Cómo registrar un pago recibido

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Un pago recibido —o recibo de caja— es el registro de la plata que te entra. Sirve tanto para abonar a una factura del cliente como para dejar constancia de un ingreso que no viene de una factura.

¿En qué te beneficia?

Tu cartera se actualiza sola: al registrar el pago, la factura queda saldada o con el abono aplicado, sin cuadrar nada a mano.
Sabes cuánto entró y por dónde (banco o caja), que es la base para conciliar después.
Las retenciones quedan registradas en el mismo recibo, no en una hoja aparte.
Nada se pierde: cada pago queda con su número, su fecha y su comprobante imprimible.

¿Cómo funciona?

Un pago se puede aplicar de dos formas: a una o varias facturas o notas de débito del cliente (y el sistema descuenta el saldo de cada una), o como otro ingreso, eligiendo a qué cuenta contable va.

Si el cliente te paga de más, la diferencia queda como saldo a favor, disponible para aplicarlo a una factura futura. Y el recibo se puede anular, lo que revierte el efecto sobre las facturas que había saldado.

¿Qué pasa en tu contabilidad al registrar el cobro?

Si tu negocio usa Contabilidad, cada pago que registras queda anotado solo en tus libros. Lo ves en Contabilidad → Libro diario como Pagos recibidos.

El cobro anota lo obvio: entra la plata a Caja (si fue en efectivo) o a la cuenta bancaria que elegiste, y baja lo que el cliente te debía.

Y si le aplicaste una retención, pasa algo que conviene entender, porque a primera vista sorprende: la retención no se anota en el cobro, se anota en la factura. La factura original se ajusta para reflejar que de esos $1.190.000 el cliente solo te iba a pagar $1.150.000, y los $40.000 restantes quedan registrados como un impuesto pagado por anticipado a tu nombre.

Eso no es un capricho: la retención no es un gasto tuyo ni un descuento. Es plata que tu cliente le entrega a la DIAN por ti, y que después tú descuentas en tu declaración. Por eso queda guardada en una cuenta a tu favor, no perdida.

La base de la retención es el valor sin IVA. Sobre una factura de $1.190.000 (que son $1.000.000 más IVA), una retención del 4% se calcula sobre el $1.000.000 — son $40.000, no $47.600. El sistema lo hace solo.

Si tu negocio no usa Contabilidad, nada de esto ocurre y tus cobros funcionan igual que siempre.

¿Y si la factura está en dólares u otra moneda?

Una factura en otra moneda se cobra en esa misma moneda. Si le vendiste a un cliente del exterior USD 119 cuando el dólar estaba a $4.200, esa factura vale $499.800 en tu contabilidad. Pero el día que te paga, el dólar puede estar a $4.400: entonces a tu banco entran más pesos de los que la factura decía.

Esa diferencia no es un error ni un cobro de más: es la diferencia en cambio. Vecipp la registra sola:

Lo que el cliente te debía baja con la tasa de la factura ($4.200), para que su cuenta quede exactamente en cero.
Lo que entra a tu caja o banco se registra con la tasa del día del pago ($4.400).
Si el dólar subió, la diferencia es una ganancia por diferencia en cambio; si bajó, una pérdida por diferencia en cambio. En el ejemplo, USD 116 cobrados a $4.400 dejan $510.400 en caja y una ganancia de $23.200.

Si el cliente te practicó una retención, también se escribe en dólares, se registra con la tasa del día del pago y su diferencia contra la tasa de la factura queda también como ganancia o pérdida en cambio. Al final, lo que te debía el cliente queda en cero.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar un recibo de caja cuando un cliente te paga — ya sea el abono a una factura de venta o un ingreso que no corresponde a ninguna factura — con centro de costo, retenciones si aplican, y a dejar comentarios y recordatorios para tu equipo sobre ese pago.

Paso a paso para usar la función

Hay dos caminos para registrar un cobro, y los dos generan el mismo recibo de caja con el mismo efecto en tu contabilidad. El corto sirve para el caso de todos los días —"me pagaron esta factura"—; el largo, cuando hay retenciones, centro de costo o varias facturas del mismo cliente.

El camino corto: cobrar desde la factura.

