Libro diario: todos tus movimientos contables en un solo lugar

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

El Libro diario es la lista de todo lo que pasó en tu contabilidad, en orden de fecha. Cada vez que registras algo que mueve plata —una venta, su cobro, una nota crédito, un comprobante contable, la depreciación de un activo— el sistema anota ese movimiento en dos o más cuentas, y ese registro se llama asiento. Aquí los ves todos.

Sirve para responder la pregunta más común de cualquier contador: "¿de dónde salió esta cifra?". En vez de buscar documento por documento, abres el libro, eliges el período y ves cada movimiento con las cuentas que tocó.

¿En qué te beneficia?

Tu contador deja de pedirte información suelta. Le pasas el Excel de un período y tiene todo lo que necesita, sin llamarte cada tres días.
Encuentras un error en minutos, no en horas. Si un balance no cuadra, aquí ves exactamente qué asiento lo descuadró y en qué cuenta.
Es el libro que te pueden exigir. El libro diario es uno de los libros de contabilidad obligatorios en Colombia: tenerlo al día y poder descargarlo te evita un problema en una revisión.
Ves el detalle completo sin tener que abrir cada documento. Una fila te muestra el asiento entero: sus cuentas, sus terceros y sus importes.
Puedes revisar solo lo que te interesa. Filtras por tipo de registro y te quedas, por ejemplo, únicamente con las notas crédito del mes.

¿Cómo funciona?

Tres cosas que conviene entender antes de usarlo:

Tú no escribes aquí. El Libro diario solo muestra. Los asientos los crea cada documento cuando lo registras en su propia pantalla: una factura de venta al guardarla (y otro más por su cobro, si te pagaron), un comprobante contable desde Comprobantes contables, una depreciación desde Activos. Si algo te falta en el libro, es que el documento que lo produce no se registró todavía.
Cada fila es un asiento completo, no una línea suelta. Verás el número del asiento y su fecha una sola vez, y a la derecha todas sus cuentas apiladas, cada una con su débito o su crédito. Es la forma correcta de leerlo: un asiento se entiende entero o no se entiende.
Cada línea dice con quién fue el movimiento. La columna Tercero muestra el cliente o el proveedor en todas las líneas del asiento, también en las de un pago o una nota crédito: si la línea no trae su propio tercero, se toma el del documento. Solo queda en - cuando el documento no tiene a nadie asociado (por ejemplo, un comprobante contable escrito sin contacto).
En un asiento, la suma de los débitos siempre es igual a la de los créditos. Eso es la partida doble, y el sistema no deja guardar un asiento que no cumpla. Si ves las dos columnas y no cuadran a la vista, revisa que no te falte ver alguna línea.

El número del asiento te dice de qué clase de movimiento se trata, sin abrirlo. No es el número de tu documento: es el consecutivo de ese documento con un prefijo que pone el sistema y que siempre significa lo mismo:

Prefijo	De dónde viene
FV	una factura de venta (también las del POS)
FP	una factura de compra
NC	una devolución o nota crédito
NDC	una nota débito a un cliente
RC	un pago que recibiste (también el pago de cada venta del POS, desde el 22 de septiembre de 2026)
CE	un pago que hiciste a un proveedor
AI	un ajuste de inventario
Cobro FV	el cobro que se registró junto con la venta: las facturas de contado de Contabilidad y las ventas del POS anteriores al 22 de septiembre de 2026

Así, FP-19 es siempre el asiento de tu factura de compra número 19, aunque tu numeración de compras use otro prefijo. Los comprobantes contables —los que escribes tú a mano y los que Vecipp crea por ti, como la depreciación de un activo o el cierre del año— salen con CC- delante del número del comprobante: el comprobante AC-5 es el asiento CC-AC-5, igual que en su detalle y en su hoja impresa. Las transferencias entre tus cuentas (TB), el saldo inicial de una cuenta bancaria (SI) y el inventario inicial de los productos (II) no llevan el CC-.

Al hacer clic en el número del asiento se abre, en otra pestaña, el documento que lo generó, para ver el detalle completo sin perder el libro.

Los tipos de registro son siempre los mismos 11, tengas o no movimientos de cada uno: Ajustes de inventario, Bancos (las transferencias entre tus cuentas), Comprobantes contables (los que escribes tú, los saldos iniciales, los cierres y los anticipos), Comprobantes de egreso (lo que pagas), Facturas de compra (también los documentos soporte), Facturas de venta, Items (el inventario inicial de tus productos), Nota débito en ingresos (las notas débito a tus clientes), Notas crédito, Notas débito (las de tus proveedores) y Recibos de caja (lo que te pagan, también el cobro dentro de una venta).

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A consultar tus asientos por período, a filtrar por tipo de registro, a ordenar el listado, a llegar desde un asiento al documento que lo originó, a descargar el libro en Excel o en PDF para tu contador, y a imprimir la hoja de los asientos que elijas.

