio —con la lista de precios que le corresponda al cliente—, su referencia y su impuesto; ajusta la cantidad, el descuento o la descripción. Si tu rol tiene permiso, puedes cambiar el precio a mano para esa factura (queda guardado el precio de catálogo original). Abajo ves el subtotal, el descuento, una fila por cada impuesto (por ejemplo IVA (19.00%)) y el total. En la hoja de la factura, el total de cada línea ya tiene restado su descuento (y su impuesto se calcula sobre ese valor), así que las líneas suman lo mismo que el pie.
7. Revisa los Términos y condiciones y las Notas: vienen llenos con los textos que definiste en Configuración → Documentos y se imprimen en la factura. El Pie de factura es el texto de tu numeración.
8. ¿Te pagaron en el momento? En "Pago recibido" haz clic en "Agregar pago" y escribe la fecha, el método (y la cuenta bancaria si no es efectivo) y el valor —el total o un abono—. Al guardar se crea la factura y su recibo de caja por ese valor; lo que falte queda por cobrar. Si no agregas el pago, la factura queda por cobrar aunque sea de contado, como en cualquier software contable: el cobro lo registras cuando te paguen.
9. Comentarios y Recordatorios: en Comentarios escribe lo que solo debe ver tu equipo (nunca sale en la factura del cliente). En Recordatorios haz clic en + para agendar un aviso: escribe el título (por ejemplo, «Revisar el pago de esta factura»), la fecha, la hora y el destinatario (alguien de tu equipo) y pulsa "Crear recordatorio". A esa hora, a esa persona le aparece un aviso abajo a la derecha con "Ver detalles", que la lleva a la factura. Con ⋯ puedes editarlo o eliminarlo. Si la factura todavía no está guardada, el recordatorio se crea al guardarla.
   • ¿Quieres ver cómo va a quedar antes de guardarla? Haz clic en "Vista previa": verás la factura tal como la va a recibir tu cliente, con tu diseño, la marca BORRADOR y un código QR con los datos principales de la factura (número, fecha, tu NIT, el documento del cliente y los valores). Desde ahí puedes Imprimir o Descargar (en la ventana que se abre, elige Guardar como PDF). La vista previa no guarda nada.
10. Elige cómo guardar:

• Guardar: registra la factura de una vez — consume la numeración y actualiza el inventario.
• Guardar y crear nueva: la guarda y te deja una hoja en blanco para la siguiente.
• En la flecha junto a Guardar:
  • Guardar como borrador: guarda todo sin consumir numeración ni tocar el inventario — puedes seguir editándola después.
  • Guardar e imprimir: guarda y abre la vista de impresión, lista para imprimir o guardar como PDF desde el cuadro de impresión del navegador.
  • Guardar y enviar por correo: guarda y le envía al contacto un correo con el enlace a la factura (necesita que el contacto tenga un correo registrado). Si la factura es electrónica, no hace falta: cuando la DIAN la aprueba, tu cliente recibe solo un correo con el XML y el PDF (guía «Facturación electrónica con Vecipp», Parte 16).
• Si falta algo obligatorio, los campos se marcan en rojo y verás "Debe completar los campos marcados en rojo para continuar".

11. Con un borrador guardado, entra a su detalle para editarlo, eliminarlo, o hacer clic en "Convertir en factura" cuando esté listo — ahí sí se le asigna el número definitivo y se descuenta el inventario.

12. Para personalizar cómo se imprime la factura, ve a Configuración → Plantillas de impresión → Plantillas (o a Personalizar diseño en el listado de Facturas de venta). Ahí eliges o creas la plantilla —estándar o general—, sus colores, su letra y qué información sale, y marcas cuál es la preferida: esa es la que se imprime y la que ves en la Vista previa. Mira el artículo Plantillas de impresión.

13. Al entrar a Facturas de venta ves, debajo del título, tres tarjetas:

    • Vendido en el mes, con una línea de tus ventas de los últimos 14 días (pasa el mouse para ver tu mejor día).
    • Te deben (en rojo si alguien te debe). Si hay una factura vencida, la tarjeta dice cuál y hace cuántos días venció, con Agregar pago (el cobro rápido) al lado; si hay más, N vencidas más te las filtra.
    • Rechazadas DIAN. Si hay alguna, dice cuál, con Ver el motivo (abre la factura con la tarjeta de la DIAN y lo que hay que corregir) y Reintentar (la vuelve a enviar).

