Cotizaciones: la propuesta que se convierte en venta

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Una cotización es la propuesta que le pasas a un cliente antes de venderle: estos productos, a este precio, hasta esta fecha.

No es una venta. No cobra, no descuenta mercancía de tu bodega y no aparece en tu contabilidad. Es un papel formal, con número propio, que dice cuánto le costaría al cliente si dice que sí.

Y cuando dice que sí, se convierte de un clic, sin volver a escribir nada: en factura, si le cobras ya; o en remisión, si primero le entregas la mercancía y facturas después.

¿En qué te beneficia?

Dejas de cotizar en WhatsApp y en Excel. El cliente recibe un documento con tu numeración, tus términos y una fecha de vencimiento, no un mensaje suelto que mañana nadie encuentra.
No se te cae ninguna. Todas quedan en una lista con su estado: cuáles siguen sin facturar y cuáles ya se convirtieron en venta. Eso es tu embudo de ventas, sin pagar por otro programa.
El precio que prometiste es el precio que cobras. Al convertirla, la factura sale con el precio que cotizaste, aunque tu lista de precios haya subido desde entonces. Se acabó el "es que ya cambió el precio" que incomoda al cliente y te hace perder la venta.
Cero doble digitación. Lo que más tiempo cuesta de una venta ya está escrito: cliente, productos, cantidades, descuentos e impuestos. Convertir es un botón, no volver a teclear la factura.
Sabes quién cotiza y quién cierra. Si le pones vendedor a la cotización, después puedes comparar cuánto se cotizó contra cuánto se facturó.

¿Cómo funciona?

Una cotización tiene tres datos arriba: el cliente (lo único obligatorio), la fecha de creación y la fecha de vencimiento — que de fábrica queda un mes después de la creación, y la cambias tú según hasta cuándo quieras sostener ese precio.

Debajo van los productos o servicios, cada línea con su cantidad, precio, descuento e impuesto. El impuesto se calcula sobre el valor ya descontado, igual que en una factura.

Arriba a la derecha eliges la numeración en su lista (o entras a Gestionar mis numeraciones); debajo ves el número que va a tomar (por ejemplo No. COT-5) y el engranaje ⚙ lleva a Configuración > Numeraciones. Cada cotización consume un número, y ese número no se repite ni se reutiliza.

En Más ajustes están los parámetros adicionales: Bodega, Vendedor, Centro de costo, Moneda y Lista de precios. Vale la pena entender la bodega: una cotización no mueve inventario, pero la bodega que elijas es la que hereda la factura cuando la conviertas — por eso se pide.

El estado de una cotización gira alrededor de si ya se facturó, no de si se pagó:

Sin facturar — recién creada. Se puede editar, clonar, anular, eliminar y convertir.
Facturada — ya se convirtió. Sus facturas aparecen en la pestaña Facturas del detalle. Ya no se edita ni se anula, pero sí se puede volver a convertir (por ejemplo, si facturas por partes) y se puede eliminar desde la lista: la factura no cambia.
Anulada — se descartó. Queda en la lista, pero fuera de juego.

Al convertir, Vecipp te abre el formulario de nueva factura de venta (o de remisión) ya lleno con el cliente, los productos a los precios que cotizaste (los conceptos libres, como Venta simple), la bodega, el vendedor y los textos. Revisas, eliges la forma de pago y guardas: sale una factura de venta real, con su propia numeración, su movimiento de inventario y su registro contable. Al guardarla, la cotización queda Facturada y enlazada a ella.

¿Y si cotizas en dólares?

En Más ajustes elige la Moneda. Debajo aparece la tasa ("1 USD = 4.400 COP ✎"), que puedes cambiar con el lápiz. Los precios se escriben en dólares (el de tus productos entra dividido por la tasa) y al pie ves el Total y el Total COP. El detalle muestra la moneda y la tasa sobre la hoja. Cuando la conviertas en factura o en remisión, esta sale en la misma moneda y a la misma tasa.

