Cómo crear tus cuentas de banco, efectivo y tarjetas

(Categoría: Contabilidad)

¿Qué es y para qué sirve?

Es la pantalla donde registras dónde está la plata de tu negocio: la cuenta de ahorros del banco, la caja del mostrador, la caja menor, la tarjeta de crédito de la empresa.

Sirve para saber, en cualquier momento, cuánto tienes disponible de verdad — y para que cada cobro y cada pago quede anotado contra la cuenta correcta.

¿En qué te beneficia?

Sabes cuánto tienes de verdad, sumando bancos y efectivo y restando lo que debes en tarjetas, sin sacar la calculadora.
Dejas de llevar el saldo en un cuaderno o en Excel. Cada venta cobrada y cada gasto pagado mueve la cuenta sola.
Conciliar con el extracto del banco deja de ser una tarde entera: subes el extracto y Vecipp marca solo cada movimiento que encuentra igual en tu contabilidad. Tú revisas lo que sobra.
Tu contador deja de pedirte cosas. La contabilidad de cada cuenta se arma sola (ver abajo), así que el balance sale sin trabajo extra.
No confundes la plata del negocio con la tuya, que es el error más caro de un negocio pequeño.

¿Cómo funciona?

Hay tres tipos de cuenta, y elegir bien el tipo es lo único que de verdad importa:

Banco — cuentas de ahorros, corriente o débito. Es plata que tienes.
Efectivo — caja general o caja menor. También es plata que tienes.
Tarjeta — cupo de crédito y pagos. Esto no es plata que tienes: es plata que debes. Por eso Dinero hoy la resta en vez de sumarla.

La cifra Dinero hoy, arriba, hace esa misma cuenta con tus cuentas activas:

Bancos y efectivo − Deuda en tarjetas de crédito = Dinero hoy

Pasar dinero de una cuenta tuya a otra no es una entrada ni una salida. Cuando la caja del POS se pasa a Caja general, o transfieres del banco a la caja, el dinero sigue siendo del negocio: por eso Entró, Salió, la frase y la gráfica no cuentan las transferencias. Solo cuentan los cobros, los pagos, los gastos y las devoluciones.

Y hay dos cosas que pasan solas, que conviene saber:

Al crear una cuenta, el sistema le crea su cuenta contable automáticamente, colgándola donde corresponde. No te preguntamos cuál, porque el tipo que elegiste ya lo dice: una cuenta de banco cuelga de Bancos, una caja de Caja, y una tarjeta de crédito cuelga del pasivo, no del activo — porque es una deuda.
El saldo inicial que escribas entra a tu contabilidad. Se genera un comprobante que lo lleva a tu balance, con contrapartida en Ajustes iniciales en bancos. Por eso, si después cargas tus saldos iniciales, no vuelvas a escribir ahí el saldo de esta cuenta o quedaría doble. Si después lo cambias (con Editar o con Editar saldo inicial), Vecipp anula ese comprobante y crea otro con el valor y la fecha nuevos: tu balance, el detalle de la cuenta y la conciliación quedan con el saldo que escribiste.

Si usas el POS, verás una cuenta que no creaste: «Efectivo POS - (nombre de la terminal)». El POS la crea, de tipo Efectivo, la primera vez que abres un turno en esa terminal, y por ella pasa todo el efectivo del turno: ventas, ingresos, retiros y devoluciones en efectivo. Al abrir el turno, la base entra desde el banco base de la terminal; al cerrarlo, el dinero esperado sale hacia su banco de cierre, y la cuenta queda en $0. Puede quedar en negativo si después anulas, eliminas o bajas el pago en efectivo de una venta de un turno ya cerrado: el cierre ya había pasado ese dinero al banco de cierre, así que el negativo es la plata que le devolviste al cliente (el cierre del turno no cambia). Cada uno de esos traslados son dos documentos automáticos —un comprobante de egreso y un recibo de caja contra la cuenta «Transferencias bancarias»— que ves como movimientos de las dos cuentas. Esa cuenta no se puede desactivar ni eliminar, y esos traslados no se editan, anulan ni eliminan.

Videotutorial de Aprendizaje

Video explicativo — próximamente

¿Qué aprenderás en esta guía?