Ve a Contabilidad → Ingresos → Facturas de venta y ubica la factura que te están pagando. En la columna "Por cobrar" ves cuánto debe.
Haz clic en el ícono de cobro al final de su fila (solo aparece en las facturas con saldo). Se abre "Nuevo pago" con el contacto, el número de venta y el valor por cobrar ya escritos.
Escribe la fecha, el método de pago (y la cuenta bancaria si no es efectivo) y el valor — puede ser un abono parcial. Confirma con "Agregar pago".
Listo: se crea el recibo con su número, baja el saldo de la factura y, si queda en cero, la factura pasa sola a "Pagada". Desde ese mismo cuadro, "Ir al formulario avanzado" te lleva al camino largo con el cliente y la factura ya cargados.
Si la factura está en otra moneda, el Valor por cobrar y el Valor van en esa moneda (por ejemplo $ 3 dólares) y el pago se registra con la misma tasa de la factura, así que no hay diferencia en cambio. Si te pagaron a otra tasa, usa "Ir al formulario avanzado".

El camino largo: desde Pagos recibidos.

Ve a Contabilidad → Ingresos → Pagos recibidos y haz clic en "+ Nuevo pago recibido". Arriba a la derecha ves el número que va a llevar el recibo ("No. RC-8"); con el lápiz de al lado puedes elegir otra numeración de recibos de caja o cambiar el siguiente número ("Cambiar numeración").
Elige el cliente (si no existe, "Nuevo cliente" lo crea sin salir). Si tiene facturas por cobrar, la cuenta bancaria pasa sola a tu Caja general y la forma de pago a Efectivo; cámbialas si el dinero entró por otro lado. La cuenta bancaria es obligatoria siempre —también en efectivo—, porque es donde queda la plata: puede ser la caja general, una caja menor o un banco. Formas de pago: Efectivo, Consignación, Transferencia, Cheque, Tarjeta de crédito y Tarjeta de débito. Revisa la fecha de pago.
Moneda. Si tienes otras monedas creadas (Configuración → Monedas), aparece el campo "Moneda". Si llegaste desde una factura en dólares, ya viene en USD y con la tasa de esa factura debajo ("1 USD = 4.200 COP ✎"). Si te pagaron a otra tasa, haz clic en el lápiz, escribe la tasa del día y presiona Enter o el ✓. Con otra moneda, la tabla solo muestra las facturas del cliente en esa moneda, con sus valores en ella, y al pie ves el Total en dólares y el Total COP con la tasa del pago. Esa tasa queda en el historial de la moneda.
Elige un centro de costo (opcional) — si no existe el que necesitas, créalo directo desde el mismo selector con "+ Nuevo centro de costo".
Elige el tipo de ingreso:
- Pago a factura de cliente: aparece la tabla "Facturas por cobrar" (Número · Vencimiento · Total · Retenciones · Por cobrar · Monto recibido); el vencimiento sale en rojo si ya pasó. Escribe en "Monto recibido" lo que te pagaron de cada factura. Si el cliente no tiene nada pendiente, verás el aviso "El cliente seleccionado no tiene facturas pendientes de cobro." Si el cliente tiene deudas que le registraste con un comprobante contable (su Referencia Registrar nuevo documento), debajo aparece también la tabla "Comprobantes contables por cobrar" (Número · Tipo de documento asociado · Total · Por cobrar · Monto recibido), con el código del comprobante: escribe ahí lo que te pagó de cada una. Si el cliente tiene notas de débito a crédito sin pagar, debajo aparece la tabla "Notas débito por cobrar" (Folio · Total · Por cobrar · Monto recibido): escribe ahí lo que te pagó de cada una. Un mismo pago puede cubrir facturas y notas a la vez.
- Otros ingresos: cuando el dinero no corresponde a ninguna factura. Agrega una o más líneas de "Cuentas contables": en "Concepto" elige la cuenta a la que corresponde ese ingreso (el concepto se completa solo con su nombre), y escribe la cantidad y el valor. En "Impuesto" elige la tasa que aplica (Ninguno, IVA 5%, INC 8% o IVA 19%) — el total de la línea se calcula solo.
Si el cliente te practicó una retención:
- En un pago a factura, haz clic en el lápiz de la columna "Retenciones" de esa factura. Se abre "Retenciones aplicadas" con el número de la factura y su monto pendiente: en "Tipo de retención" elige una de tu catálogo (por ejemplo Compras - 2.5%; se administran en Configuración → Retenciones). La base se llena sola con el valor de la factura sin IVA y el valor retenido se calcula solo. Puedes sumar varias con "+ Agregar otra retención". Al "Guardar", el Monto recibido de la factura pasa solo a lo pendiente menos lo retenido. Ejemplo: una factura de $7.140 ($6.000 + IVA) con Compras - 2.5% retiene $150, y el pago queda en $3.420 si le faltaban $3.570.
- En otros ingresos, usa "+ Agregar retención" debajo de las cuentas contables, con los mismos campos. La factura queda pagada por el valor completo; el Total es lo que realmente entra a tu caja o banco.
Escribe notas (opcional) — se ven en la impresión del recibo.
Comentarios y Recordatorios (opcional): debajo del formulario puedes dejar un comentario o agendar recordatorios para tu equipo desde antes de guardar; se publican junto con el pago.
Haz clic en "Guardar". Llegas al detalle del pago, que te lo cuenta en palabras: arriba una frase como «Consumidor final te pagó $ 9.785 en efectivo el 30 de septiembre por la venta FV-30, que quedó pagada. La plata entró a Efectivo POS - Caja principal.»; debajo, "Lo que pasó" paso a paso (cada factura con cuánto se pagó y si quedó pagada o cuánto debe todavía, el cobro, la caja o banco donde entró y si está conciliado, y el asiento contable), y al lado el recibo tal como se imprime, con un sello Recibido (o Anulado) debajo del total. Pasa el mouse sobre el recibo y una lupa te muestra en grande lo que está debajo del puntero. Más abajo, una tarjeta con pestañas: "Facturas pagadas" (con cuántas son), "Contabilidad" (el asiento, con Imprimir), "Aplicación de anticipo" (solo si el pago es un anticipo), "Adjuntos" y "Comentarios" (con los recordatorios).
En el detalle también dejas comentarios (escribe @ para mencionar a alguien) y recordatorios, igual que en el formulario.

