Cómo hacer una nota de ajuste a un documento soporte
(Categoría: Contabilidad)
¿Qué es y para qué sirve?
La nota de ajuste es el documento con el que se corrige un documento soporte que ya hiciste: devolviste parte de lo que compraste, el vendedor te rebajó el precio, hubo un error en el valor, o hay que anularlo completo.
¿En qué te beneficia?
- No tienes que borrar nada: el documento original queda y la corrección queda registrada al lado.
- Lo que le debes al vendedor baja solo, y la mercancía devuelta sale de tu inventario.
- Ante la DIAN queda corregido: si el documento soporte era electrónico, la nota también lo es.
¿Cómo funciona?
La nota apunta a un documento soporte y tiene un Tipo, que es la lista de la DIAN:
| Tipo | Qué hace en Vecipp |
|---|---|
| Devolución parcial | Baja lo que debes y saca de la bodega los productos devueltos |
| Anulación | Tiene que ser por todo lo que queda del documento; también saca los productos |
| Rebaja o descuento · Ajuste de precio · Otros | Baja lo que debes, sin mover inventario |
El asiento es el espejo del documento soporte: se debita la cuenta por pagar al proveedor y se acreditan el inventario (o la cuenta de gasto) y el IVA descontable.
Si el documento soporte fue a la DIAN y está aprobado, la nota sale electrónica con numeración NAS y referencia su código CUDS. Si no fue a la DIAN, la nota es interna (NA).
Videotutorial de Aprendizaje
Video explicativo — próximamente
¿Qué aprenderás en esta guía?
A corregir o anular un documento soporte y a revisar que la corrección llegó a la DIAN.
Paso a paso para usar la función
Desde el documento soporte (más rápido): abre el documento en Contabilidad → Gastos → Documento soporte y pulsa «Aplicar nota de ajuste». El formulario llega con el proveedor, el documento y sus líneas.
Desde el menú: Contabilidad → Gastos → Notas de ajuste → «Nueva nota de ajuste», elige el Proveedor y el No. Documento soporte (ves cuánto queda por ajustar). Las líneas del documento se cargan solas.
Luego:
- Elige el Tipo y la Fecha.
- Deja en las líneas solo lo que ajustas: las cantidades devueltas, o el valor de la rebaja.
- Escribe la Razón (obligatoria) y, si quieres, Notas.
- Pulsa Guardar. En el detalle ves la nota, el asiento y, si es electrónica, su estado en la DIAN.
Errores comunes y cómo solucionarlos
- «La nota de ajuste no puede ser mayor a lo que queda del documento soporte…»: ya hay otras notas; ajusta como máximo lo que queda.
- «Una anulación tiene que ser por todo lo que queda…»: para anular solo una parte, usa Devolución parcial u otro tipo.
- «Este documento soporte todavía no está aprobado por la DIAN…»: espera a que se apruebe, o corrígelo y reintenta, antes de ajustarlo.
- «La nota de ajuste no puede tener fecha anterior al documento soporte»: cambia la fecha.
Qué no hace todavía
- No se edita ni se anula una nota de ajuste después de guardada.
- No devuelve retenciones del documento soporte.
- No se le envía por correo al vendedor.