Información exógena: Formato 1003

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¿Qué es y para qué sirve?

El Formato 1003 — Retenciones en la fuente que te practicaron le cuenta a la DIAN quién te retuvo durante el año: una fila por cada cliente y cada concepto, con el valor sobre el que te retuvieron (la base) y cuánto te retuvieron.

Vecipp lo arma solo con las retenciones que registras al recibir los pagos de tus clientes. Lo único que tienes que hacer es decirle, una vez por año, a qué concepto de la DIAN corresponde cada una de tus retenciones.

¿En qué te beneficia?

• No armas el reporte a mano, buscando cliente por cliente los certificados de retención.
• Cuadra con tu contabilidad: sale de los mismos pagos recibidos que ya registraste.
• Recuperas lo que te retuvieron: esas retenciones se descuentan de tu impuesto de renta y de IVA, y la DIAN las cruza con lo que reportan tus clientes.
• Lo configuras una vez: el año siguiente puedes traer la misma configuración con un clic.

¿Cómo funciona?

• La configuración va por retención, no por cuenta. La tabla muestra tus retenciones en la fuente y de IVA (por ejemplo Compras (2.5%) o ReteIVA (15%)), y a cada una le asignas su concepto: 1302 Retención por ventas, 1303 Retención por servicios, 1309 Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas… La ReteICA no va en este formato.
• De dónde salen los valores: de las retenciones que agregas al registrar un pago recibido (Ingresos › Pagos recibidos). Se suman, por cliente y por concepto, la base y el valor retenido de los pagos del año.
• Lo anulado no cuenta, y solo entra lo que tiene fecha dentro del año elegido.
• El tercero es el cliente del pago, con su tipo y número de documento, el dígito de verificación (solo si es NIT), la razón social o los nombres y apellidos, la dirección y el código de departamento y municipio.

La primera vez que abres el 2025 te proponemos una configuración sugerida según el nombre de cada retención (compras, servicios, honorarios, arrendamientos y la de IVA). Revísala antes de guardar.

Videotutorial de Aprendizaje

¿Qué aprenderás en esta guía?

• A asociar tus retenciones a los conceptos de la DIAN.
• A usar la configuración del año anterior.
• A descargar el Formato 1003 en Excel.

Paso a paso para usar la función

1. Abre la configuración. Entra a Reportes, abre la categoría Información exógena, pulsa Formato 1003 y, en la ventana, el enlace configuración del formato. También la encuentras en Configuración › Información exógena.

2. Elige el formato y el año. Pulsa Formato y elige 1003 - Retenciones en la fuente que le practicaron; pulsa Año y elige el año gravable. Pulsa Consultar.

3. Asigna los conceptos. En cada fila, abre Concepto y escribe el código o parte del nombre para buscarlo. Si una retención no aplica, déjala en (Ninguno): no se reporta.

4. Guarda. Pulsa Guardar cambios. Verás «Configuración guardada con éxito».

5. Descarga el formato. Vuelve a Reportes › Información exógena, pulsa Formato 1003, elige el Año y pulsa Exportar. El Excel se descarga en el acto.

Para el año siguiente: consulta el año nuevo y pulsa Usar configuración anterior, confirma con Sí, quiero usarla, revisa y pulsa Guardar cambios.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No hay registros para exportar". No hay configuración guardada para ese año, o en el año no registraste retenciones en tus pagos recibidos con las retenciones que configuraste.

"Un cliente me retuvo y no aparece". La retención tiene que estar en el pago recibido, con el cliente elegido. Revisa también que esa retención tenga concepto en la configuración.

"No veo la ReteICA en la tabla". Es correcto: el Formato 1003 solo reporta retenciones en la fuente y de IVA.

"Parece que no tienes configuración del Formato 1003 para el año…". Pulsaste Usar configuración anterior pero el año pasado no se guardó ninguna. Configúralo a mano esta vez.

Qué no hace todavía

• Solo cuenta las retenciones registradas en Pagos recibidos. Una retención que te hicieron y registraste en un comprobante contable manual no aparece.
• No se envía por correo ni queda en un historial: el Excel se descarga en el momento.
• No genera el XML para el prevalidador de la DIAN: el Excel se carga en el prevalidador.