Corregir, enviar y adjuntar un pago:

"Editar pago" abre el mismo formulario con todo lleno y el mismo número. Las facturas que este pago ya saldó vuelven a aparecer con lo que debían antes de él, con sus retenciones en el lápiz. Al guardar, el pago, sus retenciones y su registro contable quedan como los dejes.
- El pago de una venta también se edita (desde la noche del 22 de septiembre de 2026). La venta aparece en Facturas por cobrar con lo que debe más este pago, y el monto se puede cambiar: si lo bajas, la venta queda Por cobrar por la diferencia (con vencimiento hoy si no tenía). Si el pago era de una venta del POS y su turno ya se cerró, el cierre no cambia y el banco Efectivo POS de la terminal queda en negativo por la diferencia.
- Si al editarlo lo repartes entre varias facturas, le agregas cuentas contables o retenciones, o lo pasas a Consignación o Cheque, deja de ser el pago propio de la venta y queda como un pago recibido normal que abona esa venta.
⋮ → "Anular" deja el pago anulado (se pide un motivo). ⋮ → "Eliminar" pide confirmación («¿Deseas eliminar el pago recibido No. RC-8?» → Sí, eliminar) y el pago desaparece del listado y de los saldos. En los dos casos, las facturas vuelven a deber lo de antes y la retención sale de la factura.
Un pago conciliado con el banco sí se edita, con la cuenta bancaria y el monto bloqueados (el formulario te lo avisa): cambias la fecha, la forma de pago, el centro de costo y las notas, y sigue conciliado. No se anula ni se elimina mientras esté conciliado. Si Anular o Eliminar aparecen apagados en el menú ⋮, debajo te dice por qué (conciliado, ya anulado, o transferencia de un turno). Un anticipo que ya aplicaste a facturas no se edita, anula ni elimina: quita primero sus aplicaciones (ver abajo). Cada pago anulado o eliminado queda en Configuración → Historial de operaciones con quién lo hizo. Y un pago de un mes que ya cerraste no se edita, anula ni elimina (ver Errores comunes).
✉ "Enviar por correo" abre Compartir transacción por correo: el correo del cliente ya viene puesto (agrega más con +), marca Enviar una copia a mi correo si quieres, y con el lápiz cambias el asunto y el texto. El texto sale de tu plantilla «Correo de pago recibido»; con el lápiz aparece "Gestionar mis plantillas" para cambiarla. Se envía con el recibo en PDF.
"Archivos adjuntos" → "Subir archivo": el soporte de la consignación, la foto del cheque… varios a la vez, hasta 10 MB cada uno.

