Cómo crear productos, servicios y combos

(Categoría: POS)

¿Qué es y para qué sirve?

Es tu catálogo: todo lo que vendes. Puede ser un producto con stock, un producto sin stock, un servicio, o un combo que junta varios productos en uno.

¿En qué te beneficia?

Vendes más rápido: en el POS buscas por nombre o código y listo, sin escribir precios a mano.
Sabes qué tienes y qué se te va a acabar, porque el stock se mueve solo con cada venta y cada compra.
Cobras el precio correcto siempre, incluidos impuestos y listas de precios.
Los combos te dejan armar promociones sin inventar productos falsos.

¿Cómo funciona?

Cada ítem define si maneja stock o no. Un producto físico sí (y entonces vive en bodegas); un servicio no, porque no se agota.

Un combo agrupa varios productos: al venderlo, el sistema descuenta el stock de cada componente de la bodega del combo, vendas desde la bodega que vendas. Además, cada ítem lleva su precio, su impuesto y su categoría, que son los que después alimentan tus reportes.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar tu catálogo en Vecipp —productos que manejan stock, productos que no, servicios y combos— desde Contabilidad o desde el POS, a corregir después la cantidad y el costo con los que empezó un producto, y a leer la ficha del producto, donde ves su stock, sus precios, los documentos donde aparece y su registro contable.

Paso a paso para usar la función

¿Primera vez? Toca el birrete 🎓 (Cómo funciona) junto al botón Nuevo producto: te guía campo por campo para crear un producto: el tipo, el código de barras, el nombre, la categoría, la unidad, el costo, cuánto le ganas, el precio con o sin IVA, cuántas tienes, lo que puedes agregar y la etiqueta. Te dice qué llenar y por qué, y te deja escribir en cada campo; al final, el botón de guardar lo tocas tú (o Saltar si solo estabas mirando). Los pasos que no aplican a lo que elegiste se saltan solos.

Crear un producto desde Contabilidad (Inventario › Productos de venta › + Nuevo producto de venta):

En Información general, elige el Tipo de ítem en el selector de tres partes: Producto, Servicio o Combo. No se puede cambiar después de creado.
Escribe el Nombre. Si es un producto, elige la Bodega donde entra; luego la Categoría (opcional), la Unidad de medida (un servicio arranca en «Servicio»), la Referencia y el Código del producto o servicio (el UNSPSC, obligatorio solo si facturas electrónico ante la DIAN).
En Inventario y precio, si es un producto, pon la Cantidad inicial y el Costo por unidad. Después el Precio base y el Impuesto: el Precio Total se calcula solo, y si prefieres escribir el total, el precio base se calcula al revés.
En Opciones avanzadas:
- Detalle de inventario: la bodega que elegiste aparece como una tarjeta con su cantidad. Con ⋮ › Editar abres Seleccionar bodega para cambiar la cantidad o poner una Cantidad mínima y máxima. Con + Agregar bodega repartes el producto en otra bodega.
- Combo (solo si es combo): primero elige su Bodega (en Información general, viene la principal). Luego toca cada tarjeta Seleccionar para elegir un producto y su cantidad, o + Agregar producto: solo aparecen los productos que están en esa bodega, más los servicios. Abajo ves el Costo total.
- Listas de precios: elige una lista y escribe su Valor. Con + Agregar lista de precio sumas otra. Solo aparecen las listas de valor: las de porcentaje no piden precio por producto porque se aplican solas, y debajo de la sección te dice cuáles están aplicando y con qué descuento. Si todavía no tienes una lista de valor, + Agregar lista de precio abre el formulario para crearla sin salir del producto.
En Campos adicionales, busca el campo, pulsa Agregar y llénalo. Los obligatorios aparecen solos.
En Configuración contable ya viene elegida la cuenta que tienes configurada. Cámbiala solo si este producto debe ir a otra.
A la derecha: Subir imagen, revisa la vista previa, deja Inventariable encendido si controlas cantidades y enciende Venta en negativo si quieres vender sin unidades.
Pulsa Guardar para ir a la ficha del producto, o Guardar y crear otro para seguir cargando.