A registrar tus cuentas de banco, efectivo y tarjetas con su saldo inicial, a leer el informe del mes (cuánto tienes, cuánto entró y salió, y lo que pide atención), a abrir una cuenta para ver y manejar cada movimiento, a pasar plata de una cuenta a otra, a importar los movimientos del extracto para conciliar, y a desactivar o eliminar una cuenta que ya no uses.

Paso a paso para usar la función

Ve a Contabilidad → Bancos en el menú lateral.
Haz clic en "Agregar cuenta", debajo de las cifras.
Escribe el nombre de la cuenta. Ponle uno que reconozcas de un vistazo: Bancolombia ahorros, Caja mostrador, Visa empresarial.
Elige el tipo: Banco, Tarjeta o Efectivo. Es el campo que más pesa: define si el saldo suma o resta, y dónde queda en tu contabilidad.
Escribe el número de cuenta si lo tienes (opcional), y una descripción para acordarte de para qué es.
Pon el saldo inicial y su fecha: cuánto había en esa cuenta el día desde el que quieres empezar a controlarla. En una tarjeta de crédito el saldo inicial puede ser negativo — es lo que ya debes.
Haz clic en "Crear banco". La cuenta aparece en Tus cuentas con su saldo, y ya se puede elegir al cobrar y al pagar.

Para leer la pantalla (se lee de arriba abajo, como un informe):

Las cifras: Dinero hoy (bancos y efectivo menos lo que debes en tarjetas, en rojo si da negativo), lo que Entró y lo que Salió este mes —con lo del mes pasado debajo— y el Resultado del mes (lo que entró menos lo que salió).
La frase te lo cuenta en palabras: por ejemplo «En octubre te entraron $ 282.676 y salieron $ 1.490.732: salió $ 1.208.056 más de lo que entró, sobre todo por Arrendamiento de Oficinas ($ 1.158.000). Hoy tu dinero suma −$ 513.981 porque Banco de prueba quedó en negativo.»
Entró y salió, sin contar transferencias: una barra verde (entró) y una roja (salió) por mes, con el resultado a la derecha. Arriba eliges Últimos 6 meses, Últimos 3 meses o Últimos 7 días (por día). Un gasto que pagas con la tarjeta cuenta como salida; el saldo inicial no cuenta, porque es plata que ya tenías. Debajo te dice cuántas transferencias entre tus cuentas quedaron fuera.
Lo que pide atención: cada cuenta de banco o de caja en negativo —con Transferir aquí (abre Transferir con esa cuenta ya puesta de destino) y Editar saldo inicial— y cuántos movimientos te faltan por conciliar, con el botón para conciliar la cuenta que más tiene. Si no hay nada, dice Todo en orden.
Tus cuentas: de la que más dinero tiene a la que menos, con lo que entró y salió de cada una este mes, su saldo, el botón Conciliar y cuántos movimientos le faltan por conciliar. Su ⋮ trae Ver movimientos, Transferir, Editar, Desactivar y Eliminar (que te pide confirmar antes de borrar, porque no se puede deshacer). Las cuentas inactivas no salen ahí: las ves en Tabla.
Tabla, junto a Informe, muestra la tabla de siempre con todas las cuentas (también las inactivas): Buscar bancos…, Filtrar por Tipo de cuenta, Actualizar datos y el 👁 y el ⋮ de cada una.

Para ver el detalle de una cuenta: haz clic en su nombre o en el ícono del ojo 👁. Verás tres tarjetas —la cuenta y su tipo (con el ✏️ para editarla), el Saldo en Vecipp y la Descripción— y debajo cada movimiento: la fecha, el tercero, si ya está Conciliado, el documento que lo originó (por ejemplo Pago: CE-16 o Factura de venta: FV-4, con enlace) y el valor, en verde si entró y en rojo si salió. Con Filtrar los acotas por Fecha o por Valor.

Cada movimiento trae sus acciones a la derecha:

👁 Ver abre el documento en otra pestaña.
🖨 Imprimir, solo en los pagos y pagos recibidos.
⋮ con Editar, Anular y Eliminar en un pago, o Editar y Eliminar en un comprobante contable.

El recibo de caja de una venta es un pago más: trae 🖨 Imprimir y el ⋮ con Editar, Anular y Eliminar, con las mismas reglas que en Pagos recibidos (la venta vuelve a deber lo que le falte). Solo las transferencias automáticas de los turnos del POS traen únicamente 👁 Ver: esas no se tocan.

