Contactos: tus clientes y proveedores en un solo lugar

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Contactos es la agenda de tu negocio: tus clientes y tus proveedores en una sola lista. Entras a uno y ves de una lo que te debe, lo que le debes y todos los documentos que tienen en común.

¿En qué te beneficia?

• Dejas de buscar en tres lados. Cliente, proveedor y su historial en la misma ficha, en vez de una lista por módulo.
• Sabes al instante quién te debe. Sin abrir factura por factura ni cuadrar nada a mano.
• Cobras mejor. Al entrar a un contacto ves su cartera y sus documentos, así que una llamada de cobro se prepara en segundos.
• Un mismo negocio puede ser cliente y proveedor sin que tengas que registrarlo dos veces ni recordar en cuál lista estaba.

¿Cómo funciona?

Un contacto se identifica por su número de documento (NIT o cédula) — esa es la llave que usa Vecipp para reconocer que se trata del mismo negocio.

Un contacto puede tener dos roles a la vez: cliente (le vendes) y proveedor (le compras). Si tiene los dos, la ficha te muestra ambos lados. Sus pestañas reúnen los datos generales, las transacciones (facturas, pagos, notas) y los comentarios del equipo.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A crear un contacto y marcarlo como cliente, proveedor o los dos.
• A leer su ficha: lo que te debe, lo que le debes y su historial de documentos.
• Por qué los contactos que creas en POS aparecen acá, y al revés.

Un contacto es cualquier persona o empresa con la que haces negocios: a quien le vendes (cliente), a quien le compras (proveedor), o las dos cosas. La lista es la misma en POS y en Contabilidad: si creas un contacto en el punto de venta, lo encuentras acá sin hacer nada, y al revés. Lo que cambia es la administración — en Contabilidad ves clientes y proveedores juntos, con su información contable.

Paso a paso para usar la función

Cómo llegar. Entra a Contabilidad → Contactos.

1. El directorio: tus contactos y la ficha al lado

Al entrar ves el Directorio y ficha. Arriba, cuatro cifras: cuántos Clientes y Proveedores tienes (y cuántos te han comprado o vendido), lo que Te deben y lo que Les debes hoy. Si algo de lo que te deben ya venció, la cifra sale en rojo.

A la izquierda están tus contactos ordenados por lo que mueven contigo (lo que te compraron más lo que les compraste): primero los que más trabajan contigo. Cada uno muestra su inicial —verde si es cliente, morado si también es proveedor—, cuántas ventas y compras tiene, una barrita para comparar y, a la derecha, cuánto mueve y su estado: te debe o le debes en rojo, al día o sin movimientos. Busca por nombre, documento, correo o teléfono, y con Filtrar ves solo Clientes, Proveedores, a quienes Te deben o a quienes Les debes. Abajo pasas de página con las flechas.

Toca un contacto y a la derecha se abre su ficha: empieza con una frase que te cuenta lo que pasa con él («Te compró $ 4.290 en 1 factura y le compraste $ 160.800 en 2 compras. Le debes $ 160.800, y $ 88.800 ya venció»), sigue con cuatro cifras —Te compró, Le compraste, Te debe y Le debes— y termina con sus últimos documentos (facturas, compras, pagos, devoluciones), cada uno con lo que falta y su vencimiento; tócalo para abrirlo. Arriba de la ficha tienes Editar, Nueva factura de venta (si es cliente), Registrar una compra (si es proveedor) y el botón de abrir la ficha completa, con todas sus pestañas.

En el celular la lista ocupa toda la pantalla, el botón dice + Nuevo y, al tocar un contacto, se abre su ficha completa.

2. La tabla

Con el botón Tabla (junto a Directorio y ficha) cambias la lista y la ficha por la tabla de siempre; las cifras y los botones de arriba se quedan igual. Más acciones (exportar a Excel) queda a la derecha de las pestañas. Arriba de la tabla tienes tres pestañas —Todos, Clientes y Proveedores— y un buscador que busca por nombre, identificación o correo. Con Filtrar eliges Estado (activos o inactivos), Tipo (cliente o proveedor) o Teléfono: cada filtro queda como una etiqueta encima de la tabla (haz clic en ella para cambiarlo, o en la papelera para quitarlo) y Remover filtros los quita todos. Haz clic en el título Nombre para ordenar de la A a la Z o al revés, y abajo eliges cuántos ver por página (10, 20, 40, 60 u 80). Para bajar la lista a Excel, usa Más acciones → Exportar a Excel: sale con lo que estás viendo (pestaña, búsqueda y filtros).

Si un contacto es cliente y proveedor a la vez, aparece una sola vez en la lista, con el tipo "Cliente, Proveedor".

Puedes marcar varios contactos con las casillas de la izquierda: arriba sale una barra que dice cuántos llevas seleccionados y te deja eliminarlos de una vez (van a la Papelera, desde donde se restauran). En cada fila, el lápiz abre Editar y el menú ⋮ trae Ver detalle, Desactivar (o Activar) y Eliminar.

