Termina el contrato de un empleado y liquídale lo que le corresponde

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando alguien de tu equipo se va, hay que hacer tres cosas: dejar registrada la fecha en la que dejó de trabajar, pagarle lo que le corresponde —prima, cesantías, intereses, vacaciones y, si aplica, la indemnización— y sacarlo de las nóminas siguientes.

Terminar contrato es la ventana que hace las tres de un solo golpe. Escribes la fecha y el motivo, el sistema te muestra cuánto le debes por cada concepto, tú revisas y confirmas.

¿En qué te beneficia?

• Es donde más plata se pierde o se paga de más. La liquidación de alguien que se va es la cuenta más delicada de la nómina, y la que más termina en demanda cuando sale mal.
• La indemnización te la calcula el sistema. El artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo tiene dos tramos, un tope según el sueldo y una fracción prorrateada. Aquí la escribes con revisarla, no con calcularla.
• No se te olvida ninguna prestación. Prima, cesantías, intereses y vacaciones aparecen en la misma pantalla, con sus días y su valor. Antes había que acordarse de las cuatro, una por una.
• Dejas de pagarle a alguien que ya no está. Al confirmar, la persona queda inactiva y no vuelve a entrar en las nóminas siguientes.
• Y queda el motivo escrito. Si mañana alguien pregunta por qué se fue esa persona, está en su ficha.

¿Cómo funciona?

Son dos pasos, y el primero no cambia nada todavía.

En el primer paso escribes la fecha de terminación (obligatoria) y, si quieres, el motivo y unas observaciones. El tipo de contrato y la fecha de inicio aparecen bloqueados: son del contrato que ya tienes firmado y no se tocan aquí.

Hay tres motivos, y uno cambia lo que verás después:

En el segundo paso ves la propuesta: cada concepto con sus días, el valor mensual sobre el que se liquida y lo que suma. Cada uno tiene su casilla: marcas los que vas a pagar en esta nómina y dejas sin marcar los que ya le pagaste antes.

Los días y el valor mensual se pueden cambiar. Tú conoces tu caso mejor que la fórmula: si la persona ya disfrutó vacaciones este año, o si le pagaste la prima de junio, ajusta los días.

Cómo se calcula la indemnización (contratos a término indefinido):

• Menos de un año de trabajo: 30 días de salario. Completos, sin prorratear.
• Un año o más: esos 30 días, más 20 por cada año adicional, más la parte proporcional de los meses sueltos.
• Si el sueldo es de 10 salarios mínimos o más, los números bajan a 20 y 15 días.

Los años se cuentan con el calendario comercial que usa la ley: meses de 30 días y años de 360.

Al confirmar pasan cuatro cosas, en este orden: se crea la nómina del mes de la salida si no existía, se guarda la fecha y el motivo en la ficha, se añaden las prestaciones que marcaste a esa nómina, y solo entonces la persona queda inactiva.

🔑 Las prestaciones no suben tus aportes. Ni la indemnización ni la prima ni las cesantías cuentan para salud, pensión, ARL o caja. Verás que las deducciones del empleado no se mueven: eso es correcto.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A registrar la salida de un empleado con su fecha y su motivo.
• A revisar la indemnización que propone el sistema y ajustarla si tu caso es distinto.
• A elegir qué prestaciones se pagan en esta liquidación y cuáles no.
• A qué hacer si esa persona vuelve a trabajar contigo más adelante.

Paso a paso

1. Entra a Empleados.
2. En la fila de la persona, pulsa el botón ⋮ y elige Terminar contrato.
3. Escribe la Fecha de terminación del contrato. Es el único campo obligatorio.
4. Elige el Motivo del retiro si lo conoces. Con Despido injustificado verás el aviso «Se debe indemnizar al empleado».
5. Si quieres, añade Observaciones.
6. Pulsa Ver prestaciones sociales. Aquí todavía no se ha guardado nada: es una vista previa.
7. Revisa la lista. Marca las prestaciones que vas a pagar en esta liquidación y desmarca las que ya le pagaste.
8. Ajusta los días o el valor mensual de las que lo necesiten.
9. Pulsa Terminar contrato para confirmar.
10. Entra a Liquidación, abre el periodo del mes de la salida y revisa su detalle.

Si esa persona vuelve a trabajar contigo: entra a su ficha y pulsa Activar. Al activarla se borran la fecha de terminación y el motivo, porque para el sistema —como para la ley— volver es un contrato nuevo, no deshacer el anterior. Ponle su nueva fecha de inicio en la sección Contrato.

Errores comunes

• «Me dice que la nómina de ese mes ya está contabilizada». Así es: esa nómina ya generó su comprobante en Contabilidad y no se cambia por debajo. Contabiliza la liquidación de salida en el mes siguiente, o corrige la anterior con un documento de ajuste.
• «No me aparece la opción Terminar contrato». Solo sale para empleados activos. Si la persona ya está inactiva, no hay nada que terminar.
• «Le puse la fecha de salida y sigue apareciendo en las nóminas viejas». Es correcto: en los meses en los que sí trabajó tiene que aparecer, con los días que trabajó. En los posteriores a su salida deja de aparecer al recalcular.
• «El campo de días de la indemnización está vacío». Pasa en los contratos a término fijo: ahí la ley calcula distinto —los salarios que falten hasta el vencimiento pactado— y preferimos no proponerte un número inventado. Escríbelo tú.
• «Le pagué la prima en junio y me la vuelve a proponer». El sistema no sabe qué le pagaste antes de usarlo. Desmarca esa prestación, o ajústale los días para que cuente solo desde el último pago.
• «Las deducciones no subieron con la indemnización». Es correcto. La indemnización no es base de seguridad social.
• «Se fue hace meses y ya tengo nóminas creadas después». Termínale el contrato con su fecha real y vuelve a calcular esos periodos: la persona sale sola de los meses en los que ya no estaba.

Qué no hace todavía

• No se genera la carta de terminación ni el certificado laboral. Queda el registro en el sistema, no el documento para firmar.
• La indemnización de un contrato a término fijo no se propone. El campo llega vacío para que lo escribas tú.
• El sistema no sabe qué le pagaste antes de usarlo. Los días de prima, cesantías y vacaciones se proponen desde la fecha de contratación: si ya le habías pagado, ajústalos.
• No se lleva un saldo de días de vacaciones disfrutados por empleado.
• No se avisa si le pagas más de lo que tenías provisionado.
• El motivo del retiro no se agrupa en ningún reporte todavía. Queda guardado en la ficha de la persona.
• La opción está en el listado, no en la cabecera de la ficha. Es la misma función, en el otro sitio.