Paso a paso para usar la función

Ve a Contabilidad → Libro diario en el menú lateral. También llegas desde Reportes → Contables → Libro diario.
Elige el período. Al abrir verás el mes en curso, con sus fechas escritas en el botón (por ejemplo 01/09/2026 - 30/09/2026). Haz clic en ese botón y elige un atajo (Hoy, Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Este año…) o marca tú mismo el día de inicio y el de fin en el calendario. Confirma con "Aplicar".
Filtra por tipo de registro, si quieres. Haz clic en "Tipo de registro", marca los que te interesen y pulsa "Aplicar" (se enciende cuando cambias algo). El botón pasa a decir cuál elegiste —Tipo de registro: Facturas de venta, o Facturas de venta +1 si marcaste dos—. Para volver a verlo todo, abre la misma ventana y pulsa "Quitar filtros", en rojo arriba a la derecha.
Lee la tabla. Cada fila es un asiento: a la izquierda su número, su Estado (solo si está anulado) y su fecha; a la derecha, una línea por cada cuenta con su tercero, su código, su centro de costo y su importe en la columna Débito o Crédito. Los importes van sin decimales cuando son pesos exactos ($20.000) y con ellos cuando los hay ($100,50); un lado vacío se ve como -.
Ordena si lo necesitas. Haz clic en "Fecha" o en "Asiento" para ordenar por esa columna; un segundo clic invierte el orden.
Abre un documento. Haz clic en el número del asiento (en color) para ir al documento que lo creó.
Ajusta cuántas filas ves. Abajo a la izquierda, en "Ítems por página", elige 10, 20 o 50. Abajo a la derecha puedes escribir el número de la página a la que quieres ir.
Descarga todo el período. Arriba a la derecha, el botón "Descargar" abre dos opciones:
- "Descargar Excel" baja el archivo en el acto, con el período completo y los filtros que tengas puestos (no solo la página que estás viendo). Trae una fila por cada línea del asiento, con estas columnas: Asiento, Fecha, Tercero, Identificación, Documento, Código, Cuenta contable, Centro de costo, Débito, Crédito y Estado. Así lo puedes filtrar y sumar en Excel sin arrastrar celdas vacías.
- "Descargar PDF" no baja nada en ese momento: verás el aviso "Generando archivo PDF". El archivo se arma en segundo plano, te llega al correo y queda en Reportes → Historial de exportables durante 15 días.
Los dos quedan guardados en el Historial de exportables. A su lado, "Ayuda" te trae a esta guía.
¿Solo te interesan algunos asientos? Marca su casilla a la izquierda de la fila (o la del encabezado, para marcar toda la página). Aparece una barra arriba de la tabla que dice "Seleccionados: N", con "Imprimir" y "Descargar". Los dos sacan una hoja "Asiento contable" por cada asiento marcado: el nombre y el NIT de tu empresa, el número y la fecha del asiento, y la tabla con el documento del tercero, la cuenta, el centro de costo, el débito y el crédito, con su total. Imprimir abre la impresión de esas hojas; Descargar las baja en un PDF. La × de la barra limpia la selección.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"No hay movimientos en este periodo": lo más común es que el período esté mal. Prueba con "Este año" para ver si tus movimientos están en otra fecha. Si aun así no aparece nada, es que todavía no has registrado ningún documento que genere asiento.
Ves dos filas por una misma venta, la factura y un "Cobro": es correcto. Vender y cobrar son dos hechos distintos y cada uno tiene su asiento — la factura registra lo que te deben, el cobro registra la plata que entró.
Un documento tuyo no aparece en el libro: revisa que su fecha caiga dentro del período elegido. Y ten en cuenta que los documentos que no mueven plata —cotizaciones, remisiones, órdenes de compra— no generan asiento, y es lo correcto: todavía no pasó nada contable.
La columna "Código" aparece vacía: es el código de la cuenta contable, y tu catálogo no los usa. No falta nada; puedes guiarte por el nombre de la cuenta.
Elegí un tipo de registro y la tabla quedó vacía: no tienes movimientos de ese tipo en el período. La lista muestra siempre los 11 tipos, uses o no cada uno. Pulsa "Quitar filtros" o prueba con otro período.
Pedí el PDF y no bajó nada: es lo esperado. Revisa tu correo en unos minutos, o entra a Reportes → Historial de exportables y descárgalo desde ahí.
En la hoja del asiento el tercero sale sin número: ese contacto no tiene su número de documento guardado. Complétalo en su ficha y vuelve a descargar.
El número del asiento no es un enlace: ese documento todavía no tiene una pantalla propia donde verlo. El asiento es correcto igual. Cuando sí es un enlace, se abre en otra pestaña.
Un asiento aparece con la marca roja "Anulado": es un movimiento que se anuló. Se sigue mostrando a propósito, porque el libro es un historial y no se borra nada, pero ya no cuenta en tus saldos ni en tus reportes. No busques un asiento al revés que lo compense: anular es marcarlo, no escribir otro.
Descargaste el Excel y trae más filas de las que veías: es lo correcto. La pantalla te muestra una página; el archivo trae el período entero.

Qué no hace todavía

No tiene fila de totales. No verás el total de débitos y créditos del período al pie de la tabla.
No se puede buscar por texto dentro del libro; se filtra por fecha y por tipo de registro.
Las notas de ajuste a documentos soporte salen dentro de "Facturas de compra", junto con su documento.
La hoja del asiento no trae la descripción del impuesto junto a la cuenta (la tarifa y la base de un IVA, por ejemplo): muestra solo el nombre de la cuenta.
No hay Libro mayor todavía. Para ver una cuenta en detalle usa Movimientos por cuenta contable, y para los saldos de todas las cuentas, el Balance de prueba.