Cómo programar un pago recurrente

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un pago recurrente es un gasto que pagas igual cada cierto tiempo: el arriendo, la internet, el contador, una suscripción. Lo programas una vez —a quién, cuánto, de qué cuenta y cada cuánto— y Vecipp te avisa el día que toca, con el comprobante de egreso ya lleno para que solo lo revises y lo guardes.

¿En qué te beneficia?

No se te pasa ningún pago fijo: el aviso llega a tu Bandeja de entrada el mismo día.
Registras en segundos: el proveedor, la cuenta bancaria, los conceptos, el impuesto y la retención ya vienen puestos.
Tus libros quedan iguales a tu banco: Vecipp no registra el pago solo; lo registras tú cuando de verdad sale la plata, así nunca aparece un pago que no se hizo.
Ves de un vistazo lo que debes: el listado te dice cuántos pagos están por registrar.

¿Cómo funciona?

Creas una programación con el contacto, la cuenta de la que sale el dinero, los conceptos (cada uno con su cuenta contable, valor e impuesto) y, si aplica, las retenciones. Eliges cada cuántos meses, qué día del mes, desde cuándo y, si quieres, hasta cuándo.

Cada mañana Vecipp revisa qué pagos tocan ese día y crea una cuota: «Toca pagar $X a Y». Te llega a la Bandeja de entrada con el botón Registrar pago, que abre Nuevo pago con todo lleno y la fecha de la cuota. Al guardar, el comprobante de egreso queda unido a esa cuota: así la cuota pasa a Registrado y no se puede registrar dos veces. Si después anulas o eliminas ese pago, la cuota vuelve a Por registrar.

Si el día que elegiste no existe en un mes (un 31 en abril), la cuota cae el último día de ese mes. Si un mes no aplica (por ejemplo, ese mes no pagaste el arriendo), puedes descartar la cuota.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A programar un pago que se repite, a registrarlo cuando llega el aviso, a descartar una cuota que no aplica, y a pausar, editar o eliminar la programación.

Paso a paso para usar la función

Ve a Contabilidad → Gastos → Pagos recurrentes y haz clic en "+ Nuevo pago recurrente".
En ¿A quién le pagas? elige el Contacto y la Cuenta bancaria de la que sale el dinero (obligatorios). Si quieres, también la Forma de pago, la Moneda, el Centro de costo y la Numeración de los comprobantes de egreso (vacía, se usa la preferida).
En ¿Cuándo? elige la Frecuencia (cada mes, cada 2 meses, trimestral, semestral, cada año…), el Día del pago (1 a 31) y la Fecha de inicio. Si el pago termina en algún momento, marca "Termina en una fecha" y elige la fecha de fin. Debajo verás cuándo llega el primer aviso.
En ¿Qué pagas? agrega cada concepto: Cuenta contable, Concepto (por ejemplo, Arriendo de la bodega), Valor, Impuesto y Cantidad. Con "Agregar concepto" sumas más. Si le retienes algo, usa "Agregar retención" (tipo, base y porcentaje).
Revisa el recuadro "Sale del banco en cada pago" (conceptos con impuesto menos retenciones), escribe una Nota de egreso si quieres y haz clic en "Guardar".
El día que toca, te llega a la Bandeja de entrada el aviso "Toca pagar $X a …". Haz clic en "Registrar pago": se abre Nuevo pago con todo lleno y una franja que dice de qué pago recurrente y de qué cuota viene. Revisa los valores y haz clic en "Guardar" cuando hayas hecho el pago.
En el detalle del pago recurrente ves sus datos, los conceptos y la lista de Cuotas: Por registrar (en rojo, con "Registrar pago"), Registrado con … (con el enlace al comprobante) o Descartada. En el ⋮ de una cuota por registrar está "Descartar (ese mes no aplica)", y una descartada tiene "Restaurar".
Con "Editar" cambias lo que necesites, y en "Más acciones" están Pausar, Reanudar y Eliminar. Al reanudar no llegan avisos de los meses que estuvo pausado: el próximo es el primero que toque desde hoy.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Este pago ya se registró" al abrir un aviso: esa cuota ya quedó registrada (quizás por otra persona). La pantalla te lleva al comprobante.
"Esta cuota se descartó": alguien la marcó como «no aplica». Si sí hay que pagarla, ábrela desde el pago recurrente y pulsa Restaurar.
"El primer pago caería después de la fecha de fin": con el día y la fecha de inicio que elegiste, la primera cuota queda después del fin. Amplía la fecha de fin o cambia el día.
"Una de las cuentas contables no existe, está desactivada o no es de movimiento": elige una cuenta de movimiento activa (las de resumen no reciben movimientos).
"Tu plan de Contabilidad no está activo…" al registrar: los avisos siguen llegando, pero para registrar el pago necesitas un plan activo.
No llegan avisos: revisa que el pago recurrente esté Activo (no pausado ni finalizado) y la fecha de Próximo pago.

Cómo encontrar un pago recurrente

En Contabilidad → Gastos → Pagos recurrentes ves cada programación con su Contacto, Concepto, Valor de cada pago, Frecuencia, Próximo pago, cuántos pagos están Por registrar (en rojo) y su Estado (Activo, Pausado o Finalizado). Arriba, si hay pagos por registrar, un aviso con "Ver cuáles". Usa "Buscar contacto o concepto" o "Filtrar" por Estado, Frecuencia, Próximo pago o Con cuotas por registrar. Haz clic en los títulos para ordenar, en la fila para abrirla, en el lápiz para editarla o en el ⋮ para eliminarla. Para eliminar varias, márcalas con las casillas.

Qué no hace todavía

No registra el pago solo, a propósito: siempre lo confirmas tú.
No paga facturas de compra: un pago recurrente es un gasto sin factura. Si tu proveedor te factura cada mes, registra la factura de compra y págala desde Pagos.
La frecuencia es en meses: no hay semanal ni quincenal.
Sin correo al proveedor ni recordatorio por correo: el aviso llega a la Bandeja de entrada.
En otra moneda, la tasa de cambio es la vigente el día que registras cada pago (puedes cambiarla en el formulario).