Cómo configurar los impuestos de tu negocio

(Categoría: Contabilidad)

Es el catálogo de impuestos de tu empresa: la lista de los impuestos que después eliges al facturar un producto o un servicio. Cada uno guarda su tarifa, si es acreditable y las cuentas contables donde se registra.

Tu cuenta ya nace con las cuatro tarifas de IVA de Colombia creadas — IVA Exento, IVA Excluido, IVA 5% e IVA 19% — así que puedes empezar a facturar sin configurar nada. Esta pantalla existe para los casos en que necesitas más: el impuesto nacional al consumo de un restaurante, o una tarifa especial de tu actividad.

• Cobras la tarifa correcta sin pensarlo. El impuesto se elige una vez y sale bien en todas tus facturas.
• Tu declaración cuadra sola. Como cada impuesto apunta a sus cuentas contables, lo que cobras se va acumulando ahí y no toca reconstruirlo factura por factura al cierre del mes.
• No confundes exento con excluido, que es el error que más caro sale: los dos se ven como 0% en la factura, pero solo uno te deja descontar el IVA que pagaste en tus compras.
• Separas lo que cobras de lo que pagas. Un mismo impuesto se registra en una cuenta distinta según venga de una venta, de una compra o de una devolución — y eso queda configurado de una vez.

Cada impuesto tiene un nombre, un tipo y una tarifa.

Los tipos disponibles son IVA, INC (impuesto nacional al consumo), ICUI, ICL y Otro, que es el comodín para cualquier impuesto que no encaje en los anteriores.

La tarifa casi nunca se escribe: se elige. Cada tipo trae sus tarifas legales y tú seleccionas la que aplique. El único que deja escribir el porcentaje a mano es Otro, que es el comodín.

Al elegir el tipo se configura el impuesto entero, no solo su nombre. Cambia la lista de tarifas y la que viene puesta, cambia si el impuesto nace acreditable o no, y cambian las cuatro cuentas contables — cada tipo se registra en las suyas:

| Tipo | Nace acreditable | Se registra en | |---|---|---| | IVA | Sí | Impuesto a las ventas por pagar / a favor | | INC e ICL | No | Impuesto nacional al consumo por pagar / a favor | | ICUI y Otro | No | Otro tipo de impuesto por pagar / a favor |

Que INC, ICL, ICUI y Otro nazcan no acreditables no es un descuido: son impuestos que normalmente no se descuentan, así que lo que pagas de ellos en una compra es mayor valor del costo. Si tu caso es distinto, marca la casilla y las cuentas de compras se ajustan solas.

Detrás de Opciones avanzadas están las cuatro cuentas contables del impuesto —ventas, compras, devoluciones en ventas y devoluciones en compras— y la casilla de impuesto acreditable. Al crear un impuesto ese bloque viene plegado y las cuatro cuentas se rellenan solas al elegir el tipo, así que normalmente no tienes que abrirlo; al editar uno existente abre desplegado, para que veas de una cómo está contabilizado.

Los cuatro impuestos de IVA que tu cuenta trae de fábrica ya vienen con esas cuatro cuentas puestas, no vacías: se configuran solas cuando se crea tu empresa, junto con tu catálogo de cuentas. Puedes cambiarlas cuando quieras, pero no tienes que configurarlas para empezar a trabajar.

Cada una de esas cuatro ofrece solo las cuentas que le corresponden, no tu catálogo completo: las de impuestos por pagar, las de impuestos a favor, o las dos, según el campo. Si no encuentras una cuenta ahí, es porque le falta el uso correcto en tu catálogo de cuentas — el ⓘ de cada campo te dice cuál.

Cuando cambias una de esas cuentas, el cambio aplica de ahí en adelante: los movimientos que ya habías registrado siguen apuntando a la cuenta anterior. Para ponerlos al día está Actualizar registros contables, en la misma sección de Configuración.