    Más abajo está la vista Lista y documento: a la izquierda tus facturas de la más nueva a la más vieja, agrupadas por día como un libro de ventas —cada día con lo que vendiste ese día y en cuántas facturas, aunque alguna quede en otra página—, cada una con su cliente, la forma de pago y su total, un punto verde (o rojo si debe y ya venció o la DIAN la rechazó), y en rojo o ámbar lo que todavía te deben (rojo si ya venció). Haz clic en una y se ve a la derecha tal como se imprime, con la cinta de su estado en la esquina. Encima de la hoja tienes Total, Cobrado y Por cobrar (y, si los hay, Retenido y Notas crédito: lo que una devolución le descontó a la factura, que baja lo que te deben sin ser un cobro), y sus botones: Agregar pago (solo si debe algo), Editar (solo borradores), Imprimir, Descargar PDF, Compartir, Abrir la factura completa (pagos, asiento y adjuntos) y ⋮ con Clonar y Anular. Arriba de la lista están el buscador (por cliente o número) y "Filtrar" —Fecha de creación, Fecha de vencimiento, Facturas vencidas, Estado o Número de factura—, y abajo Página 1 de N con sus flechas. En un celular o una pantalla angosta solo se ve la lista y la factura se abre en su página; arriba, Vendido va a todo el ancho y Te deben y Rechazadas DIAN lado a lado, y los botones de vista y + Nueva solo con su ícono.

    ¿Prefieres la tabla de siempre? Toca "Tabla" junto al botón "+ Nueva factura de venta": verás para cada factura su número, el cliente, la creación, el vencimiento, el total, cuánto te falta por cobrar y su estado, con el mismo buscador y los mismos filtros. Haz clic en los títulos Número, Creación, Vencimiento o Estado para ordenar y en cualquier parte de la fila para abrir la factura. Si tienes activa la facturación electrónica verás además la columna Estado DIAN: Emitida, En proceso, Por emitir (hay que corregir y volver a emitir) o No electrónica. Al final de cada fila, el menú ⋮ trae Imprimir, Editar (solo borradores) y Anular (ver el paso 17). Abajo eliges cuántas facturas ver por página (10, 20 o 30). "Lista y documento" te devuelve a la otra vista.

    En las dos vistas, el botón ⋮ de arriba trae Exportar —abre la ventana Exportar Facturas para elegir un periodo (o Exportar todo) y baja un archivo para Excel con una fila por cada producto vendido (ver Exportar facturas)— y Personalizar diseño. El ? te trae a esta guía.

14. Para trabajar con varias facturas a la vez, pasa a la vista Tabla y marca sus casillas (o la de arriba para todas; con Mayús marcas un rango). Arriba aparece una franja con cuántas llevas y sus acciones: Agregar pago crea un pago por el total de cada factura que todavía no tenga pagos —eliges el método de pago, la cuenta bancaria si no es efectivo, y la fecha: Hoy, Personalizada o Igual a la factura—; Imprimir las saca todas juntas, una por hoja; Descargar PDF baja un solo archivo con una hoja por factura, cada una con tu plantilla de impresión; Cancelar suelta la selección.

15. Para registrar un abono sin salir del listado, elige la factura en la lista y pulsa Agregar pago encima de la hoja (o el de la tarjeta Te deben); en la vista Tabla, al final de su fila aparece el ícono de cobro (solo está en las facturas que deben algo). Haz clic y se abre "Nuevo pago", que ya te muestra el contacto, el número de venta y el valor por cobrar. Escribe la fecha, el método de pago (y la cuenta bancaria si no es efectivo) y el valor —puede ser un abono parcial— y confirma con "Agregar pago". Se crea el recibo de caja con su número, baja el saldo de la factura y, cuando queda en cero, la factura pasa sola a "Pagada".

