Liquida la nómina de tu equipo

(Categoría: Nómina)

Es donde se calcula cuánto recibe cada persona de tu equipo este mes.

Tú creas el periodo —septiembre, o la primera quincena de septiembre— y pulsas Calcular nómina. Con el salario y el contrato que ya registraste, Vecipp saca solo lo que devenga cada quien, lo que se le descuenta y lo que esa nómina le cuesta de verdad a tu empresa.

• Se acaba la plantilla de Excel. Lo que tardabas media tarde en cuadrar sale en un clic, y sin fórmulas que alguien rompió sin darse cuenta.
• Sabes lo que de verdad te cuesta un empleado. No es su sueldo: es su sueldo más los aportes y las provisiones. Vecipp te muestra las dos cifras separadas, porque son cosas distintas.
• Menos errores donde más duelen. Un aporte mal calculado es una diferencia con la UGPP; una provisión que nadie llevaba es una liquidación que aparece de golpe el día que alguien renuncia.
• Puedes explicar cada número. Cada concepto muestra sobre qué base se calculó y con qué porcentaje. Si tu contador pregunta, la respuesta está en la pantalla.
• Vas guardando lo que vas a deber. Prima, cesantías y vacaciones se provisionan mes a mes, así diciembre deja de ser un susto.

Primero, dos cosas tienen que estar listas, y Vecipp te las muestra como una lista que se va tachando: los datos de tu empresa (sobre todo la ARL) y al menos un empleado.

El periodo es el mes o la quincena que vas a pagar, según la frecuencia que elegiste en la configuración de tu empresa. Se elige de una lista: 1 Sep - 30 Sep, 1 Feb - 28 Feb, y así.

El mes de la nómina son 30 días, siempre. Aunque febrero tenga 28 y agosto 31, en Colombia la nómina se calcula sobre un mes comercial de 30 días. Por eso vas a ver Días calculados: 30 aunque el periodo diga 1 Feb - 28 Feb. No es un error: es la convención que usa todo el país.

Lo que se le descuenta al empleado son dos cosas, y las dos son de ley:

Y aquí va un detalle que confunde a mucha gente: esos dos porcentajes se calculan sobre el salario, no sobre el salario más el auxilio de transporte. El auxilio no cotiza a seguridad social.

Lo que le cuesta a tu empresa es otra cosa, y es más de lo que el empleado recibe:

• Pensión (12%), caja de compensación (4%) y ARL (según el riesgo del cargo) sobre su salario.
• Cesantías, prima e intereses de cesantías, que se calculan sobre el salario más el auxilio.
• Vacaciones, que se calculan solo sobre el salario, sin el auxilio.

Si tus empleados ganan menos de 10 salarios mínimos, tu empresa está exonerada de los aportes a salud, SENA e ICBF (Ley 1607 de 2012). Vecipp lo aplica solo: no vas a ver esos tres cobros.

Total a pagar y Total del costo no son lo mismo, y es la confusión más común:

• Total a pagar es lo que le consignas a la persona.
• Total del costo es lo que esa nómina le sale a tu empresa, con aportes y provisiones incluidos.

Puedes recalcular las veces que quieras. Si corriges el salario de alguien, vuelves a pulsar Calcular nómina y se rehace todo. No se duplica nada.

• Cómo crear un periodo y calcular la nómina de todo tu equipo.
• La diferencia entre Total a pagar y Total del costo.
• Por qué el mes son 30 días aunque el calendario diga otra cosa.
• Sobre qué se calcula cada descuento y cada provisión.

1. Entra a Nómina y abre Liquidación en el menú de la izquierda.
2. Pulsa Nuevo periodo arriba a la derecha.
3. Elige el periodo de la lista —por ejemplo 1 Sep - 30 Sep— y pulsa Crear periodo.
4. Vas a ver la tabla con todo tu equipo, cada uno en estado Por calcular.
5. Pulsa Calcular nómina. Antes de confirmar, Vecipp te muestra el Total a pagar y el Total del costo.
6. Pulsa Calcular nómina en el aviso. Cada empleado pasa a Calculada.
7. Para ver el detalle de una persona, pulsa el ojo de su fila: ahí están sus ingresos, sus deducciones y el costo para tu empresa, concepto por concepto.
8. Si corriges algo de un empleado, vuelve al periodo y pulsa Calcular nómina otra vez.

• "Antes de liquidar: completa la información de tu empresa." Falta la ARL en Configuración → Datos básicos de empresa. Sin ella no se puede calcular el aporte de riesgos.
• "Ya existe un periodo con esas fechas." Ese mes ya lo creaste. Búscalo en el listado en vez de crearlo otra vez.
• "A un empleado le salió todo en $0." No tiene salario registrado. Ábrelo en Empleados y complétalo.
• "El periodo dice 28 días pero calculó 30." Es correcto: el rango es el del calendario, el cálculo es de mes comercial.
• "El total del costo me parece altísimo." No es un error: incluye los aportes y las provisiones. Lo que le consignas a la persona es el Total a pagar.
• "No me deja eliminar el periodo." Ya está contabilizado. Un periodo con su comprobante contable creado no se borra.

• No puedes agregar horas extras, bonos ni descuentos puntuales a un empleado dentro del periodo. El cálculo sale de lo que tiene registrado en su contrato. Es lo siguiente que llega.
• Un empleado que entró a mitad de mes se liquida como mes completo. Todavía no se prorratea por su fecha de ingreso.
• No se puede liquidar a una sola persona: se calcula el periodo entero.
• Todavía no se contabiliza. El botón existe y está desactivado: los comprobantes contables de la nómina llegan en la siguiente entrega.
• No hay colilla de pago, ni emisión ante la DIAN, ni archivo PILA, ni registro de pagos.
• No se calculan novedades (incapacidades, licencias, vacaciones disfrutadas) ni la liquidación definitiva de un contrato.