Si el movimiento ya está conciliado, las acciones del ⋮ aparecen apagadas: cambiarlo descuadraría una conciliación que ya cerraste.

Y el ⋮ de arriba, junto a Conciliar, te deja Crear pago recibido o Crear nuevo pago con esta cuenta ya elegida, Transferir, Ver conciliaciones y Desactivar la cuenta.

Para pasar plata de una cuenta a otra: usa Transferir, arriba, o el ⋮ de la cuenta de la que sale el dinero —ahí ya llega puesta como origen—; desde Transferir aquí, en Lo que pide atención, llega puesta la de destino. Elige la cuenta de destino, el monto y la fecha, y si quieres escribe una Descripción. En Campos adicionales puedes elegir el Centro de costo de origen, el Centro de costo de destino y la Numeración del ingreso y del egreso; si no los tocas, se usan tus numeraciones preferidas. Al terminar verás «Operación exitosa ✨ — La transferencia ha sido realizada exitosamente».

Una transferencia deja dos documentos, uno en cada cuenta: un comprobante de egreso en la cuenta de la que sale el dinero y un recibo de caja en la que lo recibe, los dos contra la cuenta «Transferencias bancarias» y con tu descripción en las observaciones. En los movimientos de cada cuenta la verás como «Transferencias bancarias, desde la cuenta … con comprobante de egreso: … hacia la cuenta … con recibo de caja: …». Cada uno se puede editar, anular o eliminar como cualquier pago: si cambias uno, cambia también el otro, o la cuenta «Transferencias bancarias» dejará de quedar en cero.

Las transferencias que hiciste antes del 24 de septiembre de 2026 siguen siendo un solo comprobante contable TB (Transferencias bancarias): se conservan tal cual.

Para conciliar a mano: el botón Conciliar de cada cuenta, o Conciliar → Crear manualmente en el detalle de la cuenta.

Para conciliar importando el extracto — en el detalle de la cuenta, Conciliar → Importar movimientos. Elige cómo traerlos:

Desde un extracto bancario: haz clic en Descargar plantilla, copia ahí los movimientos de tu extracto (hoja INGRESO DE DATOS: FECHA, DESCRIPCION y MONTO) y súbela. También sirve un .csv que descargues de tu banco, si trae esas columnas. Luego, Continuar.
Editar un archivo en línea: se abre la tabla vacía y puedes pegar tus movimientos copiados de Excel (selecciona las filas allá, copia, y pega en la primera celda de Fecha).
En los dos casos llegas al editor: revisa y corrige lo que haga falta. El panel Registro de errores, a la derecha, te dice en qué fila y columna hay algo mal; mientras haya errores no se puede seguir. Con el 🗑 de cada fila quitas la que sobre.
Escribe el Saldo del extracto —el saldo final que dice tu banco— y haz clic en Procesar transacciones.
Vecipp busca, para cada línea del extracto, un movimiento de esa cuenta con el mismo valor y una fecha cercana (hasta 5 días de diferencia) y lo marca como conciliado. Te muestra cuántos encontró y la lista de los que no tienen pareja.
Haz clic en Continuar: se abre la conciliación, en borrador, con todo eso ya marcado. Si la Diferencia no está en cero, es porque falta registrar algo — casi siempre una comisión o un interés del banco: agrégalo en Información adicional o registra el pago que falta, y termina la conciliación.

Recomendaciones para que el extracto se lea bien: fechas en dd/mm/aaaa (ej. 31/01/2025), punto para los decimales y máximo cuatro (ej. 138400.57), y el monto negativo cuando es una salida (ej. -138400.57).

Para dejar de usar una cuenta: abre el menú ⋮ de su fila y elige Desactivar. Antes de hacerlo, Vecipp te muestra cuánto dinero le queda (para que lo pases a otra cuenta con Transferir si ya no está ahí) y en qué terminales y métodos de pago está configurada, y te pide confirmar. Sigue existiendo y su historia se conserva, pero deja de aparecer al cobrar.