    • Si necesitas más detalle (retenciones, centro de costo, pagar varias facturas del mismo cliente de una vez), usa "Ir al formulario avanzado" en ese mismo cuadro: te lleva a Pagos recibidos con el cliente y esa factura ya cargados.

16. El detalle de una factura (haz clic en su fila) se ve como la hoja que recibe tu cliente, con una cinta en la esquina que dice su estado (POR COBRAR o COBRADA) y, arriba, cuatro cifras: Valor total, Retenido, Cobrado (lo que ya entró: pagos, anticipos y ajustes) y Por cobrar (en rojo solo cuando de verdad hay algo retenido o por cobrar). Si una nota crédito se descontó de la factura, aparece además Notas crédito con lo que bajó: así las cifras siempre suman el valor total. La franja de arriba y los títulos de la hoja van en el color de tu marca, o en el que le hayas puesto a tu plantilla de impresión. Los botones de arriba:

    • Editar (por ahora solo los borradores), Imprimir y Descargar PDF (baja el archivo hecho con tu plantilla de impresión preferida).
    • Compartir: pestaña Correo (se la envía al correo del cliente) o WhatsApp (escribe o corrige el número del cliente y el mensaje, y se abre WhatsApp con el texto listo; necesitas tener WhatsApp abierto en ese equipo).
    • Agregar pago: el mismo cobro rápido del listado.
    • Más acciones: Clonar (abre una factura nueva con el mismo cliente, ítems y textos), Volver recurrente (abre una factura recurrente con esos mismos datos), Aplicar anticipo (solo se activa si la factura está por cobrar, en pesos, y el cliente tiene anticipos por aplicar; si está apagado, debajo te dice cuál de esas falta; ver Cómo registrar y aplicar los anticipos de tus clientes), Aplicar nota de débito, Adjuntar archivos, Anular (ver el paso 17) y Exportar XML/EDI. Debajo de la hoja están los Archivos adjuntos (varios a la vez, hasta 10 MB cada uno) y las pestañas que correspondan: Pagos recibidos (con el enlace a cada recibo), Anticipos (los aplicados a esta factura), Comprobantes contables (los que le ajustaron el saldo), Notas (crédito y débito) y Contabilidad, con el asiento que generó la factura.

17. Para anular una factura que hiciste por error, ábrela y elige Más acciones → Anular (o, en el listado, ⋮ → Anular). Se abre una ventana que te explica lo que va a pasar; pulsa Confirmar anulación. La factura se queda con la marca ANULADA y deja de contar en tus ventas, tu cartera y tu contabilidad: sus asientos se anulan, los productos vuelven a su bodega con el mismo costo con que salieron y, si se pagó al crearla, ese pago se anula con ella. Si venía de una cotización, la cotización vuelve a Sin facturar; si venía de una remisión, la remisión vuelve a tener pendiente lo que se había facturado. No se puede deshacer.

