Liquida la nómina de tu equipo

(Categoría: Nómina)

¿Qué es y para qué sirve?

Es donde se calcula cuánto recibe cada persona de tu equipo este mes.

Tú creas el periodo —septiembre, o la primera quincena de septiembre— y pulsas Calcular nómina. Con el salario y el contrato que ya registraste, Vecipp saca solo lo que devenga cada quien, lo que se le descuenta y lo que esa nómina le cuesta de verdad a tu empresa.

¿En qué te beneficia?

• Se acaba la plantilla de Excel. Lo que tardabas media tarde en cuadrar sale en un clic, y sin fórmulas que alguien rompió sin darse cuenta.
• Sabes lo que de verdad te cuesta un empleado. No es su sueldo: es su sueldo más los aportes y las provisiones. Vecipp te muestra las dos cifras separadas, porque son cosas distintas.
• Menos errores donde más duelen. Un aporte mal calculado es una diferencia con la UGPP; una provisión que nadie llevaba es una liquidación que aparece de golpe el día que alguien renuncia.
• Puedes explicar cada número. Cada concepto muestra sobre qué base se calculó y con qué porcentaje. Si tu contador pregunta, la respuesta está en la pantalla.
• Vas guardando lo que vas a deber. Prima, cesantías y vacaciones se provisionan mes a mes, así diciembre deja de ser un susto.

¿Cómo funciona?

Primero, dos cosas tienen que estar listas, y Vecipp te las muestra como una lista que se va tachando: los datos de tu empresa (sobre todo la ARL) y al menos un empleado.

El listado muestra tus periodos del año que elijas, con su frecuencia, cuántos empleados tiene, el total a pagar y su estado (Por calcular o Calculada). En un periodo Por calcular el total ya es una estimación con los salarios y novedades de hoy: es la misma cifra que te dará Calcular nómina si no cambias nada antes. Arriba, la tarjeta Periodo sugerido te propone el periodo que sigue al último que creaste —si liquidaste septiembre, te sugiere octubre— para crearlo con un clic.

Duplicar una nómina crea el periodo que elijas con los mismos empleados del periodo que duplicas (solo los que sigan activos) y sus conceptos recurrentes, y lo deja calculado con los datos del mes nuevo: si a alguien le subiste el sueldo, el periodo nuevo ya trae el sueldo nuevo. Las horas extras, incapacidades, licencias y vacaciones del periodo original no se copian: esas se registran de nuevo.

El periodo es el mes o la quincena que vas a pagar, según la frecuencia que elegiste en la configuración de tu empresa. Se elige de una lista: 1 Sep - 30 Sep, 1 Feb - 28 Feb, y así.

El mes de la nómina son 30 días, siempre. Aunque febrero tenga 28 y agosto 31, en Colombia la nómina se calcula sobre un mes comercial de 30 días. Por eso vas a ver Días calculados: 30 aunque el periodo diga 1 Feb - 28 Feb. No es un error: es la convención que usa todo el país.

Lo que se le descuenta al empleado es de ley:

Vecipp calcula el Fondo de Solidaridad Pensional solo: no tienes que escribirlo.

Y aquí va un detalle que confunde a mucha gente: esos dos porcentajes se calculan sobre el salario, no sobre el salario más el auxilio de transporte. El auxilio no cotiza a seguridad social.

Lo que le cuesta a tu empresa es otra cosa, y es más de lo que el empleado recibe:

• Pensión (12%), caja de compensación (4%) y ARL (según el riesgo del cargo) sobre su salario.
• Cesantías, prima e intereses de cesantías, que se calculan sobre el salario más el auxilio.
• Vacaciones, que se calculan solo sobre el salario, sin el auxilio.
• Si alguien gana 10 salarios mínimos o más, además salud (8,5%), SENA (2%) e ICBF (3%): por debajo de ese tope tu empresa está exonerada de los tres (Ley 1607).

Si tus empleados ganan menos de 10 salarios mínimos, tu empresa está exonerada de los aportes a salud, SENA e ICBF (Ley 1607 de 2012). Vecipp lo aplica solo: no vas a ver esos tres cobros.

Total a pagar y Total del costo no son lo mismo, y es la confusión más común:

• Total a pagar es lo que le consignas a la persona.
• Total del costo es lo que esa nómina le sale a tu empresa, con aportes y provisiones incluidos.

Puedes recalcular las veces que quieras. Si corriges el salario de alguien, vuelves a pulsar Calcular nómina y se rehace todo. No se duplica nada.

Video: tu primera liquidación

¿Qué aprenderás?

• Cómo crear un periodo y calcular la nómina de todo tu equipo.
• La diferencia entre Total a pagar y Total del costo.
• Por qué el mes son 30 días aunque el calendario diga otra cosa.
• Sobre qué se calcula cada descuento y cada provisión.