Crear un producto desde el POS (Inventario › + Nuevo producto): se abre una ventana grande encima de la lista, todo en una sola vista.

Arriba a la derecha, elige el tipo: Producto, Servicio o Combo (no se cambia después de creado).
Código de barras y nombre. Escanea el código con la cámara o con el lector, o escríbelo: si Vecipp conoce el producto, llena el Nombre y trae la foto solos. También puedes escribir el nombre o traerlo Del catálogo. Debajo van la Categoría, la Unidad de medida, la Referencia y el Código del producto.
El precio, como una cuenta: Te cuesta + Le ganas = Precio base + Impuestos = Precio final. Escribe lo que te cuesta y el porcentaje que le quieres ganar, y Vecipp calcula el precio; o escribe el precio y ves cuánto le ganas. Si lo vendes por debajo de lo que te cuesta, te avisa en rojo. Los montos se ven con punto de miles ($ 8.000).
Cuántas tienes: las Unidades hoy en cada bodega (obligatorio en un producto; puede ser 0), Producto con variantes, el lápiz para el mínimo y el máximo, + Otra bodega y Vender aunque no queden unidades.
En la app de Vecipp (solo si tu negocio tiene su tienda en Vecipp): Se vende en la app y el pasillo donde lo encuentran tus vecinos (Despensa, Bebidas y gaseosas…). Es lo mismo que ves en la pestaña «Catálogo» de la app y en mitienda.vecipp.com, y no cambia nada de tu inventario.
Agrega si lo necesitas: cuatro botones —Precios por lista, Descripción, Campos adicionales y Cuenta contable— que abren su bloque en la misma ventana. Lo que no tocas no estorba; lo que ya tiene datos queda abierto.
A la derecha se arma la etiqueta del producto mientras escribes: la foto, el nombre, la categoría, el precio final en grande, el código de barras y cuánto ganas por unidad. Así se ve en la góndola y en la caja.
Abajo dice qué falta (por ejemplo, «Falta el precio y cuántas tienes.»). Toca Crear producto: la ventana se cierra y queda abierta la ficha del producto nuevo. Con Crear y agregar otro sigues cargando sin salir.

Desde Facturar el botón + Nuevo producto abre esta misma ventana, sin salir de la venta; al crearlo aparece en tu catálogo de la caja.

Editar un producto: desde su ficha con Editar (en el POS se abre la misma ventana, con Guardar cambios; al cerrar vuelves a su ficha). Puedes corregir la Cantidad inicial de cada bodega y el Costo por unidad: el registro contable del inventario inicial se actualiza solo, con el mismo número. El tipo y la condición de inventariable no cambian.

La ficha del producto (solo en Contabilidad, tocando su nombre o Ver en el listado):

Arriba: Activado | Desactivado, + Facturar este ítem y + Comprar este ítem (abren la factura o la compra con el producto ya puesto), Editar y Más acciones (Adjuntar imagen del ítem).
Sus datos, el Precio Total, el precio sin impuesto, el impuesto y el costo. En Opciones avanzadas ves sus cuentas contables y sus campos adicionales.
En inventario: cuántas unidades hay y cuántas salieron en remisiones. Mostrar detalle abre la tabla por bodega e Historial muestra todos sus movimientos.
Listas de precios y, abajo, una pestaña por tipo de documento (facturas de venta y de compra, notas, cotizaciones, remisiones, órdenes de compra, transferencias…) con los documentos donde aparece el producto.
Contabilidad › Mostrar detalle: el comprobante del inventario inicial, con sus cuentas, y el botón Imprimir.