3. Crear un contacto

Pulsa + Nuevo contacto: se abre un formulario corto con lo esencial. Si necesitas más (teléfonos, condiciones comerciales, cuentas contables), pulsa Ir a formulario avanzado. En el formulario corto:

• Marca si es Cliente, Proveedor o los dos — puedes marcar ambos.
• Tipo y número de identificación. El formulario cambia según lo que elijas:
  • Con NIT, el DV se calcula solo — no lo escribes tú, y así no se cuela un error en la factura electrónica. También aparecen Tipo de persona y Responsabilidad tributaria.
  • Con NIT, el botón ✨ Autocompletar busca la empresa en el RUES (el registro de las cámaras de comercio) y llena la razón social y el tipo de persona. Te avisa si su matrícula está cancelada, si está en liquidación o si no la renueva hace años, para que lo revises antes de facturarle. El RUES no publica el correo, la dirección ni si es responsable de IVA: esos los escribes tú. Si es persona natural, verás debajo del NIT cómo figura en el registro, para que copies sus nombres y apellidos.
  • Con NIT + Persona jurídica te pide la Razón social; con NIT + Persona natural, o con cédula, te pide Nombres y Apellidos por separado.
  • Con pasaporte, NIT de otro país, documento de identificación extranjero o tarjeta de extranjería, en vez de Municipio te pide País y Ciudad.
• Municipio / Departamento es un solo campo: escribe las primeras letras del municipio y elígelo de la lista (por ejemplo "medell" → Medellín, Antioquia).
• Código postal: al elegir el municipio se completa solo. Puedes cambiarlo, pero solo acepta 6 dígitos y tiene que ser uno de ese municipio: la DIAN lo valida contra su tabla oficial y un código inventado hace que te rechacen el documento.
• Dirección, Correo y Teléfono.

Ojo con los datos que la DIAN revisa (verás un (?) al lado de los campos):

• Si el contacto es Responsable del IVA, el Municipio y la Dirección pasan a ser obligatorios — son datos que la factura electrónica exige.
• Si lo marcas como Proveedor, también: a quien te vende sin estar obligado a facturar hay que hacerle un documento soporte, y ahí la DIAN pide su municipio y su dirección aunque sea una persona natural.

Con Crear contacto queda listo y vas directo a su ficha.

El formulario avanzado tiene sus secciones en tarjetas que se abren y se cierran con la flecha:

• Datos generales (abierta): lo mismo que el formulario corto, más el código postal.
• Información de contacto (abierta): correo electrónico, teléfono, teléfono 2 y celular.
• Información comercial: límite de crédito, plazo de pago, lista de precios y vendedor, y dentro, sus Sucursales con + Agregar sucursal.
• Configuración para contabilidad: la cuenta por cobrar y la cuenta por pagar del contacto.
• Comentarios (abierta): una nota interna sobre el contacto. Solo tú la ves.

A la derecha eliges si le llega el estado de cuenta con cada factura, y guardas con Crear contacto o con Guardar y crear otro si vas a cargar varios seguidos.

Desde el POS (Contactos → + Nuevo contacto) el formulario es otro, pensado para vender: pide Primer nombre, Segundo nombre y Apellidos, trae el correo y el teléfono (con + para un segundo) en Datos generales, y sus secciones son Información de venta (con Incluir estado de cuenta), Sucursales y Configuración contable, donde solo se elige la cuenta por cobrar. Se guarda con Guardar contacto.

4. La ficha completa del contacto

Desde el directorio, con el botón de abrir la ficha completa, o desde Tabla pulsando el nombre de un contacto (solo en Contabilidad). Arriba tienes sus acciones: el interruptor Activado, + Nueva factura, + Nueva factura de compra, Editar, Eliminar y Más acciones → Ver estado de cuenta, que abre el reporte de su cartera ya filtrado. + Nueva factura y + Nueva factura de compra abren el documento con este contacto ya elegido, igual que + Nuevo ingreso y + Nuevo pago de la pestaña Transacciones: no tienes que volver a buscarlo. Si el contacto no tiene ese rol (por ejemplo, + Nueva factura de compra en alguien que solo es cliente), el documento abre vacío.

Debajo, seis cifras: Cuentas por cobrar (lo que te debe), Anticipos recibidos (lo que te pagó por adelantado y todavía no aplicaste a ninguna factura), Anticipos entregados (hoy siempre en cero: los anticipos a proveedores todavía no se registran en Vecipp), Por pagar (lo que le debes), Notas crédito por aplicar (su saldo a favor) y Notas débito por aplicar (notas débito a ese proveedor que todavía no se cruzaron con una compra).

Luego, en una sola tarjeta: sus Datos generales (si es cliente, proveedor o los dos), Información de contacto, Información comercial (con el límite de crédito como usado / total), Configuración para contabilidad con sus cuentas —y esas cuentas se usan de verdad: si le asignas una cuenta por cobrar propia, la deuda de sus facturas queda registrada ahí en vez de en la cuenta general de clientes— y sus Sucursales.

