Información exógena: Formato 1009

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¿Qué es y para qué sirve?

El Formato 1009 — Saldo de cuentas por pagar le reporta a la DIAN cuánto le debías a cada proveedor o acreedor al 31 de diciembre del año, separado por concepto: proveedores, obligaciones financieras, impuestos y retenciones por pagar, aportes de seguridad social, obligaciones laborales y demás pasivos.

Lo configuras una vez por año, diciendo a qué concepto corresponde cada una de tus cuentas de pasivo, y Vecipp arma el formato con los saldos de tu contabilidad.

¿En qué te beneficia?

• No lo armas a mano desde el auxiliar de proveedores.
• Cuadra con tu balance, porque sale del saldo de las mismas cuentas.
• La primera vez te sugerimos la configuración: proveedores, retenciones, impuestos, aportes y obligaciones ya asignados.
• Puedes agrupar las cuantías menores para no reportar uno por uno a quienes les debes poco.

¿Cómo funciona?

• La configuración va por cuenta de pasivo: la tabla (pestaña Pasivos) muestra tus cuentas de pasivo y a cada una le asignas su concepto, por ejemplo 2201 proveedores, 2203 obligaciones financieras, 2204 impuestos, gravámenes y tasas, 2214 aportes parafiscales, salud, pensión y cesantías, 2215 laborales o 2206 demás pasivos.
• Solo cuenta la cuenta que configuras: ponerle concepto a una cuenta mayor no lo pasa a sus subcuentas. Por eso la sugerida asigna cada subcuenta por separado. Una cuenta sin concepto no se reporta.
• El saldo es lo que debías al 31 de diciembre: todo lo que quedó por pagar menos lo pagado hasta esa fecha, aunque venga de años anteriores. Una compra con retenciones deja dos saldos a nombre del mismo proveedor: lo que le debes (2201) y las retenciones que le practicaste y aún no pagas a la DIAN (2204).
• Cuantías menores: si activas el interruptor, cada saldo por debajo de 12 UVT (por concepto y acreedor) se suma en un solo renglón, CUANTÍAS MENORES (tipo 43, número 222222222), con la dirección de tu empresa. El (?) te dice la norma de cada año.
• Datos del acreedor: tipo y número de documento, dígito de verificación (si es NIT, Vecipp lo calcula), nombres o razón social, dirección, departamento, municipio y país.
• Los renglones van de mayor a menor saldo.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A asociar tus cuentas de pasivo a los conceptos de la DIAN.
• A usar las cuantías menores.
• A descargar el Formato 1009.

Paso a paso para usar la función

1. Abre la configuración. Entra a Reportes › Información exógena, pulsa Formato 1009 y, en la ventana, el enlace configuración del formato.

2. Elige el formato y el año. Pulsa Formato y elige 1009 - Saldo de cuentas por pagar; elige el Año y pulsa Consultar.

3. Revisa los conceptos. La primera vez de 2025 verás la configuración sugerida. Ajusta el Concepto de cada cuenta si hace falta.

4. Decide las cuantías menores. Activa o desactiva Cuantías menores arriba a la derecha.

5. Guarda con Guardar cambios.

6. Descarga el formato. Vuelve a Reportes › Información exógena, pulsa Formato 1009, elige el Año y pulsa Exportar. Se descarga un ZIP con el Excel.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No hay registros para exportar". No hay configuración guardada para ese año o no le debías nada a nadie al 31 de diciembre.

"Falta un saldo que sí tengo". Revisa que esa misma cuenta tenga concepto: el de su cuenta mayor no le llega.

"Un proveedor al que ya le pagué aparece". El formato toma el saldo al 31 de diciembre: si le pagaste en enero, a esa fecha todavía le debías.

"Las retenciones quedaron en CUANTÍAS MENORES". Ese saldo está por debajo de 12 UVT. Desactiva Cuantías menores si debes reportarlos uno por uno.

Qué no hace todavía

• No se envía por correo: el ZIP se descarga en el momento (y queda también en el Historial de exportables).
• No genera el XML para el prevalidador de la DIAN.