A ver los impuestos que ya tienes, a crear uno nuevo, a corregir uno existente y a sacar de circulación el que ya no uses sin perder el histórico de las facturas donde aparece.

También a distinguir exento de excluido, y a entender por qué ante un cambio de tarifa por ley lo correcto es crear un impuesto nuevo en vez de editar el viejo.

Ver los impuestos que ya tienes

1. Ve a Contabilidad → Configuración → Impuestos.
2. Verás la tabla con Nombre, Tipo, Tarifa, Impuesto acreditable, Descripción y Activo.
3. La barra de búsqueda filtra por cualquiera de esos datos mientras escribes. No hace falta escribir tildes: "credito" encuentra "crédito".

Crear un impuesto nuevo

1. Haz clic en "+ Nuevo impuesto". El formulario abre en blanco, con el tipo sin elegir.
2. Tipo: IVA, INC, Otro, ICUI o ICL. Elígelo primero: al hacerlo se rellenan solos el nombre, la tarifa, la casilla de acreditable y las cuatro cuentas contables — todo cambia según el tipo, así que si te equivocas y lo cambias después, esos campos se vuelven a poner con lo que corresponde al tipo nuevo (incluso si ya habías elegido una cuenta a mano).
3. Nombre: cómo lo verás al facturar. Viene con el nombre del tipo, pero puedes cambiarlo — y conviene: "ICL licores Antioquia" se entiende mucho mejor que "ICL" si manejas varios.
4. Tarifa: el campo se convierte en una lista con las tarifas legales de ese tipo y eliges una; viene puesta la más común. Solo con el tipo Otro es un campo numérico donde escribes el porcentaje (acepta decimales).
5. Descripción (opcional): para dejar anotado a qué actividad o norma corresponde.
6. Si quieres revisar o cambiar la contabilidad, abre Opciones avanzadas (ya viene llena):
   • Impuesto acreditable: déjalo marcado si lo que pagas de este impuesto en tus compras se puede descontar del que cobras en tus ventas. Desmárcalo solo si el impuesto aumentará el valor del costo. Ojo: esta casilla cambia las cuentas de compras (mira la sección de abajo).
   • Cuenta contable ventas y Cuenta contable compras: dónde se registra el impuesto que cobras y el que pagas.
   • Cuenta contable devoluciones en ventas y devoluciones en compras: dónde se registra cuando el movimiento se devuelve. Estas dos no ofrecen las cuentas genéricas de "otro tipo de impuesto": una devolución va a la cuenta concreta del impuesto.
7. Haz clic en Guardar. El impuesto queda disponible de inmediato.

Las tarifas de cada tipo

| Tipo | Tarifas que ofrece | |---|---| | IVA | 0% - Exento · 0% - Excluido · 5% - Bienes y Servicios · 16% - Contratos firmados con el estado antes de ley 1819 · 19% - Tarifa general | | INC | 4% · 8% · 16% · 19% | | ICUI | 10% · 15% · 20% | | ICL | 20% (Vinos y aperitivos vínicos) · 25% (Licores y similares) · 30% (Vinos y aperitivos vínicos) · 30% (Licores y similares) | | Otro | La escribes tú |

Fíjate en el ICL: hay dos tarifas del 30%, una de vinos y otra de licores. No es un error — se declaran distinto, así que elige la que corresponda a tu producto.

Y en el IVA, la del 16% solo aplica a contratos con el estado firmados antes de la ley 1819, que conservaron la tarifa anterior. Si no es tu caso, la tuya es la del 19%.

Editar, desactivar o eliminar

En el menú ⋮ al final de cada fila:

• Editar abre el mismo formulario con los datos cargados, con Opciones avanzadas ya desplegado: ves su configuración contable completa sin tener que abrir nada.
• Desactivar lo saca del listado de impuestos que se ofrecen al facturar, sin borrar nada. La fila se sigue viendo, atenuada, y puedes Activarlo de nuevo cuando quieras.
• Eliminar lo borra en firme, y solo se puede si nunca se usó en un documento.