Más abajo, doce pestañas con todo lo que tiene ese contacto: Transacciones (sus pagos, con lo que salió en Gastos y lo que entró en Ingresos), Facturas, Facturas de proveedor, Documentos de soporte, Devoluciones en ventas, Notas débito, Notas débito clientes, Cotizaciones, Remisiones, Órdenes de compra, Comprobantes contables y Notas de ajuste. Cada una con sus columnas (por ejemplo, en Facturas: cobrado, por cobrar y su estado ante la DIAN), Filtrar por número, orden y paginado. Toca un documento para abrirlo. Si todavía no tiene pagos, verás + Nuevo ingreso y + Nuevo pago.

Al final tienes Comentarios y recordatorios, para dejar notas al equipo sobre ese contacto.

5. Editar un contacto

Con el lápiz de la fila, o con Editar desde su ficha, abres el formulario completo. Ahí puedes agregarle o quitarle un rol: marcar Proveedor a un contacto que solo era cliente lo convierte en los dos, sin crear nada nuevo ni perder su historial.

6. Desactivar y eliminar: no es lo mismo

• Desactivar deja de ofrecerlo para documentos nuevos, pero conserva todo su historial. Se vuelve a activar igual.
• Eliminar lo manda a la Papelera. Sus facturas y documentos anteriores no se tocan: lo único que pierde es la posibilidad de asociarle documentos nuevos.

Desde el botón Papelera de arriba ves lo eliminado y lo devuelves a la lista con Restaurar. El Consumidor final no se puede eliminar: lo administra el sistema, y sin él el punto de venta no podría facturar sin pedir los datos del cliente.

Consumidor final viene listo en toda empresa. Se crea solo el día que creas la empresa, con la identificación que fija la DIAN para quien no quiere dar sus datos: CC 222222222222. Por eso tu tirilla y tu factura impresa dicen «Consumidor final · CC 222222222222», como en cualquier tienda. Registrar al cliente es opcional: solo cuando él quiere la factura a su nombre o le vas a fiar.

Errores comunes y cómo solucionarlos

Un contacto desactivado no aparece en el directorio. El directorio muestra solo los activos. Pasa a Tabla y en Filtrar → Estado elige Inactivos para verlo y volver a activarlo.

Un contacto sale como «Sin nombre». Se guardó sin nombre. Ábrelo con Editar y escríbelo: mientras tanto no podrás reconocerlo en tus documentos.

"Ya tienes un cliente con ese número de identificación". Ese documento ya existe. Búscalo en la lista: si lo que quieres es agregarle el rol de proveedor, créalo marcando Proveedor con el mismo número de identificación — Vecipp los reconoce como el mismo contacto y los muestra juntos.

Guardé y me salió "Revisa los campos obligatorios". Los campos marcados con * que dejaste vacíos quedan en rojo con el texto "Este campo es obligatorio". Recuerda que si el contacto es Responsable del IVA —o si lo marcaste como Proveedor— el Municipio y la Dirección también lo son.

"El código postal debe tener 6 dígitos y ser el del municipio elegido." Cambiaste el municipio después de escribir el código, o lo escribiste a mano. Vuelve a elegir el municipio y deja el que Vecipp propone.

El contacto que creé en el punto de venta no aparece. Revisa la pestaña: los contactos de POS son clientes, así que salen en Todos y en Clientes, no en Proveedores. Si sigue sin aparecer, comprueba que no esté desactivado o en la Papelera.

No encuentro un contacto que sé que existe. Míralo en la Papelera: puede que alguien lo haya eliminado. Desde ahí lo restauras y vuelve a la lista tal como estaba.

Los anticipos siempre salen en $0. Vecipp todavía no registra anticipos (pagos que llegan antes de la factura), así que esas dos cifras no pueden tener otro valor por ahora.

Qué no hace todavía

• Sin anticipos recibidos ni entregados: las dos cifras salen en $0 porque el concepto aún no existe en el sistema.
• Sin portal de clientes ni archivos adjuntos en el contacto.
• "Crear mediante archivo" (subir una foto o PDF para que se extraigan los datos) no está disponible.
• Autocompletar no consulta el RUT de la DIAN (la DIAN no ofrece esa consulta a otros programas): usa el RUES, que solo trae la razón social y el tipo de persona, solo con NIT, y no encuentra a quien no tiene matrícula mercantil.
• Sin edición masiva: puedes seleccionar varios contactos para eliminarlos, pero no para editarlos en tabla.
• Sin importar contactos desde Excel, ni Solicitudes de actualización, Exportar personas asociadas o Historial de operaciones masivas. Exportar a Excel sí está.
• Sin "Personas asociadas": el recuadro está en el formulario, pero el botón + Asociar persona todavía no funciona.
• Los comentarios del formulario son una sola nota, no una conversación: la conversación con menciones y recordatorios está en la ficha del contacto.
• Un contacto en la papelera no se puede elegir en ningún documento nuevo (facturas, cotizaciones, remisiones, pagos, comprobantes contables ni activos fijos). Si lo necesitas, restáuralo primero desde Papelera.
• La identificación es obligatoria al crear un contacto (en otros programas se puede dejar vacía).
• Por debajo, clientes y proveedores siguen siendo dos registros distintos. La pantalla los muestra unidos y el formulario los guarda juntos, pero la unificación de fondo sigue pendiente.