Qué pasa en tu contabilidad al crear un producto con inventario

Cuando das de alta un producto inventariable y le pones cantidad y costo inicial, esa mercancía ya es tuya: vale plata y tiene que aparecer en tu balance desde el primer día. Por eso Vecipp registra solo un comprobante contable —lo verás en Contabilidad → Libro diario con el prefijo II— por el valor de lo que cargaste (cantidad × costo):

Inventario sube por ese valor (entró mercancía).
Ajustes iniciales en inventario es la contrapartida: no se la compraste a nadie hoy, es el saldo con el que arrancas.

Por qué te conviene entenderlo: si ese registro no existiera, tu inventario existiría en el sistema pero no en tus libros — y al vender, la cuenta de inventario se iría a un valor negativo, que es imposible y le arruina el balance a tu contador. Con el comprobante, al vender 2 de 10 unidades tu inventario baja de forma correcta y siempre cuadra.

El comprobante lo genera el sistema, así que no se edita ni se anula a mano desde Comprobantes contables. Si te equivocaste en la cantidad o el costo inicial, edita el producto: el comprobante cambia de valor y conserva su número. Lo que pase después de ese inicio (una pérdida, un conteo físico) va por un ajuste de inventario.

Cada producto se ve con su foto, a la izquierda del nombre; si no tiene, sale una caja gris, así sabes cuáles te falta completar.

La pantalla del POS se abre en Lista y detalle (el «Estante»):

Arriba, cuántos Productos activos tienes, cuántos están Agotados (en rojo) y el Valor al costo: lo que vale lo que tienes en tus bodegas, a lo que te costó cada producto. Al lado, el birrete 🎓 Cómo funciona, los dos botones de la vista, la paleta 🎨, la cámara para escanear un código (si ya existe abre el producto; si no, te ofrece crearlo) y + Nuevo producto.
A la izquierda, tus productos, primero los que más vendes (las unidades de los últimos 30 días): su foto, su nombre, la categoría y cuántas vendiste; a la derecha de cada uno el precio (tachado y en verde el de la promoción, si tiene una hoy) y, en pequeño, las unidades que te quedan (agotado en rojo). Arriba de la lista, el buscador (nombre o referencia), la bodega de la que quieres ver las unidades (si tienes varias) y Filtrar (Tipo, Categoría, Con inventario, En promoción y Estado). Al entrar ves solo los activos; con Estado ves los Inactivos o Todos. Abajo, el paginador: la lista muestra los que caben y pasas de página con las flechas.
A la derecha, la ficha del producto que tocaste (al entrar, el primero): el precio de venta en grande (y lo que paga el cliente si lleva impuesto), lo que te cuesta y lo que ganas por unidad, con su porcentaje; si el precio no alcanza a cubrir el costo, dice «Pierdes por unidad» en rojo y te avisa que revises el precio o el costo de tu última compra. Debajo, cuántas vendiste en 30 días, la última venta y el valor al costo de lo que te queda; al lado, las unidades por bodega con su barrita y sus últimas ventas (las del POS se abren en el Historial de ventas). Arriba de la ficha: Editar, Ajustar unidades, Transferir entre bodegas (si tienes varias), Movimientos (el kárdex completo), Desactivar y Eliminar; lo que no se puede hacer sale apagado y te dice por qué. En el celular, la ficha se abre en una ventana grande al tocar el producto.

La vista Tabla (el segundo botón junto al birrete) es la hoja de siempre: letras A, B, C… arriba y el número de cada fila, con Producto, Referencia, Categoría, Precio, Unidades y Estado; tocar Producto o Referencia la ordena, y las cuatro flechas la abren en grande. El ojito de cada fila abre la misma ficha en una ventana grande, con la foto del producto en grande.

En Contabilidad la lista sigue siendo la de Ítems de venta, con sus casillas para activar, desactivar o eliminar varios a la vez y su filtro por referencia, descripción y precio.

