Numeraciones: el consecutivo de cada documento

(Categoría: Contabilidad)

Una numeración es la regla con la que tu negocio le pone número a un documento. Dice qué letras van adelante (el prefijo) y cuál es el próximo número de la serie: si tu numeración de facturas tiene prefijo FV y va en el 15, la siguiente factura saldrá como FV-15 y después seguirá sola con la 16, la 17, y así.

No hay que llevar la cuenta a mano ni acordarse de dónde se quedó: cada vez que emites un documento, el sistema toma el número que sigue y avanza el contador.

• Nunca repites ni te saltas un número. El consecutivo es obligación legal, y un número repetido es exactamente el tipo de error que aparece en una revisión. Aunque dos cajas facturen al mismo tiempo, cada una recibe un número distinto.
• Guardas los datos de tu resolución DIAN en el lugar donde se usan. El texto que escribes en Resolución es el que sale impreso al pie de la factura del cliente. Se deja de copiar y pegar a mano.
• Puedes separar por punto de venta o por línea de negocio. Una numeración con prefijo NORTE y otra con SUR, y de un vistazo sabes de dónde salió cada venta.
• Corriges un salto en 10 segundos. Si el consecutivo quedó desfasado (pasa cuando se emiten documentos fuera del sistema), entras, cambias el próximo número y listo.
• Es una sola pantalla para todo. Facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, notas crédito, ajustes de inventario: todas se administran en el mismo sitio, cambiando el tipo de documento arriba.

Arriba de la tabla hay un selector, Tipo de documento. La pantalla te muestra las numeraciones de un tipo por vez — no todas mezcladas. Cambias el tipo y ves las de ese tipo.

Dentro de cada tipo puedes tener varias numeraciones, y una de ellas es la preferida.

🔑 La preferida es la que entra sola cuando creas un documento nuevo. Si al facturar quieres usar otra, haces clic sobre el nombre de la numeración en el encabezado de la factura y eliges la que necesites.

Y hay dos reglas que conviene entender antes de que te sorprendan:

• Solo puede haber una preferida por tipo. Al marcar una, la que estaba deja de serlo automáticamente. No tienes que desmarcarla tú.
• La numeración preferida no se puede eliminar. Es la que sostiene los documentos nuevos, así que primero marcas otra como preferida y después eliminas la que sobra. Y si ya emitiste documentos con ella, tampoco se elimina: en ese caso la desactivas, y así deja de ofrecerse en los formularios pero los documentos viejos conservan su número.

La casilla "Numeración automática" viene marcada y es lo que hace que el número avance solo. Si la desmarcas, el número lo escribes tú en cada documento — por eso desaparece el campo del próximo número.

"Desde el número" y "Hasta el número" son informativos. Sirven para que quede anotado el rango que te autorizaron; no bloquean nada.

• Dónde se administran las numeraciones y cómo cambiar de tipo de documento.
• Cómo crear una numeración nueva con su prefijo y su próximo número.
• Cómo corregir un consecutivo desfasado.
• Qué significa "preferida" y cómo elegir otra numeración al facturar.
• Cuándo desactivar en vez de eliminar.

Para crear una numeración:

1. Ve a Configuración > Numeraciones (desde el POS: Configuraciones > Facturas > Numeraciones).
2. Arriba, en Tipo de documento, elige el documento al que le vas a crear la numeración.
3. Haz clic en + Nueva numeración.
4. Escribe el Nombre — es solo para que tú la reconozcas ("Principal", "Sede Norte").
5. Escribe el Prefijo si quieres uno. Puede quedar vacío: en ese caso el documento sale solo con el número.
6. En Próxima factura (o Próximo número) pon el número con el que quieres que salga el siguiente documento.
7. Si tienes resolución de la DIAN, escribe sus datos en Resolución y anota el rango en Desde / Hasta el número.
8. Si quieres que esta sea la que entre por defecto, activa Preferida arriba a la derecha.
9. Guardar.

Para corregir el consecutivo:

1. En la fila de la numeración, haz clic en el lápiz (Editar numeración).
2. Cambia Próxima factura al número que corresponde.
3. Guardar.

Para elegir otra numeración al facturar: en el encabezado del documento, haz clic sobre el nombre de la numeración y selecciona la que necesites de la lista.

• "No puedes eliminar la numeración preferida." Marca otra como preferida primero, y después elimina esta.
• "No puedes eliminar esta numeración porque ya hay documentos emitidos con ella." Es correcto: borrarla dejaría documentos sin su serie. Desactívala en su lugar (el botón del medio en la fila).
• "Ya tienes una numeración con ese nombre para este tipo de documento." Los nombres no se repiten dentro del mismo tipo, porque después no podrías distinguirlas en el selector de la factura.
• El documento salió con un prefijo que no esperabas. Estás usando la numeración preferida de ese tipo, que quizá no es la que creías. Míralo en el encabezado del documento antes de guardar.
• Cambié el tipo de documento al editar y no me dejó. El tipo no se puede cambiar después de creada. Si te equivocaste, crea la numeración correcta y desactiva la otra.

• No consulta tu resolución en la DIAN. El campo Resolución es texto libre: lo escribes tú. No hay todavía importación automática desde el portal de la DIAN.
• No hay numeración electrónica funcionando. La casilla existe y se guarda, pero la emisión electrónica ante la DIAN todavía no está construida, así que hoy no cambia el comportamiento.
• "Desde el número" y "Hasta el número" no bloquean nada. Si el consecutivo pasa del rango que anotaste, el sistema no te avisa.
• Hay tipos de documento en la lista que todavía no tienen su pantalla (cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, documento soporte y las notas de ajuste). Puedes crearles la numeración, pero hasta que exista el documento nadie la va a usar.
• La factura de compra no aparece en la lista — la numera tu proveedor, no tú.