Paso a paso

1. Entra a Nómina y abre Liquidación en el menú de la izquierda.
2. Pulsa Nuevo periodo arriba a la derecha.
3. Elige el periodo de la lista —por ejemplo 1 Sep - 30 Sep— y pulsa Crear periodo.
4. Vas a ver la tabla con todo tu equipo, cada uno en estado Por calcular.
5. Pulsa Calcular nómina. Antes de confirmar, Vecipp te muestra el Total a pagar y el Total del costo.
6. Pulsa Calcular nómina en el aviso. Cada empleado pasa a Calculada.
7. Para ver el detalle de una persona, pulsa el ojo de su fila: ahí están sus ingresos, sus deducciones y el costo para tu empresa, concepto por concepto.
8. Si corriges algo de un empleado, vuelve al periodo y pulsa Calcular nómina otra vez.

Para crear el periodo sugerido

1. En Liquidación, mira la tarjeta Periodo sugerido: dice el periodo, tu frecuencia de pago y cuántos empleados activos tienes.
2. Pulsa Crear sugerencia. Se crea ese periodo y se abre, con tu equipo en Por calcular.

Para duplicar una nómina

1. En el listado, busca un periodo calculado y pulsa el ícono Duplicar de su fila (el de las dos hojas). Si el periodo todavía está Por calcular, el ícono está apagado: primero calcúlalo.
2. En Nuevo periodo ya viene propuesto el siguiente; cámbialo si quieres otro, y el año a su derecha.
3. Pulsa Duplicar nómina. Verás el aviso Nómina duplicada y se abre el periodo nuevo, ya calculado.

Dentro de un periodo

1. Pasa el mouse por el nombre de una persona para ver su cargo, departamento, salario y método de pago; y por los números de colores junto a Ingresos adicionales y Deducciones para ver cada concepto. Desde ahí, + Agregar ingreso adicional o + Agregar deducción te lleva a su nómina lista para editar.
2. Para sumar a alguien que no quedó en el periodo, pulsa Añadir empleados, márcalo y pulsa Agregar. Quien ya está sale como Ya agregado. El periodo vuelve a Por calcular: pulsa Calcular nómina.
3. Para sacar a alguien, abre el ⋮ de su fila y elige Eliminar (o marca varias casillas y usa Eliminar en la franja de arriba).
4. Para contabilizar solo a una persona, usa el ícono de la calculadora de su fila, ⋮ › Contabilizar o, en su detalle, Contabilizar nómina. Si marcas varias casillas, el botón de arriba dice Contabilizar (N). El periodo queda contabilizado cuando ya no le falta nadie.
5. Para bajar el recibo en PDF, usa ⋮ › Descargar PDF en su fila o el ícono de descarga en su detalle. Descargar → Descargar colillas de pago baja el de todo el equipo.

Para buscar, filtrar o eliminar un periodo

1. Cambia el año a la derecha de la tabla para ver los periodos de otro año, y usa ⟳ para actualizar la lista.
2. Pulsa Filtrar → Fecha y elige un mes para ver solo ese periodo.
3. Para borrar un periodo, abre el ⋮ de su fila, elige Eliminar y confirma. Desde ese mismo menú, Generar archivo de pago te lleva al archivo para el banco (con el periodo calculado).

Errores comunes

• "Antes de liquidar: completa la información de tu empresa." Falta la ARL en Configuración → Datos básicos de empresa. Sin ella no se puede calcular el aporte de riesgos.
• "Ya existe un periodo con esas fechas." Ese mes ya lo creaste. Búscalo en el listado en vez de crearlo otra vez.
• "A un empleado le salió todo en $0." No tiene salario registrado. Ábrelo en Empleados y complétalo.
• "El periodo dice 28 días pero calculó 30." Es correcto: el rango es el del calendario, el cálculo es de mes comercial.
• "El total del costo me parece altísimo." No es un error: incluye los aportes y las provisiones. Lo que le consignas a la persona es el Total a pagar.
• "No me deja eliminar el periodo." Ya está contabilizado. Un periodo con su comprobante contable creado no se borra.
• "El ícono de Duplicar está apagado." Ese periodo está Por calcular: calcúlalo primero.
• "Duplicar me dice que ya existe un periodo con esas fechas." El periodo que elegiste ya está creado: elige otro o ábrelo desde el listado.

Si alguien entró o salió a mitad de mes, solo se le liquidan sus días. El sistema mira la fecha de contratación y la de fin de contrato, y cuenta los días que estuvo dentro del periodo — contando los dos extremos: quien entra el día 10 tiene 21 días, no 20. El salario y el auxilio de transporte se reparten sobre esos días. Y a quien no estuvo vinculado ni un día del periodo, sencillamente no se le abre nómina.

¿Qué no hace todavía?

• No se puede liquidar a una sola persona: se calcula el periodo entero.
• No se puede eliminar ni contabilizar de nuevo la nómina de alguien ya contabilizado: su comprobante ya existe.
• Duplicar no copia las novedades (horas extras, incapacidades, licencias, vacaciones): se registran de nuevo en el periodo nuevo.