Numeraciones: el consecutivo de cada documento

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una numeración es la regla con la que tu negocio le pone número a un documento. Dice qué letras van adelante (el prefijo) y cuál es el próximo número de la serie: si tu numeración de facturas tiene prefijo FV y va en el 15, la siguiente factura saldrá como FV-15 y después seguirá sola con la 16, la 17, y así.

No hay que llevar la cuenta a mano ni acordarse de dónde se quedó: cada vez que emites un documento, el sistema toma el número que sigue y avanza el contador.

¿En qué te beneficia?

• Nunca repites ni te saltas un número. El consecutivo es obligación legal, y un número repetido es exactamente el tipo de error que aparece en una revisión. Aunque dos cajas facturen al mismo tiempo, cada una recibe un número distinto.
• Guardas los datos de tu resolución DIAN en el lugar donde se usan. El texto que escribes en Resolución es el que sale impreso al pie de la factura del cliente. Se deja de copiar y pegar a mano.
• Puedes separar por punto de venta o por línea de negocio. Una numeración con prefijo NORTE y otra con SUR, y de un vistazo sabes de dónde salió cada venta.
• Corriges un salto en 10 segundos. Si el consecutivo quedó desfasado (pasa cuando se emiten documentos fuera del sistema), entras, cambias el próximo número y listo.
• Es una sola pantalla para todo. Facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, notas crédito, ajustes de inventario: todas se administran en el mismo sitio, cambiando el tipo de documento arriba.

¿Cómo funciona?

Arriba de la tabla hay un selector, Tipo de documento. La pantalla te muestra las numeraciones de un tipo por vez — no todas mezcladas. Cambias el tipo y ves las de ese tipo.

Dentro de cada tipo puedes tener varias numeraciones, y una de ellas es la preferida.

🔑 La preferida es la que entra sola cuando creas un documento nuevo. Si al facturar quieres usar otra, haces clic sobre el nombre de la numeración en el encabezado de la factura y eliges la que necesites.

Y hay dos reglas que conviene entender antes de que te sorprendan:

• Solo puede haber una preferida por tipo. Al marcar una, la que estaba deja de serlo automáticamente. No tienes que desmarcarla tú.
• La numeración preferida no se puede eliminar. Es la que sostiene los documentos nuevos, así que primero marcas otra como preferida y después eliminas la que sobra. Y si ya emitiste documentos con ella, tampoco se elimina: en ese caso la desactivas, y así deja de ofrecerse en los formularios pero los documentos viejos conservan su número.

La casilla "Numeración automática" viene marcada y es lo que hace que el número avance solo. Si la desmarcas, el número lo escribes tú en cada documento — por eso desaparece el campo del próximo número.

"Desde el número" y "Hasta el número" son informativos. Sirven para que quede anotado el rango que te autorizaron; no bloquean nada.

Videotutorial

Qué aprenderás en esta guía

• Dónde se administran las numeraciones y cómo cambiar de tipo de documento.
• Cómo crear una numeración nueva con su prefijo y su próximo número.
• Cómo corregir un consecutivo desfasado.
• Qué significa "preferida" y cómo elegir otra numeración al facturar.
• Cuándo desactivar en vez de eliminar.

Paso a paso

Para crear una numeración:

1. Ve a Configuración > Numeraciones (desde el POS: Configuraciones > Facturas > Numeraciones).
2. Arriba, en Tipo de documento, elige el documento al que le vas a crear la numeración.
3. Haz clic en + Nueva numeración.
4. Escribe el Nombre — es solo para que tú la reconozcas ("Principal", "Sede Norte").
5. Escribe el Prefijo si quieres uno. Puede quedar vacío: en ese caso el documento sale solo con el número.
6. En Próxima factura (o Próximo número) pon el número con el que quieres que salga el siguiente documento.
7. Si tienes resolución de la DIAN, escribe sus datos en Resolución y anota el rango en Desde / Hasta el número.
8. Si quieres que esta sea la que entre por defecto, activa Preferida arriba a la derecha.
9. Guardar.

Para corregir el consecutivo:

1. En la fila de la numeración, haz clic en el lápiz (Editar numeración).
2. Cambia Próxima factura al número que corresponde.
3. Guardar.

Para elegir otra numeración al facturar: en el encabezado del documento, haz clic sobre el nombre de la numeración y selecciona la que necesites de la lista.

Errores comunes

• "No puedes eliminar la numeración preferida." Marca otra como preferida primero, y después elimina esta.
• "No puedes eliminar esta numeración porque ya hay documentos emitidos con ella." Es correcto: borrarla dejaría documentos sin su serie. Desactívala en su lugar (el botón del medio en la fila).
• "Ya tienes una numeración con ese nombre para este tipo de documento." Los nombres no se repiten dentro del mismo tipo, porque después no podrías distinguirlas en el selector de la factura.
• El documento salió con un prefijo que no esperabas. Estás usando la numeración preferida de ese tipo, que quizá no es la que creías. Míralo en el encabezado del documento antes de guardar.
• Cambié el tipo de documento al editar y no me dejó. El tipo no se puede cambiar después de creada. Si te equivocaste, crea la numeración correcta y desactiva la otra.

El rango y las fechas se cumplen en todas: si una numeración llega a su último número, venció o todavía no empieza, el documento no se crea y te dice por qué («La numeración «X» llegó a su último número (500)…»). Te avisamos antes: cuando vence en 30 días o menos, o cuando ya usaste el 90 % del rango, verás un aviso arriba en POS, Contabilidad y el Restaurante.

El listado dice lo importante: cuáles son de la DIAN, cuántos números quedan, cuándo vence y qué cajas la usan (en rojo si ya no sirve, en ámbar si está por vencer o agotarse).

Desactivar con cuidado: si una numeración la usan cajas o facturas recurrentes, o es de la DIAN, te mostramos cuáles y qué va a pasar antes de confirmar. Las cajas pasan a otra numeración del mismo tipo y del mismo carácter —una electrónica nunca pasa a una normal—; si no hay otra, te lo decimos. Una numeración de la DIAN no se elimina ni se edita desde aquí, y la casilla Electrónica ya no se marca a mano: la pone la habilitación.

El próximo número no puede bajar del último que ya usaste (por ejemplo, si la última factura fue FV-53, el próximo debe ser 54 o más). Tampoco se pueden reactivar dos numeraciones con el mismo prefijo.

En la caja: si la numeración de una caja se desactiva, Facturar te avisa en rojo con cuál quedó la venta y un enlace a la terminal. Y al elegir en Facturar una numeración no electrónica como predeterminada con la factura electrónica encendida, te avisa que la caja dejará de enviar a la DIAN y te pide confirmarlo dos veces.

Qué no hace todavía

• No consulta tu resolución en la DIAN. El campo Resolución de una numeración propia lo escribes tú; las de la DIAN las trae la habilitación.
• Las órdenes de compra se numeran solas (1, 2, 3…), sin prefijo: por eso ya no aparecen en esta lista.
• La factura de compra no aparece en la lista — la numera tu proveedor, no tú.