Cotizaciones: la propuesta que se convierte en venta

(Categoría: Contabilidad)

Una cotización es la propuesta que le pasas a un cliente antes de venderle: estos productos, a este precio, hasta esta fecha.

No es una venta. No cobra, no descuenta mercancía de tu bodega y no aparece en tu contabilidad. Es un papel formal, con número propio, que dice cuánto le costaría al cliente si dice que sí.

Y cuando dice que sí, se convierte de un clic, sin volver a escribir nada: en factura, si le cobras ya; o en remisión, si primero le entregas la mercancía y facturas después.

• Dejas de cotizar en WhatsApp y en Excel. El cliente recibe un documento con tu numeración, tus términos y una fecha de vencimiento, no un mensaje suelto que mañana nadie encuentra.
• No se te cae ninguna. Todas quedan en una lista con su estado: cuáles siguen sin facturar y cuáles ya se convirtieron en venta. Eso es tu embudo de ventas, sin pagar por otro programa.
• El precio que prometiste es el precio que cobras. Al convertirla, la factura sale con el precio que cotizaste, aunque tu lista de precios haya subido desde entonces. Se acabó el "es que ya cambió el precio" que incomoda al cliente y te hace perder la venta.
• Cero doble digitación. Lo que más tiempo cuesta de una venta ya está escrito: cliente, productos, cantidades, descuentos e impuestos. Convertir es un botón, no volver a teclear la factura.
• Sabes quién cotiza y quién cierra. Si le pones vendedor a la cotización, después puedes comparar cuánto se cotizó contra cuánto se facturó.

Una cotización tiene tres datos arriba: el cliente (lo único obligatorio), la fecha de creación y la fecha de vencimiento — que nace igual a la de creación, y la mueves tú según hasta cuándo quieras sostener ese precio.

Debajo van los productos o servicios, cada línea con su cantidad, precio, descuento e impuesto. El impuesto se calcula sobre el valor ya descontado, igual que en una factura.

Arriba a la derecha eliges la numeración: es la que le da el número al documento (por ejemplo COT-5) y sale de Configuración > Numeraciones. Cada cotización consume un número, y ese número no se repite ni se reutiliza.

En Más ajustes están los campos que no siempre se usan: Bodega, Vendedor, Centro de costo y Lista de precios. Vale la pena entender la bodega: una cotización no mueve inventario, pero la bodega que elijas es la que hereda la factura cuando la conviertas — por eso se pide.

El estado de una cotización gira alrededor de si ya se facturó, no de si se pagó:

• Sin facturar — recién creada. Se puede editar, clonar, anular, eliminar y convertir.
• Facturada — ya se convirtió. Queda enlazada a su factura y ya no se toca: no se edita, no se anula, no se elimina y no se puede convertir otra vez. Es a propósito, porque cambiarla sería reescribir el origen de un documento que ya tiene número legal.
• Anulada — se descartó. Queda en la lista, pero fuera de juego.

Al convertir, Vecipp emite una factura de venta real: con su propia numeración de facturas (que es distinta de la de cotizaciones), su movimiento de inventario y su registro contable. Es exactamente igual a una factura escrita a mano — solo que sin escribirla.

• Cómo crear una cotización y ponerle vigencia.
• Cómo convertirla en factura cuando el cliente acepte.
• Qué diferencia hay entre anular, eliminar y clonar una cotización.
• Por qué una cotización no aparece en tu contabilidad ni descuenta inventario.

Para crear una cotización:

1. Ve a Contabilidad > Ingresos > Cotizaciones.
2. Haz clic en + Nueva cotización.
3. Elige el Cliente. Es lo único obligatorio.
4. Revisa la Fecha de vencimiento: nace igual a la de creación, así que muévela hasta cuando quieras sostener el precio.
5. En Productos y servicios, elige el producto en cada línea y ajusta cantidad, precio, descuento e impuesto. Con + Agregar línea sumas las que necesites.
6. Si te hace falta, abre Más ajustes y elige bodega, vendedor, centro de costo o lista de precios.
7. Escribe las Notas y los Términos y condiciones — los dos los ve el cliente.
8. Guardar.

Para convertirla en factura:

1. Abre la cotización desde la lista.
2. Haz clic en Convertir > Convertir a factura.
3. Elige el método de pago y confirma.
4. Listo: se crea la factura y la cotización queda marcada Facturada, con el enlace al documento.

Para convertirla en remisión (cuando vas a entregar la mercancía antes de facturarla):

1. Abre la cotización y haz clic en Convertir > Convertir a remisión.
2. Se crea la remisión con los mismos productos y precios, y la cotización queda marcada Facturada.
3. Desde la remisión facturas después, completa o por partes. Ver la guía de Remisiones.

Para copiar una cotización parecida: ábrela y usa ⋮ > Clonar. La copia nace sin facturar y con un número nuevo.

Para descartar una: desde la lista, ⋮ > Anular si quieres dejar el rastro, o ⋮ > Eliminar si prefieres que desaparezca.

• "Esta cotización ya se convirtió en factura." Es correcto: una cotización facturada no se edita ni se convierte de nuevo. Si el cliente cambió de opinión, lo que se corrige es la factura (con una nota crédito), no la cotización.
• "No puedes eliminar una cotización que ya se convirtió en factura." Igual que arriba: borrarla dejaría a la factura sin origen. Lo que sí puedes es dejarla como está.
• No encuentro la cotización en el Libro diario ni en los reportes de ventas. Y no la vas a encontrar: una cotización no es una venta. Aparece en la contabilidad recién cuando la conviertes en factura.
• Le vendí y el inventario no bajó. Revisa si te quedaste en la cotización. La mercancía sale de la bodega cuando existe la factura, no antes.
• "Elige la bodega desde la que sale la mercancía para poder facturar." La cotización se guardó sin bodega y la factura sí la necesita. Edita la cotización y elígela en Más ajustes, o indícala al convertir.
• El número saltó. Si una cotización se anula o se elimina, su número no se reutiliza — es lo correcto en un consecutivo, igual que en las facturas.

• Imprimir y Descargar PDF usan el diálogo de impresión de tu navegador sobre la pantalla del detalle (desde ahí puedes guardar como PDF). Todavía no hay una hoja de impresión propia con el formato del documento, así que el resultado se ve como la pantalla, no como una cotización impresa.
• No hay vista previa antes de guardar.
• No se exporta la lista a Excel.
• Elegir una lista de precios no recalcula los precios de las líneas: se guarda para que la factura la herede, pero el precio lo pones tú.
• No hay campo de moneda: todo va en pesos, porque Vecipp todavía no maneja varias monedas.
• No se puede crear una cotización a partir de una foto o un archivo.