Ventas diarias

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es el cierre de un día, en un archivo de Excel. Eliges una fecha y el reporte te dice dos cosas:

• Qué vendiste ese día, separado por cada numeración que usaste (tu facturación normal, tu POS, tu facturación electrónica…), con el primer y el último documento de cada una.
• Cómo te lo pagaron: cuánto entró en efectivo, cuánto por transferencia, cuánto te retuvieron y cuánto quedó pendiente de cobro.

Es el reporte que se mira al cerrar la caja, al cuadrar el día con quien atendió, o cuando alguien pregunta "¿cuánto se vendió el martes?".

¿En qué te beneficia?

• Cierras el día en un minuto, no en media hora. Sin esto, cuadrar una jornada significa abrir la lista de facturas, filtrar por fecha y sumar a mano — y sumar a mano es donde aparecen los descuadres.
• Sabes cuánta plata entró de verdad. El reporte separa lo que cobraste de lo que facturaste. No es lo mismo vender un millón que haber recibido un millón: lo que quedó a crédito está en su propia fila.
• Cuadras la caja con quien atendió. El total en efectivo del reporte es lo que debería haber en el cajón. Si no coincide, lo sabes el mismo día y no a fin de mes.
• Tienes el soporte separado por numeración. Si facturas con varias numeraciones, cada una va en su bloque con su rango de documentos — que es justo lo que se necesita para revisar consecutivos.
• Te dice cuánto te retuvieron. Esa plata no la vas a recibir nunca en caja, pero tampoco te la deben: verla aparte evita perseguir un cobro que no existe.

¿Cómo funciona?

El reporte toma las facturas de venta con fecha de ese día —las normales y las del POS— y las agrupa por numeración. De cada grupo calcula:

• Ventas gravadas: lo que vendiste con impuesto, ya con el impuesto incluido. Debajo aparece el desglose por cada tarifa que hayas usado: su base gravable (lo que vale el producto) y su IVA.
• Ventas exentas: lo que vendiste con IVA exento o excluido.
• Ventas no gravadas: lo que no lleva impuesto.
• Total: la suma de las tres.

Y al lado, en Formas de pago, aparece el dinero:

• Ventas a crédito: lo que quedó por cobrar de las facturas de ese día. 👉 Importante: es lo que quedaba pendiente al cerrar ese día. Si cobras esa factura una semana después, el reporte de aquel día sigue mostrando que quedó a crédito, porque así fue.
• Retenciones: lo que te retuvieron tus clientes sobre esas facturas.
• Una fila por cada forma de pago con la que te pagaron ese día: Efectivo, Transferencia, Tarjeta…

Tres cosas que conviene entender, porque explican casi todas las dudas:

1. Las devoluciones no salen en este reporte. Si un día solo hiciste notas crédito, el archivo te saldrá vacío. No está roto: este reporte es de ventas, y para las devoluciones está Ventas generales.
2. Una devolución sí puede bajar el "a crédito". Si le haces una nota crédito a una factura, esa factura deja de deberte esa parte, y eso se nota en la fila Ventas a crédito — aunque la nota en sí no aparezca.
3. Las formas de pago son de ese día. Si facturas hoy a crédito y te pagan mañana, ese cobro aparecerá en el reporte de mañana, no en el de hoy.

Videotutorial

Qué aprenderás

• A descargar el cierre de cualquier día.
• A leer el archivo: qué significa cada fila y por qué hay un bloque por numeración.
• A distinguir lo que facturaste de lo que cobraste.
• A usarlo para cuadrar la caja.

Paso a paso

1. Entra a Reportes. En el menú lateral abre Reportes.

2. Abre la categoría Ventas. Haz clic en el recuadro Ventas. Verás las tarjetas de sus reportes.

3. Abre Ventas diarias. Haz clic en la tarjeta Ventas diarias. Se abre una ventana con un solo campo. Es normal que no te lleve a otra pantalla: este reporte se descarga, no se consulta en pantalla.

4. Elige el día. Haz clic en el campo Día — viene con el día de hoy. Se abre un calendario: elige la fecha y pulsa Aplicar. Si te arrepientes, Cancelar lo deja como estaba.

5. Pulsa Exportar. El archivo se descarga al instante.

6. Descarga otro día si quieres. La ventana se queda abierta a propósito: cambia el día y vuelve a pulsar Exportar las veces que necesites. Cuando termines, pulsa Cerrar.

Errores comunes

"El archivo me salió casi vacío." Ese día no tuviste facturas de venta. Aparecerán igual las filas de Formas de pago en cero. Comprueba la fecha: es el error más frecuente, sobre todo recién pasada la medianoche.

"Hice devoluciones ese día y no aparecen." Es correcto, este reporte no las incluye. Míralas en Ventas generales.

"El 'a crédito' no coincide con lo que me deben hoy." No es lo mismo. Esa fila dice lo que quedó pendiente ese día; lo que te deben ahora mismo está en Cuentas por cobrar.

"Las formas de pago no suman el total del día." También es correcto, y hay dos motivos: lo que quedó a crédito no entró en caja, y si alguna factura tuvo una nota crédito o un ajuste, esa parte no aparece en ninguna fila de pago.

"Facturé en efectivo y no lo veo en Efectivo." Revisa si la factura de verdad registró el cobro. Que la factura diga Contado no basta: el reporte suma los cobros registrados, no la forma de pago escrita en el documento.

"Me retuvieron pero la fila Retenciones está en cero." Las retenciones se registran al cobrar, en el recibo de pago. Si la factura todavía no tiene cobro, no hay retención que mostrar.

Qué no hace todavía

• Solo se descarga, no se ve en pantalla. No hay una vista previa: hay que abrir el archivo.
• Es de un día, no de un rango. Para varios días seguidos, usa Ventas generales, que sí tiene periodo.
• No incluye devoluciones ni notas débito. Solo facturas de venta.
• Los productos vendidos no vienen detallados. El reporte resume por numeración y por impuesto; si necesitas saber qué ítems se vendieron, usa Ventas por ítem.