Cómo crear tus cuentas de banco, efectivo y tarjetas

(Categoría: Contabilidad)

Es la pantalla donde registras dónde está la plata de tu negocio: la cuenta de ahorros del banco, la caja del mostrador, la caja menor, la tarjeta de crédito de la empresa.

Sirve para saber, en cualquier momento, cuánto tienes disponible de verdad — y para que cada cobro y cada pago quede anotado contra la cuenta correcta.

• Sabes cuánto tienes de verdad, sumando bancos y efectivo y restando lo que debes en tarjetas, sin sacar la calculadora.
• Dejas de llevar el saldo en un cuaderno o en Excel. Cada venta cobrada y cada gasto pagado mueve la cuenta sola.
• Conciliar con el extracto del banco deja de ser una tarde entera, porque los movimientos ya están separados por cuenta.
• Tu contador deja de pedirte cosas. La contabilidad de cada cuenta se arma sola (ver abajo), así que el balance sale sin trabajo extra.
• No confundes la plata del negocio con la tuya, que es el error más caro de un negocio pequeño.

Hay tres tipos de cuenta, y elegir bien el tipo es lo único que de verdad importa:

• Banco — cuentas de ahorros, corriente o débito. Es plata que tienes.
• Efectivo — caja general o caja menor. También es plata que tienes.
• Tarjeta — cupo de crédito y pagos. Esto no es plata que tienes: es plata que debes. Por eso el resumen de arriba la resta en vez de sumarla.

El resumen de la pantalla lo dice con esa misma cuenta:

Saldo en bancos y efectivo − Deuda en tarjetas de crédito = Saldo total

Y hay dos cosas que pasan solas, que conviene saber:

• Al crear una cuenta, el sistema le crea su cuenta contable automáticamente, colgándola donde corresponde. No te preguntamos cuál, porque el tipo que elegiste ya lo dice: una cuenta de banco cuelga de Bancos, una caja de Caja, y una tarjeta de crédito cuelga del pasivo, no del activo — porque es una deuda.
• El saldo inicial que escribas entra a tu contabilidad. Se genera un comprobante que lo lleva a tu balance, con contrapartida en Ajustes iniciales en bancos. Por eso, si después cargas tus saldos iniciales, no vuelvas a escribir ahí el saldo de esta cuenta o quedaría doble.

A registrar tus cuentas de banco, efectivo y tarjetas con su saldo inicial, a leer el resumen de cuánto tienes, y a desactivar o eliminar una cuenta que ya no uses.

1. Ve a Contabilidad → Bancos en el menú lateral.
2. Haz clic en "Agregar banco", arriba a la derecha.
3. Escribe el nombre de la cuenta. Ponle uno que reconozcas de un vistazo: Bancolombia ahorros, Caja mostrador, Visa empresarial.
4. Elige el tipo: Banco, Tarjeta o Efectivo. Es el campo que más pesa: define si el saldo suma o resta, y dónde queda en tu contabilidad.
5. Escribe el número de cuenta si lo tienes (opcional), y una descripción para acordarte de para qué es.
6. Pon el saldo inicial y su fecha: cuánto había en esa cuenta el día desde el que quieres empezar a controlarla. En una tarjeta de crédito el saldo inicial puede ser negativo — es lo que ya debes.
7. Haz clic en "Guardar". La cuenta aparece en la tabla con su saldo, y ya se puede elegir al cobrar y al pagar.

Para dejar de usar una cuenta: abre el menú ⋮ de su fila y elige Desactivar. Sigue existiendo y su historia se conserva, pero deja de aparecer al cobrar.

• "Esta cuenta ya tiene movimientos contables y no se puede eliminar.": tiene historia y borrarla dejaría tu contabilidad descuadrada. Usa Desactivar en vez de Eliminar.
• El saldo no coincide con el extracto del banco: revisa el saldo inicial y su fecha. Si pusiste una fecha posterior a movimientos que ya registraste, esos movimientos ya están sumados aparte.
• Registraste una tarjeta de crédito y el saldo total bajó: es correcto. Una tarjeta es una deuda, y el resumen la resta.
• La cuenta aparece pero sin cuenta contable asociada: pasa si tu catálogo de cuentas todavía no tiene la cuenta mayor donde colgarla (Bancos, Caja o Tarjetas de crédito). La cuenta sirve igual para operar; en cuanto completes el catálogo, se le puede asignar. Las cuentas creadas antes de que esto fuera automático ya quedaron asociadas.
• "No tienes permiso para esta acción.": tu rol no puede editar Contabilidad. Pídeselo a un administrador.

• Transferir entre cuentas está a la vista pero deshabilitado. Todavía no se puede mover plata de una cuenta a otra desde aquí.
• Conciliación bancaria: la pantalla existe pero está vacía. Todavía no se puede marcar movimiento por movimiento contra el extracto.
• Conectar el banco de verdad para que los movimientos bajen solos no está construido.
• El saldo inicial es siempre en pesos. No hay selector de moneda ni tasa de cambio.
• No hay pantalla de detalle de la cuenta: todavía no puedes abrir una cuenta y ver su movimiento día por día.
• No hay gráfica de ingresos y gastos de los últimos meses.
• Si tu catálogo de cuentas no tiene la cuenta mayor donde colgarla (Bancos, Caja o Tarjetas de crédito), la cuenta se crea igual pero sin cuenta contable: sirve para operar, y sus movimientos se contabilizan contra la cuenta general de bancos en vez de contra la suya. Se corrige completando el catálogo.