Libro diario: todos tus movimientos contables en un solo lugar

(Categoría: Contabilidad)

El Libro diario es la lista de todo lo que pasó en tu contabilidad, en orden de fecha. Cada vez que registras algo que mueve plata —una venta, su cobro, una nota crédito, un comprobante contable, la depreciación de un activo— el sistema anota ese movimiento en dos o más cuentas, y ese registro se llama asiento. Aquí los ves todos.

Sirve para responder la pregunta más común de cualquier contador: "¿de dónde salió esta cifra?". En vez de buscar documento por documento, abres el libro, eliges el período y ves cada movimiento con las cuentas que tocó.

• Tu contador deja de pedirte información suelta. Le pasas el Excel de un período y tiene todo lo que necesita, sin llamarte cada tres días.
• Encuentras un error en minutos, no en horas. Si un balance no cuadra, aquí ves exactamente qué asiento lo descuadró y en qué cuenta.
• Es el libro que te pueden exigir. El libro diario es uno de los libros de contabilidad obligatorios en Colombia: tenerlo al día y poder descargarlo te evita un problema en una revisión.
• Ves el detalle completo sin tener que abrir cada documento. Una fila te muestra el asiento entero: sus cuentas, sus terceros y sus importes.
• Puedes revisar solo lo que te interesa. Filtras por tipo de registro y te quedas, por ejemplo, únicamente con las notas crédito del mes.

Tres cosas que conviene entender antes de usarlo:

• Tú no escribes aquí. El Libro diario solo muestra. Los asientos los crea cada documento cuando lo registras en su propia pantalla: una factura de venta al guardarla (y otro más por su cobro, si te pagaron), un comprobante contable desde Comprobantes contables, una depreciación desde Activos. Si algo te falta en el libro, es que el documento que lo produce no se registró todavía.
• Cada fila es un asiento completo, no una línea suelta. Verás el número del asiento y su fecha una sola vez, y a la derecha todas sus cuentas apiladas, cada una con su débito o su crédito. Es la forma correcta de leerlo: un asiento se entiende entero o no se entiende.
• En un asiento, la suma de los débitos siempre es igual a la de los créditos. Eso es la partida doble, y el sistema no deja guardar un asiento que no cumpla. Si ves las dos columnas y no cuadran a la vista, revisa que no te falte ver alguna línea.

Al hacer clic en el número del asiento vas al documento que lo generó, para ver el detalle completo.

A consultar tus asientos por período, a filtrar por tipo de registro, a ordenar el listado, a llegar desde un asiento al documento que lo originó, y a descargar o imprimir el libro para tu contador.

1. Ve a Contabilidad → Libro diario en el menú lateral. También llegas desde Reportes → Contables → Libro diario.
2. Elige el período. Al abrir verás el mes en curso. Haz clic en el botón de la fecha y elige un atajo (Hoy, Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Este año…) o marca tú mismo el día de inicio y el de fin en el calendario. Confirma con "Aplicar".
3. Filtra por tipo de registro, si quieres. Haz clic en "Tipo de registro", marca los que te interesen y pulsa "Aplicar". Solo aparecen los tipos de los que tu empresa ya tiene movimientos.
4. Lee la tabla. Cada fila es un asiento: a la izquierda su número y su fecha; a la derecha, una línea por cada cuenta con su tercero, su código, su centro de costo y su importe en la columna Débito o Crédito.
5. Ordena si lo necesitas. Haz clic en "Fecha" o en "Asiento" para ordenar por esa columna; un segundo clic invierte el orden.
6. Abre un documento. Haz clic en el número del asiento (en color) para ir al documento que lo creó.
7. Ajusta cuántas filas ves. Abajo a la izquierda, en "Ítems por página", elige 10, 20 o 50.
8. Descarga o imprime todo. Arriba a la derecha, "Descargar" te ofrece Excel (el período completo, no solo la página que estás viendo) y PDF (se abre el diálogo de impresión de tu navegador; elige "Guardar como PDF").
9. ¿Solo te interesan algunos asientos? Marca su casilla a la izquierda de la fila (o la del encabezado, para marcar toda la página). Aparece una barra arriba de la tabla que dice "Seleccionados: N", con "Imprimir" y "Descargar": el Excel que baja trae únicamente los asientos marcados. La × de esa barra limpia la selección.

• "No hay movimientos en este periodo": lo más común es que el período esté mal. Prueba con "Este año" para ver si tus movimientos están en otra fecha. Si aun así no aparece nada, es que todavía no has registrado ningún documento que genere asiento.
• Ves dos filas por una misma venta, la factura y un "Cobro": es correcto. Vender y cobrar son dos hechos distintos y cada uno tiene su asiento — la factura registra lo que te deben, el cobro registra la plata que entró.
• Un pago tuyo no aparece en el libro: por ahora no todos los documentos llegan a la contabilidad. Mira la sección Qué no hace todavía aquí abajo: ahí está la lista exacta de lo que sí llega.
• La columna "Código" aparece vacía: es el código de la cuenta contable, y tu catálogo no los usa. No falta nada; puedes guiarte por el nombre de la cuenta.
• El botón "Tipo de registro" está apagado: tu empresa no tiene ningún asiento todavía, así que no hay nada por lo que filtrar.
• El número del asiento no es un enlace: ese documento todavía no tiene una pantalla propia donde verlo. El asiento es correcto igual.
• Un asiento aparece con la marca "Anulado": es un movimiento que se anuló. Se sigue mostrando a propósito, porque el libro es un historial y no se borra nada; su reverso está en la misma lista.
• Descargaste el Excel y trae más filas de las que veías: es lo correcto. La pantalla te muestra una página; el archivo trae el período entero.

• Todavía no llegan al Libro diario todos los documentos. Hoy generan asiento: las facturas de venta y su cobro (también las del punto de venta), las facturas de compra y los pagos a proveedores, los comprobantes contables, los saldos iniciales, el saldo de apertura de un banco, la depreciación y la baja de activos, las notas crédito y las notas débito. Todavía no: los ajustes de inventario y las devoluciones del punto de venta. Estamos conectándolos.
• No tiene fila de totales. No verás el total de débitos y créditos del período al pie de la tabla.
• No se puede buscar por texto dentro del libro; se filtra por fecha y por tipo de registro.
• El PDF sale del diálogo de impresión de tu navegador, no es un archivo con diseño propio.
• No hay Balance de comprobación ni Libro mayor todavía. El reporte más cercano para ver una cuenta en detalle es Movimientos por cuenta contable.