Videotutorial

Video explicativo — próximamente

Qué aprenderás en esta guía

Cómo crear una cotización y ponerle vigencia.
Cómo convertirla en factura cuando el cliente acepte.
Qué diferencia hay entre anular, eliminar y clonar una cotización.
Por qué una cotización no aparece en tu contabilidad ni descuenta inventario.

Paso a paso

Para crear una cotización:

La pantalla tiene dos columnas: a la izquierda los datos, por bloques (los ajustes de primero), y a la derecha «Así la verá…», la cotización tal como la recibirá tu cliente (con tu plantilla de impresión), que se arma sola mientras escribes.

Ve a Contabilidad > Ingresos > Cotizaciones y haz clic en + Nueva cotización. Arriba, junto al título, ves el número que va a tomar (por ejemplo No. COT-1), la numeración (cámbiala en su lista o entra a Gestionar mis numeraciones) y el engranaje ⚙.
Arriba, en Ajustes, eliges bodega, vendedor, centro de costo, lista de precios y moneda. Elígelos primero: el precio de cada línea sale de la lista, igual que en la factura: primero la lista de la bodega (si tiene), después la que elijas aquí, después la del cliente y, si no hay ninguna, el precio base del producto. Al cambiar la lista, el cliente o la bodega, los precios se actualizan solos (y la hoja de la derecha también); un precio que cambiaste a mano no se toca. En una cotización ya guardada, sus precios se quedan como estaban hasta que cambies la lista, el cliente o la bodega.
En Para quién, elige el Cliente. Es lo único obligatorio (si falta, verás "Revise los campos obligatorios"). Debajo aparece su tarjeta con su documento y cuántas facturas le has hecho.
En Hasta cuándo vale, revisa las fechas: de fábrica la cotización vale 1 mes. En Vale por eliges 15 días, 1 mes, 2 meses o 3 meses, o escribes la fecha en Vale hasta (queda como Otra fecha). Si cambias la fecha de creación, el vencimiento la sigue. Pasada esa fecha, si no la has facturado, la verás como Vencida en la lista.
En Qué le ofreces (arranca con 3 líneas), elige el producto de cada línea; debajo ajusta cantidad, precio, descuento (%) e impuesto, y a la derecha ves el subtotal. Con + Agregar producto o + Agregar concepto libre sumas líneas; con Agregar referencia y/o descripción ✎ le pones un texto; el ⋮ de cada línea la duplica o la elimina. Para poner el mismo descuento a varias, márcalas con su casilla y usa Aplicar descuento.
En Notas y términos, haz clic en el texto (o en su lápiz ✎) para escribirlos: los dos los ve el cliente.
Guardar cotización te lleva al detalle. Vista previa guarda y abre la cotización lista para imprimir. Cancelar vuelve sin guardar.

Para convertirla en factura:

Abre la cotización desde la lista.
Haz clic en Convertir > Convertir a factura (o, abajo, en Facturar cotización).
Se abre Nueva factura de venta con todo lo de la cotización. Revisa la numeración, la forma de pago y el medio de pago.
Guardar. La cotización queda Facturada y la factura aparece en su pestaña Facturas (Fecha · Factura # · Estado · Total · Observaciones).

Para convertirla en remisión (cuando vas a entregar la mercancía antes de facturarla):

Abre la cotización y haz clic en Convertir > Convertir a remisión.
Se abre Nueva remisión con los mismos productos y precios. Al guardarla, la cotización queda marcada Facturada.
Desde la remisión facturas después, completa o por partes. Ver la guía de Remisiones.

Para copiar una cotización parecida: ábrela y usa ⋮ > Clonar. La copia nace sin facturar y con un número nuevo.

Para descartar una: en el detalle, ⋮ > Anular si quieres dejar el rastro, o desde la lista ⋮ > Eliminar si prefieres que desaparezca. En una Facturada, el ⋮ de la lista trae solo Eliminar.