• Cuándo no se puede anular (la ventana te dice por qué y qué hacer): si es electrónica —ante la DIAN se cancela con una nota crédito: el botón Nueva devolución la abre con esa factura ya cargada—; si es una venta del POS cuyo turno ya se cerró; si tiene devoluciones, notas débito, o pagos o anticipos registrados después de crearla (anúlalos primero en Pagos recibidos); si su cobro ya está conciliado en Bancos; o si su mes está cerrado en la contabilidad.
• Necesitas el permiso Anular de Facturas en tu rol, y tu plan de Contabilidad activo.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• "No tienes permiso para editar el precio de...": tu rol no tiene permiso de edición en Contabilidad — pide a un administrador que ajuste tu rol en Equipo, o pídele que cree la factura con el precio correcto.
• "No se puede vender a crédito a Consumidor final": elige o crea un contacto real — "Consumidor final" no puede quedar debiendo.
• "Este cliente no tiene cupo de crédito suficiente": el total de la factura supera lo que le queda disponible de cupo a ese cliente — reduce el monto, cobra algo de contado, o aumenta su límite de crédito desde su ficha de contacto.
• "Convierte el borrador en factura antes de enviarlo por correo": solo se puede enviar por correo una factura ya confirmada, no un borrador.
• El correo no llega: revisa que el contacto tenga un correo válido registrado.
• «La DIAN todavía no aprueba esta factura» al pulsar «Enviar por correo» en una factura electrónica: espera a que quede Emitida; se le envía sola al cliente. Para mandarla a otro correo, usa «Enviar al comprador» en la tarjeta de la DIAN.
• "El valor no puede superar el saldo por cobrar": en el cobro rápido estás intentando abonar más de lo que la factura debe. Escribe como máximo el valor que aparece en "Valor por cobrar" — si el cliente te dio de más, el excedente se registra aparte como saldo a favor.
• No veo el ícono de cobro en una factura: solo aparece en las facturas que todavía tienen saldo. Si ya está en "Pagada", no hay nada que cobrar.
• "Exportar XML/EDI" no es la factura electrónica de la DIAN: es solo una descarga con los datos de la factura. La factura electrónica la firma y la envía Vecipp sola cuando activas la facturación electrónica en Habilitaciones.
• La factura dice «Rechazada DIAN»: abre el detalle; en la tarjeta del documento electrónico (debajo de las cifras de la factura), paso DIAN, está el motivo y qué hacer. Corrígelo (casi siempre son datos del cliente) y pulsa «Reintentar envío».
• «Para una factura electrónica, a «X» le falta…»: completa esos datos del cliente en Contactos, o factura a Consumidor final.
• «La factura electrónica lleva la fecha de hoy…»: elegiste otra fecha con una numeración electrónica. La DIAN solo acepta la fecha del día en que se firma: déjala en hoy, o usa una numeración que no sea electrónica.
• «La fecha de la factura se encuentra en un periodo contable cerrado»: ese mes está cerrado en Cierre contable de resultados. Elige una fecha de un mes abierto o reabre el período.

Qué no hace todavía

• Facturas en otra moneda, lo que falta: el POS todavía vende solo en pesos, y el pago de una factura en otra moneda no se registra al crearla (se registra después con "Agregar pago").

• Todavía no funcionan el botón de inteligencia artificial, el Tiquete, Agregar remisión y las Notas adicionales: aparecen en la hoja pero aún no funcionan.

• El aviso de un recordatorio se ve en Contabilidad: si a esa hora estás en el POS o en Nómina, lo verás al volver a Contabilidad.

• Una venta con fecha anterior mueve el inventario el día en que la registras, no el de la factura: el movimiento del producto queda con la fecha real de registro.

• En el medio de pago no están «Bonos» ni «Vales»: ya no forman parte de la lista oficial de la DIAN y una factura electrónica con ellos se arriesga al rechazo.

• El asiento no distingue entre productos con y sin impuesto en una misma cuenta: todo el IVA de la factura va junto a una sola cuenta de IVA generado, sin separar por tarifa.

• Las retenciones no se aplican en la factura. Se descuentan al registrar el pago, no al emitir el documento.

• Facturación electrónica: si activaste la facturación electrónica en Habilitaciones, cada factura se envía sola a la DIAN (guía «Facturación electrónica con Vecipp»). Si no la has activado, la factura no se firma ni se valida con la DIAN.

• Sin cotizaciones ni remisiones que se conviertan en factura.

• En la vista Lista y documento, la lista muestra 10 facturas por página y las casillas para trabajar con varias a la vez están en la vista Tabla. Las tarjetas de arriba muestran una factura vencida (la más vieja) y una rechazada (la más reciente); las demás vencidas las encuentras con N vencidas más o con Filtrar › Facturas vencidas.

• Una factura electrónica no se anula: es la ley de la DIAN; se cancela con una nota crédito (devolución).

• El menú ⋮ no trae "Anular": hoy una factura se anula haciéndole una devolución total.

• En "Más acciones" del detalle todavía no están Anular, Cerrar sin pago, Editar retenciones, Convertir a borrador ni Aplicar nota de crédito (cruzar una nota crédito que ya existe), y una factura ya emitida no se edita.

• Compartir por WhatsApp va sin enlace a la factura: envía el mensaje; la factura mándala por correo o adjúntala tú.