Cómo crear y editar tus contactos (clientes)

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la ficha de tus clientes en el POS: sus datos, sus condiciones de venta y sus sucursales.

¿En qué te beneficia?

Facturas más rápido: eliges el cliente y sus datos e impuestos entran solos.
Vendes a crédito con control, porque el cliente ya tiene su plazo y su cupo definidos.
Le entregas al cliente lo que necesita: los datos fiscales correctos en la factura, sin preguntárselos cada vez.

¿Cómo funciona?

Un cliente se identifica por su número de documento, y guarda sus datos fiscales, su plazo de pago, su lista de precios y su vendedor asignado. Todo eso se aplica solo cuando lo eliges en una venta.

Si el cliente tiene varias sedes, se registran como sucursales dentro del mismo contacto.

Es la misma agenda que la de Contabilidad. No hay dos listas ni nada que sincronizar: un cliente que creas acá aparece allá al instante, y al revés. Lo que cambia es la pantalla — acá ves a todos tus contactos (también los que son solo proveedores) con lo que hace falta para vender; en Contabilidad eliges además si cada uno es cliente, proveedor o los dos, y ves su información contable. Editar un contacto desde el POS no le cambia el rol: un proveedor sigue siendo proveedor.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A crear un contacto nuevo (cliente) con sus datos, condiciones de venta y sucursales, y a editar uno que ya existe.

Paso a paso para usar la función

¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) junto al botón Nuevo contacto: abre la ventana y te acompaña campo por campo: el documento, el número (con su DV si es NIT), los datos ante la DIAN, el nombre, el correo y lo que puedes agregar. Te deja escribir en cada campo y no sigue hasta que llenes lo obligatorio; al final, el botón de guardar lo tocas tú (o Saltar si solo estabas mirando).

Nuevo contacto se llena en una sola ventana, sin pasos: lo esencial a la vista y lo demás solo si lo necesitas. A la derecha ves la tarjeta del contacto armándose mientras escribes —su inicial, su nombre, su documento, su teléfono y cómo le vendes—: así sale en la tirilla y en la factura.

Ve a "Contactos" en el menú de POS y toca "Nuevo contacto".
Documento y número. Elige el Documento (Cédula de ciudadanía, NIT, Cédula de extranjería, Pasaporte, tarjeta de identidad, PEP, PPT, NIT de otro país…) y escribe el número, sin puntos ni guiones. Con NIT, el DV se calcula solo a la derecha.
- Si ya tienes un contacto con ese número, te avisa en ámbar «Ya tienes un contacto con este documento» con un enlace para abrirlo: así no creas el mismo cliente dos veces.
Con NIT aparecen ¿Qué es ante la DIAN? (Empresa o Persona natural) y ¿Cobra IVA? (Responsable del IVA o No responsable), como dice su RUT.
El nombre: Primer nombre, Segundo nombre y Apellidos de una persona, o la Razón social de una empresa.
Teléfono o celular (con el + agregas otro) y Correo (a donde le llega la factura electrónica). Los dos son opcionales.
Agrega si lo necesitas. Debajo hay cuatro botones; cada uno abre su bloque en la misma ventana:
- Dirección y municipio — Municipio (con buscador), Dirección y Código postal, que se completa solo. ⚠️ Si es NIT y Responsable del IVA, la DIAN exige el municipio y la dirección para facturarle: ese bloque se abre solo y no se puede cerrar.
- Crédito y venta — el Límite de crédito (vacío = sin tope, 0 = no se le fía), el Plazo de pago, la Lista de precio y el Vendedor que vienen elegidos en cada venta, e Incluir estado de cuenta.
- Cuenta contable y sucursales — la cuenta de lo que te debe (ya viene la de tu empresa: cámbiala solo si tu contador lo pide) y sus sucursales.
- Una nota que solo ve tu equipo.
Abajo a la derecha dice qué falta, o «Listo para guardar.» Toca "Crear cliente": la ventana se cierra y el contacto nuevo queda abierto en su ficha.

Editar un contacto: tócalo en la lista (o ábrelo con su ojito en la tabla) y toca Editar. Se abre la misma ventana con sus datos (y con los bloques que ya tienen algo, abiertos); corrige lo que quieras y toca "Guardar cambios". Al terminar vuelves a su ficha.

¿Necesitas crear un cliente rápido en medio de una venta? No hace falta salir de "Facturar" — el selector de cliente ahí mismo te deja crear uno nuevo con los mismos campos, sin perder el carrito que llevas armado.