Errores comunes y cómo solucionarlos

"Esta cuenta ya tiene movimientos contables y no se puede eliminar.": tiene historia y borrarla dejaría tu contabilidad descuadrada. Usa Desactivar en vez de Eliminar.
El saldo no coincide con el extracto del banco: revisa el saldo inicial y su fecha. Si pusiste una fecha posterior a movimientos que ya registraste, esos movimientos ya están sumados aparte.
Registraste una tarjeta de crédito y Dinero hoy bajó: es correcto. Una tarjeta es una deuda, y se resta.
Una cuenta de banco aparece en negativo en Lo que pide atención: pagaste algo desde ella sin haber registrado el dinero que tenía. Usa Editar saldo inicial si el dinero ya estaba ahí desde antes, o Transferir aquí si lo pasaste de otra cuenta.
Antes la gráfica mostraba más ingresos y gastos: hasta el 19 de octubre de 2026 contaba las transferencias entre tus cuentas como entrada y salida. Ya no: pasar dinero de un bolsillo a otro no es ganarlo ni gastarlo.
La cuenta aparece pero sin cuenta contable asociada: pasa si tu catálogo de cuentas todavía no tiene la cuenta mayor donde colgarla (Bancos, Caja o Tarjetas de crédito). La cuenta sirve igual para operar; en cuanto completes el catálogo, se le puede asignar. Las cuentas creadas antes de que esto fuera automático ya quedaron asociadas.
"Ya tienes una cuenta llamada…": dos cuentas no pueden llamarse igual. Ponle otro nombre (por ejemplo Caja general 2 o Caja del local).
"El saldo inicial de esta cuenta ya está en una conciliación terminada": ese saldo ya lo comparaste con un extracto. Reabre esa conciliación antes de cambiarlo.
"No tienes permiso para esta acción.": tu rol no puede editar Contabilidad. Pídeselo a un administrador.
"Es el efectivo de la terminal «X»: el POS lo usa en cada turno y no se puede desactivar (o eliminar).": es el Efectivo POS de una terminal. Déjalo activo; si cierras el turno, queda en $0.
El Efectivo POS está en negativo: anulaste, eliminaste o bajaste el pago en efectivo de una venta cuyo turno ya se había cerrado. Es lo esperado: el cierre ya había trasladado ese dinero al banco de cierre, y el negativo es lo que le devolviste al cliente.
"Usa el punto para los decimales" al importar: tu extracto escribe 1234,56. Cámbialo a 1234.56. En Excel se ajusta en Archivo → Opciones → Avanzadas → Usar separadores del sistema.
"Usa el formato dd/mm/aaaa": la fecha no existe (un 31/02) o viene en otro formato. Escríbela como 31/01/2025.
"El archivo no tiene movimientos debajo de los títulos": subiste la plantilla sin llenar. Los ejemplos de la hoja INSTRUCCIONES no se importan: van en la hoja INGRESO DE DATOS.
"No encontramos la columna FECHA": el archivo no trae los títulos. Usa la plantilla, o agrégale a tu archivo una fila con FECHA, DESCRIPCION y MONTO.
"La plantilla contiene más de 20 errores": revisa las recomendaciones de arriba y vuelve a intentarlo; suele ser un mismo problema repetido en todas las filas (la coma de los decimales, casi siempre).
Un movimiento del extracto quedó "sin pareja": no hay en esa cuenta un movimiento con ese mismo valor y una fecha cercana. O falta registrarlo, o lo registraste en otra cuenta o por otro valor.

Qué no hace todavía

Importar el extracto en PDF o en imagen todavía no está: solo .xlsx (la plantilla) o .csv. Si tu banco te da un PDF, copia los movimientos en la plantilla o pégalos en el editor en línea.
Importar → Desde tu banco (conectar el banco para que los movimientos bajen solos) aparece como Próximamente.
El extracto que importas no se guarda: sirve para marcar la conciliación y se descarta. Lo que queda es la conciliación con sus movimientos marcados y el saldo del extracto.
Vecipp no te sugiere qué hacer con lo que quedó sin pareja (un interés, un sobregiro): eso lo decides tú en la conciliación.
El saldo inicial es siempre en pesos. No hay selector de moneda ni tasa de cambio.
Si tu catálogo de cuentas no tiene la cuenta mayor donde colgarla (Bancos, Caja o Tarjetas de crédito), la cuenta se crea igual pero sin cuenta contable: sirve para operar, y sus movimientos se contabilizan contra la cuenta general de bancos en vez de contra la suya. Se corrige completando el catálogo.