Cómo registrar un pago recibido

(Categoría: Contabilidad)

Un pago recibido —o recibo de caja— es el registro de la plata que te entra. Sirve tanto para abonar a una factura del cliente como para dejar constancia de un ingreso que no viene de una factura.

• Tu cartera se actualiza sola: al registrar el pago, la factura queda saldada o con el abono aplicado, sin cuadrar nada a mano.
• Sabes cuánto entró y por dónde (banco o caja), que es la base para conciliar después.
• Las retenciones quedan registradas en el mismo recibo, no en una hoja aparte.
• Nada se pierde: cada pago queda con su número, su fecha y su comprobante imprimible.

Un pago se puede aplicar de dos formas: a una o varias facturas del cliente (y el sistema descuenta el saldo de cada una), o como otro ingreso, eligiendo a qué cuenta contable va.

Si el cliente te paga de más, la diferencia queda como saldo a favor, disponible para aplicarlo a una factura futura. Y el recibo se puede anular, lo que revierte el efecto sobre las facturas que había saldado.

Si tu negocio usa Contabilidad, cada pago que registras queda anotado solo en tus libros. Lo ves en Contabilidad → Libro diario como Pagos recibidos.

El cobro anota lo obvio: entra la plata a Caja (si fue en efectivo) o a la cuenta bancaria que elegiste, y baja lo que el cliente te debía.

Y si le aplicaste una retención, pasa algo que conviene entender, porque a primera vista sorprende: la retención no se anota en el cobro, se anota en la factura. La factura original se ajusta para reflejar que de esos $1.190.000 el cliente solo te iba a pagar $1.150.000, y los $40.000 restantes quedan registrados como un impuesto pagado por anticipado a tu nombre.

Eso no es un capricho: la retención no es un gasto tuyo ni un descuento. Es plata que tu cliente le entrega a la DIAN por ti, y que después tú descuentas en tu declaración. Por eso queda guardada en una cuenta a tu favor, no perdida.

La base de la retención es el valor sin IVA. Sobre una factura de $1.190.000 (que son $1.000.000 más IVA), una retención del 4% se calcula sobre el $1.000.000 — son $40.000, no $47.600. El sistema lo hace solo.

Si tu negocio no usa Contabilidad, nada de esto ocurre y tus cobros funcionan igual que siempre.

A registrar un recibo de caja cuando un cliente te paga — ya sea el abono a una factura de venta o un ingreso que no corresponde a ninguna factura — con centro de costo, retenciones si aplican, y a dejar comentarios y recordatorios para tu equipo sobre ese pago.

Hay dos caminos para registrar un cobro, y los dos generan el mismo recibo de caja con el mismo efecto en tu contabilidad. El corto sirve para el caso de todos los días —"me pagaron esta factura"—; el largo, cuando hay retenciones, centro de costo o varias facturas del mismo cliente.

El camino corto: cobrar desde la factura.

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta y ubica la factura que te están pagando. En la columna "Por cobrar" ves cuánto debe.
2. Haz clic en el ícono de cobro al final de su fila (solo aparece en las facturas con saldo). Se abre "Nuevo pago" con el contacto, el número de venta y el valor por cobrar ya escritos.
3. Escribe la fecha, el método de pago (y la cuenta bancaria si no es efectivo) y el valor — puede ser un abono parcial. Confirma con "Agregar pago".
4. Listo: se crea el recibo con su número, baja el saldo de la factura y, si queda en cero, la factura pasa sola a "Pagada". Desde ese mismo cuadro, "Ir al formulario avanzado" te lleva al camino largo con el cliente y la factura ya cargados.

El camino largo: desde Pagos recibidos.

1. Ve a Contabilidad → Ingresos → Pagos recibidos y haz clic en "+ Nuevo pago recibido".
2. Elige el cliente, la fecha de pago y la forma de pago. Si no es efectivo, elige también la cuenta bancaria donde entró el dinero.
3. Elige un centro de costo (opcional) — si no existe el que necesitas, créalo directo desde el mismo selector con "+ Nuevo centro de costo".
4. Elige el tipo de ingreso:
   • Pago a factura de cliente: aparecen las facturas con saldo pendiente de ese cliente — marca el monto que estás recibiendo de cada una (o usa "Pago total" para llenarlas todas con su saldo completo).
   • Otros ingresos: cuando el dinero no corresponde a ninguna factura. Agrega una o más líneas de "Cuentas contables": en "Concepto" elige la cuenta a la que corresponde ese ingreso (el concepto se completa solo con su nombre), y escribe la cantidad y el valor. En "Impuesto" elige la tasa que aplica (Ninguno, IVA 5%, INC 8% o IVA 19%) — el total de la línea se calcula solo.
5. Si al cliente le aplicaron una retención (retención en la fuente, ReteICA o ReteIVA), haz clic en "Agregar retención" y completa el tipo, la base y el porcentaje — el valor se calcula solo. La factura queda pagada por el valor completo (bruto); el total que aparece abajo es lo que realmente entra a tu caja o banco (bruto menos las retenciones).
6. Escribe notas (opcional) — se ven en la impresión del recibo.
7. Haz clic en "Guardar". Desde el detalle del recibo puedes imprimirlo o, si te equivocaste, anularlo (se pide un motivo; el saldo de las facturas asociadas se restaura automáticamente).
8. Comentarios y Recordatorios: en el detalle del recibo, dejas comentarios para tu equipo (escribe @ para mencionar a alguien) o agendas un recordatorio con fecha y, si quieres, asignado a una persona de tu equipo — márcalo como completado cuando ya no haga falta.

• "Selecciona la cuenta bancaria de destino": si eliges una forma de pago distinta de efectivo, tienes que indicar en qué cuenta bancaria entró el dinero.
• "Agrega al menos una cuenta contable": en "Otros ingresos" necesitas al menos una línea indicando a qué cuenta corresponde el dinero recibido.
• "El monto total no coincide con la suma...": revisa que el total que aparece abajo (bruto menos retenciones) coincida con lo que marcaste en las facturas o en las cuentas contables.
• No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que revise tu rol en Equipo.

• Sin configuración global de retenciones: cada línea se escribe a mano (base y porcentaje), no hay un catálogo de tipos con sus tarifas.
• Las retenciones se aplican al cobro completo, no a una factura en particular. Si el cobro salda una sola factura funciona bien; si salda varias, la retención no sabe a cuál pertenece y no se ajusta ninguna.
• Si el pago traía retención, anularlo no le devuelve la retención a la factura. El pago deja de contar en tus libros, pero la factura conserva el ajuste que le hizo esa retención; hay que corregirla a mano.
• Sin notificaciones por menciones ni recordatorios: el panel los guarda, pero no avisa.
• No se puede editar ni eliminar un comentario ya publicado, ni editar un recordatorio (solo completarlo).