Al entrar ves el directorio y la ficha al lado. A la izquierda, tus contactos ordenados por lo que te han comprado —primero tu mejor cliente—, cada uno con su inicial en un cuadrito (verde si es cliente, morado si también te vende), cuántas ventas lleva, una barrita gris que compara lo que te compra con tu mejor cliente y, en rojo, lo que te debe. La lista cabe en la pantalla y abajo siempre está el paginador (Página 1 de 2 y ‹ ›). A la derecha queda siempre abierta la ficha del que tocaste (al entrar, el primero): su identificación, teléfono, correo, dirección y notas; lo que te ha comprado, cuántas ventas y cuánto te debe; y sus últimas ventas del POS (toca una para abrirla en el Historial de ventas). Arriba de la ficha están Editar, WhatsApp (si tiene celular), Desactivar (el botón de encendido) y Eliminar (la papelera). En el celular, la ficha se abre en una ventana grande al tocar el contacto.

Te debe es lo que tiene pendiente hoy en todos sus documentos —las ventas del POS y las facturas de Contabilidad—, lo mismo que ves en Cuentas por cobrar. Arriba ves cuántos Contactos tienes, cuántos están Activos y cuántos Te deben algo hoy, en rojo (tócalo para ver solo esos; también está en Filtrar).

¿Prefieres la tabla? Junto al birrete 🎓 hay dos botones: Lista y detalle (la de siempre al entrar) y Tabla: una hoja de cálculo —letras A, B, C… arriba y el número de cada fila— con el Nombre, la Identificación (con el dígito de verificación si es NIT), el Teléfono, el Correo, el Tipo y el Estado. Tocar Nombre o Estado ordena, las cuatro flechas la abren en grande y el ojito de cada fila abre la ficha en una ventana grande (con la ✕, Esc o tocando fuera vuelves a la tabla).

En las dos vistas, el buscador encuentra por nombre, identificación, teléfono o correo; Filtrar deja solo activos o inactivos, solo clientes o proveedores, o solo los que te deben; y la paleta 🎨 de arriba le da un color suave a la tabla y a la tablita de últimas ventas.

Desactivar no es eliminar. Desactivar lo saca del buscador de la venta pero conserva su historial; eliminar lo manda a la Papelera (que se administra desde Contabilidad), y sus facturas anteriores no se tocan.

Desde Facturar, el botón verde junto a Cliente abre "Nuevo contacto" en el mismo lugar del ticket —como Ventas recientes—, sin salir de la venta (la ✕ te devuelve a ella): Tipo de identificación, debajo Identificación (con Autocompletar, próximamente), nombres, correo, municipio y dirección; más abajo Crédito, Preferencias de venta, Sucursales y Configuración contable (al editar un cliente, Crédito abre solo). En la página de Contactos esa sección se llama Crédito y venta. Pulsa "Guardar contacto" y queda elegido en la venta.

Errores comunes y cómo solucionarlos

No me deja guardar: junto al botón dice qué falta (por ejemplo, «Falta el número y la razón social.»). Con persona natural, Primer nombre y Apellidos son obligatorios.
No puedo cerrar "Dirección y municipio": el contacto es NIT y Responsable del IVA, y la DIAN exige su municipio y su dirección para facturarle. Si en realidad no es responsable del IVA, cámbialo en ¿Cobra IVA? y el bloque vuelve a ser opcional.
«Ya tienes un contacto con este documento»: ese número ya está en tus contactos. Toca el enlace para abrirlo; si de verdad es otro, revisa el número.
"El formato del correo no es válido. Asegúrate de incluir el '@' y un dominio.": el correo es opcional, pero si lo escribes tiene que ser un correo válido.
"El contacto se creó, pero no se pudo guardar una sucursal.": el contacto sí quedó guardado — revisa esa sucursal en particular y agrégala de nuevo editando el contacto.

Qué no hace todavía

Sin "Autocompletar" por NIT o cédula consultando el registro de la DIAN: los datos se escriben a mano.
Dos teléfonos desde el POS. El celular se edita desde Contabilidad.
El rol se elige en Contabilidad. Desde el POS todo contacto nuevo es cliente; marcarlo también como proveedor se hace allá. Si editas desde el POS un contacto que es solo proveedor, el bloque Crédito y venta te lo dice: el crédito, la lista de precios y las sucursales son de los clientes.
"Autocompletar" se ve en el Nuevo contacto de Facturar pero todavía no funciona (en la página de Contactos no aparece hasta que funcione).
Sin enlace al portal de clientes para que el cliente consulte sus facturas por su cuenta.
La ficha del POS muestra solo sus ventas del POS (las últimas 5 al lado, 8 en la ventana): su historial completo de documentos, su estado de cuenta y lo que es como proveedor están en Contabilidad.
Se elimina de a uno, desde su ficha: en el POS no hay selección de varios contactos.