El detalle muestra la cotización como la verá tu cliente (con tu logo, o "Sube tu logo" si todavía no lo subiste), la lista de precios y la bodega, la pestaña Facturas y los comentarios y recordatorios. Arriba: ⋮ (Descargar PDF · Clonar · Anular), Compartir (envío por correo), Imprimir, Editar (mientras esté sin facturar) y Convertir.

Lo que ves al entrar a Cotizaciones (la vista Lista y cotización):

Arriba, tres cifras: Cotizado en el mes (lo que ofreciste, sin las anuladas), Por facturar (lo que sigue sin facturar, en rojo si alguna ya venció) y Facturado (qué parte de lo cotizado en el mes ya convertiste).
Debajo, una frase con cómo va el mes y las cotizaciones vencidas, de la que venció primero: cada una con Convertir a factura, Clonar con fecha nueva (hace una copia con número nuevo y te la abre para editar con la fecha de hoy y un mes de vigencia; revisas y guardas), Anular y Ver. Una cotización está vencida cuando sigue sin facturar y su fecha de vencimiento ya pasó: no cambia nada guardado, es un aviso.
Abajo, a la izquierda, la lista de la más nueva a la más vieja, cada una con su etiqueta (Vencida, Sin facturar, Facturada o Anulada); a la derecha, la cotización elegida tal como se imprime, con una cinta en la esquina (VIGENTE, VENCIDA, FACTURADA o ANULADA). Encima de la hoja ves Total · Vence · Facturado y los botones Convertir, editar, imprimir y abrir la cotización completa (para compartirla, clonarla o comentarla).
En el celular, tocar una cotización abre su página.
El botón Tabla, arriba, te lleva a la tabla de siempre, con sus columnas, casillas y exportar.

Para encontrar una cotización en la tabla (botón Tabla):

Escribe el nombre del cliente (o el número) en Buscar cliente.
Haz clic en Filtrar y elige Número de documento o Fecha de creación. El filtro queda como una etiqueta encima de la tabla: haz clic en ella para cambiar su valor, o en la papelera para quitarlo.
Haz clic en el título de una columna (Número, Cliente, Creación o Estado) para ordenar por ella; otro clic invierte el orden.
Exportar descarga un Excel con las mismas cotizaciones que estás viendo, con los filtros puestos.
El ícono de impresora de cada fila la abre lista para imprimir.

Para exportar solo algunas, márcalas con las casillas y haz clic en Exportar en la barra verde que aparece arriba: el Excel sale solo con las marcadas.

Errores comunes

No me deja editar una cotización facturada. Es correcto: una cotización facturada ya no se edita. Si el cliente cambió de opinión, lo que se corrige es la factura (con una nota crédito), o conviertes la cotización otra vez.
No encuentro la cotización en el Libro diario ni en los reportes de ventas. Y no la vas a encontrar: una cotización no es una venta. Aparece en la contabilidad recién cuando la conviertes en factura.
Le vendí y el inventario no bajó. Revisa si te quedaste en la cotización. La mercancía sale de la bodega cuando existe la factura, no antes.
"En la factura mi concepto libre dice Venta simple". Es lo correcto: una línea de concepto libre (sin producto del catálogo) pasa a la factura como Venta simple, con su nombre en la Descripción y el mismo precio e impuesto. Así la factura vale lo mismo que la cotización.
El número saltó. Si una cotización se anula o se elimina, su número no se reutiliza — es lo correcto en un consecutivo, igual que en las facturas.

Enviarla por correo: en el detalle, Compartir abre el aviso de envío con el correo del cliente ya puesto, el asunto y el mensaje de tu plantilla «Correo de cotización» (los cambias con el lápiz) y la cotización en PDF adjunta. Puedes pedir una copia para ti y subir más archivos.

Qué no hace todavía

Imprimir usa el diálogo de impresión de tu navegador sobre la hoja del detalle. Descargar PDF baja un PDF sencillo del documento.
Vista previa guarda la cotización antes de mostrarla (no hay vista previa sin guardar).
No se puede crear una cotización a partir de una foto o un archivo.