Contactos: tus clientes y proveedores en un solo lugar

(Categoría: Contabilidad)

Contactos es la agenda de tu negocio: tus clientes y tus proveedores en una sola lista. Entras a uno y ves de una lo que te debe, lo que le debes y todos los documentos que tienen en común.

• Dejas de buscar en tres lados. Cliente, proveedor y su historial en la misma ficha, en vez de una lista por módulo.
• Sabes al instante quién te debe. Sin abrir factura por factura ni cuadrar nada a mano.
• Cobras mejor. Al entrar a un contacto ves su cartera y sus documentos, así que una llamada de cobro se prepara en segundos.
• Un mismo negocio puede ser cliente y proveedor sin que tengas que registrarlo dos veces ni recordar en cuál lista estaba.

Un contacto se identifica por su número de documento (NIT o cédula) — esa es la llave que usa Vecipp para reconocer que se trata del mismo negocio.

Un contacto puede tener dos roles a la vez: cliente (le vendes) y proveedor (le compras). Si tiene los dos, la ficha te muestra ambos lados. Sus pestañas reúnen los datos generales, las transacciones (facturas, pagos, notas) y los comentarios del equipo.

• A crear un contacto y marcarlo como cliente, proveedor o los dos.
• A leer su ficha: lo que te debe, lo que le debes y su historial de documentos.
• Por qué los contactos que creas en POS aparecen acá, y al revés.

Un contacto es cualquier persona o empresa con la que haces negocios: a quien le vendes (cliente), a quien le compras (proveedor), o las dos cosas. La lista es la misma en POS y en Contabilidad: si creas un contacto en el punto de venta, lo encuentras acá sin hacer nada, y al revés. Lo que cambia es la administración — en Contabilidad ves clientes y proveedores juntos, con su información contable.

Cómo llegar. Entra a Contabilidad → Contactos.

1. La lista

Arriba tienes tres pestañas —Todos, Clientes y Proveedores— y un buscador que busca por nombre, identificación o correo. Con Filtrar aparecen tres filtros más: Estado (activos o inactivos), Tipo (cliente o proveedor) y Teléfono.

Si un contacto es cliente y proveedor a la vez, aparece una sola vez en la lista, con el tipo "Cliente, Proveedor".

Puedes marcar varios contactos con las casillas de la izquierda: arriba sale una barra que dice cuántos llevas seleccionados y te deja eliminarlos de una vez.

2. Crear un contacto

Pulsa + Nuevo contacto. En el modal:

• Marca si es Cliente, Proveedor o los dos — puedes marcar ambos.
• Tipo y número de identificación. El formulario cambia según lo que elijas:
  • Con NIT, el DV se calcula solo — no lo escribes tú, y así no se cuela un error en la factura electrónica. También aparecen Tipo de persona y Responsabilidad tributaria.
  • Con NIT + Persona jurídica te pide la Razón social; con NIT + Persona natural, o con cédula, te pide Nombres y Apellidos por separado.
  • Con pasaporte, NIT de otro país, documento de identificación extranjero o tarjeta de extranjería, en vez de Municipio te pide País y Ciudad.
• Municipio / Departamento es un solo campo: escribe las primeras letras del municipio y elígelo de la lista (por ejemplo "medell" → Medellín, Antioquia).
• Dirección, Correo y Teléfono.

Ojo: si el contacto es Responsable del IVA, el Municipio y la Dirección pasan a ser obligatorios — son datos que la factura electrónica exige.

Con Crear contacto queda listo, o con Guardar y crear otro si vas a cargar varios seguidos. Las secciones de abajo —Información de contacto, Información comercial, Sucursales y Configuración para contabilidad— traen el resto: teléfonos, límite de crédito, plazo de pago, lista de precios, vendedor, y las cuentas contables del contacto.