Anticipos de clientes: si el cliente te paga antes de la venta, regístralo como Otros ingresos con el concepto "Avances y anticipos recibidos de clientes" y el cliente elegido. Luego lo aplicas a su factura desde la factura (Más acciones → Aplicar anticipo). En el detalle del pago, la pestaña "Aplicación de anticipo" muestra a qué facturas se aplicó, y "Editar anticipos aplicados" te deja cambiar o quitar cada aplicación. Guía completa: Cómo registrar y aplicar los anticipos de tus clientes.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Completa los campos obligatorios" (con los campos en rojo): faltan la cuenta bancaria, la fecha de pago o la forma de pago. La cuenta se pide siempre, también en efectivo.
"Lo recibido más lo retenido en FV-7 supera lo que tiene por cobrar": el monto recibido de esa factura más su retención no puede pasar de lo que el cliente todavía debe. También sale al editar el pago de una venta con un monto mayor que su Por cobrar (lo que la venta debe más este pago).
"Falta configurar la cuenta contable de Retención en la fuente a favor…": la retención necesita su cuenta en Parametrización contable; configúrala y vuelve a guardar.
"La factura FV-24 está en USD: su pago no puede registrarse en COP": el pago tiene que ir en la moneda de la factura. Elige USD en el campo Moneda.
"El monto aplicado a la factura … no puede ser mayor a su saldo pendiente (USD 3)": en otra moneda, lo recibido más lo retenido no puede pasar de lo que falta en esa moneda.
"La nota débito … está en USD: su pago no puede registrarse en COP": igual que con las facturas, una nota débito en otra moneda se cobra en esa moneda.
"Agrega al menos una cuenta contable": en "Otros ingresos" necesitas al menos una línea indicando a qué cuenta corresponde el dinero recibido.
"El monto total no coincide con la suma...": revisa que el total que aparece abajo (bruto menos retenciones) coincida con lo que marcaste en las facturas o en las cuentas contables.
No veo la función: solo aparece si tu rol tiene permiso para ver/crear en Contabilidad — pide a un administrador que revise tu rol en Equipo.
"El período agosto de 2026 está cerrado: no se pueden registrar movimientos con esa fecha." al editar, anular o eliminar un pago: el pago es de un mes que ya cerraste, o su retención está en una factura de ese mes. Si de verdad hay que corregirlo, reabre el mes en Cierre contable de resultados, haz el cambio y vuelve a cerrarlo.
"Tu plan de Contabilidad no está activo: puedes consultar tu información, pero no modificarla.": con el plan vencido puedes ver tus pagos, pero no registrar, editar, anular ni eliminar. Actívalo en Planes.
"No se pudieron traer las facturas por cobrar de este cliente." al elegir el cliente: falló la conexión. Pulsa "Reintentar".
"Es la transferencia automática de un turno de caja y no se puede anular (o eliminar): mueve el dinero entre dos bancos.": ese recibo lo creó el POS al abrir o cerrar un turno. Déjalo como está.
Anulé (o bajé) el pago de una venta y la factura volvió a Por cobrar: es lo esperado. Regístrale el pago que falta.
Anulé el pago de una venta del POS y el banco Efectivo POS quedó en negativo: el turno de esa venta ya estaba cerrado y su efectivo ya había pasado al banco de cierre. El negativo es la plata que le devolviste al cliente; el cierre del turno no cambia.

Cómo encontrar un pago que ya registraste

En Contabilidad → Ingresos → Pagos recibidos lo primero que ves es el mes de un vistazo:

Arriba, debajo del título, en tres tarjetas: lo cobrado este mes (y cuántos cobros), lo del mes anterior y lo que te deben (en rojo si hay algo vencido).
Un calendario donde cada día con cobros lleva el monto en una pastilla del color de tu marca, más fuerte cuanto más cobraste («406 mil»; en el celular solo «406»). Hoy va en un círculo. Cambia de mes con ‹ ›; abajo dice en cuántos días cobraste y el total del mes.
Toca un día y a la derecha ves sus cobros en una tabla: quién te pagó (con un ícono según si fue efectivo, tarjeta o banco), por qué facturas, a qué caja o banco entró y el valor. Al final de cada fila, el ojo abre el recibo y la impresora lo imprime. En el celular, las facturas van debajo del nombre.
Las aperturas y cierres de turno del POS no son cobros: son plata que pasa de una caja a otra. No suman en el calendario y salen aparte, plegados debajo de la tabla, en movimientos de caja (tócalo para verlos).

Para la lista completa, pulsa "Tabla" (arriba, junto a Mes): ahí ves todos los pagos con su número, el cliente, los detalles (qué facturas pagó, o el concepto si fue otro ingreso), la fecha, la cuenta bancaria donde entró (la caja si fue en efectivo), su estado (No conciliado, Conciliado cuando ya pasó por la conciliación bancaria, o Anulado) y el monto.