Desde el 9 de septiembre de 2026 las cuentas contables de cada impuesto tienen efecto real. Antes se podían configurar pero el registro contable siempre iba a la cuenta general; ahora manda la que le pusiste al impuesto, y solo si la dejas vacía se usa la general.

Para qué sirve en la práctica: si tu negocio necesita que dos IVAs vayan a cuentas distintas —porque los declaras por separado, o porque uno es de un régimen especial— ahora se puede. Le pones a cada uno su cuenta y el registro sale solo.

Dos detalles que vas a notar en el detalle contable de tus facturas:

• Cada impuesto tiene su propio renglón. Si una factura lleva dos impuestos distintos, verás dos renglones, aunque los dos apunten a la misma cuenta.
• Un IVA Exento o IVA Excluido deja su renglón aunque valga $0. No es un error: es lo que deja constancia de que esa venta llevó ese impuesto y no que no llevó ninguno.

Desde el 9 de septiembre de 2026 este catálogo es el que se usa al facturar. En la línea de cualquier documento —factura de venta, cotización, remisión, compra, orden de compra, nota débito, nota crédito, factura recurrente o recibo de pago— el campo Impuesto dejó de ser una casilla donde se escribía un número y pasó a ser una lista con los impuestos de tu empresa:

• Ninguno (0%)
• IVA Exento
• IVA Excluido
• IVA (5%)
• IVA (19%)

Por qué importa que sea por nombre. Exento y Excluido son los dos 0%. Escribiendo "0" no había forma de saber cuál de los dos aplicaste, y ante la DIAN no son lo mismo: el exento te deja descontar el IVA de tus compras y el excluido no. Ahora la factura guarda cuál impuesto era, no solo cuánto cobró.

Tres cosas que notarás:

1. El campo empieza bloqueado hasta que eliges el producto de esa línea. Es a propósito: el impuesto depende de qué estés vendiendo.
2. Al elegir el producto, su impuesto llega puesto. El que configuraste en la ficha del producto (Precio base + Impuesto = Precio final).
3. Puedes cambiarlo para esa venta sin tocar el producto: el cambio vale solo para ese documento.

"Ninguno" no es lo mismo que "IVA Exento". Ninguno es "esta línea no lleva impuesto"; Exento y Excluido son impuestos de verdad, con tarifa cero, que sí quedan registrados en tu contabilidad.

Es la distinción más importante de esta pantalla, porque los tres salen en cero en la factura pero significan cosas distintas ante la DIAN:

• Exento — el producto sí está gravado, con tarifa 0%. Como está dentro del impuesto, puedes descontar el IVA que pagaste en los insumos para producirlo, y eso normalmente te deja un saldo a favor.
• Excluido — el producto está fuera del impuesto. No lo cobras y tampoco puedes descontar el IVA de tus costos: ese IVA se vuelve parte del costo.
• No gravado — para operaciones sobre las que no recae el impuesto.

Por eso el sistema los guarda por separado y no solo como "0%": el número es el mismo, el efecto en tu declaración no.

No es solo una etiqueta. Al desmarcarla pasan dos cosas:

1. Las dos cuentas de compras cambian solas a Gastos por impuestos no acreditables, que pasa a ser la única opción en esos dos campos.
2. Las cuentas genéricas de "Otro tipo de impuesto" dejan de ofrecerse en todos los campos, incluidos los de ventas. Ahí la cuenta que tenías puesta no cambia, así que se nota poco, pero la lista es más corta.

La razón es contable y vale la pena entenderla:

• Lo que le cobras a tu cliente es una deuda con la DIAN, sea el impuesto acreditable o no. Por eso la cuenta de ventas no se mueve.
• Lo que pagas en una compra sí depende: si el impuesto es acreditable, es un saldo a tu favor que después descuentas; si no lo es, no lo recuperas nunca, así que es un gasto de tu negocio.
• Y un impuesto que no puedes acreditar no se registra contra una cuenta comodín de "otros impuestos": va a la cuenta concreta.

