Cómo crear y editar tus contactos (clientes)

(Categoría: POS)

Es la ficha de tus clientes en el POS: sus datos, sus condiciones de venta y sus sucursales.

• Facturas más rápido: eliges el cliente y sus datos e impuestos entran solos.
• Vendes a crédito con control, porque el cliente ya tiene su plazo y su cupo definidos.
• Le entregas al cliente lo que necesita: los datos fiscales correctos en la factura, sin preguntárselos cada vez.

Un cliente se identifica por su número de documento, y guarda sus datos fiscales, su plazo de pago, su lista de precios y su vendedor asignado. Todo eso se aplica solo cuando lo eliges en una venta.

Si el cliente tiene varias sedes, se registran como sucursales dentro del mismo contacto.

Es la misma agenda que la de Contabilidad. No hay dos listas ni nada que sincronizar: un cliente que creas acá aparece allá al instante, y al revés. Lo que cambia es la pantalla — acá ves solo a quienes les vendes, con lo que hace falta para vender; en Contabilidad se ven además los proveedores y la información contable de cada uno.

A crear un contacto nuevo (cliente) con sus datos, condiciones de venta y sucursales, y a editar uno que ya existe.

1. Ve a "Contactos" en el menú de POS y haz clic en "Nuevo contacto" (o haz clic en un cliente existente para editarlo).
2. Llena "Datos generales": tipo y número de documento, nombre (o razón social si es una empresa), teléfono, correo, dirección.
   • Si eliges NIT, el DV se calcula solo — no lo escribes tú, así no se cuela un error en la factura electrónica.
   • Municipio / Departamento es un solo campo con buscador: escribe las primeras letras y elige de la lista.
3. Configura "Información de venta" (opcional): lista de precios que le corresponde, plazo de pago por defecto, vendedor asignado, y cupo de crédito si le vas a vender fiado. Si la lista de precios, el plazo de pago o el vendedor que necesitas no existen todavía, puedes crearlos ahí mismo sin salir del formulario.
4. Agrega sus sucursales si el cliente tiene varias sedes — cada una con su propia dirección y datos de contacto, para que tus facturas queden asociadas a la sede correcta.
5. Configura "Configuración contable" (opcional): la cuenta contable donde se van a registrar las cuentas por cobrar de sus ventas a crédito. Es un selector con las cuentas de tu catálogo, y llega con la que usa tu empresa por defecto ya marcada — solo la cambias si este cliente necesita una distinta.
6. Haz clic en "Guardar contacto".

¿Necesitas crear un cliente rápido en medio de una venta? No hace falta salir de "Facturar" — el selector de cliente ahí mismo te deja crear uno nuevo con los mismos campos, sin perder el carrito que llevas armado.

La lista. Además del buscador tienes Filtrar, con Estado (activos o inactivos), Tipo y Teléfono. La columna Estado muestra con un punto verde quién está activo, y abajo eliges cuántos contactos ves por página. En el menú ⋮ de cada fila están Editar, Desactivar y Eliminar.

Desactivar no es eliminar. Desactivar lo saca del buscador de la venta pero conserva su historial; eliminar lo manda a la Papelera (que se administra desde Contabilidad), y sus facturas anteriores no se tocan.

• "Revisa los campos obligatorios": los campos con * que dejaste vacíos quedan en rojo con el texto "Este campo es obligatorio". Con persona natural, Primer nombre y Apellidos son obligatorios.
• "El formato del correo no es válido. Asegúrate de incluir el '@' y un dominio.": el correo es opcional, pero si lo escribes tiene que ser un correo válido.
• "El contacto se creó, pero no se pudo guardar una sucursal.": el contacto sí quedó guardado — revisa esa sucursal en particular y agrégala de nuevo editando el contacto.

• Sin "Autocompletar" por NIT consultando el registro de la DIAN: los datos se escriben a mano.
• Un solo teléfono desde el POS. El contacto guarda además un segundo teléfono y un celular, pero esos dos se editan desde Contabilidad.
• Sin enlace al portal de clientes para que el cliente consulte sus facturas por su cuenta.
• En el POS no hay ficha del contacto: para ver su historial de documentos y su cartera, entra por Contabilidad.