Para eliminar un producto: en el POS, ábrelo (tocándolo en la lista o con su ojito en la tabla) y toca la papelera de arriba; en Contabilidad, la papelera de su fila (o, en su ficha, Más acciones → Eliminar), o marca varios con las casillas y toca Eliminar en la franja. Solo se puede eliminar un producto que nunca se ha movido: sin ventas, compras, notas crédito o débito, ajustes, transferencias, cotizaciones ni remisiones, y que no esté dentro de un combo o de una promoción. Si ya tiene historia, la papelera sale apagada y te dice por qué: en ese caso desactívalo, que lo quita de las ventas pero conserva sus facturas y reportes. La cantidad inicial no impide eliminarlo: si lo creaste con existencias por error, al eliminarlo su comprobante de inventario inicial queda anulado en el Libro diario (no se borra). Eliminar no se puede deshacer.

Errores comunes y cómo solucionarlos

Un campo en rojo con «Este campo es obligatorio» y el aviso «Debes verificar los campos marcados en rojo para continuar»: falta el Nombre, el Precio, o (en un producto) la Bodega, la Cantidad inicial o el Costo por unidad.
"Ya existe un ítem con ese SKU.": la Referencia que escribiste ya la usa otro producto. Usa una distinta o déjala vacía.
"Esa bodega ya está en el producto.": cada bodega va una sola vez. Edita su tarjeta en lugar de agregarla de nuevo.
"Solo puedes quitar una bodega sin unidades.": transfiere su stock a otra bodega antes de quitarla.
"Agrega al menos un producto al combo.": elige al menos un producto en las tarjetas del combo. Un combo no puede tener otro combo adentro.
"«…» no está en la bodega del combo.": ese producto no está en la bodega que elegiste para el combo. Elige otra bodega, o agrega el producto a esa bodega (desde su ficha, Detalle de inventario).
No puedo cambiar la cantidad inicial porque el período está cerrado: el comprobante del inventario inicial está en un período contable cerrado. Ábrelo, o corrige con un ajuste de inventario.
"El campo '...' es obligatorio.": llena todos los campos adicionales obligatorios antes de guardar.
Creé una lista de precios y no aparece para elegirla en el producto: si es de porcentaje, no se elige ahí —se aplica sola a todos los productos y la sección te la nombra abajo—. Si es de valor, debe aparecer en el desplegable de Lista de precio; escribe el precio y sal del campo para guardarlo.
¿Te equivocaste de tipo? No se puede cambiar después. Crea uno nuevo con el tipo correcto y desactiva el anterior.
Las combinaciones salen en rojo al marcar "Producto con variantes": a cada una le falta su bodega y su cantidad inicial. Ábrela con el lápiz y llénalas.
No encuentro el botón Editar en una versión («Camiseta / S»): las versiones se editan desde su producto («Camiseta»). Lo que cambies ahí les llega a todas.

Qué no hace todavía

Producto con variantes: sus atributos se eligen solo al crearlo; al editarlo cambias sus datos (que pasan a todas sus versiones), pero no puedes agregarle ni quitarle combinaciones. Ver Variantes: color, talla y otras cualidades.
Archivos adjuntos del producto: el recuadro y la opción de Más acciones aparecen, pero todavía no se pueden adjuntar archivos.
Eliminar solo funciona con productos sin movimientos. Uno que ya se vendió, se compró o se ajustó no se puede eliminar: se desactiva.
El código del producto o servicio se escribe a mano; todavía no hay buscador del clasificador UNSPSC.
En el POS, el combo nuevo toma la bodega principal: el campo Bodega está en el formulario de Contabilidad. Si necesitas otra, créalo o edítalo desde Contabilidad.
«Lo que ganas por unidad» usa el costo promedio de tus compras (o el costo inicial, si todavía no le has comprado) y el precio de hoy sin impuesto: no descuenta comisiones ni otros gastos.
«Lo que más vendes» cuenta las unidades, no la plata: un producto barato que sale mucho va antes que uno caro que sale poco.