Notificaciones de cobro

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el envío automático de recordatorios de pago a tus clientes. Tú decides en qué momentos avisar, y Vecipp manda el correo solo, sin que tengas que acordarte.

¿En qué te beneficia?

Cobras antes. Una factura que se recuerda el día que vence se paga mucho más que una que nadie menciona hasta el mes siguiente.
Dejas de hacer la parte incómoda. El recordatorio lo manda el sistema, no tú: no hay que llamar ni escribir uno por uno.
No se te escapa ninguna. Revisa toda tu cartera cada día, aunque tengas cien facturas abiertas.
No queda mal con nadie. Cada factura recibe un solo aviso por momento: nunca se le escribe dos veces lo mismo al mismo cliente.

¿Cómo funciona?

Hay tres momentos y se activan por separado, porque no todos los negocios quieren los tres:

Momento	Cuándo se manda
Facturas próximas a vencer	Los días que tú digas antes del vencimiento
Facturas en su día de vencimiento	El mismo día
Facturas vencidas	Los días que tú digas después

🔑 Los tres empiezan apagados, y es a propósito. Escribirle a tus clientes es una decisión tuya: Vecipp no la toma por su cuenta.

Solo se avisa de facturas que de verdad deben algo: con saldo pendiente, no anuladas ni en borrador, y con fecha de vencimiento. El saldo descuenta todo lo que el cliente ya pagó —lo que entregó al comprar, los pagos recibidos que registraste después y las notas crédito cruzadas—, así que una factura saldada con un pago recibido no genera aviso. Y solo a clientes que tengan correo registrado en su ficha.

Cada momento tiene su propio correo. Antes y después del vencimiento sale «Saldo Pendiente» («…tenemos un saldo pendiente de $…, de la venta # … con fecha …. El saldo vence / venció el …»); el día del vencimiento sale «Recordatorio de venta» («…la venta # … vence hoy …»). Lo ves en la pestaña Plantilla correo del momento y lo puedes cambiar con el ✎: es el mismo editor de Plantillas de correo y WhatsApp, con Insertar variable para el número, las fechas, el saldo y los datos de tu empresa. Lo que cambies es solo de tu empresa. Las respuestas del cliente llegan al correo de tu empresa.

Los avisos se revisan una vez al día y quedan en Configuración › Historial de correos, con a quién fueron y si salieron bien.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

Cómo activar cada uno de los tres momentos.
A quién se le escribe y a quién no.
Cómo cambiar el texto del aviso.
Dónde comprobar qué se envió.

Paso a paso

Ve a Configuración y, en la tarjeta Notificaciones y correos, entra a Notificaciones de cobro.
Enciende el momento que quieras usar: se abre su panel.
Si el momento lleva días, en Días antes o Días después escribe cuántos o usa − y +. Puedes poner de 0 a 60 (0 días antes es el mismo día del vencimiento).
En Canales de envío queda marcado Correo.
Si quieres cambiar el mensaje, en Plantilla correo haz clic en el ✎, edita el asunto y el texto y pulsa Guardar. En Plantilla WhatsApp ves cómo se vería por WhatsApp.
Pulsa Guardar cambios. Cancelar vuelve a Configuración sin guardar.
Más adelante, revisa lo enviado en Configuración › Historial de correos.

Errores comunes

"Lo activé y no se ha enviado nada." Comprueba tres cosas: que la factura tenga fecha de vencimiento, que el cliente tenga correo en su ficha, y que hoy sea exactamente el día que configuraste. El aviso sale el día justo, no todos los días.

"Un cliente no recibió el aviso." Si en el Historial de correos aparece como fallido, el correo no pudo entregarse: casi siempre es una dirección mal escrita en la ficha del cliente.

"No veo los días ni la plantilla." El panel se abre al encender el interruptor de ese momento.

"No puedo desmarcar Correo." Siempre tiene que quedar al menos un canal, y hoy el único es el correo. Para no avisar en ese momento, apaga su interruptor.

"¿Le va a llegar el mismo correo todos los días?" No. Cada factura recibe un único aviso por momento.

Qué no hace todavía

Solo por correo. El canal Whatsapp se ve pero todavía no se puede marcar: Vecipp aún no envía WhatsApp automático. Por eso tampoco hay mensaje de prueba por WhatsApp.
El mensaje de WhatsApp no se edita (tampoco se podrá cuando exista su envío).
La variable «Estado de cuenta» del correo queda vacía: todavía no hay portal de clientes.
Solo avisa de facturas de venta, no de cuentas por pagar a proveedores.
No hay un reporte de cuántos avisos acabaron en pago.