Consulta el reporte de nóminas liquidadas

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la tabla que junta en un solo lugar todas las nóminas que ya calculaste.

Eliges los meses y ves, por cada persona y cada periodo, lo que ganó, lo que se le descontó, lo que le pagaste y lo que de verdad le costó a tu empresa. Y la descargas en Excel con un clic.

¿En qué te beneficia?

Sabes lo que cuesta tu equipo, de verdad. No es la suma de los sueldos: es el sueldo más los aportes y las provisiones. Este reporte te muestra las dos cifras, una al lado de la otra.
Se acaba abrir mes por mes. Para saber lo del trimestre pasado, marcas tres casillas.
Lo que tu contador te pide, listo. Es la base de la información exógena de la DIAN, de las declaraciones y de cualquier auditoría.
Sale en Excel. Si necesitas cruzarlo con otra cosa, o hacer una tabla dinámica, ya está en el formato donde se hace.
Puedes comparar. Marcando varios meses ves cómo se mueve tu costo laboral a lo largo del año.

¿Cómo funciona?

Solo entran los periodos que ya calculaste. Uno en borrador no aparece: no tiene cifras que mostrar.

Hay una fila por persona y por mes. Si eliges tres meses y tienes dos empleados, ves seis filas. Los totales vienen en el archivo de Excel.

Las columnas se leen en cuatro bloques, de izquierda a derecha:

Bloque	Qué te dice
Quién y cuándo	Mes, nombre e identificación
Lo que ganó	Salario y total devengados
Lo que se le descontó	Salud, pensión y total deducciones
Lo que provisionaste	Prima, cesantías, intereses y vacaciones
Lo que aportaste tú	Fondo de pensiones, ARL, caja de compensación, salud (empresa), SENA e ICBF
El cierre	Total a pagar y total costo

Salud (empresa), SENA e ICBF solo tienen valor si tu empresa no tiene la exoneración de ley (por ejemplo, con empleados que ganan más de 10 salarios mínimos). Si la tiene, esas columnas salen en cero.

Ojo con dos columnas que se parecen y no son lo mismo:

Pensión es lo que se le descuenta al empleado de su sueldo (el 4%).
Fondo de pensiones es lo que pagas tú aparte (el 12%). No sale del sueldo de nadie: es costo tuyo.

Total a pagar y Total costo tampoco son lo mismo. El primero es lo que recibe la persona; el segundo es lo que le cuesta a tu empresa tenerla, incluyendo aportes y provisiones. La diferencia suele sorprender.

Videotutorial

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás en esta guía

A consultar el reporte de uno o varios meses.
A descargarlo en Excel.
A leer las columnas sin confundirte.

Paso a paso

Consultar el reporte

Entra a Nómina → Reportes y certificados.
Pulsa la tarjeta Nóminas liquidadas.
Pulsa el campo Período: se abre un panel con el año y los doce meses.
Marca los meses que quieras —o Seleccionar todos para el año entero— y pulsa Aceptar.
Ya está: la tabla se llena. Para buscar a alguien, escribe su nombre o su número de identificación completo en Escriba aquí para filtrar (el ícono (i) de al lado te lo recuerda). Si necesitas más ayuda, el enlace Ayuda de arriba abre esta guía.

Buscar dentro del reporte

Escribe en Escriba aquí para filtrar: busca por nombre, identificación o mes, sin volver a consultar.

Descargarlo en Excel

Con el periodo ya elegido, pulsa Descargar en Excel, arriba a la derecha.
Se baja un archivo con las mismas columnas, las mismas cifras y su fila de totales.

Errores comunes

«No se encontraron datos para la fecha seleccionada». En los meses que elegiste no hay nóminas (liquidadas o emitidas, según el reporte). Elige otros meses; mientras tanto Descargar en Excel queda apagado.

El botón de Excel está apagado Todavía no has elegido periodo. Marca al menos un mes.

Elegí un mes y no sale nada Ese mes no tiene nóminas calculadas. Ve a Liquidación y revisa si el periodo existe y está calculado.

Las cifras no coinciden con lo que esperaba Si ves más de lo que creías, mira la columna Total costo: incluye lo que aportas tú, no solo el sueldo.

Pensión y Fondo de pensiones tienen cifras distintas Es lo correcto. La primera es la deducción del empleado; la segunda, tu aporte como empleador, que es el triple.

Qué no hace todavía

✅ «Nóminas emitidas» ya está (desde el 2026-09-17): te muestra lo que le enviaste a la DIAN, con el estado de cada documento y su numeración, y se descarga en Excel.

Ojo con la diferencia entre los dos reportes, porque no es un detalle. Nóminas liquidadas muestra lo que calculaste; Nóminas emitidas, lo que le mandaste a la DIAN. Si corriges una liquidación después de haberla emitido, el primero cambia y el segundo no — porque el documento que tiene la DIAN sigue siendo el mismo. Para cambiarlo hay que emitir una nota de ajuste.
No se puede descargar en PDF. Solo en Excel.
No se puede elegir un rango de días, solo meses completos.
No se pueden marcar favoritos. Las tarjetas aparecen siempre en el mismo orden.