Actualización de registros contables
(Categoría: Contabilidad)
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando le pones a un impuesto, a una retención, a un producto o a un contacto su propia cuenta contable, Vecipp la usa en los documentos nuevos. Esta pantalla te deja decir desde qué fecha se usa cada una de esas cuentas y actualizar los documentos que ya registraste para que queden con ellas.
La encuentras en Contabilidad → Configuración → Actualización de registros contables.
¿En qué te beneficia?
- No tienes que rehacer tus documentos ni hacer comprobantes de reclasificación a mano cuando cambias una cuenta: Vecipp los actualiza por ti.
- Tus informes quedan coherentes: el libro mayor, el balance y los auxiliares muestran cada saldo en la cuenta que de verdad le corresponde.
- Tú decides desde cuándo: si empezaste a usar una cuenta propia a mitad de año, lo anterior se queda como estaba.
- Lo que ya cerraste no se toca: los períodos contables cerrados nunca cambian.
¿Cómo funciona?
La tabla tiene 5 parámetros, cada uno con su Fecha inicial:
| Parámetro | Qué cuenta usa desde esa fecha |
|---|---|
| Usar cuentas contables asociadas a cada impuesto y retención | La cuenta de cada impuesto y cada retención |
| Usar cuenta contable para las "Cuentas por cobrar" de cada cliente | La cuenta por cobrar del cliente |
| Usar cuenta contable para las "Cuentas por pagar" de cada proveedor | La cuenta por pagar del proveedor |
| Usar cuenta contable de inventario asociada a cada producto | La cuenta de inventario del producto |
| Usar cuentas de costo de ventas y operación asociadas a cada Ítem | La cuenta de costo del producto |
De fábrica todas empiezan el 01/01/1970: es decir, siempre se usan las cuentas propias. Un documento con fecha anterior a la fecha inicial de un parámetro no usa esa cuenta propia: usa la cuenta general que tienes en Parametrización contable (por ejemplo, Clientes nacionales en vez de la cuenta por cobrar del cliente).
Al pulsar Actualizar, Vecipp guarda las fechas y vuelve a registrar los documentos de los períodos abiertos con las cuentas que tienes configuradas hoy. Solo cambian las cuentas: los montos, las fechas y los números de los documentos quedan iguales. Esto también recoge cualquier cambio que hayas hecho en Parametrización contable o en las cuentas de tus impuestos, productos y contactos.
La actualización corre en segundo plano y tarda unos minutos. Mientras tanto verás el aviso "Estamos actualizando tus registros"; al terminar, la pantalla te muestra cuántos registros revisó, cuántos cambiaron de cuenta y cuáles no se pudieron actualizar, con el motivo.
Videotutorial de Aprendizaje
Video explicativo — próximamente
¿Qué aprenderás en esta guía?
Cambiar la fecha inicial de un parámetro, actualizar tus registros y leer el resultado.
Paso a paso para usar la función
- Si hay meses que no quieres que cambien, ciérralos primero en Configuración → Períodos contables.
- Ve a Contabilidad → Configuración → Actualización de registros contables.
- En la fila del parámetro, haz clic en la Fecha inicial, elige el día en el calendario y pulsa Aplicar. Puedes cambiar varias filas antes de seguir.
- Pulsa Actualizar. Lee el mensaje y pulsa Confirmar actualización (o Cancelar si quieres revisar).
- Verás "Estamos actualizando tus registros". Espera unos minutos; la pantalla se actualiza sola.
- Al terminar, abre el resumen "Última actualización" para ver cuántos registros cambiaron y cuáles no se pudieron actualizar.
Errores comunes y cómo solucionarlos
- "No hay cambios para actualizar": no cambiaste ninguna fecha. Cambia al menos una fecha inicial antes de pulsar Actualizar.
- "Espera un momento": entre una actualización y la siguiente tienen que pasar 10 minutos. El mensaje te dice cuántos faltan.
- "Límite de actualizaciones alcanzado": puedes actualizar hasta 5 veces por semana. Podrás volver a hacerlo cuando pasen 7 días desde la más antigua.
- Un documento aparece como "sin actualizar": el resumen dice por qué. Los casos más comunes:
- Está en una conciliación bancaria cerrada: se deja igual para no descuadrar la conciliación.
- Tiene documentos de comprobante asociados a sus líneas: se deja igual para no romper ese vínculo.
- Su asiento es de una versión anterior del sistema: rehacerlo cambiaría montos, no solo cuentas, así que se conserva como está.
- Falta configurar la cuenta del rol…: completa esa cuenta en Parametrización contable y vuelve a actualizar.
- Cambié una fecha y un mes no cambió: revisa si ese mes está cerrado en Períodos contables. Los períodos cerrados nunca se actualizan.
Qué no hace todavía
- Los comprobantes contables que registraste a mano no se actualizan: sus cuentas las elegiste tú, así que se respetan.
- Algunos documentos muy antiguos se conservan como están cuando rehacerlos cambiaría sus montos (por ejemplo, devoluciones de antes de que Vecipp guardara el costo de cada línea). El resumen te los muestra.
- Solo se actualizan los períodos abiertos. Si necesitas cambiar un mes cerrado, primero ábrelo en Períodos contables.