"Filtrar" abre el menú "Filtrar Por": Número, Cliente, Fecha de creación, Cuenta bancaria (cada banco y cada caja por separado; un pago en efectivo antiguo sin cuenta guardada sale en tu primera caja, igual que en la columna), Estado de pago y Monto (el valor exacto). Cada filtro queda como una etiqueta debajo de la barra: haz clic en ella para cambiarlo, en la papelera para quitarlo, en "+" para sumar otro, o en "Remover filtros" para quitarlos todos.
Haz clic en "Número", "Creación" o "Monto" para ordenar (otro clic invierte el orden).
Haz clic en cualquier parte de la fila para abrir el recibo. El menú ⋮ trae Imprimir y Anular; si marcas varios pagos con sus casillas, la franja "N Pagos seleccionados" te deja imprimirlos juntos o "Descargar PDF": un solo archivo, Transacciones.pdf, con un recibo por página.
Al pie eliges cuántos ver por página (10, 20 o 30) y te mueves entre páginas.
Los pagos de tus ventas también aparecen aquí: desde el 22 de septiembre de 2026 cada pago de una venta del punto de venta crea su recibo de caja, con la venta en Facturas asociadas. Desde esa noche pasa lo mismo con las facturas de Contabilidad que nacen pagadas —las facturas recurrentes de contado y la conversión directa a factura por la API—: cada pago crea su recibo en vez de quedar dentro de la factura. (La factura que haces en Facturas de venta no cambia: nace por cobrar y Agregar pago crea el recibo.)
El recibo de una venta se edita, se anula o se elimina por su cuenta: al anularlo o eliminarlo, la venta o factura vuelve a deber ese valor (queda Por cobrar, con vencimiento hoy si no tenía) y su registro contable se anula; al editarlo con un monto menor, queda debiendo la diferencia. Si era de una venta del POS, el turno abierto se ajusta solo, y con el turno ya cerrado también se puede: el cierre no cambia y el banco Efectivo POS de la terminal queda en negativo por ese valor. Anular la venta entera desde POS › Historial de ventas sigue anulando también sus recibos.
Las transferencias automáticas de los turnos del POS también salen aquí: al abrir un turno con base, el recibo de caja que entra la base al banco «Efectivo POS» de la terminal; al cerrarlo, el que entra el dinero esperado al banco de cierre. No tienen cliente y en Detalles dicen «Apertura de turno · Transferencias bancarias» o «Cierre de turno · Transferencias bancarias»; al abrirlas, un aviso lo explica y su Forma de pago dice «Traslado entre cuentas». Van con candado: no se editan, anulan ni eliminan («Es la transferencia automática de un turno de caja: no se modifica.»), porque cambiarlas descuadraría los dos bancos.
"Tu plan de Contabilidad no está activo: … no enviarlo por correo": sin plan activo puedes ver, imprimir y descargar tus pagos, pero no enviarlos por correo.
Anular aparece en gris en un anticipo: ya se aplicó a facturas. Quita primero sus aplicaciones con Editar anticipos, o elimínalo.

Qué no hace todavía

El calendario muestra los últimos 13 meses. Para cobros más viejos, usa Tabla y su filtro de fecha.
Los cobros anulados no suman en el calendario; en la lista del día salen tachados.
Las retenciones de tipo "Otro" de tu catálogo no aparecen en "Tipo de retención": el cobro solo sabe asentar retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA.
Editar y Eliminar están en el detalle del pago, no todavía en el menú ⋮ del listado.
Un pago conciliado no cambia de cuenta bancaria ni de monto: para eso, quita primero su conciliación.
El cobro rápido y el pago de varias facturas del listado de Facturas de venta todavía mandan el efectivo a la caja de tu Parametrización contable sin preguntarte la cuenta; el formulario de Pagos recibidos sí la pregunta.
Un anticipo recibido en otra moneda no se aplica a una factura: queda registrado, pero no aparece en Asociar anticipos. Tampoco se aplica un anticipo a una factura en otra moneda. Los comprobantes contables en otra moneda todavía no se pueden cobrar aquí.
El pago de una factura en otra moneda no se registra al crearla: guárdala primero y luego usa "Agregar pago".
Sin notificaciones por menciones ni recordatorios: el panel los guarda, pero no avisa.
Corregir el pago de una venta no cambia el cierre de su turno: si el turno del POS ya se cerró, el cierre conserva sus cifras y la diferencia queda en el banco Efectivo POS.
Las facturas anteriores al 22 de septiembre de 2026 que nacieron pagadas conservan su cobro dentro de la factura (Cobro FV en el Libro diario), sin recibo.
No se puede editar ni eliminar un comentario ya publicado, ni editar un recordatorio (solo completarlo).