3. La ficha del contacto

Pulsa el nombre de un contacto para abrir su ficha. Arriba verás las tarjetas con sus cifras:

• Cuentas por cobrar: lo que te debe en facturas abiertas, y cuánto de eso está vencido.
• Por pagar: lo que le debes en facturas de compra.
• Notas crédito por aplicar: su saldo a favor disponible.
• Cupo de crédito disponible, si le pusiste un límite.

Debajo están sus Datos generales (con el DV y el país), Información de contacto (correo, celular y sus dos teléfonos), Información comercial (plazo de pago, vendedor, lista de precios y el límite de crédito, que se muestra como usado / total), Configuración para contabilidad con sus cuentas —y esas cuentas se usan de verdad: si le asignas una cuenta por cobrar propia, la deuda de sus facturas queda registrada ahí en vez de en la cuenta general de clientes, lo que te sirve para separar la cartera de un socio, una empresa vinculada o un cliente del exterior— sus Sucursales, y Transacciones: todos los documentos donde aparece —facturas, facturas de compra, notas crédito, pagos y comprobantes contables— con pestañas para filtrar por tipo. Cada documento es un enlace.

Al final tienes Comentarios y recordatorios, para dejar notas al equipo sobre ese contacto.

4. Editar un contacto

Con el lápiz de la fila, o con Editar desde su ficha, abres el formulario completo. Ahí puedes agregarle o quitarle un rol: marcar Proveedor a un contacto que solo era cliente lo convierte en los dos, sin crear nada nuevo ni perder su historial.

5. Desactivar y eliminar: no es lo mismo

• Desactivar deja de ofrecerlo para documentos nuevos, pero conserva todo su historial. Se vuelve a activar igual.
• Eliminar lo manda a la Papelera. Sus facturas y documentos anteriores no se tocan: lo único que pierde es la posibilidad de asociarle documentos nuevos.

Desde el botón Papelera de arriba ves lo eliminado y lo devuelves a la lista con Restaurar. El Consumidor final no se puede eliminar: lo administra el sistema, y sin él el punto de venta no podría facturar sin pedir los datos del cliente.

"Ya tienes un cliente con ese número de identificación". Ese documento ya existe. Búscalo en la lista: si lo que quieres es agregarle el rol de proveedor, créalo marcando Proveedor con el mismo número de identificación — Vecipp los reconoce como el mismo contacto y los muestra juntos.

Guardé y me salió "Revisa los campos obligatorios". Los campos marcados con * que dejaste vacíos quedan en rojo con el texto "Este campo es obligatorio". Recuerda que si el contacto es Responsable del IVA, el Municipio y la Dirección también lo son.

El contacto que creé en el punto de venta no aparece. Revisa la pestaña: los contactos de POS son clientes, así que salen en Todos y en Clientes, no en Proveedores. Si sigue sin aparecer, comprueba que no esté desactivado o en la Papelera.

No encuentro un contacto que sé que existe. Míralo en la Papelera: puede que alguien lo haya eliminado. Desde ahí lo restauras y vuelve a la lista tal como estaba.

No veo "Anticipos" ni "Notas débito" como en otros programas. Esas funciones todavía se están construyendo, así que la ficha no muestra esas tarjetas en vez de mostrarte un cero que no significa nada.

• Sin anticipos recibidos ni entregados — esas dos tarjetas no se dibujan porque el concepto aún no existe en el sistema.
• Sin portal de clientes ni archivos adjuntos en el contacto.
• "Crear mediante archivo" (subir una foto o PDF para que se extraigan los datos) no está disponible.
• Sin autocompletado con la DIAN: el número de identificación se escribe a mano, no se traen los datos del RUT.
• Sin edición masiva: puedes seleccionar varios contactos para eliminarlos, pero no para editarlos en tabla.
• Sin importar ni exportar contactos a Excel todavía.
• Sin "Personas asociadas": no se pueden vincular contactos de referencia dentro de un mismo cliente.
• Por debajo, clientes y proveedores siguen siendo dos registros distintos. La pantalla los muestra unidos y el formulario los guarda juntos, pero la unificación de fondo sigue pendiente.