Al marcar o desmarcar la casilla las cuatro cuentas se vuelven a poner solas en la que corresponde, así que nunca te queda una cuenta que ya no está disponible. Si vuelves a marcarla, todo regresa a como estaba.

Editarle la tarifa a un impuesto que ya usaste haría que todas tus facturas viejas pasaran a decir algo distinto de lo que de verdad cobraste.

Lo correcto es: crear el impuesto con la tarifa nueva y desactivar el viejo. Así las facturas anteriores conservan la tarifa con la que se emitieron y las nuevas salen con la vigente. El impuesto desactivado deja de ofrecerse al facturar pero sigue ahí, sosteniendo su histórico.

Por el mismo motivo, cuando un impuesto ya aparece en documentos registrados el formulario solo deja cambiar sus cuentas contables, y el botón Eliminar deja de funcionar.

• "El nombre es obligatorio": el botón Guardar está apagado hasta que escribas un nombre.
• "La tarifa no puede pasar de 100%" / "no puede ser negativa": se acepta cualquier valor entre 0 y 100, con decimales.
• "Este impuesto ya se usó en documentos, así que no se puede eliminar": usa Desactivar. Deja de ofrecerse al facturar y tus documentos viejos siguen correctos.
• Abro un impuesto y sus cuentas contables están vacías: significa que tu catálogo de cuentas no tiene ninguna cuenta con el uso que ese campo necesita — pasa si reemplazaste el catálogo por uno propio muy reducido. Ve a Contabilidad → Catálogo de cuentas, ponle a la cuenta que corresponda el uso "Impuesto por pagar" o "Impuesto a favor", y vuelve a abrir el impuesto: el campo ya te la ofrecerá.
• No encuentro la cuenta contable que quiero: cada campo ofrece solo las cuentas con el uso que le corresponde (el ⓘ del campo te dice cuál), y de esas, solo las de movimiento y activas se pueden elegir. Si la que buscas no aparece, ábrela en Contabilidad → Catálogo de cuentas y ponle ese uso; si es una cuenta mayor —de las que agrupan a otras— elige la subcuenta que va debajo.
• Cambié una cuenta y los movimientos viejos siguen en la anterior: es el comportamiento esperado. Ve a Contabilidad → Configuración → Actualizar registros contables y elige desde qué fecha reaplicar la configuración.
• No encuentro el ICA en la lista de tipos: el ICA no es un impuesto del catálogo sino una retención, y se configura en Retenciones (pantalla en construcción).
• Creé dos impuestos con el mismo nombre: se permite a propósito — el IVA del 5% y el del 19% se llaman los dos "IVA". Lo que los distingue es la tarifa.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso sobre Contabilidad. Pídele a un administrador que revise tu rol en Equipo.

• Un impuesto se aplica de a uno por línea. Si un producto lleva IVA y además impuesto al consumo, hoy toca ponerlos en dos líneas.
• No hay una opción de "crear impuesto" dentro de la factura: si al facturar te falta uno, hay que venir a esta pantalla, crearlo y volver.
• En los totales del documento los impuestos van sumados en un solo renglón, no una fila por cada impuesto. En el POS sí verás una fila por impuesto.
• La devolución de una compra todavía no existe, así que la cuenta que configures para ese caso aún no se usa en ningún registro.
• Las retenciones se configuran aparte (retefuente, reteIVA, reteICA) y esa pantalla está en construcción.
• No hay reglas por producto ni por región: el impuesto se elige a mano, no se asigna solo según el tipo de producto o el municipio del cliente.
• No se declara ante la DIAN desde acá. Esta pantalla configura cómo se cobra y dónde se registra el impuesto; presentar la declaración sigue siendo un trámite aparte.